Uppföljande revision avseende ISO och EMAS vid Göteborgs Universitet i november 2016

Transkript

1 (23) Er referens Marianne Dalbro Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Göteborgs Universitet Box GÖTEBORG Uppföljande revision avseende ISO och EMAS vid Göteborgs Universitet i november 2016 Resultat Organisationens resultat inom miljöområdet fortsätter utvecklas på ett positivt sätt inom samma områden som tidigare. Målen nås i de flesta fall och ledningssystemet är fortsatt effektivt. Högsta ledningen reviderades inte denna gång. En ny "Handlingsplan för Miljö och Hållbar Utveckling " har precis fastställts av rektor. Denna är mycket strukturerad och tydlig när det gäller ansvarsfördelning och innehåller mål inom 8 områden. Handlingsplaner/Aktivitetslistor håller f n på att tas fram ute på institutionerna inför Det skall bli intressant att följa upp detta arbete vid kommande revisioner. Allt strävar mot Vision Samhällsvetenskapliga fakulteten På samtliga reviderade institutioner under Samhällsvetenskapliga fakulteten pågår det forskning med koppling till miljö och hållbar utveckling. Man jobbar även aktivt med miljömärkning av kurser och resepolicyn följs av samtliga institutioner. Man har dessutom ändrat sin möbelpolicy så det numera är möjligt att återanvända/återvinna begagnad inredning, vilket institutionen för globala studier är ett mycket bra exempel på. Det goda exemplet kan med fördel spridas inom GU. Fakultetskansliet utvecklar möjligheterna till videokonferenser, har miljörepresenation vid ändring och utbyggnad av lokaler, har skaffat tjänstecyklar, minimerar pappersanvändningen och köper ekologisk kaffe. Miljörådet under Samhällsvetenskapliga fakulteten har legat nere i över ett år i glappet mellan två miljöombud, men kommer nu att startas upp på nytt. Sammankallande blir miljöombudet på fakulteten. Detta är ett stort önskemål på institutionerna och förväntas bl. a leda till att utfall av aktivitetslistorna kommer att följas upp löpande i gruppen. Frågan om varför det inte finns en masterutbildning på GU inom samhällsvetenskaplig miljövetenskap (SMIL), vilket man skulle kunna förvänta sig med tanke på GUs status inom miljö och hållbarhet, diskuterades med fakultetsledningen. Det var inte helt klart, vad detta beror på. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se

2 (23) Överlag kan aktivitetslistorna bli mer konkreta map på vilka mål man vill nå och speciellt på hur man ska nå dem, vilket även skulle underlätta utvärdering av resultaten. Detta är en återkommande synpunkt/avvikelse. Halvårsuppföljning av utfall av aktivitetslistorna, som rutin anger, sker ej. Det ligger numera endast lite miljöinformation ute på institutionernas hemsida och då den interna kommunikationen av miljöfrågor även visade sig vara bristfällig på flera områden bedöms risk föreligga för, att miljö- och hållbarhetsfrågorna inte får det fokus som krävs i ett certifierat miljöledningssystem. Det är viktig att samtliga inblandade funderar över vilket sätt som fungerar bäst för att säkerställa att ledningssystemets verkan når ut till samtliga anställda. GURIA används inte på fakulteten för rapportering av miljöavvikelser och förbättringsförslag. Exempel på institutionernas miljöarbete: Psykologen Psykologens forskare är aktiva inom EPU. En grundkurs och ett masterprogram har upprättats inom miljöpsykologi, man har ca 10 forskare/doktorander inom miljöpsykologi, man ingår i ett EU samarbete PERSON, man samarbetar med Miljöbron, man har 2 hållbarhetsmärkta kurser inom miljöpsykologi och man ökar kontinuerligt antalet e-möten. Exempelvis har en disputation genomförts med en opponent uppkopplad från Australien. Lärare/forskare från institutionen undervisar i miljöpsykologi även på Stockholms Universitet. Globala studier Merparten av forskningen har koppling till hållbar utveckling och en forskargrupp kring Global Sustainability håller månatliga forskarseminarier. En forskare jobbar med att anpassa GUs verktygslåda till Samhällsvetenskapliga fakultetens verksamhet. 33 kurser av 55 är hållbarhetsmärkta, man planerar för etablering av en strategigrupp för hållbarhet, man skickar ut månatliga nyhetsbrev med bl a miljöinformation, man har renoverat kök/personalrum med endast återanvänd och återvunnen inredning, man bedriver ekologisk odling vid institutionen, man har idéer om att bygga ett växthus med solceller. Papperskorgar är borttagna (allt avfall sorteras och återvinns) och man har endast laddningsbara batterier. Sociologi och arbetsvetenskap Institutionen har genomfört en 15 p kurs i risk, makt, värderingar och miljö, man har genomfört ett seminarium inom hållbar utveckling för lärare och man deltog i klimatmötet i Paris. Begagnade möbler har använts vid ombyggnationer, grenkontakter med strömbrytare är installerade i hela verksamheten, man har bra koll på att resorna beställs enligt resepolicyn, bl a genom att prefekten godkänner samtliga och man har aktivitetslistorna (som dock visade sig svåra att hitta) utlagda på hemsidan. Statsvetenskap Institutionen har 13 forskare inom hållbar utveckling, doktorandtjänster inom hållbar utveckling kommer att utlysas inom kort, man har genomfört en workshop inom hållbarhet och kommer även att genomföra en kommande år. Forskare inom institutionens miljöforskargrupp, CEPS, är aktiva i

