Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser PEFC SWE 002:3 Skogsstandard

Transkript

1 (7) Er referens Sofia Lilja Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Bergvik Skog AB Trotzgatan FALUN Revision, Bergvik Skog Öst AB, Resultat Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser PEFC SWE 002:3 Skogsstandard Förbättringsmöjligheter 1 3 Totala antalet: Revisionsteamets intryck efter avklarad revision är att det praktiska utförandet av olika skogsbruksåtgärder i stort fungerar mycket väl! Det är dock viktigt att det arbete som har påbörjats för att stärka systematiken kring styrning, kontroll (internrevision), analys och återkoppling fortsätter och fördjupas. Efter förra årets externa revision skrev vi: Mycket fokus läggs idag på uppföljning av genomförda åtgärder men detta kan inte ersätta behovet av internrevision. Vissa av de avvikelser vi har noterat hade ganska enkelt kunnat identifieras vid en självkritisk internrevision. Med utbildade och relativt fristående internrevisorer, välplanerade interna revisioner och med ledningens noggranna analys av resultatet kommer den interna förbättringscykeln kunna bli mycket effektivare än de ytliga externa revisioner som vi genomför. Sedan förra revisionen har Bergvik nu även definierat de verksamheter som årligen skall omfattas av uppföljning och hur detta görs. Men Bergvik har inte presenterat några nyckeltal som möjliggör årlig analys av i vilken riktning skogsbruket utvecklas (på ISO-språk kallas detta prestanda ). Det vi fortsatt vill poängtera är att det är resultaten från de egna uppföljningarna och de interna revisionerna som bäst lämpas för analys och därmed också för att driva utvecklingen i en positiv riktning. Revisionsteamet, som i år bestod av två revisorer, har bedömt skogsbruksverksamheten som bedrivs inom BSÖs skogsinnehav utifrån dokumentation, fältbesök och intervjuer. Revisionerna kunde genomföras enligt de kommunicerade tidplanerna. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se

2 (7) Revisionen präglades av öppenhet och stort engagemang och revisionsdagarna har i stort sett varit väl förberedda. Tidplanerna innehåller viktig information som måste kommuniceras till berörd personal för att dessa skall kunna förbereda bl.a. urval av lämpliga fältobjekt. Detta har dock inte fungerat som tänkt under revisionen av BSÖ. Användning av certifikat och certifieringsmärken har granskats i revisionen och visar att Bergvik Skog inte använder märken och certifikat, endast certifikatsnummer samt rapport från 2014 års revision finns publicerade på Bergvik Skogs hemsida. Vid årets internrevision har Bergvik delvis deltagit vid förvaltarnas interna revisioner. Detta tycker och tror vi är ett bra sätt för att komplettera de interna revisionerna men Bergvik har varken varit med vid planeringen av förvaltarnas internrevision eller bett om att få ta del av deras sammanlagda revisionsresultat. Vi har fortfarande intrycket av att de internrevisioner som genomförs av förvaltarna hittills främst varit inriktade på uppföljning av utförda skogsbruksåtgärder samt valda delar av de krav som ställs på skogsentreprenörer. Fokusområden verkar i stort sett enbart styras utifrån en riskbedömning som baseras på kända problemområden. Med detta upplägg riskerar vissa delar av ledningssystemen att inte omfattas av internrevisionen. Därmed finns alltså en risk att man inte skaffar sig en egen bild av hur väl hela PEFC (och FSC) standarden uppfylls utan att man förlitar sig på att de eventuella brister som finns uppdagas vid de externa revisionerna. Förra årets avvikelse är stängd med se även förbättringsförslag. Styrkor och förbättringsområden + Mycket bra rutiner och tänk gällande ensamarbete / hemkomst-kontroll för Billerud och Korsnäs personal som bör kunna spridas till entreprenörer. + Överlag bra traktplanering på alla typer av åtgärder. Maskinförarna ger i de flesta fall traktdirektiven och snitslingen gott betyg. + Noggrann och professionell hantering av extern information om förekomster av rödlistade arter. - Systematik en brister i hur resultaten från SESs och BSs olika uppföljningar analyseras och kommuniceras för att utnyttja uppföljningsresultaten så effektivt som möjligt. - Bergvik har infört nytt system för att säkerställa att förvaltarnas egna instruktioner är i linje med de egna riktlinjerna. Dock saknas uppsatta tidsramar för när förvaltarnas instruktioner skall vara uppdaterade vilket kan innebära en risk för att korrigerande åtgärder inte blir vidtagna i tid för att en CAR skall kunna stängas inom 12 månader. I uppdaterade riktlinjer framgår inte vilka ändringar som gjorts jämfört med tidigare version vilket försvårar kommunikation. Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt PEFC SWE 001:3, 002:3 Skogsstandard kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat.

