KOPIA TILL DATUM BETECKNING SIDA RISE Research Institutes of Sweden AB Certification Box BORÅS

Transkript

1 KOPIA TILL RISE Research Institutes of Sweden AB Certification Box BORÅS 1 (18) ER REFERENS Eddi Omrcen Göteborgs Universitet Box GÖTEBORG Uppföljande revision och del av omcertifieringsrevision avseende ISO vid Göteborgs Universitet april 2017 Resultat Universitetets resultat (prestanda) inom miljöområdet har utvecklas på ett positivt sätt inom flera områden under 2016 jämfört med Exempel på detta är: - ökat antal vetenskapliga artiklar inom hållbar utveckling - ökat antal externa aktiviteter med fokus på hållbar utveckling - ökat antal aktiviteter och samverkansprojekt inom hållbar utveckling för studenter - ökad andel av universitetets anställda som fått kompetensutveckling inom hållbar utveckling - ökad andel avfall som materialåtervinns eller komposteras - minskad förekomst av kemiska ämnen som är skadliga för hälsa eller miljö Däremot har man en negativ trend det senaste året när det gäller koldioxidutsläpp, förbrukning av el och värme per m2, miljökrav vid inköp samt total mängd avfall. Förklaringar till detta finns. I Naturvårdsverkets utvärdering av alla myndigheters miljöarbete (180 st) hamnade GU återigen på första plats, vilket är mycket glädjande. Man uppnådde 22 av 23 möjliga poäng och det enda egentliga förbättringsområdet var måluppfyllnad (t ex CO2-utsläppen). Man är väl medveten om motstridigheten i att delta mycket i det internationella arbetet och CO2- utsläppen. Detta kommer att vara ett fokusområde framöver. Resultaten ger belägg för att ledningssystemet är effektivt framför allt sett ur ett längre perspektiv (3 år tillbaka). Utvecklingsmöjligheter finns dock fortfarande (se ovan). Man har nu börjat arbeta enligt "Handlingsplan för Miljö och Hållbar Utveckling ". Denna innehåller bl a mål och ansvarsfördelning inom 8 områden. Handlingsplaner/Aktivitetslistor finns ute på respektive institution eller verksamhetsområde. Allt strävar mot Vision Nedan följer revisorernas kommentarer på respektive fakultets/institutions miljöarbete. Sahlgrenska Akademin Fakultetsledning/Allmänt Det finns en aktivitetsplan på fakultetsledningsnivå, som gås igenom två gånger per år. Uppföljning sker av aktiviteter, interna och externa revisioner. Man har en serie av POSTADRESS BESÖKSADRESS TFN / FAX / E-POST This document may not be reproduced other than in full, Box BORÅS Brinellgatan BORÅS certifiering@ri.se except with the prior written approval by RISE Certification.

2 2 (18) klimatseminarier, extra resurser för att inventera projekt och utbildningar för hållbar utveckling samt har erhållit medel ur klimatfonden till solpaneler. Institutionen för kliniska vetenskaper. Man har en bra aktivitetslista. Använder återvunna möbler vid flytt och sätter även ut möbler som de själva inte behöver på SU:s interna sida för möbler, som kan återanvändas. Ibland är det svårt att följa olika ledningssystem för miljö där de finns i sjukhusets lokaler (delas med SU). Avdelningen för gastrokirurgisk forskning och utbildning God ordning av kemikalier och även få mängder radioaktiva isotoper. Hanterar kemikaliespill på ett utmärkt sätt där det är väl märkta. För statistik över farligt avfall. Har gjort utredning kring substitution av CMR kem. Använder sig av SUs mall för avfallshantering men den har kompletterats med egna instruktioner (även på lokaler som ligger på SU Östra). Avdelningen för kirurgi Se kommentarer ovan eftersom dessa avdelningar hör samman och reviderades samtidigt. Avdelningen för anestesiologi och intensivvård Liten avdelning med 5 anställda som är spridda över SU tre områden. Utbildar på läkarprogrammet 8 termin. Här kan det vara bra om det informerades tydligt av vikten av att förstå anestesigasers påverkan på miljö och arbetsmiljö. Institutionen för medicin Avdelningen för samhällsmedicin och folkhälsa Ett kort besök på lab. Här finns osäkerhet pga att det är SU-lokaler och GU-lokaler blandat. God uppmärkning i dragskåp av slask, god ordning på kontroll av utrustning. Core facilities, Avdelning EBM God ordning på redovisande dokument på lokalt arkiv för det som inte diarieförs. Bra med årsplan där det är väl beskrivet över uppföljningar över året. Tydliga checklistor för forskare som måste vara ifyllda innan för att kunna bedriva forskningen i lokalerna. Gemensamma förvaltningen. Fastighets- och serviceenheten. Campusservice Medicinareberget Lite ny organisation som har tagit nytt grepp inom styrning av miljöaspekter. Detta ses som positivt av medarbetare. Ny personal som behöver introduktion i nya rutiner men det är planerat. Valand Man hade sökt pengar ur GU:s klimatfond och köpt två eldrivna transportcyklar. Avfallssorteringen kan förbättras (se avvikelser på Valand). Personalen var inte bekanta med gällande aktivitetslista. Rosenlund Tydlig och bra aktivitetslista. Finns uppföljning av föregående år. Det finns förbättringar att försöka kommunicera uppföljningar och återföra goda resultat. Väldigt få städkemikalier, torrstädning används. Bra och tydlig avfallshantering, Pågår ytterligare förbättringsprojekt inom avfallsområdet. Solcellspaneler finns installerade på pedagogen.