3 (23) publicering av artiklar (ca 20), professur på heltid, som bl a ansvarar för ansökan till UGOT challenges, har upprättats. 2 av 3 miljökurser är nu miljömärkta och man har köpt in skyltar för tydligare märkning av avfallsbehållare. Gemensamma förvaltningen Området för infrastrukturstöd På gemensamma förvaltningen sker löpande uppföljning av aktivitetslistorna med halvårsuppföljning, som läggs ut på hemsidan, som rutin anger. Det bedöms dock inte vara säkerställt att tillräcklig intern kommunikation sker om vilka mål och aktiviteter som gäller och status för utfallet. Återanvändning och återvinning av avfall har ökat senaste året och mängderna har sannolikt minskat. Ca 95 % av elektronikavfallet återanvänds/återvinns numera. Inga miljöavvikelser eller förbättringsförslag har rapporterats i GURIA senaste året. Campuschefer inom Fastighets -och serviceenheten. Diskussion fördes om det behövdes en tydligare uppdragsfördelning, då dokumentationen här är mycket sparsam, men det ansågs av cheferna inte vara nödvändigt. Man ansåg sig vara väl medveten om sina ansvarsområden. Man planerar för el-bilar i bilpoolen och biogasdrivna bilar finns redan. Installation av 8 konferensvideosystem har skett och 8 till är planerade. Man jobbar kontinuerlig med energiminimering, t ex. genom närvarodetektorer och byte av lampor mot mer energisnåla, ex. LED. Vardagsarbete pågår kontinuerligt med att minska GUs miljöpåverkan på olika sätt. Humanistiska fakulteten bygger mot miljömärkning GULD, solceller installeras på pedagogen i samarbete med hyresvärden med visualisering av elproduktionen, intern kommunikation i miljöfrågor sker på personalmöten, dock inte på samtliga Campusservice. Löpande uppföljning av aktivitetslistor sker på enhetsnivå. Utvecklingsstaben, Lokalförsörjning, Byggprojekt, Gemensam service inom Fastighets -och serviceenheten. Här är en hållbarhetsgrupp involverad i nybygge inom Humanisten i ett tidigera skede än det har varit fallet tidigare och numera sker ett samarbete med fastighetsägaren inom miljö och hållbarhet där bl a energibesparande åtgärder ingår (solceller, LED, rörelsedetektorer). Lab-säkerhetskurser pågår kontinuerligt. IT-enheten säkerställer att miljökrav kommer med i upphandlingarna även vad gäller tjänster. Man mäter löpande hur mycket energi serverhallar och datorer drar som underlag för inrapporteringar till Naturvårdsverket, man stöttar Medieteknik i teknikutveckling, exempelvis inom Internetbaserad undervisning och man deltar aktivt i återanvändning av elektronik (datorer m.m.). Studentmedverkan kommer att finnas med som ett nytt mål för IT-enheten. Halvårssammanställning av aktivitetslistorna sker. Mötesservice inom Fastighets -och serviceenheten använder kravmärkta produkter i köket, man har tagit bort en rätt från dagens meny för att minska spillet, har fler hållbara rätter, man använder MSC-märkt fisk och serverar vilt-kött. Catering lämnas nästan uteslutande med el-bil. Kostekonomer från IKI har sett över kök och restaurang ur ett hållbarhetsperspektiv. Man har tagit bort vattenflaskor. Vid revisionstillfället hade man plast -och pappersmuggar i restaurangen då diskmaskinen var sönder. Här pratades det om att man skulle kunna informera gästerna om anledningen och att muggarna var biologisk nedbrytbara (majs).

