Revision, Falun (Bergvik Skog Väst AB), Hösten 2016

Transkript

1 (7) Er referens Moa Ullén Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Bergvik Skog AB Trotzgatan FALUN Revision, Falun (Bergvik Skog Väst AB), Hösten 2016 Resultat Revisionen präglades av öppenhet och stort engagemang hos de som deltog och revisionsdagarna har varit väl förberedda. De medarbetare, inklusive skogsentreprenörer och deras anställda, som vi har träffat har över lag varit professionella, öppna och engagerade. Som vi tidigare har lyft fram är det positivt när medarbetare från olika delar och "nivåer" inom organisationerna deltar under fältrevisionen. Detta är avgörande för att vi skall kunna förstå och utvärdera hur verksamheten är organiserad och styrd. Att personal i ledande befattning är med under revisionerna är också ett tecken på "Ledningens engagemang" vilket är ett nytt krav i ISOcertifiering och som därmed också kommer bli ett förtydligat krav inom PEFC. Vi är också övertygade om att det är en fördel att personal inom hela organisationen har egen erfarenhet om hur certifiering fungerar och hur externa revisioner genomförs i praktiken. PEFC certifiering av skogsbruk förutsätter att verksamheten bedrivs systematiskt med hjälp av ledningssystem. Detta är särskilt tydligt i den Svenska PEFC-standarden som innehåller specifika krav på ledningssystem medan FSC-standarden innehåller mer indirekta krav på systematik. PEFC certifiering av skogsbruk bygger på särskilda, men ibland överlappande, krav för "markägare", "Avverkningsorganisationer" respektive "Skogsentreprenörer". FSC å andra sidan skiljer inte på "vem som gör vad" utan refererar till alla parter samtidigt under begreppet "Skogsbrukaren" (på engelska "The organisation"). Skillnaderna mellan PEFC och FSC gör att vi utgår från den standard som ställer mest långtgående krav. Exempelvis ställer PEFC krav på ledningssystem med allt vad det innebär medan FSC lägger allt ansvar för att entreprenörer uppfyller relevanta standardkrav på "skogsbrukaren" (dvs certifikatinnehavaren) och inte på den enskilda entreprenören. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se

2 (7) Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser PEFC SWE 002:3 Skogsstandard 1 Förbättringsmöjligheter Skogsskötselstandarden och miljöstandarden uppfylls i det praktiska genom förvaltarnas verksamhet medan strategiska beslut fattas av Bergvik Skog tex beslut om avverkningsnivåer, upplåtelse av mark till vindkraft, prioritering av avsättningar och annan landskapsekologisk planering. Under revisionen på Bergviks huvudkontor följde vi bl. a. upp åtgärderna gällande den "förlängda" avvikelsen gällande ekologisk landskapsplanering. Utan tvekan har Bergvik lagt mycket kraft, tid och kompetens på att få fram funktionella landskapsplaner. Genom dessa planer har Bergvik nu ett bra verktyg för att kunna prioritera, och motivera, skydd, skötsel, restaurering eller avverkning av skogar med olika ekologiska värden. Att dessutom ökat tillgången på specialistkompetens genom de fem nya ekologtjänsterna inom BSV, gör att vi utan tvekan anser att standardens krav på landskapsekologiskt grundat skogsbruk är väl uppfyllda. Efter avklarade fält-revisioner är revisorernas intryck att det praktiska utförandet av olika skogsbruksåtgärder i stort fungerar väl. Bergvik Skogs verksamhet är kontorsverksamhet då skogskötseln bedrivs av StoraEnso Skog som har ett PEFC certifikat i egenskap av avverkningsorganisation. Bergvik uppfyller den sociala standarden bla genom årliga medarbetarsamtal och tillgång till företagshälsovård för sina anställda. Användning av certifikat och certifieringsmärken har granskats i revisionen. Inga brister gentemot SP Certifierings regler för användning har identifierats. SPs märken används ej. Under årets revision har vi återigen lagt stor vikt vid PEFCs krav på internrevision av ledningssystemet. Som tidigare påpekats är det de interna, och inte de externa, revisionerna som bäst kan driva förbättringsarbetet i rätt riktning. En välfungerande verksamhet skall helst vara helt oberoende av de externa revisionerna som ju bara kan "skumma lite på ytan". Även om vi ser en ökad förståelse för våra tidigare påpekanden ser vi ändå ett stort behov av att de interna revisionerna samordnas och effektiviseras så att de verkligen blir det effektiva utvecklingsverktyg som det kan vara. Svårigheterna med att få till en effektiv internrevision grundar sig i att skogsbruket som bedrivs på Bergviks skogsinnehav idag styrs av tre olika "miljöledningssystem" som alla är individuellt certifierade enligt ISO Omfattningen av respektive ISO-certifikat varierar vilket gör att de externa ISO-revisionerna fokuserar olika mycket på de delar av ledningssystemen som har med skogsbruket att göra. Då PEFC (och FSC) inte bara innehåller miljö-relaterade krav kan det också vara så att sociala aspekter inte alls omfattas av de externa eller interna revisionerna av respektive miljöledningssystem. Både StoraEnso och BillerudKorsnäs har tidigare haft egna "Paraply-