3 3 (18) Haga Fastighets- och serviceenheten har en bra aktivitetslista med väl anpassade åtgärder. Fastighetsansvarig var väl medveten om miljöarbetet. Det var god ordning och reda i verksamheten t ex när det gäller avfallskärl och avfallshantering (Handels). Man har haft en bra brandövning i samarbete med Räddningstjänsten och Akademiska Hus. Städ har inte så hög kemikalieanvändning tack vare mycket torrstädning och maskinstädning eller att man bara använder vatten. Konstnärliga fakulteten Akademin Valand Hållbarhetstänket är ofta integrerat i forskning och undervisning men man har så långt endast ett hållbarhetsmärkt program och det är på HDK. Man skall enligt aktivitetslistan ta ställning till hållbarhetsmärkningens roll på institutionen. Det finns fristående kurser med miljöanknytning t ex "Environmental photography" samt forskning där man dokumenterar klimatförändringar. Man har haft fokus på kemikaliehanteringen under senare år. Stora brister har funnits som nu åtgärdats. Bl a hade en mycket bra utredning gjorts av grafikverkstaden. Kemikalieinventeringar och utrensningar har också gjorts. Skydds- och miljöronder bör genomföras regelbundet, gärna 4 ggr/år. Detta skulle mer regelbundet kunna hjälpa till att hålla en bra standard på kemikaliehantering, avfallshantering etc som det fortfarande fanns vissa brister på (se avvikelser). Personal med miljöuppgifter (lärare, tekniker) bör även få ytterligare utbildning t ex i miljöfrågor allmänt, kemikaliehantering, avfallshantering och deras roller i detta arbete. Utbildningsvetenskapliga fakulteten Fakultetsledning/Allmänt Struktur på uppföljning av aktivitetslistor finns. Försöker få till studentsamverkan i miljöråd mm. Har haft svårigheter med att få över tidigare information i tidigare system för hållbarhetsmärkning av kurser. Mycket positivt med start av en masterutbildning för att utbilda i hållbar utveckling. Tydligt uppdrag för miljöberedningsgruppen. Bra samarbete med campusservice som deltar i beredningsgruppen. IPS Bra aktivitetslista och flera aktiviteter är redan genomförda. Handelshögskolan Fakultetsledning/Allmänt Handelshögskolan har ett mycket bra miljöarbete med ambitionen att vara ledande i Europa inom hållbar utveckling. Man har flera internationellt kända forskare och är t ex starka inom miljöekonomi, miljöjuridik och CSR. Man ordnar obligatoriska hållbarhetsdagar för studenter varje år som är mycket uppskattade. Medvetenhet och engagemang är mycket bra. Man medverkar också i internationella nätverk. Fakulteten har ett hållbarhetsråd där prodekanen är ordförande. Detta visar på att högsta ledningen är engagerad. Fakulteten har en hög andel hållbarhetsmärkta kurser och program. Institutionen för ekonomi och samhälle Man har en stor andel hållbarhetsmärkta kurser. Inom t ex kulturgeografi är samtliga kurser hållbarhetsmärkta. Vissa av dem har fokus på hållbarhet. När det gäller forskning sitter t ex en