4 (23) Wellcome service inom Fastighets -och serviceenheten har gjort en engelskspråkig avfallsguide för utländska studenter tillika med en anvisning i dosering av tvättmedel. IT-Fakulteten Institutionen för Data och Informationsteknik (DOIT) Vid institutionen bedrivs flera forskningsprojekt med anknytning till miljö och hållbar utveckling. Institutionen tar inte fram några särskilda aktivitetslistor utan miljöfrågor ingår i verksamhetsplanen. I den plan man har haft var målet att hållbarhetsmärka fler kurser. Detta har inte blivit gjort men är på gång nu. Vi var överens om att man behöver synliggöra sitt miljöarbete mera. Årlig genomgång med institutionens miljörepresentant var inte gjord. Laggenomgång var genomförd. Brandövning var genomförd. GURIA används inte för miljöavvikelser men på arbetsmiljöområdet. Institutionen för Tillämpad Informationsteknologi (ITIT) Vid institutionen deltar man i ett flertal projekt med miljöanknytning (återanvändning av bussbatterier, Smarta hus och beteende HSB Living Lab, transport av farligt gods URBSEC etc. Man har också ett antal hållbarhetsmärkta kurser, som delvis behandlar miljöfrågor. Ett förbättringsområde är institutionsledningens medvetenhet om viktiga styrande dokument t ex "Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet" och "Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling " samt vad man mycket konkret skall göra för att bidra till att universitetets övergripande mål nås. Brandövning var genomförd. GURIA används inte för miljöavvikelser men på arbetsmiljöområdet. Naturvetenskapliga fakulteten Fakultetsledning/Allmänt Vid fakulteten bedrivs väldigt mycket forskning och utbildning med miljöanknytning. Bl a har en världsledande forskare inom området klimatförändringar nu blivit utsedd till hedersdoktor och vid fakulteten finns program för utbildning till biolog, miljövetare, geolog, naturgeograf/klimatolog etc. Av antalet publikationer 2015 hade 23% med hållbar utveckling att göra. 36% av programmen och 13% av kurserna var hållbarhetsmärkta Fakultetsledningen har en egen årlig genomgång och denna hade genomförts på ett bra sätt i juni-16. Det var bra ordning och reda på besökta laboratorier där de laboratorieansvariga har en nyckelroll. Dessa var engagerade och intresserade av detta arbete. Institutionen för geovetenskaper Institutionen har en stor del av sin verksamhet inriktad på miljö- och hållbar utveckling. Man arbetar bl a med naturresurser, klimat, stadsplanering etc både i forskning och utbildning. Detta borde synas på ett tydligare sätt i institutionens aktivitetslista eller verksamhetsplan (HPVP). Man medverkar i praktiken aktivt till att GU:s övergripande mål nås men det syns inte. Två kandidatprogram är hållbarhetsmärkta (geografi, geovetenskap) och ett stort antal kurser likaså.

5 (23) Man har kopplat sin verksamhetsplanen till SDG:s (FN:s Sustainable Development Goals) vilket är mycket bra. Prefekten hade inte genomfört den årliga genomgången med institutionens miljörepresentant. Resultaten bör också spridas till institutionens medarbetare. Institutionen för kulturvård Göteborg Det ligger i verksamhetens karaktär att arbeta med bevarande och alla utbildningar vilar på en idé om hållbarhet. Vissa kurser är hållbarhetsmärkta helt eller delvis. Exempel gavs på forskningsprojekt för att ta hand om gamla miljöer på ett miljömässigt riktigt sätt t ex gamla Hälsingegårdar. Man arbetar även med kulturella ekosystem i fjällen för att bl a få en hållbar turism. På laboratoriesidan har man nyligen rensat ut bland kemikalierna och alla studenter måste göra ett prov innan de kan starta laboratoriearbetet. Ordningen var också god på labben. Miljösamordnarens roll skulle kunna förtydligas så att de uppgifter som står i miljöledningssystemet regelbundet blir utförda. Institutionen för biologi och miljövetenskap (Zoologen och Botan) Det mesta i forsknings- och utbildningsväg som görs på institutionen är miljörelaterad. Man har t ex 4-5 mastersprogram med miljöinriktning. Detta syns även i institutionens aktivitetsplaner även om man skulle kunna utveckla detta ytterligare t ex genom att sätta mer konkreta måttsatta mål och konkreta uppföljningsbara aktiviteter. Men aktivitetsplanerna tillhör ändå de bästa vid föreliggande revision. De var även uppföljda. På Zoologen fanns ett mycket ordningsamt avfallsrum som var väl skyltat. Detta är ett föredöme för hela GU. Ordningen på laboratorierna var också mycket god. Man har väldigt mycket videomöten på institutionen, vilket bidrar till att minska utsläppen från resande. Viss studentsamverkan pågår också (SG knuten till studentkåren). Vissa ledare behöver enligt uppgift gå GU:s miljöutbildning. Man bör också kunna miljömärka fler program och kurser. För verksamheten inom certifikatet som är upplagd enligt enligt regler för multisite med sampling visar genomgång av underlag för alla enheter att styrning och ledning mestadels fungerar bra. Underlag som visat detta är bl a internrevisionsprotokoll från alla fakulteter årligen. Nästan alla aktivitetslistor kommer in i tid och detsamma gäller redovisande dokument från lagefterlevnadskontrollen. Förbättringar kan ske när det gäller att lära sig av tidigare avvikelser från både extern och intern revision på andra enheter. Detta är ett krav när det gäller multisitecertifiering och här behövs en uppryckning. Avvikelser skall inte upprepas varken i den egna eller i andra verksamheter. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter

6 (23) Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 14001: EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Intrycket från genomförd revision visar att ledningssystemet stödjer policyns intentioner. Verksamhetens förutsättningar har också förbättrats genom att Miljöenheten nu är integrerad i GMV (Göteborgs Miljövetenskapliga Centrum), som arbetar med samtliga fakulteter och har både Chalmers och GU som huvudmän. Ledningssystemets omfattning har inte ändrats, vilket också gäller certifieringens omfattning. Medarbetarnas engagemang var övertygande på de flesta besökta enheter. Användning av certifikat och certifieringsmärken har granskats vid tidigare revisioner utan anmärkning. De interna revisionerna har genomförts med oberoende revisorer och gett ledningen underlag för analys av ledningssystemets effektivitet (ledningens genomgång). Konstaterade avvikelser hanteras huvudsakligen på ett bra sätt men ibland kan åtgärderna ta längre tid än önskat. Uppföljningen från miljöenhetens sida är emellertid god. En 3-årig plan används som grund för planering av intern revisionerna. Samtliga fakulteter revideras årligen och samtliga institutioner revideras minst en gång under 3- årsperioden. Internrevisionens omfattning och inriktning baseras delvis på en riskanalys men detta kommer att betonas ytterligare framöver. Styrkor: - Ett ambitiöst miljöarbete som uppmärksammas både nationellt och internationellt - Upplevt stöd från organisationens högsta ledning - Stort engagemang hos merparten reviderad personal - Hållbarhetsstrateg bjuds in till introduktion av nyanställda (ca 250 i nuläget både på svenska och engelska) - Ändring av möbelpolicy så man numera kan återvinna och återanvända inredning - Resepolicyn följs över lag inom reviderade verksamheter - Genom GU-print har man undvikit att skriva ut ca 2 miljoner A4-sidor på hela GU år 2015 Förbättringsområden: - Att lära av varandra så att avvikelser inte upprepas (på andra platser i organisationen) - Mer konkreta aktiviteter i aktivitetslistorna samt uppföljning av listorna - Intern kommunikation i linjeorganisationen och med studenter (se avvikelser) - Att använda GURIA för rapportering av miljöavvikelser och förbättringsförslag - Att åtgärda tidigare uppkomna avvikelser slutgiltigt

7 (23) Rekommendation och villkor När organisationen genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004, EMAS och EG Förordning nr 1221/2009 kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Resultatet från denna uppföljande kontroll av miljöledningssystemet enligt EMAS kommer att ligga med som underlag för bedömning av miljöredovisning för innevarande år. Revisionsledaren rekommenderar att godkännandet kvarstår med villkoret att avvikelser åtgärdas med godkänt resultat. Årets miljöredovisning bedöms när ett korrektur till miljöredovisning redovisas. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet SS-EN ISO 14001:2004 Uppföljande revision 3750 E Göteborgs universitet EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Uppföljande revision Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag ,5 Kent Andersson (revisionsledare) Birthe Nörgaard (revisor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. I revisionen ingick granskning av ledning av multisites. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken), Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskapliga centrum, Aschebergsgatan 44), Göteborg (Göteborgs Universitet, IT-fakulteten, Forskningsgången 6 Hus Patricia), Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A), Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18). Universitetet företräddes vid revisionen av bl.a. GMV-föreståndare, hållbarhetsstrateg, miljösamordnare, miljörepresentanter, fakultetsledningar och institutionsledningar enligt de detaljerade revisionsplanerna samt övriga medarbetare och studenter.

