Revision,

Transkript

1 1 (15) Er referens Eddi Omrcen Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Göteborgs Universitet GÖTEBORG Revision, Resultat Miljöledningssystemet fungerar överlag mycket bra och man inser vikten av att inspirera studenterna. Detta har också uppmärksammats av Gröna studenter. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/noteringar Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Noteringar SS-EN ISO 14001: EMAS Totala antalet: SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Telefon/Telefax E-post/Internet SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan 4 Borås info@sp.se

2 2 (15) Generella intryck: Under hela revisonen rådde en god stämning och samtlig involverat personal var engagerat och tillmötesgående. Man visade över lag stort interesse för miljöfrågorna. Konstnärliga fakulteten: Stickprov gjordes på Smyckesverkstaden, der mycket god ordning rådde. Revisionen försvårades av, att ledningen inte var närvarande. Handelshögskolan Miljöämnet finns närvarande i den dagliga verksamheten. Det som saknas är det systematiska miljöarbetet med miljögrupp och ledningens genomgång. Källsorteringen i studentutrymmen fungerar inte alls bra och är finns goda exempel att hämta från Sahlgrenska Akademin som lyckats nå längre. Gemensamma Förvaltningen Vid denna revision besöktes enbart Personalavdelningen, här följdes miljöombudsträffar och utbildning och det kunde konstateras att det fungerade mycket bra. Man har även tagit fram en bra folder för att informera om resultatet från det egna miljöarbetet. Sahlgrenska Akademin Organisationen är stor och utspridd vilket medför att nivån på miljöarbetet varierar. Det genomgående är dock att man är duktig på att se kopplingarna mellan miljöfrågor och hållbar utveckling med det egna arbetet. Man har även många goda miljömål som engarerar organisationen. Vidare kan det nämnas att där finns bra exempel på rutiner som förenklar det dagliga arbetet, sådana är "Systematiskt miljö- och arbetsmiljöarbete vid avdelningarna för medicinsk kemi och cellbiologi samt avdelningen för medicinsk genetik" och även "Rutin för tillämpning av miljöledningssystem på inst/avd-nivå". Stenebyskolan: Avfallshanteringen fungerar bra. Kemikaliehanteringen kommer att bli mer systematisk när KLARA har införts. Endast ett fåtal kan hantera ledningssystemet på intranätet. Viktig miljöinformation sprids därmed inte som det ska till personalen. Avvikelsehanteringssystemet är helt inakativt. De interna revisionerna utförs på ett förtroendeingivande sätt med många bra förbättringsförslag. Vad som kan vara ett problem med dagens upplägg av de interna miljörevisioner är det faktum att man inte noterat att två fakulteters miljöledningssystem inte fungerat fullt ut under loppet av två år.

3 3 (15) Rekommendation och villkor När organisationen genomfört korrigerande åtgärder för de mindre och större avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast En efterrevision kommer genomföras på Handelshögskolan och Konstnärliga fakulteten i samband med ordinarie uppföljande revision i juni. Den uppföljande revisionen utökas med 1,00 dagar. Resultatet från denna uppföljande kontroll av miljöledningssystemet enligt EMAS kommer att ligga med som underlag för bedömning av nästa årliga miljöredovisning. Revisionsledaren rekommenderar att godkännandet kvarstår med villkoret att avvikelser åtgärdas med godkänt resultat. Årets miljöredovisning bedöms när ett korrektur till miljöredovisning redovisas.

4 Uppdragets omfattning Datum Beteckning Sida 4 (15)

5 5 (15) Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet. Universitetsledningen och den gemensamma förvaltningen. IT- Universitetet. Naturvetenskapliga fakulteten. Sahlgrenska akademin. Samhällsvetenskapliga fakulteten. Nationellt Centrum för Matematikutbildning (NCM). Utbildningsoch forskningsnämnden för lärarutbildning (UFL) E Göteborgs universitet. Universitetsledningen och den gemensamma förvaltningen. IT- Universitetet. Naturvetenskapliga fakulteten. Sahlgrenska akademin. Samhällsvetenskapliga fakulteten. Nationellt Centrum för Matematikutbildning (NCM). Utbildningsoch forskningsnämnden för lärarutbildning (UFL). SS-EN ISO 14001:2004 EMAS Uppföljande revision Uppföljande revision Revisions -/aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag Mikael Süld (revisionsledare) Bengt Jonsson (revisor) Birthe Nörgaard (revisor)