4 4 (18) person med i FN:s forskningspanel för biologisk mångfald och ekosystemtjänster. Man bedriver hela tiden miljörelaterad forskning. Man kan med fördel sprida information om resultaten av årets miljöarbete (aktivitetslistan) till medarbetarna t ex via personalmöten (institutionsfrukostar, heldagsaktiviteter). Aktivitetslistan är mycket bra men skulle eventuellt kunna vara något mera specifik när det gäller konkreta uppföljningsbara aktiviteter under Institutionen för nationalekonomi med statistik På institutionen bedrivs mycket forskning inom miljöekonomi och man har internationellt kända forskare. En av dessa har haft nyckelroller för FN:s klimatpanel (IPCC). Man arbetar även med "Nudging" där man t ex har sett att det går att få personer att äta mer vegetarisk mat genom att helt enkelt sätta detta alternativ överst på matsedeln. Inom nationalekonomi är såväl grundkurs, fortsättningskurs samt fördjupningskurs hållbarhetsmärkta. Hela ekonomiprogrammet är hållbarhetsorienterat. En negativ aspekt är mycket flygresor med åtföljande CO2-utsläpp. Anledningen är att man medverkar på mycket internationella konferenser, möten mm. Revisionsledarens bedömning av den senaste 3-årsperiodens resultat görs totalt för hela GU vid revisionen i november För verksamheten inom certifikatet som är upplagd enligt enligt regler för multisite med sampling visar genomgång av underlag för alla enheter att styrning och ledning fungerar bra. Underlag som visat detta är bl a internrevisionsprotokoll från alla fakulteter årligen. Nästan alla aktivitetslistor kommer in i tid och detsamma gäller redovisande dokument från lagefterlevnadskontrollen. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 14001: EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Intrycket från genomförd revision visar att ledningssystemet stödjer policyns intentioner. Ledningssystemets omfattning har inte ändrats, vilket också gäller certifieringens omfattning. Medarbetarnas engagemang var mycket bra på de flesta besökta enheter. Användning av certifikat och certifieringsmärken har granskats vid tidigare revisioner utan anmärkning. De interna revisionerna har genomförts med oberoende revisorer och gett ledningen underlag för analys av ledningssystemets effektivitet (ledningens genomgång). Konstaterade avvikelser hanteras på ett bra sätt. En 3-årig plan används som grund för planering av intern revisionerna. Samtliga fakulteter revideras årligen och samtliga institutioner revideras minst en gång under 3-årsperioden. Internrevisionens omfattning och inriktning baseras delvis på en riskanalys. Detta inslag kan ökas så att de våta verksamheterna revideras mera och de torra mindre. Man bör även fokusera på verksamheter eller processer som kan påverka utsläpp från resor samt energiförbrukning. Styrkor - Miljö och hållbar utveckling kommer in i kärnverksamheten

5 5 (18) - Starkt ledningsstöd - Bra styrande dokument t ex "Roller, ansvar...", "Handlingsplan för miljö och...", "Regler för miljöanpassad kemikaliehantering" etc. - En tydlig röd tråd mellan vision, policy, övergripande mål och handlingsplaner samt aktivitetslistor. Förbättringsområden - Förbättra miljöprestandan på direkta miljöaspekter (CO2-utsläpp, energiförbrukning) - Tydligare uppföljningsbara aktiviteter i institutionernas aktivitetslistor. Exempel: Vad skall konkret göras år 2017 för att GU:s olika övergripande mål skall nås. - Något mera riskbaserad intern revision d v s att lägga lite mera tid på att revidera de "våta" verksamheterna och verksamheter eller processer som kan påverka utsläpp från resor samt energiförbrukning. - Att dokumentera förekommande avvikelser i GURIA - Rutinerna kring hantering av farligt gods, främst utbildningskraven på avsändaren Rekommendation och villkor Revisionens omfattning redovisas i revisionsplanen. Alla planerade aktiviteter har genomförts i enlighet med revisionsplanen. Målen med denna revision har därmed uppnåtts. Revisionslaget bedömer att stickproven varit tillräckligt djupa, breda och många samt att belägg finns för våra slutsatser och rekommendationer. När organisationen genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för RISE Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004, EMAS och EG Förordning nr 1221/2009 förnyas, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet 3750 E Göteborgs universitet SS-EN ISO 14001:2004 EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Omcertifieringsrevision Omcertifieringsrevision Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag Kent Andersson (revisionsledare) Lisbeth Stevik (revisor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan samt granskning mot verksamheternas processer och dokumentation. Revisionen har utförts genom granskning av dokumenterad information och genom intervjuer med personal. Detta har gjorts genom stickprov. Utöver revisionstiden som anges i tabellen omfattar också revisionen för- och efterarbete såsom