8 (23) Det preliminära revisionsresultatet (inkl. avvikelser och förbättringsförslag) presenterades för organisationen vid det avslutande mötet. Slutlig rapport skickades i efterhand. Revisionsrapporten återfinns på era sidor på SP System. Några förändringar i organisationen, som bedöms påverka certifikatets omfattning, har inte konstaterats vid revisionen. Antal anställda är idag ca personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på kundwebbplatsen SP System är korrekta. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till april Genomgång av den centrala administrationens underlag visar att hela organisationens (alla enheter) ledningssystem visar bevis på effektivitet. Underlagen stöder nuvarande beslutad omfattning (antal enheter som skall besökas för uppföljande revisioner). Detta finns beskrivet i en 3-årsplan. Aktuell förteckning över certifieringens omfattning med alla ingående enheter är överlämnad till SP Certifiering. Företagets rutin för utökning/förändring av ingående enheter innebär att de utökningar som görs under året skall redovisas till SP Certifiering för planering av utökning vid nästkommande externa revision. Avvikelser och förbättringsmöjligheter Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade utom ett par avvikelser, som skrevs om till nya avvikelser. En del avvikelser är dock återkommande fast på andra enheter i organisationen. AvvikelseId: BN1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Psykologen Utvärdering och analys av utfall av aktivitetslistan sker inte löpande exempelvis vid halvårsuppföljningar. Risk bedöms därmed föreligga för att man vid den årliga inrapporteringen till GMV inte har levt upp till sitt åtagande om ständiga förbättringar. Egen rutin och standardkrav efterlevs ej.

9 (23) AvvikelseId: BN2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Sociologi och arbetsvetenskap Utvärdering och analys av utfall av aktivitetslistan sker inte löpande exempelvis vid halvårsuppföljningar. Risk bedöms därmed föreligga för att man vid den årliga inrapporteringen till GMV inte har levt upp till sitt åtagande om ständiga förbättringar. Egen rutin och standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Fakultetsledningen Enligt ansvarsbeskrivningen ska dekan..."årligen analysera institutionernas återrapportering av universitetets handlingsplan..." inom miljö och hållbar utveckling. Detta sker inte i dagsläget. Egen rutin efterlevs ej.

10 (23) AvvikelseId: BN4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Fastighets och serviceenheten, Wellcome-service och Mötesservice Under 2016 fanns inga mål och aktiviteter i aktivitetslistan då 2015-års aktiviteter var avslutade och man inte hade beslutat om nya aktiviteter för Det framgick ej heller av aktivitetslistan att målet för 2015 var avslutat. Det pågår en del miljöpåverkande aktiviteter på dessa enheter. Mål och aktiviteter behöver upprättas för ISO "Organisationen skall fastställa, införa och underhålla dokumenterade övergripande och detaljerade miljömål för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen". Standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Psykologen Intern kommunikation av institutionens miljöarbete, exempelvis gällande miljömål och aktivitetslista samt status för målen, sker inte på ett strukturerat sätt. Tidigare låg en del miljöinformation på institutionens hemsida. Den har till stor del tagits bort och därmed har även denna möjlighet att komma åt information försvunnit. Standardkrav efterlevs ej.

11 (23) AvvikelseId: BN6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Globala studier Intern kommunikation av institutionens miljöarbete, exempelvis gällande miljömål och aktivitetslista samt status för målen, sker inte på ett strukturerat sätt. Tidigare låg en del miljöinformation på institutionens hemsida. Den har till stor del tagits bort och därmed har även denna möjlighet att komma åt information försvunnit. Standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Fastighets och serviceenheten Inom Wellcome-service och Mötesservice tas miljö -och hållbarhetsfrågorna inte regelbundet upp på personalmöten eller vid andra tillfällen. Det bedöms ej vara säkerställt att intern kommunikation i ledningssystemets funktion sker enligt standardkrav. AvvikelseId: BN8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: BASF-huset En del felsorterat avfall påträffades i avfallsrummet. Egen rutin efterlevs ej.

12 (23) AvvikelseId: BN9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Avfallsförrådet på Medicinargatan 20 Farligt avfall förvaras i olåst avfallsförråd som bedöms vara åtkomligt för icke-behöriga personer. I övrigt var det vid revisionstillfället ganska stökigt i förrådet. Egen rutin och legalt krav efterlevs ej. AvvikelseId: BN10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Gemensamma förvaltningen Inga miljöavvikelser eller förbättringsförslag har rapporterats i GURIA under Det verkar osannolikt om inga avvikelser /förbättringsförslag har uppkommit under hela året. Standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Samhällsvetenskapliga fakulteten Inga miljöavvikelser eller förbättringsförslag har rapporterats i GURIA under Under revisionen kom det upp exempel på frågor (avvikelser, förbättringsförslag) som med fördel hade kunnat rapporteras och hanteras i GURIA. Standardkrav efterlevs ej.

