Denna rapport inklusive allt innehåll är konfidentiellt och tillhör Intertek

Transkript

1 Denna rapport inklusive allt innehåll är konfidentiellt och tillhör Intertek

2 Grundläggande revisionsdata Kundadress Certifikatsnummer# , Skogsstyrelsen. Revisionskriterium SS-EN ISO 14001:2004, Svenskt Karlstad PEFC certifieringssystem för uthålligt skogsbruk SWEDEN SWE 001:3 + SWE 002:3 + SWE 003:3 Date(s) of audit , Revisionsaktivitet Uppföljande revision Nr: MS-2 Dokumentgranskning ingår Revisor/er Revisionsledare Jörgen Hedeås Revisiondag(ar): 4 Revisor(er) Eric Beckman Revisiondag(ar): 3 Omfattning (scope) av certifieringen: Myndighetsutövande samt uppdragsverksamhet rörande skogsfrågor Entreprenörscertifikat för skogsbruksplanläggning, planering av skogsbruksåtgärder samt inventeringar. Övergripande resultat: Ledningsprocesser Organisationen styr verksamheten bland annat utifrån regleringsbrev, vision, verksamhetsidé och policys. Detta är sedan nedbrutet i verksamhetsplaneringen för organisationens olika delar. Ett antal focusområden är också beslutade. Organisationen driver nu även ett flertal dialogprojekt med bland annat skogsnäringen vilket sannolikt kommer att leda till positiva effekter i skogen. Organisationen har förändrats sedan föregående år. Bland annat har det ändrats regionindelningen från fem stycken till tre. Ett fortsatt arbete pågår att utveckla företagets processer som nu är indelade i ledningsprocesser, kärnprocesser och stödprocesser. Det finns nu processägare, processansvarig och processförvaltare för respektive process. Det pågår nu ett arbete med att öka graden av ett mera målstyrt arbetssätt. Ledningens genomgång genomförs nu i dom ordinarie ledningsmötena med bra underlag och finns väl dokumenterade med utvärderingar och beslut. Miljöledningen är väl integrerat i verksamhetssystemet. Miljömål har exempelvis satts för CO2 utsläpp från resor samt för några av de indirekta miljöaspekterna. CO2 utsläppen har inte minskat nämnvärt vilket analyseras av ledningen. Sedan 2011 genomförs systematiska stickprovsvisa kvalitetsgranskningar av utförda aktiviteter och uppdrag. Metoder för att bedöma effekterna av utförda aktiviteter behöver också ingå i detta. Release Date: 11-feb-2013 Page 2 of 8

