SAMMANSTÄLLNING ÖVER AVVIKELSER OCH ÅTGÄRDER

Transkript

1 Göteborgs Universitet (33) Typ av revision: SS-EN ISO 14001:2004: Omcertifieringsrevision EMAS, EG Förordning nr 1221/2009: Granskning av miljöledningssystem och miljöredovisning AvvikelseId: BN1 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Enligt rutin ska aktivitetslistorna följas upp och utvärderas på institutions/enhets nivå innan de lämnas in till miljöenheten. Det kan i dagsläget inte visas att detta sker. På gemensamma förvaltningen gör man inte denna utvärdering. Aktivitetslistorna är ett sätt att bryta ned universitetets övergripande mål på relevanta nivåer. Man behöver därför säkerställa att resultaten utvärderas innan inrapportering sker. Egen rutin och standardkrav efterlevs ej Processen/årscykeln kring institutionernas aktivitetslistor, inklusive uppföljning av dem, har inte varit tydliggjord Instruktionerna och mallen för aktivitetslista är uppdaterad för att tydliggöra uppföljningen. Frågan om uppföljning av aktivitetslistorna var uppe på ledningens genomgång med rektor den 14 november och ledningen ställde sig positiv till att docka ihop uppföljningen av aktivitetslistorna för miljö och hållbar utveckling med institutionernas verksamhetsplaner. Bif. fil: Mall för aktivitetslista inom miljö och hållbar utveckling_ dotx SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post Detta dokument får endast återges i sin helhet, om inte SP i förväg skriftligen SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se godkänt annat.

2 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: BN2 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: IT-enheten, Fastighetsenheten, Serviceenheten Aktivitetslistorna behöver vara mer konkreta map vilka aktiviteter som ska utföras för att nå målen. Om aktiviteterna kräver resurser utöver budget behöver även dessa framgå av aktivitetslistan. Annars räcker det att ange "inom budget". Egen rutin efterlevs ej Att arbeta med aktivitetslistor är ett nytt arbetssätt på universitetet och formerna för detta har inte satt sig inom alla delar av organisationen Aktivitetslisterna på IT-, Fastighet-, Service- samt Utbildningsenheten kommer att arbetas om tillsammans med övriga aktivitetslistor på Gemensamma förvaltning inför I aktivitetslisterna kommer enheternas uppdrag att brytas ner till tydliga aktiviteter och vad som krävs för att nå målet inklusive vem som är ansvarig och vilka resurser som krävs. I aktivitetslistorna kommer det att framgå hur aktiviteterna följs upp och utvärderas på respektive enhets innan de lämnas in till miljöenheten via miljösamordnaren.

3 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: BN3 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Institutionernas/enheternas aktivitetslistor skulle skickas in till miljöenheten i augusti/september, enligt rutin. Följande har inte skickat in sina aktivitetslistor Handelshögskolan, Juridiska institutionen Samhällsvetenskapliga fakulteten, Institutionen för globala studier och Institutionen för Sociologi och arbetsvetenskap Humanistiska fakulteten, Institutionen för kulturvetenskaper, Institutionen för svenska språket Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Institutionen för kost -och idrottsvetenskaper, IKI IT-fakulteten, Tillämpad IT. V.g. redovisa aktivitetslistor med konkreta aktiviteter för att nå målen. Egen rutin och standardkrav efterlevs ej Att arbeta med aktivitetslistor är ett nytt arbetssätt på universitetet och formerna för detta har inte satt sig inom alla delar av organisationen Bifogas. Bif. fil: Juridik_Aktivitetslista inom miljö och hållbar utveckling pdf Aktivitetslista_2015_Svenska.pdf Soc och AV_Aktivitetslista inom miljö och hållbar utveckling 2015.docx Aktivitetslista_ITIT_ dotx Aktivitetslista IKI.docx KUV Aktivitetslista inom miljö och hållbar utveckling rev januari Global studies aktivitetslista inom miljö och hållbar utveckling 2014.