13 (23) AvvikelseId: KAn1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.2 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskapliga centrum, Aschebergsgatan 44) Beskrivning: Mottagare av olika typer av farligt avfall anges inte för alla typer av farligt avfall i GU:s sammanställning över avfall Enligt avfallsförordningen 55 skall anteckningar bl a innehålla till vem avfallet lämnas för vidare hantering. Detta gäller för varje slag av farligt avfall. Detta är en avvikelse därför att GU i sin miljöpolicy åtagit sig att följa lagar och andra krav. AvvikelseId: KAn2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Enligt Naturvetenskapliga Fakultetens rutiner skall institutionernas miljöaspektförteckningar uppdateras vid förändringar eller minst vart 3:e år. Detta hade inte gjorts på Institutionen för Kulturvård i Göteborg. Den senaste uppdateringen var från Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för uppdatering av miljöaspekter inte följdes i detta fall. AvvikelseId: KAn3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskapliga centrum, Aschebergsgatan 44) Beskrivning: NFS 2005:3 som bl a reglerar innehållet i transportdokument för farligt avfall saknades i GU:s laglista. Detta är en avvikelse därför att lagar och andra krav skall identifieras och ligga till grund för ledningssystemets rutiner.

14 (23) AvvikelseId: KAn4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för Geovetenskaper. Institutionen har en stor del av sin verksamhet inriktad på miljö- och hållbar utveckling (både i forskning och utbildning) och bidrar på så sätt till att GU:s övergripande mål nås. Detta framgår inte av institutionens aktivitetsplan eller verksamhetsplan (HPVP) för Detta är en avvikelse därför att miljömålen skall brytas ner till relevanta funktioner och nivåer i organisationen enligt standarden och enligt dokumentet "Handlingsplan för Miljö- och Hållbar Utveckling " sid 5-6. AvvikelseId: KAn5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Miljöenheten GMV Aschebergsgatan 44) Beskrivning: GU Övergripande. Avvikelse KAn1 från revisionen i oktober 2014 kvarstår p g a omorganisation och att den person som arbetade med detta blev uppsagd. Avvikelsen gällde följande: I styrdokument Dnr F8 70/10 "Regler för miljöanpassad kemikaliehantering" anges att all ny personal och alla nya studenter bör få en miljöintroduktion som bl a bör innehålla information om nödläge, avfallshantering, riskbedömningar etc. Det är inte tillräckligt med "bör" enligt standardens krav. Ett flertal andra bra SKALL-krav finns i dokumentet. Detta är en avvikelse därför att organisationen skall säkerställa att varje person som utför uppgifter som kan orsaka sådan miljöpåverkan som organisationen identifierat som betydande har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning eller erfarenhet.

15 (23) AvvikelseId: KAn6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, IT-fakulteten, Forskningsgången 6 Hus Patricia) Beskrivning: Institutionen för Data och Informationsteknik (DOIT). Vid intervju med ett par studenter visade det sig att de inte kände till återsamlingsplatsen vid brand. De var inte heller medvetna om GU:s miljöarbete. Detta är en avvikelse därför att de egna rutinerna för information om nödlägesberedskap samt GU:s mål för studentmedverkan inte verkade ha haft genomslag i dessa fall. AvvikelseId: KAn7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskapliga centrum, Aschebergsgatan 44) Beskrivning: Det var oklart hur man säkerställer relevant kompetens hos avsändare av farligt gods enligt lagstiftningen om farligt gods (s k 1.3 utbildning). På studerade dokument fanns signering av avsändare men det gick inte att utläsa vem denna person var. Eventuellt skulle det kunna vara säkerhetsrådgivaren som skrivit under men det är inte troligt. Någon annan som har 1.3 utbildning, och som lämnar farligt gods, finns sannolikt inte på GU. I avtalet med Hans Andersson Recycling kunde detta inte heller utrönas. Detta är en avvikelse därför att organisationen skall säkerställa att varje person som kan åstadkomma betydande miljöpåverkan skall ha relevant kompetens. AvvikelseId: KAn8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, IT-fakulteten, Forskningsgången 6 Hus Patricia) Beskrivning: Institutionen för tillämpad informationsteknologi (ITIT). Institutionsledningens kännedom om nyligen utkomna styrande dokument t ex "Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet Dnr V 2016/644" och "Handlingsplan för Miljö och Hållbar Utveckling " var bristfällig. Det föreföll som om informationen drunknat bland andra mail. Detta är en avvikelse därför att rutinerna för intern kommunikation skall säkerställa att intern kommunikation sker mellan olika nivåer och funktioner inom organisationen när det gäller miljöledningssystemet.