6 6 (15) Denna revision kom att omfatta 5 dagar istället för 6 dagar. Den revisionsplan som skickades från universitetet omfattade 34 timmar och med tillägg för sammanställningstid så uppgår den sammanlagda tiden till ca 40 timmar. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: DALS LÅNGED (Stenebyskolan, Hemslöjdsvägen 1), GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, ) Avvikelser/noteringar presenterades till organisationen vid det avslutande mötet. Rapporten skickades Några förändringar i organisationen, som bedöms påverka certifikat, har inte konstaterats vid revisionen. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på SP:s kundwebbplats, är korrekta. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till vecka 24 och kommer genomföras av Bengt Jonsson och Birthe Nörgaard. Vid denna revision kommer Konstnärliga fakulteten och Handelshögskolan att åter revideras med övriga fakulteter enligt tidigare plan. Denna revision bör utökas tidsmässigt med 1,00 dagar för detta. Den tidigare omfattningen av uppföljande revisioner per år har varit 8 dagar. Den nuvarande omfattningen är på 10,5 dagar beroende på att man lagt till 1,00 dagar för Steneby skolan och 1,50 dagar för Tjärnö marinbiologiska station. Dessa omfattningar är från tidigare revisioner på dessa enheter när dessa haft egna certifikat. På grund av att man har ett gemensamt system och gemensam EMAS-redovisning så bör den nuvarande omfattningen för uppföljande revisioner ändras till 9 dagar/år. Skälet att inte gå ner till nuvarande nivå på 8 dagar sammanlagt för hela organisationen är att dessa har mer betydande miljöaspekter än ordinarie kontorsverksamhet inom universitetet. Avvikelser och noteringar Uppföljning av korrigerande åtgärder för avvikelser från föregående revision visar att alla avvikelserna är tillfredsställande åtgärdade.

7 7 (15) Avvikelse id: BJo1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BJo4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: DALS LÅNGED (Stenebyskolan, Hemslöjdsvägen 1) Avvikelse id: BJo2 Nästan alla intervjuade personer i verksamheten på Stenebyskolan saknar kunskap i att hitta ledningssystemet på intranätet. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: DALS LÅNGED (Stenebyskolan, Hemslöjdsvägen 1) Avvikelse id: BJo3 Ort: DALS LÅNGED (Stenebyskolan, Hemslöjdsvägen 1) Det redovisande dokumentet (listan över identifierade lagar används) från kontroll av efterlevnad av miljölagar och andra miljökrav saknar signatur och datum för kontroll. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: DALS LÅNGED (Stenebyskolan, Hemslöjdsvägen 1) Stenebyskolan har inte fått rapporten från den interna revisionen som utfördes Ingen intern revision har utförts under 2007 på Stenebyskolan. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, ) -Fakultetens samtliga miljöaspekter är inte identifierade. Man har endast tagit fram 4 aspekter som man har bedömt som betydande. Det är dock oklart på vilka grunder denna bedömning har skett. -Fakultetet bedriver forskning sedan några år. Är inte det en betydande miljöaspekt?

8 8 (15) Avvikelse id: BN2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, ) Avvikelse id: BN3 -Transportdokument för farligt avfall upprättas inte vid varje transport av farligt avfall inom GU. Ansvaret för att transportdokumet upprättas ligger, enligt Avfallsförordningen 41, på avsändaren. (Normal praxis är att transportören tillhandahåller dokumentet). När RECI är transportör lämnas korrekt ifylld transportdokument. -Undantaget kravet på transportdokument är egen transport av mindre mängder farligt avfall enligt Avfallsförordningen 27, men då skall anmälan om egen transport till Länsstyrelsen ha skett. -Anteckningar (ex kopia på transportdokument eller egna anteckningar) om farligt avfall skall sparas i 5 år, enligt Avfallsförordningen. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, ) Avvikelse id: BN4 Miljömål för är ej fastställda. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan) Klassning: Större -Det sker, enligt uppgift, ingen regelbunden intern kommunikation i miljöfrågor. Exempelvis kommuniceras inte resultat av mål ut i institutionen. -Två intervjuade personer kände inte till, att det finns ett miljöledningssystem och därmed ej heller att det finns en miljöpolicy och miljömål, som alla bör vara delaktiga i att nå. Dessa personer hade ej heller genomgått miljöutbildning.

9 9 (15) Avvikelse id: BN5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska akademin, ) Avvikelse id: BN6 Flertalet intervjuade kände sig inte informerade om resultatet av institutionens miljöarbete, exempelvis resultat av mål. Några kände inte till att institutionen är miljöcertifierat samt att det finns rutiner för avvikelserapportering. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, ) Säkerhetsdatablad saknas för två dödskallemärkta kemikalier, "Specialförgyllning" och "Specialförsilvring" på Smyckesverkstad på HDK. Hur säkerställer man, att kemikalier inte tas i bruk innan säkerhetsdatablad är framtagna? Iövrigt rådde mycket god ordning på verkstaden. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska akademin, ) I rummet för förvaring av farligt avfall på institutionen för Biomedicin påträffades 2 omärkta dunkar samt ett omärkt fat. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska akademin, ) Miljörum, bl a hörande till Klinisk näringslära, var mycket stökigt vid revisionstillfället. Farligt avfall, exempelvis lysrör, lägenergilampor, elektronikskrot förvarades bland övrigt avfall. Risk för tillbud bedöms föreligga. I rummet med kemikalieavfall rådde det god ordning.