6 6 (18) planering, inläsning, rapportering samt uppföljning av korrigerande åtgärder för rapporterade avvikelser. I revisionen ingick granskning av ledning av multisites. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: Göteborg (Göteborgs Universitet, Handelshögskolan, Vasagatan 1), Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43), Göteborg (Göteborgs Universitet, Miljöenheten GMV Aschebergsgatan 44), GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 3), Göteborg (Göteborgs Universitet, Sahlgrenska akademin, Sahlgrenska universitetssjukhuset, Blå stråket 5), Göteborg (Göteborgs Universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Västra Hamngatan 25). Dessutom reviderades Gemensamma förvaltningen. Fastighets- och serviceenheten. Campusservice på respektive plats. Universitetet företräddes vid revisionen av bl.a. GMV-föreståndare, hållbarhetsstrateg, miljösamordnare, miljörepresentanter, fakultetsledningar och institutionsledningar enligt de detaljerade revisionsplanerna samt övriga medarbetare och studenter. Revisionsresultatet (inkl. avvikelser och förbättringsförslag) presenterades för företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns på era sidor på RISE Revision. Några förändringar i organisationen, som bedöms påverka certifikatets omfattning, har inte konstaterats vid revisionen. Förändringar som påverkar inriktning på kommande revisioner kommenteras under resultat. Antal anställda är idag ca personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på kundwebbplatsen RISE Revision är korrekta. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till november Omfattningen på plats beräknas till 6 dagar (3+3) enligt offert. Revisionen är en avslutning på omcertifieringsrevisionen och samtidigt en uppgradering till ISO 14001:2015. Ledningssystemet är väl förankrat i verksamheten och denna tid beräknas vara tillräcklig för att ledningssystemets funktion och prestanda skall kunna utvärderas. Alla funktioner och platser har reviderats under den senaste 3-årsperioden utom Östra Sjukhuset (SA), Institutionen för Kulturvård i Mariestad (Nat Fak) samt Stenebyskolan i Dals Långed (Konst Fak). De två första besöks vid omcertifieringsrevisionen. Stenebyskolan besöks i stället 2018 i samband med revision i Strömstad (Tjärnö). I förhållande till upprättad 3-årsplan bör revisionstiden på plats vid revisionen i november- 17 förläggas till Sahlgrenska Akademin (1,5-2 dagar) samt Naturvetenskapliga Fakulteten (2-2,5 dag). De s k "torra" verksamheterna har besökts i högre utsträckning än planerat och dessa besöks därför inte denna gång. Upphandling av produkter och tjänster respektive utveckling av tjänster (t ex utbildningar) revideras också (livscykelperspektivet). Den nuvarande omfattningen för uppföljande revisioner bedöms vara relevant. Genomgång av den centrala administrationens underlag visar att hela organisationens (alla enheter) ledningssystem visar bevis på effektivitet. Underlagen stöder nuvarande beslutad omfattning (antal enheter som skall besökas för uppföljande revisioner). Detta finns beskrivet i en 3-årsplan. Aktuell förteckning över certifieringens omfattning med alla ingående enheter är överlämnad till SP Certifiering. Organisationens rutin för utökning/förändring av ingående