16 (23) AvvikelseId: KAn9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Institutionen för Kulturvård Mariestad. Murgården. Avvikelse KAn9 från revisionen i oktober 2014 var ännu inte fullt ut åtgärdad. Avvikelsen gällde otillfredsställande förvaring utomhus av ett stort antal tunnor med osläckt och släckt kalk, båda frätande. Enligt uppgift är tunnorna nu på väg att flyttas in under tak men man behöver också säkerställa att ingen obehörig t ex barn har möjlighet att komma i kontakt med dessa tunnor. Svar önskas angående vad som skall göras och när detta skall vara klart (snarast). Enligt uppgift är även detta på gång. Detta är en avvikelse därför att de egna rutinerna för kemikaliehantering inte följs fullt ut. AvvikelseId: KAn10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för Kulturvård Göteborg. Undervisningslaboratorium. Ordningen var bra men omärkta kärl med brukslösningar innehållande brandfarliga ämnen (t ex aceton, etanol, lacknafta) fanns. De borde varit märkta med flamma och ev även andra symboler. Detta är en avvikelse därför att rutinerna för miljöanpassad kemikaliehantering inte tillämpades fullt ut. AvvikelseId: KAn11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Zoologen rum 142. I källaren fanns dunkar med glykol. Detta var inte noterat i KLARA. Detta är en avvikelse därför att de egna rutinerna för kemikalieregistrering inte tillämpades fullt ut (för övrigt var det bra).

17 (23) AvvikelseId: KAn12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för Geovetenskaper. Enligt dokumentet "Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet" skall prefekten ha en årlig genomgång med institutionens miljörepresentant samt sprida resultaten av genomgången till institutionens medarbetare. Detta var inte utfört. Detta är en avvikelse därför att de egna rutinerna för lokal uppföljning inte tillämpades i detta fall. AvvikelseId: KAn13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för Kulturvård Göteborg. Enligt dokumentet "Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet" skall prefekten ha en årlig genomgång med institutionens miljörepresentant samt sprida resultaten av genomgången till institutionens medarbetare. Genomgången var inte utförd. Detta är en avvikelse därför att de egna rutinerna för lokal uppföljning inte tillämpades i detta fall. AvvikelseId: KAn14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, IT-fakulteten, Forskningsgången 6 Hus Patricia) Beskrivning: Institutionen för Data och Informationsteknik (DOIT). Årlig genomgång med institutionens miljörepresentant enligt dokumentet "Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet" var inte genomförd det senaste året. Detta är prefektens ansvar. Detta är en avvikelse därför att de egna rutinerna för lokal uppföljning inte tillämpades i detta fall.

18 (23) AvvikelseId: KAn15 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Lagefterlevnadskontrollen var ofullständigt ifylld i en del fall: - Institutionen för Geovetenskaper hade inte svarat på frågan "På vilket sätt har du tagit reda på detta?" - Institutionen för Kulturvård i Göteborg hade inte gjort någon kontroll alls och Mariestad hade skrivit "ej relevant" på en del frågor trots att troligen var relevant. Det gällde t ex frågor om farligt avfall och laboratorieutrustning. Detta är en avvikelse därför att organisationen inte fullt ut följt sin rutin för utvärdering av lagefterlevnad. AvvikelseId: KAn16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Inga rena miljöavvikelser eller förbättringsförslag hade skrivits i GURIA hittills under 2016 på Nat Fak. Under 2015 skrevs en avvikelse (båt som sjönk). Det förefaller otroligt att så lite avvikelser skulle förekomma i en verksamhet av denna karaktär med t ex mycket laboratorieverksamhet. Detta är en avvikelse därför att systemet för avvikelserapportering inte används på avsett sätt. AvvikelseId: BN12 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskapliga centrum, Aschebergsgatan 44) Beskrivning: Intrycket från denna revision är, att de reviderade enheterna över lag följer GUs resepolicy. Inrikes resor görs nästan enbart med tåg. Utrikes flygresor utgör dock en betydande del av universitetets CO2-emissioner. E-möten ökar i antal men flygresor kommer även i fortsättningen vara nödvändiga med tanke på verksamhetens karaktär. Fundera på, om det vore möjligt att ställa krav på resebyråerna att välja flygresor med mindre CO2-emissioner, där så är ekonomisk rimligt. Numera används inom flyget olika typer av drivmedel med varierande miljöpåverkan.