4 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: BN4 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Av 37 aktivitetslistor som har inkommit till Miljöenheten var 14 st.inte fastställda av prefekten. V.g. redovisa aktivitetslistor som har fastställts av prefekt. Egen rutin efterlevs ej Att arbeta med aktivitetslistor är ett nytt arbetssätt på universitetet och formerna för detta har inte satt sig inom alla delar av organisationen Bifogas. Bif. fil: bil 1 Aktivitetslista.pdf Fastställande av aktivitetslista inom miljö och hållbar utveckling FLOV.pdf LIR.pdf Odontologen aktivitetslista 2014.pdf Undertecknad aktivitetslista 2014 kulturvård Mariestad.pdf Handlingsplan för Miljömål Botanhuset fastställd prefekt.pdf socialt arbete.doc JMG.pdf Lundberglab.pdf Aktivitetslista Core Facilities 2014.pdf HSM aktivitetslista 2014.pdf Aktivitetslista Kristineberg.docx Aktivitetslista Miljö och hållbar utveckling_tjärnö doc

5 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: BN5 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Generellt GU - Aktivitetslistorna behöver bli mer konkreta vad gäller vilka aktiviteter som ska genomföras för att nå målen. Samtliga granskade aktivitetslistor vid denna revision behöver bli konkreta vad gäller aktiviteterna. - Resurser behöver anges för belopp som överstiger budget. Om beloppet inte överstiger budget räcker det att skriva "inom budget". - Under revisionen kom det fram på en institution att man inte upplevde att målen i aktivitetslistan var relevanta för verksamheten vilket hade lett till att aktiviteterna var flummige. Man efterfrågade möjligheten att kunna sätta egna mål ut ifrån universitetets övergripande mål. - Ev. kan man minska ned antalet mål så det endast finns mål kvar, som känns relevanta för verksamheten. GU behöver se över samtliga handlingsplaner enligt ovan. Egen rutin och standardkrav efterlevs ej Att arbeta med aktivitetslistor är ett nytt arbetssätt på universitetet och formerna för detta har inte satt sig inom alla delar av organisationen Instruktionerna och mallen för aktivitetslista är uppdaterad för att tydliggöra uppföljningen. Se bifogad mall under BN1. Frågan om uppföljning av aktivitetslistorna var uppe på ledningens genomgång med rektor den 14 /11 och ledningen ställde sig positiv till att docka ihop uppföljningen av aktivitetslistorna för miljö och hållbar utveckling med institutionernas verksamhetsplaner.

6 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: BN6 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för fysik Aktivitetslistorna behöver vara mer konkreta map vilka aktiviteter som ska utföras för att nå målen. Om aktiviteterna kräver resurser utöver budget behöver även dessa framgå av aktivitetslistan. Annars räcker det att ange "inom budget". På fysiken upplevde man att flera mål i aktivitetslistan inte var relevanta för verksamheten. Därmed blir aktiviteterna flummiga, enligt prefekten. Man efterfrågade möjligheten att upprätta egna mål ut ifrån universitetets övergripande mål. Egen rutin och standardkrav efterlevs ej Att arbeta med aktivitetslistor är ett nytt arbetssätt på universitetet och formerna för detta har inte satt sig inom alla delar av organisationen Institutionen upprättar egna mål utifrån universitetets övergripande mål och tar fram en rapporteringsmall baserad på institutionens verksamhet. Bif. fil: Fysik_Åtgärdsplanering Miljörevision2014.pdf

