Revision, Falun (Bergvik Skog Öst AB), hösten 2016

Transkript

1 (9) Er referens Moa Ullén Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Bergvik Skog AB Trotzgatan FALUN Revision, Falun (Bergvik Skog Öst AB), hösten 2016 Resultat Revisionen präglades av öppenhet och stort engagemang hos de som deltog och revisionsdagarna har varit väl förberedda. De medarbetare, inklusive skogsentreprenörer och deras anställda, som vi har träffat har över lag varit professionella, öppna och engagerade. Som vi tidigare har lyft fram är det positivt när medarbetare från olika delar och nivåer inom organisationerna deltar under fältrevisionen. Detta är avgörande för att vi skall kunna förstå och utvärdera hur verksamheten är organiserad och styrd. Att personal i ledande befattning är med under revisionerna är också ett tecken på Ledningens engagemang vilket är ett nytt krav i ISOcertifiering och som därmed också kommer bli ett förtydligat krav inom PEFC. Vi är också övertygade om att det är en fördel att personal inom hela organisationen har egen erfarenhet om hur certifiering fungerar och hur externa revisioner genomförs i praktiken. Tyvärr såg vi inte det engagemang vi skulle vilja från BillerudKorsnäs sida då ingen person i chefsbefattning med ansvar för fältverksamheten deltog under revisionsdagarna. Avsaknaden av personal i ledande befattning gör det svårt för oss revisorer att få en helhetsbild av hur verksamheten bedrivs. Inför kommande revisioner räknar vi därför med större uppslutning från BillerudKorsnäs sida. PEFC certifiering av skogsbruk förutsätter att verksamheten bedrivs systematiskt med hjälp av ledningssystem. Detta är särskilt tydligt i den Svenska PEFC-standarden som innehåller specifika krav på ledningssystem medan FSC-standarden innehåller mer indirekta krav på systematik. PEFC certifiering av skogsbruk bygger på särskilda, men ibland överlappande, krav för markägare, Avverkningsorganisationer respektive Skogsentreprenörer. FSC å andra sidan skiljer inte på vem som gör vad utan refererar till alla parter samtidigt under begreppet Skogsbrukaren (på engelska The organisation ). Skillnaderna mellan PEFC och FSC gör att vi utgår från den standard som ställer mest långtgående krav. Exempelvis ställer PEFC krav på ledningssystem med allt vad det innebär medan FSC lägger allt ansvar för att entreprenörer uppfyller relevanta standardkrav på skogsbrukaren (dvs certifikatinnehavaren) och inte på den enskilda entreprenören. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se

2 (9) Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser PEFC SWE 002:3 Skogsstandard 2 Förbättringsmöjligheter Skogsskötselstandarden och miljöstandarden uppfylls i det praktiska genom förvaltarnas verksamhet medan strategiska beslut fattas av Bergvik Skog tex landskapsekologi. Under revisionen på Bergviks huvudkontor följde vi bl. a. upp åtgärderna gällande den förlängda avvikelsen gällande ekologisk landskapsplanering. Utan tvekan har Bergvik lagt mycket kraft, tid och kompetens på att få fram funktionella landskapsplaner. Genom dessa planer har Bergvik nu ett bra verktyg för att kunna prioritera, och motivera, skydd, skötsel, restaurering eller avverkning av skogar med olika ekologiska värden. Efter avklarade fält-revisioner är revisorernas intryck att det praktiska utförandet av olika skogsbruksåtgärder i stort fungerar väl. Bergvik Skogs verksamhet är kontorsverksamhet då skogskötseln bedrivs av BillerudKorsnäs som har ett PEFC certifikat i egenskap av avverkningsorganisation. Bergvik uppfyller den sociala standarden bla genom årliga medarbetarsamtal samt tillgång till företagshälsovård för sina anställda. Användning av certifikat och certifieringsmärken har granskats i revisionen. Inga brister gentemot SP Certifierings regler för användning har identifierats. Företaget använder ej SPs märken. Under årets revision har vi återigen lagt stor vikt vid PEFCs krav på internrevision av ledningssystemet. Som tidigare påpekats är det de interna, och inte de externa, revisionerna som bäst kan driva förbättringsarbetet i rätt riktning. En välfungerande verksamhet skall helst vara helt oberoende av de externa revisionerna som ju bara kan skumma lite på ytan. Även om vi ser en ökad förståelse för våra tidigare påpekanden ser vi ändå ett stort behov av att de interna revisionerna samordnas och effektiviseras så att de verkligen blir det effektiva utvecklingsverktyg som det kan vara. Svårigheterna med att få till en effektiv internrevision grundar sig i att skogsbruket som bedrivs på Bergviks skogsinnehav idag styrs av tre olika miljöledningssystem som alla är individuellt certifierade enligt ISO Omfattningen av respektive ISO-certifikat varierar vilket gör att de externa ISO-revisionerna fokuserar olika mycket på de delar av ledningssystemen som har med skogsbruket att göra. Då PEFC (och FSC) inte bara innehåller miljö-relaterade krav kan det också vara så att sociala aspekter inte alls omfattas av de externa eller interna revisionerna av respektive miljöledningssystem. Både StoraEnso och BillerudKorsnäs har tidigare haft egna Paraplycertifikat för entreprenörscertifiering där de interna revisionerna varit fokuserade på revision av de anslutna entreprenörerna och i mindre utsträckning omfattat den egna organisationen. Vi tror att