3 (7) Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 5813 PEFC Bergvik Skog AB, Bergvik Skog Öst AB, Trotzgatan 25, Falun PEFC SWE 002:3 Skogsstandard PEFC SWE 001:3 Skogsstandard Uppföljande revision Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag ,5 Andreas Renöfält (revisionsledare) PEFC revisionen samordnades med FSC revision och den totala omfattningen är större. Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: Falun (Bergvik Skog AB), kontoret i Mora (Billerud Korsnäs) med omliggande skogar; region Dala-Hälsinge. Företaget/organisation företräddes vid revisionen av bl.a. Lars-Erik Wigert (Bergvik), Caroline Rothpfeffer (Billerud Korsnäs). Revisionsresultatet (inkl. avvikelser och förbättringsförslag) presenterades för företaget vid det avslutande mötet den 26 november Revisionsrapporten återfinns på era sidor på SP System. Några förändringar i företaget/organisationen, som bedöms påverka certifikatets omfattning, har inte konstaterats vid revisionen. Förändringar som påverkar inriktning på kommande revisioner kommenteras under resultat. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på kundwebbplatsen SP System är korrekta. Följande dokument har använts vid PEFC-revisionen: Svenskt PEFC certifieringssystem för uthålligt skogsbruk PEFC SWE 001:3 Svensk PEFC Skogsstandard PEFC SWE 002:3 PEFC ST 2001:2008 second edition PEFC Logo usage Rules - Requirements Certifieringen omfattar skogsbruksareal. Skogsarealen är ca ha.

4 (7) Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till oktober 2016.

5 (7) Avvikelser och förbättringsmöjligheter Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att alla utom en (SBB1) är tillfredsställande åtgärdade. Den plan som redovisades som åtgärd har dock följts och arbete fortlöper som planerat. Till exempel har Bergvik utökat personalen på huvudkontoret med en ekolog som har en doktorsexamen i biologi och som arbetar heltid för att utveckla en reviderad naturvårdsstrategi som även grundas på landskapsekologi. Bergvik är fast besluten att uppfylla standardens syften och har gjort betydande framsteg på relativt kort tid: 87 separata landskap har identifierats över hela Bergviks skogsinnehav och olika metoder för bristanalys håller nu på att testas. Men ytterligare arbetet återstår att göra innan det kan verifieras att Bergviks skogar förvaltas utifrån ett landskapsekologiskt perspektiv. De ansträngningar och framsteg som Bergvik gjort är noterade och även om detta arbete inte förväntas någonsin bli till fullo "slutfört" har en förlängning beviljats för att möjliggöra Bergvik att utveckla, besluta och tillämpa en landskapsekologisk strategi för sitt skogsbruk. Avvikelsen skrevs om till ny avvikelse då effekten och fullföljandet av planen behöver följas upp vid nästa revision. AvvikelseId: LJö1 Klassning: Mindre Kravdokument: PEFC SWE 002:3 Skogsstandard, 4.1 Ort: Falun (Bergvik Skog Öst AB, Trotzgatan 25) Beskrivning: Avvikelse SBB 1 från föregående revision är ej fullt ut åtgärdad, åtgärderna pågår dock enligt den plan som redovisades som svar på avvikelsen. BSÖ har inte kunnat visa att skogsbruket planeras i ett landskapsekologiskt perspektiv. Det saknas definierade ekologiska landskap och bristanalyser BSÖ. Detta är en avvikelse därför att: All skoglig planering bör ingå i ett landskapsekologiskt sammanhang. För större markägare ska planeringen inkludera en bristanalys, eller liknande genomgång, där man jämför dagens omfattning och fördelning av substrat och miljöer med den omfattning och fördelning som borde finnas för att skapa förutsättningar för arternas överlevnad.

6 (7) AvvikelseId: LJö2 Kravdokument: PEFC SWE 002:3 Skogsstandard, 001; Bilaga C Ort: Falun (Bergvik Skog Öst AB, Trotzgatan 25) Klassning: Förbättringsmöjligheter Beskrivning: Det saknas enhetlig dokumentstyrning inom Billerud Korsnäs. Styrande dokument benämns olika och är inte styrda så att version och ansvarig person framgår. Till exempel på diverse rutiner och blanketter framgår inte datum, version eller vem som godkänt dokumentet. AvvikelseId: LJö3 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: PEFC SWE 002:3 Skogsstandard, 001; Bilaga C Ort: Beskrivning: Internrevisionen för ISO14001 har hittills inte planerats så att hela ledningssystemet för PEFC- (och FSC) standarderna täcks in under certifikatperioden och i resultatet är det inte tydligt hur ledningssystemets funktion i respektive gren inom BSÖ respektive BSV har utvärderats. Internrevisionen kan ytterligare utvecklas så att det blir tydligt hur ledningssystemets funktion i respektive gren inom BSÖ respektive BSV utvärderas och att det säkerställer att hela standarden (PEFC) täcks in. Eftersom varken BK eller SES själva har säkerställt att hela standarden följs upp vid internrevisioner blir det ännu viktigare att ta ett helhetsgrepp på ledningssystemet. AvvikelseId: LJö4 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: PEFC SWE 002:3 Skogsstandard, 001; Bilaga C Ort: Beskrivning: Synpunkter har framförts av personal inom förvaltarens organisation som tyder på att kommunikationen mellan huvudkontoret och regionkontoren kan förbättras. I synnerhet vad gäller förankring av resursbehov, styrning, utbildning och återkoppling i samband med införande av nya arbetsuppgifter. Till exempel planen för att samtliga entreprenörer skall besökas i fält genomförts inte som tänkt under Inga särskilda resurser har tillsatts och det saknas dokumenterad analys av behovet av extra resurser (extra personal, kostnad för utbildning etc).

7 (7) Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: PEFC SWE 002:3 Skogsstandard Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.1 LJö ; Bilaga C LJö2, LJö3, LJö4 3 Summa: Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i kundwebbplatsen SP System och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Signature_1 Lena Jönsson