7 7 (18) enheter innebär att de utökningar som görs under året skall redovisas till SP Certifiering för planering av utökning vid nästkommande externa revision. Avvikelser och förbättringsmöjligheter Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade utom KAn7, som skrevs om till en ny avvikelse. AvvikelseId: LSt1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Avser Campusservice Medicinaregatan. Observation: Journalföring är inte känt att det behöver föras för övrigt farligt avfall där avdelningarna inte ansvarar för. Avdelningen behöver kontrollera att detta sker. Avvikelse: Åtgärd: Orsaksanalys: Detta är en avvikelse därför att: lagkrav. Genomgång och utbildning av samtliga Ny organisation, informationen har inte gått fram. AvvikelseId: LSt2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Avser Campusservice Medicinaregatan. Observation: Aktivitetslistan för fastighets- och serviceenheten är inte kommunicerad ut till campuschef och miljörepresentant. Avvikelse: Detta är en avvikelse därför att: Mål och handlingsplaner behöver kommuniceras och brytas ner på relevant nivå ut för att personalen skall kunna medverka till att mål nås. Åtgärd: Orsaksanalys: Detta är en avvikelse därför att: Mål och handlingsplaner behöver kommuniceras och brytas ner på relevant nivå ut för att personalen skall kunna medverka till att mål nås. Ny organisation, informationen har inte gått fram. Avsaknad av överlämning från föregående befattningshavare.

8 8 (18) AvvikelseId: LSt3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Avvikelse: Åtgärd: Campusservice Medicinareberget. Observation: Roller ansvar och befogenheter är inte kommunicerad till tf campuschef. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav. Genomgång när ny Campuschef är tillsatt. Senast Orsaksanalys: Avsaknad av överlämning från föregående befattningshavare. AvvikelseId: LSt4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Västra Hamngatan 25) Beskrivning: Avser institutionen för pedagogik och specialpedagogik (IPS). Observation: Standardkravet att utbildning skall dokumenteras följs inte på instutionsnivå eller fakultetsnivå. Utbildningar för kursledare kopplad till institutionens mål/aktiviteter behöver kunna styrkas, t ex introduktion i miljö. Det saknas rutiner hur utbildningar kopplade till ledningssystemet, miljöaspekter mm ska dokumenteras. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav Organisationen skall identifiera utbildningsbehov som har samband med miljöaspekterna och miljöledningssystemet. Den skall även tillhandahålla utbildning eller vidta andra åtgärder för att tillgodose sådana behov och bevara tillhörande redovisande dokument.

9 9 (18) AvvikelseId: LSt5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 3) Beskrivning: Avser Institutionen för miljömedicin, avdelning för samhällsmedicin och folkhälsa. Observation: För medarbetare på laboratoriet så är det svårt att hitta instruktion för hantering av farligt avfall (kemikalier). Medarbetare är osäkra på om de ska söka på SUs hemsida eller GUs hemsida. Övriga rutiner som finns i miljöhandbok eller på Sahlgrenska Akademins intrasida är inte kända. Avvikelse: Åtgärd: Detta är en avvikelse därför att: Rutiner och instruktioner som behövs för verksamhetsstyrningen behöver vara kommunicerade och implementerade. Ett PM som beskriver hantering och rutiner för kemiskt och farligt avfall skall utarbetas. Detta PM skall sedan implementeras för laboratoriets personal. /Bo Strandberg, laboratoriechef Orsaksanalys: AvvikelseId: LSt6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Avser Campusservice medicinaregatan. Observation: Checklista, instruktion, rutin eller liknande behöver utformas för godsmottagning av farligt gods. Verksamheten har påbörjat ett arbete men behöver få till rutiner implementerade för hanteringen. Detta kan vara: - godsdeklaration, vad transportdokument ska innehålla. - ska SDB finnas med? Detta är en avvikelse därför att: Hantering för att förebygga olyckor behöver förtydligas.