3 (9) denna bakgrund är orsaken till att de interna revisionerna främst har formen av uppföljning av utförda åtgärder och mer sällan varit riktad internt mot den egna organisationen.

4 (9) Styrkor Öppen och bra dialog med de som deltagit i revisionen. Personalen är stolt över det man åstadkommit och är inte rädd för att visa upp problem eller exempel på sådant som gått fel. All personal som medverkat har hög kompetens, visar stort engagemang och har initiativförmåga med rätt attityd! Överlag bra traktplanering på alla typer av åtgärder. Maskinförarna ger i de flesta fall traktdirektiven och snitslingen gott betyg. De så kallade vattenkartorna är bra verktyg för både planerarna och maskinförarna för att undvika onödiga körskador. Trots några missar så kan vi konstatera att det är mycket fokus på att öka lövandelen. De besökta avverknings- och skogsvårdslagen var väl medvetna om att löv skall sparas i större utsträckning än tidigare. Flera intervjuade förare och röjare var nöjda med att nu få spara mer löv i både röjning och gallring. Bra dialog mellan maskinlag och planerare. Hög ambition på markberedningen. Högläggning används ofta, både för att få ett bra resultat men också för att undvika skador på forn- och kulturminnen. Duktiga markberedare som är måna om att göra ett bra resultat. T.ex. en trakt där föraren tagit egna initiativ för att skapa lövgynnade områden. Hög kompetens gällande dikesrensning. Väl planerade och utförda trumbyten i värdefulla vatten. Hög kompetens och stort fokus på Risa Rätt. Förbättringsområden Det är oklart vilka avsteg från traktdirektiven som får / inte får göras och vem som skall fatta sådana beslut. Finns exempel på att avverkningsledare fattat beslut om ett helt nytt avlägg och lång skotning som inte fanns med på traktdirektivet. Med nuvarande takt att identifiera och skapa lövdominerade områden kommer det ta flera decennier innan lövmålet är uppnått. Röjning utförs ofta av utländsk arbetskraft men instruktioner på främmande språk saknas. Fortfarande bristande dokumentstyrning hos avverkningsorganisationerna (se tidigare Observation gällande PEFC). Ej enhetlig benämning eller styrning på dokument. Detta är problem som måste hanteras i egenskap av PEFC-certifierad avverkningsorganisation Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt PEFC SWE 002:3 Skogsstandard kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat.

5 (9) Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 5813 PEFC 5813 PEFC Bergvik Skog AB, Bergvik Skog Öst AB, Trotzgatan 25, Falun Bergvik Skog AB, Bergvik Skog Öst AB, Trotzgatan 25, Falun PEFC SWE 002:3 Skogsstandard PEFC SWE 001:3 certifieringssystem för uthålligt skogsbruk Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag ,5 Andreas Renöfält (revisionsledare) PEFC revisionen samordnades med FSC revisionen och den totala omfattningen är större. Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal, granskning av dokument samt fältbesök. Revisionen genomfördes den oktober på Bergvik Skogs huvudkontor i Falun samt den n november på BillerudKorsnäs kontor i Gävle. Avslutande möte hölls den 5 december i Falun. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: Falun (Bergvik Skog Öst AB, Trotzgatan 25). Företaget/organisation företräddes vid revisionen av bl.a. Moa Ullén (Bergvik), Caroline Rothpfeffer (BillerudKorsnäs). Revisionsresultatet (inkl. avvikelser och förbättringsförslag) presenterades för företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns på era sidor på SP System. Några förändringar i företaget/organisationen, som bedöms påverka certifikatets omfattning, har inte konstaterats vid revisionen. Förändringar som påverkar inriktning på kommande revisioner kommenteras under resultat. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på kundwebbplatsen SP System är korrekta. Följande dokument har använts vid PEFC-revisionen: PEFC SWE 001:3 Svenskt PEFC certifieringssystem för uthålligt skogsbruk PEFC SWE 002:3 Svensk PEFC Skogsstandard PEFC ST 2001:2008 PEFC Logo usage Rules - Requirements