7 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: BN7 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.2] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för fysik Introduktion i hållbar utveckling för nya studenter sker inte i dagsläget på fysiken. Skulle ev. kunna ingå som en del av introduktionen "Att bli fysiker". Endast 4 av 30 anställda på fysiken har gått någon form för miljöutbildning. Den formella kompetensen bland institutionens medarbetare och studenter bedöms inte vara säkerställd. Standarkrav efterlevs ej Att arbeta med aktivitetslistor är ett nytt arbetssätt på universitetet och formerna för detta har inte satt sig inom alla delar av organisationen Institutionen undersöker möjligheten att erbjuda samtliga studenter vid institutionen en introduktion i hållbar utveckling, och inte bara kandidatstudenterna inom fysikprogrammet där kursen Att bli fysiker ges. Under 2015 kommer samtliga laboratorieansvariga med delegation från prefekten att uppmanas delta i miljöutbildning i universitetets regi. På agendan inför institutionsrådets möte den 10 december 2014 ligger ett förslag på beslut att bjuda in representanter från universitetet för att diskutera med institutionens medarbetare om resultatet av universitetets revision och vad vi som institution bör ta till oss. Prefekten undersöker även möjligheten till utbildning av all nyanställd personal vid naturvetenskapliga fakulteten vid ett av vårens prefektråd. Bif. fil: Fysik_Åtgärdsplanering Miljörevision2014.pdf

8 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: BN8 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.5] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Enligt reglerna för Mulitsite-certifiering ska avvikelser som identifieras vid interna revisioner på en institution/enhet delges övriga berörda institutioner/enheter. Detta sker inte i dagsläget. Utöver att det är ett krav är det även en viktig del i förbättringsarbetet i en stor organisation. Att lära av varandra är resursoptimerande Externa revisionsrapporter har sedan tidigare spridits till samtliga fakulteter, medan interna revisionsrapporter främst har spridits mellan institutionerna inom samma fakultet. Detta beror på olika rutiner för interna och externa revisionsrapporter Miljöenheten kommer framöver att skicka ut interna och externa miljörevisionsrapporter varje halvår till representanter på fakulteterna, som i sin tur tar upp det på miljöråd med institutionerna.

9 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: LSt1 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Observation: Avser JMG. Det saknas datum och att aktivitetsplanen är antagen på institutionen. Aktivitetsplanen har inte gjort några uppföljningar under 2014, den beskriver inte heller när den ska följas upp. Detta är en avvikelse därför att: Följer inte egna rutiner eller mallar Att arbeta med aktivitetslistor är ett nytt arbetssätt på universitetet och formerna för detta har inte satt sig inom alla delar av organisationen Bifogas. Bif. fil: JMG.pdf

10 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: LSt2 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Observation: Avser Sociologi och arbetsvetenskap. Aktivitetslistan kan inte visa datum när den antogs eller vem som godkänt den. Detta är en avvikelse därför att: följer inte egna rutiner Att arbeta med aktivitetslistor är ett nytt arbetssätt på universitetet och formerna för detta har inte satt sig inom alla delar av organisationen Fastställd aktivitetslista bifogas. Bif. fil: Soc och AV_Aktivitetslista inom miljö och hållbar utveckling 2015.docx

11 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: LSt3 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Observation: Avser språk och litteratur. Idag finns en handlingsplan istället för den föreslagna aktivitetslistan. Den är från december Det som saknas är en redovisning att handlingsplanen och dess kopplade aktiviteter har följts upp. Enligt institutionen själva så sker redovisning till fakulteten endast på resor, inköp och avfall. Detta är en avvikelse därför att: Uppföljning och redovisning av handlingsplan saknas Att arbeta med aktivitetslistor är ett nytt arbetssätt på universitetet och formerna för detta har inte satt sig inom alla delar av organisationen Den aktuella handlingsplanen skapades av den förra ledningen. Då nu såväl ledning som miljöombud är nya har vi insett att handlingsplanens uppföljning dessvärre tappats. Vi insåg detta under hösten och har nu börjat arbeta på att hitta en ny, förbättrad rutin kring uppföljning. Både gällande själva strukturen på uppföljningen samt över vem/vilka som tar fram underlaget. Vi arbetar för att detta ska vara klart, och förankrat i institutionsrådet, under vårterminen.

