Revisionsrapport. DEL1: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER - REVISION Företag: Moelven Skog AB Certifikatnr: , , , 26472

Transkript

1 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 1 av 5 DEL1: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER - REVISION Företag: Moelven Skog AB Certifikatnr: , , , Revisionskriterium: PEFC ST 2002:2010 Chain of custody Revisionsdatum: of forest based products, SS-EN ISO 9001:2008, SS-EN ISO 14001:2004, Svenskt PEFC certifieringssystem för uthålligt skogsbruk SWE 001:3 + SWE 002:3 Aktivitet Uppföljande revision nr: 2 Dokumentgranskning ingår Reviderad(e) plats(er) och skift Revisionens mål och omfattning Företagsdokumentation som denna revision grundas på(manual, osv.) Enligt bifogad revisionsplan Enligt bifogad revisionsplan Miljö- och Kvalitetshandbok för Moelven Skog AB med underliggande dokument Revisionsledare Jörgen Hedeås Revisionsdag(ar): 4 Preliminärt datum för nästa revision (plats(er), skift och processer) Revision spårbarhet Förgranskning ledningssystem 2014 v.34 Omcertifiering skogsbruksdelen DEL 2: REVISIONSLEDARENS REKOMMENDATION 3 mindre avvikelser konstaterades vid revisionen. Fortsatt certifikatinnehav/certifiering rekommenderas efter det att handlingsplan inkommit och accepterats. Handlingsplan inklusive orsaksanalys skall vara oss tillhanda inom 30 kalenderdagar räknat från det avslutande mötet. Korrigerande åtgärder ska genomföras inom 90 dagar från avslutande mötet. DEL 3: REVISIONSTEAMETS SAMMANFATTNING AV REVISIONENS RESULTAT OCH IDENTIFIERADE OMRÅDEN FÖR FÖRBÄTTRING Ledningsfunktioner Ledningssystemet är ej tillräckligt uppdaterat utifrån företagets nuvarande verksamhet. (JRH 1) Ett strukturerat och förankrat arbete pågår nu med processkartläggningar som lämpligen blir underlag till ett modernare verksamhetssystem för företaget. Strategi och måldokument har nyligen tagits fram med strukturerade och bra nyckeltalsuppföljningar. Detta sker både funktionsvis och på olika nivåer. Mycket bra exempel förevisades under revisionen. Företaget har enligt ovanstående bra förutsättningar att utveckla ett företagsanpassat och effektivt verksamhetssystem. Kommunikationen och kännedomen företagets miljö- och kvalitetsmål är bristande i organisationen. Planeringen, genomförandet och uppföljningen av virkesflödena sker också på ett strukturerat och effektivt sätt och är en del av de ovanstående nyckeltalsuppföljningarna. De vid revisionen granskade virkesflödena visade inga problem med gränssnitten mellan de olika leden i företaget. Kvalitets- och miljökrav på logistikföretagen samt uppföljningen av dessa kommer att granskas vid nästa revision av skogsbruksdelen i företaget. Ett grönt bokslut för utförda skogsbruksåtgärder finns sammanställt. Det skulle kunna kompletteras med kvalitetsuppföljningarna och även redovisas per distrikt. Avvikelse- och förbättringsarbetet behöver fortfarande stärkas upp. Ledningens genomgång är genomförd enligt rutin och är bra dokumenterad. Denna skulle i högre grad kunna integreras med de ordinarie ledningsmötena. Utvärdering av lagefterlevnaden sker även vid detta möte. Företagets organisation verkar nu vara väl inarbetad. Inga tveksamheter om funktionernas ansvar, befogenheter och gränssnitt uppdagades under revisionen. Däremot var dokumentationen av funktionsbeskrivningarna ej helt uppdaterade vid revisionstillfället.(jrh 2) Ett föredömlig arbete pågår med att utveckla företagets arbetssätt för minimering av markskador i de skogsbruksobjekt