6 (9) Certifieringen omfattar skogsbruksareal. Skogsarealen är ha. vilket är en ökning med cirka ha sen ha skogsmark tillkommer ovan den sk SNF-gränsen som inte brukas överhuvudtaget. Planering av kommande revision Giltighetstiden för certifikat 5813 PEFC går ut Nästkommande revision är en omcertifiering. Det kommer antagligen då att finnas en ny utgåva av PEFC standarden och en uppgradering till de nya kraven kommer att vara aktuell vid nästa revision. Vi återkommer om det blir aktuellt med tidtillägget. Avvikelser och förbättringsmöjligheter En avvikelse från 2014 som förra året blev förlängd med ytterligare 12 månader samt den enda avvikelser från 2015 är nu åtgärdade och har därmed stängts. En tidigare Observationer som har att göra med krav på internrevision har i år blivit klassad som en avvikelse.

7 (9) AvvikelseId: LJö1 Kravdokument: PEFC SWE 002:3 Skogsstandard, 001; Bilaga C Ort: Klassning: Mindre Beskrivning: Observation från föregående revision är inte tillräckligt hanterad. Internrevisionen av ledningssystemet / systemen (i egenskap av Skogsägare med egen skogsbruksorganisation) är inte tillräcklig för att ge en heltäckande bild av hur väl de fungerar. T.ex.: Internrevisionen är inte tydligt kopplad till förvaltarnas organisationsstrukturer vilket gör att samtliga processer och relevanta befattningar inte blir internt reviderade. - De interna revisioner som SES och BK genomför är framförallt fokuserade på uppföljning av utförda åtgärder. Detta innebär att man inte får ett tillräckligt helhetsgrepp av de övergripande processerna och framförallt hur överlämningen mellan olika funktioner fungerar. Ledande befattningar med t.ex. ansvar för upphandling av entreprenörstjänster, vägar, etc. verkar inte alls omfattas av internrevision. Även den av BS genomförda internrevision har mest genomförts som uppföljning av krav kopplade till certifieringsavtalen samt de korrigerande åtgärder som förvaltarna vidtagit sedan senaste externa revision. Detta är en avvikelse därför att: Enligt PEFC SWE 001:3, 8.2 är Svenskt PEFC certifieringssystem för uthålligt skogsbruk baserat på användning av ledningssystem och enligt 8.2.1, skall direktcertifierade Skogsägare med egen skogsbruksorganisation ha ett eget Ledningssystemet som minst omfattar delkrav enligt bilaga C Ur bilaga C: Minimikrav för organisationers ledningssystem: Rutin för årlig intern revision av ledningssystemets funktion och rutin för överenskommelse om extern PEFC revision.

8 (9) AvvikelseId: LJö2 Kravdokument: PEFC SWE 002:3 Skogsstandard, 001; Bilaga C Ort: Klassning: Mindre Beskrivning: Ansvar och befogenheter i certifieringsarbetet verkar inte tillräckligt definierade och/eller kommunicerade och det finns indikationer på att det saknas erforderliga resurser. Exakt vad som saknas är svårt att säga men det som är klart är att det finns brister som ledningen måste analysera och åtgärda t.ex.: Internt noterade brister blir inte alltid hanterade av ansvarig personal vilket uppfattas som bristande engagemang och/eller resurser. Avsaknaden av personal med verksamhetsansvar i ledande befattning under revisionen indikerar liknande brister. Detta gör att Ledningens engagemang är svår att bedöma under revisionen samt att det varit svårt att revidera hela ledningssystemet då personal med ledningsfunktion ej deltog. Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: PEFC SWE 002:3 Skogsstandard Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 001; Bilaga C LJö1, LJö2 2 Summa: Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i kundwebbplatsen SP System och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering

9 (9) Signature_1 Lena Jönsson