10 10 (18) AvvikelseId: LSt7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Sahlgrenska akademin, Sahlgrenska universitetssjukhuset, Blå stråket 5) Avser kliniska vetenskaper. Observation: Enligt egna rutiner ska prefekt ansvara för att det årligen rapporteras in lagefterlevnadskontroll enligt checklista. Prefekt kände inte till att lagefterlevnad gjorts eller att det fanns checklista för detta. Dessutom så kan checklista visa om åtgärder behövs där efterlevnaden inte är fullständig. Avvikelse: Åtgärd: Detta är en avvikelse därför att: Följer inte egna krav och standardkrav. Lagefterlevnadskontroll för föregående år har lämnats in enligt rutin. Nytillträdd proprefekt nu informerad fullt ut avseende rutin och tidpunkt för rapportinlämning. Vid Miljögenomgång med ledningen , beslutades om en tydligare delegationsordning och att ha en genomgång av handläggning i GURIA med institutionsledningen Orsaksanalys: Nytillträdd proprefekt (som fanns på plats då prefekt ej kunde närvara) kände dock ej till när detta gjorts för föregående år eller detaljer i denna rapport. AvvikelseId: LSt8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Beskrivning: Observation: Vid besöken på Institutionerna för kliniska vetenskaper pedagogik och specialpedagogik och avdelningarna campusservice Rosenlund så diskuterades om miljöavvikelser skrivs in i Guria. Det skrivs inte avvikelser in i Guria som gick att följa vid revisionstillfället. Det framkom att det fanns avvikelser som mycket väl kunde ha rapporterats in. - Fel fakta från avfallsentreprenören HA Andersson - Många felsorteringar - Problem vid övergång till andra system för uppföljning av hållbarhetsmärkning kurser. Organisationen behöver förtydliga vad som ska rapporteras in som avvikelser och göra uppmaning till att rapportera in avvikelser. Avvikelse: Detta är en avvikelse därför att: hantering av avvikelser behöver förtydligas. se standardkrav 4.5.3

11 11 (18) Åtgärd: Översyn av vad och hur som ska rapporteras i Guria ska göras och information skickas ut till samtliga berörda. Enligt miljörepresentanterna på Inst. för kliniska vetenskaper på de olika labben har det inte skett några incidenter under Orsaksanalys: Guria är ett relativt nytt arbetsverktyg där övergången till detta fullt ut har tagit viss tid av olika orsaker, en är att Institutionen spänner över många avdelningar med väldigt olika verksamheter och att det därför tar tid att fullt ut få tillstånd rutiner som fungerar överallt i organisationen. AvvikelseId: LSt9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 3) Beskrivning: Avvilkelse: Observation: För avvikelsehanteringen så behöver rutiner tydliggöras över hur avvikelser ska hanteras. Det råder osäkerhet över var avvikelserna ska hanteras avseende miljö, hur dessa ska kommuniceras och hur dessa ska släckas. Uppföljning av föregående års avvikelser är svåra att följa för att säkerställa att de är hanterade och korrigerande åtgärd är tillräcklig. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav, b) undersöka avvikelser, identifiera vad som har orsakat avvikelserna och vidta åtgärder för att förhindra att avvikelserna upprepas; c) utvärdera behov av åtgärder för att förhindra avvikelser och vidta lämpliga åtgärder för att förhindra att avvikelserna inträffar; d) dokumentera resultaten av korrigerande och förebyggande åtgärder; Åtgärd: Detta är en styrning centralt som vi har har svårt att påverka. Svårt att få avvikelserna hanterade och att se att de är släkta. Orsaksanalys: Inväntar bättre instruktioner om tydligare struktur och hantering.