3 Förbättringsarbete. Skogsstyrelsen har en bra helhetssyn på förbättringsarbetet, där olika delar av uppföljnings- och kontrollarbetet ingår. internrevision, externa revisioner, kvalitetsgranskningar, linjearbetet och medarbetaransvar är samverkande delar. Sammantaget bedöms förbättringsarbetet drivas systematiskt, analytiskt och med kontinuitet och det är bra förankrat i ledningen. Den del av förbättringsarbetet som mest tydligt bör stärkas är rapportering av avvikelser och förbättringsförslag från medarbetarna som är på en relativt låg nivå. Organisationen är dock medveten om detta och arbete pågår. Bland annat finns planer på en nytt IT-stöd för avvikelser/förbättringsförslag Avvikelserna från tidigare externa revisioner är stängda. Interna revisioner Under 2014 utförs internrevisionen enligt fastställd plan. Planering av revisionerna sker på ett systematiskt sätt där även ledningen deltar. Alla processer/funktioner täcks in under en 3-års period. Planeringen är till en del även risk/behovsorienterad. Revisionerna utförs av en miljörevisor, men revisions/kontrollverksamheten får även input från revisor som arbetar under styrelsen och de kvalitetsgranskningar som utförs av utförda aktiviteter. Revisionerna är föredömligt dokumenterade och avrapporterade och bedöms vara kompetent genomförda. Det finns ett större antal avvikelser, bland annat från de interna revisionerna, som ej är dokumenterat åtgärdade inom fastställd tid. (Avvik. JRH 1) Sammantaget bedöms revisionerna vara effektiva och trovärdiga. Besök på distrikten Södra Norrbotten och Västernorrland Medarbetare visar på god kunskap om miljöpolicy och miljömål. Distrikten visar på god mötesstruktur med fast dagordning. Möten dokumenteras och har ett adekvat innehåll. Utvecklingssamtal genomförs årligen och dokumenteras. Ett besökt distrikt har i år testat ett nytt grepp genom att utföra samtalet i fält. Genomgång av skogsbruksplanläggning och inventering visar att krav på kompetensen är väl definierad i överensstämmelse med kraven i PEFC. Stickprov av kompetensbevis hos medarbetare som utför skogsbruksplanläggning och inventering visar på god överensstämmelse med definierade krav. Förslagssystemet används. Struktur upplevs som tydlig om vem som har ansvaret i olika skeden. Det är dock svårt att få en snabb överblick om åtgärderna går enligt tidplan. Finns idag en procentsats som visar hur långt ärendet har kommit. För verksamhetsplaneringen använder distrikten en mall som är centralt framtagen. Både de direkta och indirekta miljöaspekterna, och organisationens övergripande mål tas om hand på ett tydligt sätt i planeringsprocessen och leder till aktiviteter. Planeringen och uppföljningen är detaljerad och med bra frekvens, men i huvudsak kvantitativ, det vill säga antal dagar/timmar och kronor som ska läggas på respektive sakområde. Distriktet har brutit ner detta även på individnivå, och uppföljningen är också på individnivå i form av dagar för respektive sakområde. Vissa sakområden/projekt är mer planerade i form av aktivitetsplaner, tids- och ansvarssatta. Uppföljning görs tertialvis, för vissa parametrar månadsvis. Sammantaget en gedigen planering och uppföljning. Uppföljningen visar också att verksamheten bedrivs enligt planerna. Release Date: 11-feb-2013 Page 3 of 8