10 10 (15) Avvikelse id: BN9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: MSd1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.1; EMAS, Avvikelse id: MSd2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2; EMAS, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska akademin, ) Avvikelse id: BN10 Brandövning har ej agt rum. "Organisationen skall regelbundet gå igenom och där det behövs se över sin beredskap och sina rutiner för nödlägen och olyckor." "Där så är praktisk möjligt skall organisationen även regelbundet öva sådan beredskap". (ISO 14001:2004 kravelemnet 4.4.7) Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.6 Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan) Handelshögskolan På Handelshögskolan ska det enligt rutin finnas en miljögrupp som ska hålla i vissa uppgifter i miljöledningssystemet. Denna grupp är inte i funktion. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan) Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, ) Protokoll från senaste ledningens genomgång kunde ej tas fram. Senaste protokoll som fanns att tillgå var från Klassning: Större Handelshögskolan Varje fakultet ska ha en dokumenteras utbildningsplan. Detta saknas på Handelshögskolan.

11 11 (15) Avvikelse id: MSd3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2; EMAS, Avvikelse id: BN11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, ) Avvikelse id: MSd4 Generell avvikelse Utbildningsplaner finns på fakulteter vilket rutinen kräver. Dock fungerar utbildningsplanerna på olika sätt. Vissa har en årsplan för vilka utbildningar man vill genomföra medan andra har en grundplan för vilka utbildningar som krävs för olika funktioner. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.4; EMAS, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, ) Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan) Konkret handlingsplan saknas för miljömålet om energieffektivisering, enligt fastighetsansvarig. (Övergripande plan finns dock). Det var därför svårt att gå vidare med målet om energieffektivisering. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan) Generell avvikelse Enligt rutin ska genomförd utbildning dokumenteras på så sätt att det framgår vem som har gått på en viss utbildning. Denna dokumentation ska sparas på fakulteten. Detta sker inte idag, viss dokumentation sker men inte med den systematik som rutinen beskriver. Kurser under Ekonomisk-historiska Institutionen graderas m.a.p. miljöanpassning. Graderingsiffran har dock inte kommit med i kurskatalogen och alla kurser har fått samma grad "miljöanpassat", enligt uppgift.

12 12 (15) Avvikelse id: BN13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan) Rutiner för avfallssortering följs inte av fakultetets studenter, enligt uppgift. Detta är ett kvarstående problem. Avvikelse id: BN14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Universitetsbiblioteket, ) Avvikelse id: BN15 Rutiner för avfallssortering följs, enligt uppgift, inte av Pedagogiska bibliotekets och Ekonomiska bibliotekets studenter. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, ) Avvikelse id: BN16 Skåp på fotolabbet, märkt med etiketter "Miljöfarlig" och "Hälsoskadlig", innehöll inte sådanna ämnen. Det är viktigt att man inte underminerar förtroendet för kemikaliemärkning. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska akademin, ) Avvikelse id: BN17 Kravdokument: EMAS, På Avdelningen för onkologi var samtliga kemikalier inlagda i KLARA. En del av kemikalierna är dödskallemärkta och finns sannolikt med på Begränsningslistan eller i PRIO-guiden. Det diskuterades hur man på ett enkelt sätt skulle kunna dra ut en lista över kemikalier, som finns på dessa listor. Detta skulle eventuellt kunna underlätta arbetet med Substitutionsprincipen. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan) Varken ISO certifikat eller miljöpolicy var synliga på Ekonomiskhistoriska institutionen.

13 13 (15) Avvikelse id: MSd5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, Avvikelse id: MSd6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fa, ) Avvikelse id: MSd7 Man har gjort flera miljövinster genom åren och lyckats nå mål. Detta framgår inte på ett tydligt sätt i miljöledningssystemet. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2; EMAS, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, ) Avvikelse id: MSd8 Fakulteterna har utbildningsplaner och GU centralt genomför utbildningar. Det var dock svårt att se under revisionen vilken typ av utbildningar som GU erhåller löpande. Som nyanställd kan det vara av värde att se vilken typ av utbildningar som kan vara av intresse och som återkommer. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.7; EMAS, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fa, ) På Utbildningsvetenskapliga har man antagit klimatmål med nyckeltal. Men nyckeltalen är svåra att omsätta i klimatpåverkan. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska akademin, ) Man har en rutin som beskriver vad en anställd ska känna till (4.4.2), denna kan kompletteras med nödlägesberedskap.

14 14 (15) Sammanställning över antal avvikelser och noteringar Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering BN BN BN11, BN3, MSd5, MSd MSd MSd2, MSd3, MSd BN12, BN4, BN BJo BN13, BN14, BN15, BN16, BN6, BN7, BN BN9, MSd BJo MSd BJo3, BJo BN Summa: Standard: EMAS Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering MSd5, MSd MSd MSd2, MSd3, MSd BN MSd MSd4 1 Summa: 1 3 5

15 15 (15) Övrigt Revisionslaget gratulerar Göteborgs universitet för utmärkelesen från Gröna studenter som miljöbästa universitet. Information till företaget Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, vilka kan meddela en avvikande bedömning. Via SP Certifierings kundwebbplats, finns era företagsspecifika sidor. Där finner ni information och det är där rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder önskas. Bland de företagsspecifika dokumenten finns rapporter, avvikelser, offerter, beslut, certifikat m.m.. Offentlig information om certifikat finns på Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med dennes behörighet i SP Certifierings Kundwebbplats och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Mikael Süld