12 12 (18) AvvikelseId: KAn1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskapliga centrum, Aschebergsgatan 44) Beskrivning: Avvikelse KAn7 från f g revision var endast delvis åtgärdad. Kontakt hade tagits med säkerhetsrådgivaren för farligt gods men rutinen kring hur hanteringen av farligt gods skall gå till var inte klar. Enligt uppgift skall enbart säkerhetsrådgivaren vara avsändare av farligt gods och underteckna transportdokumenten. Avvikelsen var följande: Det var oklart hur man säkerställer relevant kompetens hos avsändare av farligt gods enligt lagstiftningen om farligt gods (s k 1.3 utbildning). På studerade dokument fanns signering av avsändare men det gick inte att utläsa vem denna person var. Eventuellt skulle det kunna vara säkerhetsrådgivaren som skrivit under men det är inte troligt. Någon annan som har 1.3 utbildning, och som lämnar farligt gods, finns sannolikt inte på GU. I avtalet med Hans Andersson Recycling kunde detta inte heller utrönas. Dessutom hade inte länkarna på medarbetarportalen uppdaterats eller tagits bort (enligt KAn18). Länkar finns fortfarande på medarbetarportalen till transportdokument för farligt avfall respektive transportdokument för elektronikavfall. De dokument man då kommer till (Hans Andersson Recyclings beställningssedlar) har på ett olyckligt sätt blandat ihop farligt avfall och farligt gods. Avsändaren intygar att det farliga godset följer gällande ADR-lagstiftning. Denna kompetens har inte personal på GU (se även avvikelse om detta). I praktiken är det inte dessa dokument som är de egentliga transportdokumenten i avfallsförordningens mening. Detta är en avvikelse därför att organisationen skall säkerställa att varje person som kan åstadkomma betydande miljöpåverkan skall ha relevant kompetens. AvvikelseId: KAn2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: Akademin Valand. En av teknikerna kände inte till att farligt avfall skulle märkas upp och inte heller säkert hur frigolit skulle sorteras (brännbart eller icke brännbart). Brister i avfallshanteringen kunde konstateras (se annan avvikelse). Detta är en avvikelse därför att personer som direkt eller indirekt (handleder studenter) kan orsaka betydande miljöpåverkan skall ha erforderlig kompetens.

13 13 (18) AvvikelseId: KAn3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Personalen på Campusservice Valand kände inte till gällande aktivitetslista. Detta är en avvikelse därför att intern kommunikation skall ske gällande organisationens miljöarbete så att personal kan medverka till att miljömålen nås. AvvikelseId: KAn4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskapliga centrum, Aschebergsgatan 44) Beskrivning: Laglistan. Det fanns några brister i laglistan eller i länkningen av lagar till notisum. - Transport av farligt gods på väg ADR-S hade inte uppdaterats till den senaste utgåvan MSBFS 2016:8 - Inköp och upphandling. Länken till upphandlingsenhetens webbsida om lag och rätt fungerade inte. - Om man i stället går in på upphandlingssektionens sida ligger gamla LOU där (SFS 2007:1091) i stället för SFS 2016: Laglistan. Lokaler och fastigheter. Köldmedia. SFS 2007:846 har ersatts av SFS 2016:1128 och SFS 2016:1129 men den gamla lagtexten ligger kvar. Detta är en avvikelse därför att styrande dokument skall vara aktuella och rätt version av tillämpliga dokument finns på de platser där de skall användas. AvvikelseId: KAn5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: Akademin Valand. Avfallssorteringen var inte tillfredsställande t ex återfanns frigolit ihop med glasflaskor, plastpåsar i behållare för pappersförpackningar, färgat glas i ofärgat etc. Uppmärkningen av behållare bör förtydligas och medvetenheten förbättras. Detta är en avvikelse därför att verksamhetsstyrningen inte fungerade enligt GU:s rutiner.

14 14 (18) AvvikelseId: KAn6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: Akademin Valand. Ett par märkningspliktiga kemiska produkter saknades i KLARA. Det gällde Epoxiharts 141 del A och Epoxiharts 141 del B i Muralen samt Plastic Padding Kemiskt Trä och Plastic Padding Kemisk Metall i Monumentalen. Detta är en avvikelse därför att organisationens rutiner för kemikaliehantering inte tillämpades fullt ut. AvvikelseId: KAn7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: Akademin Valand. Källaren. Uppsamlingstanken för sköljvatten var inte tillfredsställande invallad. Vid eventuellt läckage på tanken finns risk att förorenat sköljvatten innehållande silver pumpas ut i det vanliga avloppsnätet. Detta är en avvikelse därför att möjliga nödlägen skall identifieras och förebyggas. AvvikelseId: KAn8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskapliga centrum, Aschebergsgatan 44) Beskrivning: Endast en ren miljöavvikelse hade skrivits hittills under år Detta är för lite i en organisation med 6000 anställda. Den egna rutinen för rapportering i GURIA fungerar inte. Detta är en avvikelse därför att standardkrav finns på att identifiera, utreda, åtgärda och dokumentera avvikelser.