4 Uppdragsverksamhet: På distrikt Södra Norrbotten reviderades skogsbruksplanläggning genom samtal med medarbetare och stickprovsvis kontroll av dokumenterade rutiner tillsammans med besök i fält. Skogsbruksplanläggare hade formellt korrekt kompetens och deltagit i kalibrering under våren På besökt objekt var fältdelen genomförd men inte slutförd planproduktion. Besökta avdelningar var svårbedömda pga av ojämna förhållanden, men bedöms vara bra avdelade och klassade. Prioritering av miljövärden utifrån ett landskapsperspektiv enligt PEFC SWE 002: finns omnämnt i dokumenterad rutin (H14007) men intervjuade hade svårt att visa på vad det i praktiken innebär. Förbättringsförslag att förtydliga dokumenterad rutin och implementera vid kalibrering. Inventering, statistik: På distrikt Västernorrland granskades en P0/1-inventering som besöktes i fält. Utlottning av objekt sker centralt. Inventering görs dels före avverkning och dels efter avverkning. Inventeringen var utförd med relevanta hänsynsnoteringar som fanns bra dokumenterad. Besökt inventering bedöms, genom stickprovskontroll av vissa moment, vara utförd enligt rutin. Denna inventering är dock under förändring och kommer att genomföras annorlunda till nästa år. Rådgivning: På distrikt Västernorrland reviderades en återkoppling av miljöhänsyn inom Rådgivning. Återkoppling hade genomförts i enlighet med dokumenterade rutiner för genomförande. Valet av objekt för återkoppling görs av skogskonsulent. Återkoppling hade skett via telefon förstärkt med filmklipp från objektet till aktuellt ombud på avverkningsorganisation. Enligt skogskonsulenter är det svårt att få skogsentreprenören att delta vid rådgivningarna. Det finns ett stort värde att både utförare och beställare av skoglig åtgärd deltar i rådgivning. Ett förbättringsförslag är att analysera och finna möjligheter att ytterligare motivera även utförarna att delta i rådgivningarna. Besök på distrikten Kronoberg och Skåne: Även här hade medarbetarna en bra insikt i vilken negativ och positiv miljöpåverkan som Skogsstyrelsen har. Medarbetarsamtal genomförs årligen och dokumenteras. Behov av utbildning och erfarenheter för konsulenternas olika uppdragsformer finns dokumenterat. En systematik finns även för hur respektive medarbetare uppfyller dessa. Verksamhetsplanerna är även här fördelade på aktivitets och medarbetarnivå och uppföljningarna visar också att verksamheten bedrivs enligt planerna. Distrikt Kronoberg tillhör de distrikt som ej hunnit uppdatera sitt förråd enligt korrigerande åtgärder till avvikelsen ERFE 1 från den externa revisionen Tillsyn: Granskning skedde av hantering av avverkningsanmälningar. Mycket bra verktyg finns som effektiviserar hantering av avverkningsanmälningar. Resultatet av ett flertal stickprover visar inga brister. Dokumentation, loggning och bekräftelsebrev till de sökande var utan anmärkning. I ett flertal fall fanns förbud mot viss typ av avverkning som var väl befogade. Två ärenden granskade varav ett besöktes. I det besökta objektet var den beslutade hänsynen väl motiverad och bra avgränsad. En diskussion fördes även angående kravet om anmälan av samråd vid anläggning av basvägar som passerar över värdefulla våtmarker och vattendrag. Granskning skedde även av 3 stycken ärenden om ansökan om tillstånd till avverkning i ädellövskog. Release Date: 11-feb-2013 Page 4 of 8

5 I dessa fall hade ett föredömligt arbete utförts som lett till ett beslut om tillstånd till avverkning. I besluten fanns detaljerade beskrivningar på krav av hänsyn till natur- och kulturmiljöerna. Även stämpling av träd hade skett i objekten. Ekonomiskt stöd: Ett ärende granskades och fältbesök gjordes där rådgivning skett beträffande vissa hänsynsbehov i ett lövdominerat bestånd vilket bedömdes bra utfört. (NOKOS) Avverkning var nyligen på gång men avråddes av konsulenten på grund av för blöta förhållanden då. Områdesskydd: Diskuterades att PEFC och FSC certifiering av skog har tagit till sig begreppet Nyckelbiotoper. Inom dessa certifieringssystem får dessa ej avverkas och ej heller om motsvarande miljövärden upptäcks vid planering av avverkningar. Skogsstyrelsen har i detta fått en viktig roll att hjälpa till att dels vid behov omvärdera en del redan befintliga biotoper och ge rådgivning när motsvarande miljövärden upptäcks. Detta kan ju också vara en del i dialogen med skogsnäringen och rådgivningen genom ombud. Policyutveckling, extern samverkan: Många av distriktens arbetsområden har tydlig bäring på Skogsstyrelsens miljömål och de betydande miljöaspekterna. Dit hör t.ex. ett antal projekt inom området effektutvärdering och utvecklingsarbete beträffande skogspolitisk dialog. Enheten är också skogsstyrelsens organ för deltagande i utvärdering av det nationella miljömålet Levande skogar. Skogsstyrelsen deltar i ett antal samordningsprojekt och olika möten/träffar. Regionledning syd: Regionen består av 11 distrikt. Skogsstyrelsens verksamhetsplan fördelas ut på de olika distrikten. Fördelningen kan se lite olika ut beroende på lokala förutsättningar. Detaljerade uppföljningar sker månadsvis där det framgår exakt hur distriktet ligger till. Regionchefen har täta kontakter med distriktscheferna och justeringar av verksamhetsplanerna sker även under året när förutsättningarna förändras. Information sker bland annat genom intranätet kallat Skoogle och veckovisa mailbrev. Arbetsmiljö Riskanalys genomförs på regional nivå en gång per år. Ensamarbete i fält med bilresa till och från har bedömts som stor risk. Vidtagen åtgärd för att minska risken är hemkomstkontroll som säkerställer att medarbetare meddelar hemkomst efter fältarbete. Ett förbättringsförslag är att försöka minimera det geografiska området som behöver genomsökas vid saknad hemkomst, t.ex. genom automatisk spårning eller tydligare beskrivning vart och hur medarbetaren åker i fält. Detta har redan genomförts på ett av de besökta distrikten genom lika individuella lösningar som, te.x. genom att skicka SMS med beskrivning plats för fältbesök till anhörig. Kontroll av anhöriglista till en inlånad resurs från annan region visade att nuvarande chef inte hade tillgång till dessa uppgifter. Det bör säkerställas att tillgång finns. Kemikaliehantering, avfallshantering: Kemikalielistor var generellt bra uppdaterade med nödvändiga säkerhetsdatablad. Vid distrikt Södra Norrbotten kunde dock inte Alkylat bensin till motorsåg/röjsåg återfinnas i lista, ej heller säkerhetsdatablad (avvikelse ERBE 2). Anmälan till länsstyrelsen av transport av farligt avfall görs centralt. Avfallsliggare fanns upprättad med kvittens på avfall som lämnas till transportör. Vid egen transport till avfallsstation kan dock kvittens av inlämnat avfall bli tydligare dokumenterat. Release Date: 11-feb-2013 Page 5 of 8