2 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 2 av 5 som företaget utför. Alla berörda medarbetare och entreprenörer har genomfört och/eller kommer att delta i kurser angående detta. Beslut har tagits av företagsledningen att en ökad satsning på certifiering av skogsägare skall ske. En lättillgänglig rutin, med dokument för avtalsteckning och informationsmateria, finns för detta genom det delägda företaget Skogscertifiering Prosilva. Det råder en bristande kännedom om kravet från Prosilva att om skogsägaren inte har en grön plan vid avtalstecknandet så skall det finnas en beställning av sådan plan. Företaget behöver inventera vilka resurser som kan finnas tillgängliga för produktion av målklassade skogsbruksplaner i samband med ökat avtalstecknande för certifiering. Distriktsledning Östra Värmland, Örebro, Skaraborg, Inköpskontoret Lindesberg Distriktsledning Norra Värmland, Inköpskontoret Ekshärad Virkesköparna har hela ansvaret för flödet från kontakt med skogsägaren till virke vid väg eller slutfört skogsvårdsuppdrag. Virkesvolymerna planeras och följs upp gemensamt i teamet med distriktschef och logistikfunktionen. Distriktcheferna har ansvaret för avtalstecknande, uppföljning av- och affärsutvecklingssamtal med skogsentreprenörerna. Bra löpande uppföljningar görs av apteringsutfall. Dokumentation finns nu över entreprenörernas certifieringsstatus. Dokumentation finns även över medarbetarnas utbildningar och erfarenheter. Utbildningsinsatser pågår för minimering av körskador. Några har redan gått kursen Rätt metod och alla skall gå Drivning vid vatten. Medarbetarsamtal och målsamtal hålls regelbundet och upplevs positivt av de tillfrågade. De vid revisionen granskade skogsbruksåtgärderna hade bra traktdirektiv med i vissa fall föreslagen särskild miljöhänsyn. Återrapportering av traktdirektiven från entreprenörerna fungerar nu bättre. Bra kännedom fanns om behovet av riskanalys vid köp av leveransvirke. Virkesköparna köper virke enbart direkt av skogsägare. Inköp från andra än direkt från skogsägare sköts av företagsledningen och granskas vid spårbarhetsrevisionen i december. Det finns exempel på bristande kunskap om PEFC standardens krav på antal naturvärdesträd och andel död ved vid avverkningar. 6 skogsbruksåtgärder och 1 entreprenör besöktes under revisionen. Bra traktdirektiv fanns för alla. I huvudsak var det mycket bra kvalitetsutfall och miljöhänsyn. I ett objekt var det brist på naturvärdesträd och nyskapad död ved. (JRH 1) I en gallring, där även entreprenören befann sig, kunde lövinslaget prioriteras bättre. I övrigt var det bra kvalitets- och miljöutfall i objektet. DEL 4: UTTALANDE OM TILLFÖRLITLIGHETEN HOS DE INTERNA REVISIONERNA Processen för interna revisioner behöver utvecklas så att företagsledningen får bättre nytta av den. Företagsledningen bör även delta i den årliga planeringe av revisionerna vilka med fördel kan fokusera på utvalda områden. Rutinen för interna revisioner har ej uppdaterats till nuvarande organisation och har ej omfattat lednings- och stabsfunktioner på flera år. (JRH 2) Företaget borde köpa in en kurs i intern revision där även flera än internrevisorerna skulle ha bra nytta av i sitt ordinarie arbete.

3 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 3 av 5 DEL 5: IAKTTAGELSER (INTERTEKS) Se bifogade iakttagelser Stor avvikelse konstaterad Stor avvikelse avhjälpt Mindre avvikelse konstaterad Mindre avvikelse avhjälpt Antal öppna avvikelser Tidigare aktivitet 0 Nuvarande aktivitet 3 3 Möjligheter till förbättring har identifierats Ja Nej DEL 6: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER CERTIFIKAT Organisationens namn (identiskt med namnet på certifikatet) Certifieringens omfattning (scope) Registrerade uppgifter Moelven Skog AB Virkesanskaffning och logistik åt ägarföretagen och därmed förekommande skogsverksamhet innefattande Norska PEFCs Levende skog standarder för skogsverksamhet i Norge Spårbarhetscertifikat för försäljning av sågat virke, cellulosaflis och sågspån enligt volymkreditmetoden Skogsbrukscertifikat för planering, genomförande och uppföljning av skogsbruksverksamhet Virkesanskaffning och logistik åt ägarföretagen och därmed förekommande skogsverksamhet Förändringar noterade under granskningen Plats(er) som certifieringen omfattar Skåre Skåre Skåre Skåre Verksamheter, plats(er) osv. som inte ingår i omfattningen (scope) Verksamheten inom Norge Produktlinje(r) Godkänd(a) uteslutning(ar)

4 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 4 av 5 Certifikatets/-ens giltighetstid , , , Uppföljningsintervall var 12:e månad Antal anställda 65 Kontaktperson hos företaget Kjell-Åke Åslund Adress Karlstad SWEDEN E-postadress kjell-ake.aslund@moelven.com

5 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 5 av 5 DEL 7: BEKRÄFTELSE AV GENOMFÖRD REVISION Rapportdatum: Jörgen Namn Revisionsledare Jörgen Hedeås (Denna del kan undertecknas om någon av parterna så önskar) _Kjell-Åke Namn Företagets representant Kjell-Åke Åslund DISTRIBUTIONSLISTA Elektronisk rapport till huvudkontoret Elektronisk rapport till kund Handlingsplan/-er skickas direkt till revisionsledaren