3 (7) certifikat" för entreprenörscertifiering där de interna revisionerna varit fokuserade på "revision" av de anslutna entreprenörerna och i mindre utsträckning omfattat den egna organisationen. Vi tror att denna bakgrund är orsaken till att de interna revisionerna främst har formen av "uppföljning" av utförda åtgärder och mer sällan varit riktad internt mot den egna organisationen Styrkor Öppen och bra dialog med de som deltagit i revisionen. Personalen är stolt över det man åstadkommit och är inte rädd för att visa upp problem eller exempel på sådant som gått fel. All personal som medverkat har hög kompetens, visar stort engagemang och har initiativförmåga med rätt attityd! Överlag bra traktplanering på alla typer av åtgärder. Maskinförarna ger i de flesta fall traktdirektiven och snitslingen gott betyg. De så kallade vattenkartorna är bra verktyg för både planerarna och maskinförarna för att undvika onödiga körskador. Trots några missar så kan vi konstatera att det är mycket fokus på att öka lövandelen. De besökta avverknings- och skogsvårdslagen var väl medvetna om att löv skall sparas i större utsträckning än tidigare. Flera intervjuade förare och röjare var nöjda med att nu få spara mer löv i både röjning och gallring. Fältpersonalen i Ockelbo visade mycket god kunskap om gödslingens risker och hur man bäst planerar och utför gödsling. SES verkar ha bra nivå på för-röjningen, den får överlag gott betyg av maskinlagen. Checklistan som används vid upphandling av skogsvårdsentreprenörer är väl genomtänkt och användbar för både SES personal och facket. Facket utrycker att SES har god personalpolitik. Stort fokus på arbetsmiljö och säkerhet. Mycket noggranna och väldokumenterade skyddsronder på egna lag. Bör definitivt kunna spridas till entreprenörer. Mycket god relation mellan produktionsledare och egna lag: Victoria är den bästa chef vi haft Bra samarbete med SEBAB och proffsiga GROT-entreprenörer. Mycket positivt med en så stor satsning på naturvårdssidan med fem nya ekologtjänster. Förbättringsområden Hos en röjarentreprenör (Skogsköp i Ockelbo) jobbar två litauer på egen hand. Dessa båda följer inte instruktionen om att lämna minst 10 % löv i ungskogsröjning (sista). De båda röjarna har jobbat tidigare säsonger men inte de senaste två då stort fokus varit på lövandel. Hade vi sett fler exempel på att röjningar inte har tillräckligt med löv vore detta är en upprepning av de problem som legat till grund för avvikelse nr SBB 2 från 2014 och skulle alltså kunna ligga till grund för suspendering. Nu anser vi dock att det, trots förbättringsmöjligheter, är stort fokus på detta och att de interna uppföljningarna är bra och troligen fångar upp de brister som kan finnas kvar. Vi kommer dock ha fortsatt fokus på frågan och risken är mycket stor för suspendering om vi ser fortsatta brister vid nästa revision. Programmet för att byta ut felaktiva vägtrummor har kommit igång men endast i begränsad omfattning. Upphandlingsrutiner av skogsvårdstjänster är systematiskt införd men motsvarande rutiner saknas för upphandling av avverkningstjänster.

4 (7) Det nya systemet för att registrera kompetens och genomförda utbildningar, SAP, anses inte vara särskilt funktionellt. Systemet uppfattas som alltför komplicerat att jobba med vilket sägs vara besvärande för organisationen. Planeringsbehovet i Ljusdal har ökat med ca 20% men man har inte fått utökade resurser för planeringen. Planerarna upplever att det inte tillsätts tillräckligt med resurser för planeringen. Enligt uppgift saknas samlad information om husbehovstäkter vilket gör att det finns en risk att miljöbalkens krav på Anmälan om samråd (12 kap 6 Miljöbalken) inte följs. Texten på traktskyltar är inte permanent utan bleks och blir oläsbar. Detta problem är generellt och bör rättas till. Traktskylt saknas ibland helt. Det saknas systematik hos både vägentreprenörerna och SES för att följa upp vilka SESutbildningar som personalen hos gräventreprenörer har gått. Gräventreprenörer som utför dikesrensning skall ha relevant SYN-utbildning och vara certifierade för att utföra sådant arbete. Detta kommer vi följa upp under nästa revision. 200-metersregeln som den är skriven i handboken uppfyller inte syftet att lämna en trädgrupp / 3 ha. (avståndet mellan hyggeskant och trädgrupp bör vara max 100 m medan avståndet mellan grupper kan vara 200 m.) Nytt bufferverktyg för att placera trädgrupper är testat i Ljusdal vilket kan underlätta för maskinlagen. Dock är det viktigt att hela 3 hacirklarna placeras innanför traktgränsen. Fortfarande bristande dokumentstyrning hos avverkningsorganisationerna (se tidigare Observation gällande PEFC). Ej enhetlig benämning eller styrning på dokument. Detta är problem som måste hanteras i egenskap av PEFC-certifierad avverkningsorganisation. Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt PEFC SWE 002:3 Skogsstandard kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 5790 PEFC 5790 PEFC Bergvik Skog AB, Bergvik Skog Väst AB, Trotzgatan 25, Falun Bergvik Skog AB, Bergvik Skog Väst AB, Trotzgatan 25, Falun PEFC SWE 002:3 Skogsstandard PEFC SWE 001:3 Certifieringssystem för uthålligt skogsbruk Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering

5 (7) Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag ,5 Andreas Renöfält (revisionsledare) PEFC revisionen samordnades med FSC revisionen och den totala omfattningen är större. Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal, granskning av dokument samt fältbesök. Revisionen genomfördes den september i Ockelbo, oktober på Bergvik Skogs huvudkontor i Falun samt den 1-4 november i Sveg. Avslutande möte hölls den 5 december i Falun. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: Falun (Bergvik Skog Väst AB, Trotzgatan 25) samt StoraEnso Skog kontor i Ockelbo, Sveg och Ljusdal och omkringliggande skogar. Företaget/organisation företräddes vid revisionen av bl.a. Moa Ullén (Bergvik) och Johan Bjernulf (StoraEnso Skog). Revisionsresultatet (inkl. avvikelser och förbättringsförslag) presenterades för företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns på era sidor på SP System. Några förändringar i företaget/organisationen, som bedöms påverka certifikatets omfattning, har inte konstaterats vid revisionen. Förändringar som påverkar inriktning på kommande revisioner kommenteras under resultat. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på kundwebbplatsen SP System är korrekta. Följande dokument har använts vid PEFC-revisionen: PEFC SWE 001:3 Svenskt PEFC certifieringssystem för uthålligt skogsbruk PEFC SWE 002:3 Svensk PEFC Skogsstandard PEFC ST 2001:2008 PEFC Logo usage Rules - Requirements Certifieringen omfattar skogsbruksareal. Skogsarealen är ha, vilket är en minskning med cirka ha sedan ha skogsmark, som inte brukas överhuvudtaget, tillkommer ovan den sk SNF-gränsen. Planering av kommande revision Giltighetstiden för certifikat 5790 PEFC går ut Nästkommande revision är en omcertifiering. Då har det troligen utkommit en ny utgåva av PEFC standarden och en

6 (7) uppgradering till de nya kraven kommer då att vara aktuell. Vi återkommer om revisionstiden ev behöver utökas något som en följd av uppgraderingen. Avvikelser och förbättringsmöjligheter En avvikelse från 2014 som förra året blev förlängd med ytterligare 12 månader samt den enda avvikelser från 2015 är nu åtgärdade och har därmed stängts. En tidigare Observationer som har att göra med krav på internrevision har i år blivit klassad som en avvikelse AvvikelseId: LJö1 Klassning: Mindre Kravdokument: PEFC SWE 002:3 Skogsstandard, 001; Bilaga C Ort: Beskrivning: Observation från föregående revision är inte tillräckligt hanterad. Internrevisionen av ledningssystemet / systemen (i egenskap av Skogsägare med egen skogsbruksorganisation) är inte tillräcklig för att ge en heltäckande bild av hur väl de fungerar. T.ex.: Internrevisionen är inte tydligt kopplad till förvaltarnas organisationsstrukturer vilket gör att samtliga processer och relevanta befattningar inte blir internt reviderade. - De interna revisioner som SES och BK genomför är framförallt fokuserade på uppföljning av utförda åtgärder. Detta innebär att man inte får ett tillräckligt helhetsgrepp av de övergripande processerna och framförallt hur överlämningen mellan olika funktioner fungerar. Ledande befattningar med t.ex. ansvar för upphandling av entreprenörstjänster, vägar, etc. verkar inte alls omfattas av internrevision. Även den av BS genomförda internrevision har mest genomförts som uppföljning av krav kopplade till certifieringsavtalen samt de korrigerande åtgärder som förvaltarna vidtagit sedan senaste externa revision. Detta är en avvikelse därför att: Enligt PEFC SWE 001:3, 8.2 är Svenskt PEFC certifieringssystem för uthålligt skogsbruk baserat på användning av ledningssystem och enligt 8.2.1, skall direktcertifierade Skogsägare med egen skogsbruksorganisation ha ett eget Ledningssystemet som minst omfattar delkrav enligt bilaga C Ur bilaga C: Minimikrav för organisationers ledningssystem: Rutin för årlig intern revision av ledningssystemets funktion och rutin för överenskommelse om extern PEFC revision. Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: PEFC SWE 002:3 Skogsstandard Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 001; Bilaga C LJö1 1 Summa: 0 1 0

7 (7) Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i kundwebbplatsen SP System och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Signature_1 Lena Jönsson