12 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: LSt4 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Observation: Utbildningsenheten Aktivitetslistorna behöver vara mer konkreta map. vilka aktiviteter som ska utföras för att nå målen. Om aktiviteterna kräver resurser utöver budget behöver även dessa framgå av aktivitetslistan. Annars räcker det att ange "inom budget". Detta är en avvikelse därför att: Följer inte egna rutiner Att arbeta med aktivitetslistor är ett nytt arbetssätt på universitetet och formerna för detta har inte satt sig inom alla delar av organisationen Aktivitetslisterna på IT-, Fastighet-, Service- samt Utbildningsenheten kommer att arbetas om tillsammans med övriga aktivitetslistor på Gemensamma förvaltning inför I aktivitetslisterna kommer enheternas uppdrag att brytas ner till tydliga aktiviteter och vad som krävs för att nå målet inklusive vem som är ansvarig och vilka resurser som krävs. I aktivitetslistorna kommer det att framgå hur aktiviteterna följs upp och utvärderas på respektive enhets innan de lämnas in till miljöenheten via miljösamordnaren.

13 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: LSt5 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.1] Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Observation: Avser svenska språket. Roller, ansvar och befogenheter är inte genomgångna med miljörepresentant och prefekt. Dokumentet är inte känt för miljörepresentant. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav att roller och ansvar ska vara kommunicerade och egna krav kring att uppföljning av arbetsuppgifter ska ske mellan miljörepresentant och prefekt Prefekten har missat denna lista bland alla dokument Vi har nu gått igenom den och gjort klart rollfördelningen.

14 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: LSt6 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.1] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Observation: Avser Sociologi och arbetsvetenskap. Roller, ansvar och befogenheter som är beskriven i miljöledningssystemet är inte känd hos proprefekt och miljörepresentant. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav, roller, ansvar och befogenheter ska vara kommunicerade Institutionen har missat att ta del av detta dokument Både proprefekt som har ansvar för miljö och hållbar utveckling på delegation från prefekten och miljöombudet har tagit del av de regler som gäller och dokumentet är levande i arbetet med miljö och hållbar utveckling.

15 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: LSt7 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.4] Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Observation: Avser institutionen svenska språk. Det saknas redovisning kring att intern miljörevision har följts upp, avser introduktion. (avser internrevisionsavvikelse miljö som gällde att introduktion, brand och miljö inte har gjorts) Det saknas redovisning kring att uppföljning gjorts av miljö, aktivitetsplanen mm Detta är en avvikelse därför att: Uppföljning och redovisning enligt egna rutiner saknas Hade inga bra rutiner för detta, så det glömdes bort Prefekten har samlat alla dokumentation kring miljö, arbetsmiljö och brandskydd i en GU-BOX som alla miljöombud, arbetsmiljöombud, brandskyddssamordnare och administrativ chef har tillgång till. Varje gång något åtgärdas noterar vi det i en loggfil, så att man kan se vad som gjorts och vem som gjort det. Prefekten har också bestämt att vi stämmer av brandskyddskontroller i samband med de terminsvisa skyddsronderna samt att vi då också går igenom aktivitetslistan och annat som behöver kollas med regelbundenhet. Dokument har utformats med information om brandskyddsregler som alla måste känna till och följa. Alla nyanställda ska fortsättningsvis läsa och kvittera denna information med sin underskrift om att de tagit del av reglerna. Övrig, redan anställd, personal hålls informerad om brandskydd en gång om året på info-möte. GU-BOXen visas gärna upp för den intresserade. Fungerar enligt mitt förmenande väldigt bra.

16 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn1 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.2] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: GU Övergripande. I styrdokument Dnr F8 70/10 "Regler för miljöanpassad kemikaliehantering" anges att all ny personal och alla nya studenter bör få en miljöintroduktion som bl a bör innehålla information om nödläge, avfallshantering, riskbedömningar etc. Det är inte tillräckligt med "bör" enligt standardens krav. Ett flertal andra bra SKALL-krav finns i dokumentet. Detta är en avvikelse därför att organisationen skall säkerställa att varje person som utför uppgifter som kan orsaka sådan miljöpåverkan som organisationen identifierat som betydande har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning eller erfarenhet Standardkravet har inte tillräckligt beaktats när kemikaliereglerna skrevs En revidering av kemikaliereglerna var påbörjad redan innan den externa miljörevisionen. Vi lägger in en ändring till SKALL-krav enligt ovanstående och en ny version av dokumentet kommer att fastställas när övriga revideringar är klara.