15 15 (18) AvvikelseId: KAn9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskapliga centrum, Aschebergsgatan 44) Beskrivning: Akademin Valand hade inte internreviderats på flera år, enligt uppgift 2014 senast. Övriga enheter inom fakulteten hade reviderats. Behov av detta finns. Detta är en avvikelse därför att interna revisioner skall genomföras med planerade intervall för att säkerställa att miljöledningssystemet fungerar i hela verksamheten med hänsyn tagen till betydelsen för miljön. Akademin Valand har förhållandevis mycket kemikalier och avfall. AvvikelseId: LSt10 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Västra Hamngatan 25) Beskrivning: För Inst för pedagogik och specialpedagogik så behöver aktivitetsplanen bli mer konkret, exempelvis: - när aktiviteter det genomföras - om det står kursledare, så behöver det beskrivas om det är alla kursledare eller vilka - inköp och upphandling är beskrivet som att följa avtalen, men det saknas metod för att mäta detta. Uppföljningen av listan behöver tydliggöras att det bör ske halvårsvis. AvvikelseId: LSt11 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Västra Hamngatan 25) Beskrivning: Avser Campusservice Rosenlund. Ansvar och befogenheter kan behöva anpassas till sektionschef för campusservice. Det kan finnas befogenheter som inte är beskrivna i rollbeskrivningarna. Detta behöver inte nödvändigtvis göras centralt utan kan definieras lokalt för just servicefunktionerna.

16 16 (18) AvvikelseId: LSt12 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Beskrivning: Diarienumret för aktivitetslistan, som ligger i mallen, följer med institutionernas listor i vissa fall. Detta kan misstolkas. I vissa fall saknas datum eller vem som skrivit under och det kan röra till det ytterligare. AvvikelseId: LSt13 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Sahlgrenska akademin, Sahlgrenska universitetssjukhuset, Blå stråket 5) Beskrivning: Gäller avd gastrokirurgisk forskning och utbildning. Noteringar kring brandsyn eller utbildningar inom detta kan gärna dokumenteras. AvvikelseId: KAn10 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: Akademin Valand. Riskbedömning av hantering av kemiska produkter bör göras snarast. Detta är ett krav enligt arbetsmiljölagstiftningen och GU:s "Regler för miljöanpassad kemikaliehantering". AvvikelseId: KAn11 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Beskrivning: Flera besökta platser t ex Akademin Valand, Institutionen för Ekonomi och samhälle etc Åtgärdslistorna bör vara mer specifika när det gäller vad man konkret skall göra under 2017 för att bidra till att GU:s mål nås. AvvikelseId: KAn12 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Handelshögskolan, Vasagatan 1) Beskrivning: Institutionen för Ekonomi och samhälle. Man kan med fördel sprida information om resultaten av årets miljöarbete (aktivitetslistan) till medarbetarna t ex via personalmöten (institutionsfrukostar, heldagsaktiviteter).

17 17 (18) AvvikelseId: KAn13 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: Akademin Valand. Skydds- och miljöronder bör genomföras regelbundet gärna 4 ggr/år. Detta skulle öka fokus på frågorna och hjälpa till att hålla en bra standard på kemikaliehantering, avfallshantering etc. AvvikelseId: KAn14 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: Akademin Valand. Källaren. Det stod en del lysrör på golvet. Om man springer på dessa kan personskada och kvicksilverläckage uppkomma. Lysrören bör placeras mer skyddat t ex i ett kärl eller en hylla. Er certifiering är uppbyggd med hantering enligt "multisite" och med speciella regler vilka redovisas i RISE INFOblad Multisite. Samtliga avvikelser från revisionen skall kommuniceras med övriga filialer. Resultatet av denna kommunikation skall framgå av de korrigerande åtgärderna. Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter KAn10, LSt KAn11, LSt LSt11, LSt KAn1, KAn2, LSt KAn12, KAn3, LSt2, LSt KAn4, LSt KAn13, KAn5, KAn6, LSt KAn14, KAn7, LSt LSt KAn8, LSt8, LSt KAn Summa:

18 18 (18) Standard: EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter Summa: Övrigt Revisionen har genomförts i en öppen och positiv anda. Information Denna rapport kommer att granskas av RISE Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen RISE Revision, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i kundwebbplatsen RISE Revision och görs där tillgänglig i pdf-format. RISE Research Institutes of Sweden AB Certifiering - System Kent Andersson