19 (23) AvvikelseId: BN13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Klassning: Förbättringsmöjligheter Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Globala studier Utvärdering och analys av utfall av aktivitetslistan sker, enligt uppgift, löpande. Det rekommenderas dock, att man på ett tydligare sätt dokumenterar resultat av utvärderingen. AvvikelseId: BN14 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: IT-enheten Det bedöms ej vara säkerställt att tillräcklig intern kommunikation sker gällande miljöledningssystemets funktion, exempelvis vilka mål som gäller vid tillfället och utfall av aktivitetslistor. Frågorna tas inte konsekvent upp vid personalmöten. Aktivitetslistorna är dock utlagda på Gemensamma förvaltningens hemsida. AvvikelseId: BN15 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Fastighets och serviceenheten, Utvecklingsstaben, Byggprojekt, Gemensam service Utvärdering och analys av miljömål och aktivitetslistor tas inte konsekvent upp på personalmöten. Det bedöms ej vara säkerställt att tillräcklig intern kommunikation om ledningssystemets funktion sker. Aktivitetslistor följs dock upp löpande och ligger även ute på hemsidan.

20 (23) AvvikelseId: BN16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Klassning: Förbättringsmöjligheter Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Miljörådets protokoll bedöms kunna förbättras med utvärdering och analys av utfall av aktivitetslistorna. AvvikelseId: BN17 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: IT-enheten En av IT-enhetens uppdrag är att underlätta resefria möten för GUs anställda. En relevant mätning att genomföra skulle kunna vara antal resefria möten inom GU i förhållande till antalet fysiska möten/emissioner från fysiska möten. AvvikelseId: KAn17 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.2 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskapliga centrum, Aschebergsgatan 44) Beskrivning: GU:s laglista uppdateras en gång per år i feb-mars. Detta kan innebära att lagar eller föreskrifter hinner träda i kraft innan de kommer in i listan (gällde t ex ändring av miljöbalken SFS 2016:782). Meningen med en laglista är att den skall ligga till grund för ledningssystemets rutiner mm. Uppdatering av listan bör göras oftare för att säkerställa lagefterlevnad, vilket man åtagit sig i miljöpolicyn.

21 (23) AvvikelseId: KAn18 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Klassning: Förbättringsmöjligheter Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskapliga centrum, Aschebergsgatan 44) Beskrivning: Länkar finns på medarbetarportalen till transportdokument för farligt avfall respektive transportdokument för elektronikavfall. De dokument man då kommer till (Hans Andersson Recyclings beställningssedlar) har på ett olyckligt sätt blandat ihop farligt avfall och farligt gods. Avsändaren intygar att det farliga godset följer gällande ADR-lagstiftning. Denna kompetens har inte personal på GU (se även avvikelse om detta). I praktiken är det inte dessa dokument som är de egentliga transportdokumenten i avfallsförordningens mening. AvvikelseId: KAn19 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Miljöenheten GMV Aschebergsgatan 44) Beskrivning: Kemikalieföreskrifterna (Dnr F8 70/10) eller utdrag ur dessa bör översättas till engelska eftersom man har många utländska forskare och studenter. Vissa institutioner har gjort viss översättning själva men flera saknar det. AvvikelseId: KAn20 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Zoologen. På lab fanns i något fall brukslösningar som sannolikt skulle varit märkta med farosymboler. Det gällde 1N HCl (frätande?) och 70%-ig Etanol (brandfarlig?). Detta bör utredas. Er certifiering är uppbyggd med hantering enligt "multisite" och med speciella regler vilka redovisas i SP INFOblad Multisite. Samtliga avvikelser från revisionen skall kommuniceras med övriga filialer. Resultatet av denna kommunikation skall framgå av de korrigerande åtgärderna.

22 (23) Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.2 KAn1, KAn BN12, KAn KAn18, KAn BN1, BN13, BN2, BN3, BN4, KAn KAn5, KAn6, KAn BN14, BN15, BN5, BN6, BN7, KAn BN BN17, BN8, BN9, KAn10, KAn11, KAn19, KAn20, KAn KAn12, KAn13, KAn KAn BN10, BN11, KAn Summa: Standard: EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter Summa: Övrigt Revisionen har genomförts i en öppen och positiv anda. Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på

23 (23) SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Signature_1 Kent Andersson