17 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn2 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.5] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Kemihuset. En pärm kallad "Rules and Regulations" var inte uppdaterad när det gäller kemikaliehantering mm. Detta är en avvikelse därför att dokument relevanta för verksamheten och certifieringen skall vara uppdaterade Vi har inte kunnat konstatera vad som var fel i detalj t ex vilket rum detta gällde. Senaste versionen av R&R fanns troligen inte tillgänglig på webben Alla laboratorieansvariga uppmanas att kontrollera materialet i Rules and Regulations eller Regler och rutiner i laboratorierna. Vi avser att hänvisa till webben i fortsättningen och enbart ha larmnummer o d i laboratorierna, eftersom materialet speciellt i två språkversioner är alltför omfattande och knappast kan användas effektivt.

18 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn3 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.5] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: De förteckningar av miljöaspekter som finns på Nat Faks hemsida är från 2011 (Kulturvård Mariestad), 2012 (Kemihuset) och 2010 (Lundberglaboratoriet). Enligt dokumentet "Roller och ansvar för miljöledningsarbetet" skall prefekt minst vart 3:e år utvärdera vilka av institutionens miljöaspekter som är betydande. Enligt uppgift finns nyare dokument men de har inte lagts in. Detta är en avvikelse därför att dokument skall vara uppdaterade Uppdateringen av institutionernas aspektlistor på webben har släpat efter i samband med en stor revision av webb-platsen våren Samtliga prefekter och miljösamordnare har fått i uppdrag att uppdatera institutioners aspektlistor under januari 2015 och dessa kommer att publiceras i miljöhandboken.

19 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn4 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Lundberglaboratoriet. Lab nr Det fanns flera omärkta flaskor med okänt innehåll på labbet. Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för kemikaliehantering (Styrdokument Dnr F8 70/10) inte tillämpades Vi har en stor genomströmning av personal av alla kategorier, och orsaken är främst bristande information om våra labrutiner till alla Vi avser att genomföra en bred översyn av våra rutiner på miljö och arbetsmiljöområdet. Detta arbete är redan påbörjat och omfattar alla enheter av Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Vi har också helt nyligen antagit en uppdaterad version av vår regelverk Regler & Rutiner. Detta dokument, som finns tillgängligt både på svenska och engelska, skall nu distribueras till samtliga medarbetare på lab och även publiceras på webben.

20 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn5 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Lundberglaboratoriet. Labbet och ev hela institutionen saknar rutiner för uppmärkning av brukslösningar (eller följer inte den rutin som finns Styrdokument Dnr F8 70/10 sid 5). Detta är en avvikelse därför de egna rutinerna för märkning av "förpackningar" inte följs Vi har en stor genomströmning av personal av alla kategorier, och orsaken är främst bristande information om våra laboratorierutiner till alla Vi avser att genomföra en bred översyn av våra rutiner på miljö och arbetsmiljöområdet. Detta arbete är redan påbörjat och omfattar alla enheter av Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Vi har också helt nyligen antagit en uppdaterad version av vår regelverk Regler & Rutiner. Detta dokument, som finns tillgängligt både på svenska och engelska, skall nu distribueras till samtliga medarbetare på lab och även publiceras på webben.

21 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn6 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Kemihuset. I ett lab hade man förberett lösningar av koncentrerade syror (HCl, HNO3, H2SO4) i mindre flaskor för användning av studenter. Dessa flaskor var märkta med innehåll men inte med farosymboler (frätande). Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för märkning av förpackningar inte tillämpades (se Styrdokument Dnr F8 70/10 sid 5). Se även AFS 2011: Märkningskraven i KIFS 2005:7 10 som citeras i Styrdokument Dnr F8 70/10 sid 5 gäller "De som tillverkar, för in till Sverige och andra som släpper ut en kemisk produkt på marknaden skall,..." vilket inte är tillämpbart. Dessutom bör kemistuderande veta egenskaperna hos t ex salpetersyra. Således är troligen formuleringen i Styrdokumentet att "det inte finns minsta risk för personal eller besökare kan skadas av den omärkta kemikalien" tillämpbar och märkning behöver alltså inte ske. Självklart kan personal och besökare skadas av den märkta kemikalien, så denna formulering i Styrdokumentet avser enbart att risken skulle kunna ökas genom att kemikalien är omärkt Märkning av arbetslösningarna med farosymboler kommer att ske snarast med därför anpassade symboler.

22 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn7 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Kemihuset. Arbetet med riskbedömningar av kemikalier behöver förbättrats. De riskbedömningar som kunde återfinnas var av äldre datum (2006, 2008) eller inte daterad alls. Den typ av riskbedömningar som föreskrivs i Styrdokument Dnr F8 70/10 sid 9, som innefattar både arbetsmiljö och miljö, verkade inte göras. Bevis på detta kunde inte uppvisas. Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för riskbedömning av arbete med kemiska ämnen inte tillämpades fullt ut Lämplig form för riskbedömningarna förefaller inte finnas tillgänglig, utan det upplevs som svårt att göra sådana bedömningar Alla laboratorieansvariga skall uppdatera existerande riskbedömningar och se till att nödvändiga riskbedömningar för verksamheten upprättas, t ex med hjälp av riskbedömningsmodulen i Klara. Det centrala riskhanteringssystemet GURIA som håller på att införas inom GU avses underlätta arbetet med riskbedömningar i framtiden.

23 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn8 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Måleriförrådet. Kemikalielistan som fanns i förrådet var inte helt uppdaterad efter att ett flertal kemikalier flyttats hit. Listan stämde inte heller när det gällde farligheten hos kemikalien "Plastfärg Bort". I listan stod dödskalle och flamma. På förpackningen angavs andreaskors (irriterande). Detta är en avvikelse därför att verksamhetsstyrningen inte fungerade på avsett sätt i detta fall Orsaken till att avvikelsen inträffade var brist i rutinerna för kemikaliehantering. Kemikalier flyttades från ett förråd till ett annat men de fördes inte in i registret samtidigt, utan man tog för givet att samma produkter redan fanns i förrådet Som åtgärd kommer kemikalielistan i måleriförrådet att uppdateras och farligheten av Plastfärg Bort undersökas samt märkas på korrekt sätt.

24 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn9 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Murgården. Frätande kalciumhydroxid och kalciumoxid förvarades utan skydd för regn i ett stort antal tunnor på gården. Det skulle även vara lätt att ta sig in och utföra ett sabotage/skada sig. Förvaringen är klart otillfredsställande. Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för förvaring av hälsoeller miljöfarliga kemiska produkter (enligt styrdokument Dnr F8 70/10 sid 4) inte tillämpades i detta fall Brändkalk (kalciumhydroxid) förvaras i ett antal lockringsfat med gummipackning samt är förseglade med tejp. I fråga om skydd för regn bedöms förvaringen vara tillfredställande men ej i fråga om att utomstående person kan ta sig in och utföra sabotage eller skada sig För att sabotage/skada inte skall ske föreslås i första hand att den förrådsbyggnad som var planerad uppförs. En del av denna byggnad kan då stängas och förses med lås. Alternativt kan förvaringen ske i en container som ställs upp på den plats kalken nu förvaras. I ett första skede bör en inventering göras för att bedöma vad som är användbart för tillverkning av bruk. Det som bedöms vara obrukbart kasseras.

25 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn10 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Snickeriet. En avfallsbehållare avsedd för spån var bristfälligt uppmärkt. Detta kan vara anledningen till att annat än spån låg i behållaren. Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för avfallssortering inte tillämpades fullt ut Avvikelsen uppkom då en skylt hade ramlat av och inte satts upp igen Problemet åtgärdades enkelt genom att en ny skylt sattes dit.

26 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn11 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Murgården. Ett stort antal frätande och irriterande kemiska produkter används i verksamheten t ex kalciumoxid (Nordkalk samt egentillverkning), kalciumhydroxid (egentillverkning), torrbruk (Finja), Mur- och putsbruk (Finja), Kalkbruk fin (Weber) etc. Säkerhetsdatablad saknades på dessa kemiska produkter. Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för kemikaliehantering (Dnr F8 70/10) inte tillämpades i detta avseende Ett antal olika fabrikat av bruk har används i olika projekt och har sedan lagrats i bindemedelsrummet. Dessa produkter är i många fall gamla och bör kasseras. En stor utrensning av dessa produkter har påbörjats För att komma tillrätta med att säkerhetsdatablad saknas så är det lämpligt att i samband med beställning av produkter även införskaffa säkerhetsdatablad. Detta kan ske som en del av rutinerna vid kursplanering. Som en del i kursplaneringens rutiner kan även inventering av lagrade produkter ske för att säkerställa att säkerhetsdatablad finns.

27 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn12 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Riskbedömningar av institutionens kemiska produkter t ex inom målerioch murningsverksamheten var inte gjort enligt rutin Styrdokument Dnr F8 70/10 sid 9 "Riskbedömningar". Både riskerna för skador på personal samt riskerna för skador i miljön skall bedömas. Detta gäller även utsläpp till luft, utsläpp i avlopp, farligt avfall mm. Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för kemikaliehantering inte tillämpades i detta avseende Orsaken till avvikelsen var att man inte hade insett behovet av att utföra riskbedömningar Som åtgärd ska generella riskbedömningar för arbetsmomenten målning och murning utföras där riskerna med de kemiska produkter som används utvärderas. Utöver detta ska studenter informeras om att de ska läsa igenom riskbedömningen innan arbetet påbörjas alternativt göra en egen riskbedömning om det har tillkommit nya kemiska produkter.

28 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: BN9 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.2] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Miljöpolicyn fastställdes Enligt rektor behöver den uppdateras. Exempelvis anser rektor att formuleringen "Göteborgs universitet skall vara ett av de ledande universiteten i Europa" ska ändras till "Göteborgs universitet skall vara ett av de ledande universiteten i världen" AvvikelseId: BN10 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.4] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Under intervju med rektor framkom det att de styrande dokumenten i miljöledningssystemet även borde finnas på engelska för att kunna nå ut till icke-svenskspråkiga medarbetare och studenter

29 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: BN11 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.6] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Under intervju med rektor kom det fram att det vore bra, om det fanns en punkt på ledningens genomgång där man tar ställning till miljöledningssystemets effektivitet (ledningssystemet ska vara "lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt" krav i 4.6). Indirekt utvärders systemets effektivitet, men en avrundande fråga om lämplighet, tillräcklighet och verkningsfullhet skulle kunna belysa frågan på en överordnad nivå AvvikelseId: LSt8 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.1] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Roller, ansvar och befogenheter är inte beskrivna för den gemensamma förvaltningen. Här kan det med fördel beskrivas tex kring uppföljning. På GF så har sektionschef, enhetschef och områdeschefer ansvar för uppföljning av miljöprestanda mm. För uppföljning mål så kan områdeschefer ha ett ansvar kring de beskrivna områden i GUs övergripande mål.

30 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: LSt9 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.3] Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Avser FLOV, svenska språket, språk och litteratur. Institutionerna önskar en återkoppling av insänd redovisning miljöprestanda och även en återkoppling på insända aktivitetslistor. För att bibehålla och öka motivationen i hållbarhetsarbetet så kan en återkoppling som visar på positiv eller negativ trend kring redovisad miljöprestanda öka motivationen till fortsatt arbete. AvvikelseId: LSt10 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.3] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Avser JMG och socialt arbete, verksamheten saknar återkoppling på insänd aktivitetslista. De saknar även en återkoppling på redovisning av miljöprestanda. För att bibehålla och öka motivationen i hållbarhetsarbetet så kan en återkoppling som visar på positiv eller negativ trend kring redovisad miljöprestanda öka motivationen till fortsatt arbete.

31 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: LSt11 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.5] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Avser sociologi och arbetsvetenskap. Verksamheten kan inte hitta dokumentation kring gjorda internrevisioner eller revisionsplan. Det kan vara en fördel att spara dokumentation kring internrevision på ett enhetligt sätt. AvvikelseId: KAn13 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.1] Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Mursalarna. Det var oklart om ph-värdet kan bli för högt i utgående vatten vid renspolning av golv. Detta bör utredas. Enligt uppgift är anläggningen godkänd av kommunen Kommunens byggnadsnämnd ansvarade för anläggningens utformning av spolrännor, slambrun och anslutning till det kommunala ledningsnätet. Information om hur anläggningen skulle användas samt vilka produkter som användes (sand och kalciumhydroxid) har kommunens byggnadsnämnd haft kännedom om och legat till grund för anläggningens utformning. Är osäker på vilket utredningsansvar som åligger brukaren Göteborgs Universitet i denna fråga.

32 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn14 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.2] Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Förbättringförslag på arbetsmiljösidan utanför miljörevisionen dvs ingen miljöavvikelse. Murgården. Arbete med frätande och irriterande ämnen förekommer. Riskbedömning ur arbetsmiljösynpunkt bör genomföras och dokumenteras. Om riskerna är allvarliga bör skriftliga instruktioner för arbetet utarbetas (se AFS 2001:1 7 och 8) som komplement till den information som ges till studenterna idag. Ta gärna in miljöfrågor i instruktionen också eller hänvisa till Styrdokument Dnr F8 70/10. Man kan slutligen gärna låta studenterna underteckna att man tagit del av riskbedömning och instruktioner I utbildningen ingår att tillverka det bruk som används i hantverksmomenten. Bindemedlet som tillverkas är våtsläckt kalk. Ur arbetsmiljöhänsyn finns en stor fördel med detta bindemedel i relation till att köpa konventionellt och färdigt bindemedel. De konventionella bindemedlen består av torr kalciumhydroxid som dammar kraftigt vid brukblandningen. Genom att använda våtsläckt kalk istället undviker man den kraftiga damningen. Emellertid finns det en risk för personskada vid tillverkningen av det våtsläckta bindemedlet. För att motverka att personskada uppstår kan en metodbeskrivning för släckningsprocessen formuleras i text med bilder som steg för steg visar processen. Detta dokument används vid genomgångar av säkerhetsrutiner och kan som förslaget ovan beskriver underteknas av studenten. Släckningen sker i dag i ett särskilt utrymme, släckningsrummet. Genom att hänga upp ett skynke/ draperi kan detta rum avskiljas från gården. Funktionen skulle bli enligt följande: Vid släckning genomförs de aktuella momenten. Därefter lämnar personen rummet och drar för skynket i väntan på att den kemiska reaktionen startar. På detta vis kan personen inte skadas av den värmeånga som utvecklas inte heller av eventuella stänk av kalciumhydroxid. Genom att placera sig utanför skynket kan personen som släcker också tillse att inga andra förbipasserande personer utan skyddsutrustning utsätts för skada.

33 Göteborgs Universitet (33) AvvikelseId: KAn15 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.7] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Kemihuset. Kemikalierum Ett kemikalieskåp som tillhör Chalmers var låset trasigt oc det låg en liggande dunk med isättika i det. Kontakt bör tas med Chalmers för att undvika spill eller utsläpp i kemikalierummet. AvvikelseId: KAn16 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.3] Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Idag förekommer en del avvikelser utan att dessa dokumenteras på avsett sätt (i avvikelsesystemet). I stället dokumenteras avvikelser via sammanställning av mail eller i andra dokument om de ens dokumenteras. Detta innebär bl a att grundorsaksanalys inte görs. Ett nytt avvikelsehanteringssystem håller på att införas. Uppföljning av att avvikelser skrivs och hanteras på ett korrekt sätt görs vid nästa revision Rutiner för avvikelsedokumentation ska upprättas. Personal kommer att utbildas i det nya systemet GURIA för riskanalys, incidentoch avvikelsehantering.