6 Besök i förråd på Distrikt Västerbottens Sundsvalls kontor noterades förbättringsmöjligheter. En mindre behållare märkt som tändvätska innehöll en brunfärgad vätska med obekant lukt som inte bedömdes vara tändvätska. Behållare ska vara märkt med faktiskt innehåll. I en skrubb återfanns en stor mängd tomma alkylat-dunkar och ett par fyllda dunkar. För att minska risen att innehåll oavsiktligt läcker ner i närliggande golvbrunn bör bensindunkar stå innanför invallning eller tråg. För att minimera brännbart material i lokalen bör avfall (dunkar, pappkartonger, uttjänta möbler) löpande slängas. Det fanns flaskor med gasol med okänt användningsområde. Om dessa inte kommer att användas inom närtid kan dessa med fördel avyttras. Kompetens Kompetenskrav för resp. arbetsuppgift finns beskrivna, och dokumentation av vars och ens utbildning/formella kompetens görs på ett strukturerat sätt i Agresso. För det senare finns det varierande kännedom om hur man kan söka ut dessa. Det finns förkortningar av benämningar av utbildningar som kräver ett särskilt dokument som förklarar vilken typ av utbildning det är. Identifiering och planering av kompetensbehov görs på ett bra sätt. Lagar och krav Distriktscheferna och regionchefen anser att de får bra stöd från centralt håll när det gäller att tolka eventuella förändringar i lagstiftning. Intervjuad personal menar att systemet fungerar bra, man får på olika sätt reda på förändringar i lagstiftning eller praxis beträffande tillämpning. Många av lagförändringarna arbetas också in i rutiner och i handläggarstödet i Navet. HR HR-enheten har mycket bra beskrivna processer och rutiner/instruktioner för sin verksamhet. Enheten arbetar bland annat med att Skogsstyrelsen skall framstå som en attraktiv arbetsplats med bra arbetsvillkor och lagom arbetsbörda. Ytterligare metoder för detta är att ta in praktikanter, vara synlig i olika sammanhang, skapa ett bra rykte, karriärsmöjligheter, intern utbildning och internationella uppgifter. Avdelningen skall vara ett stöd till den operativa verksamheten. Olika verktyg finns för detta. Exempelvis rutiner och mallar för rekryteringsprocessen, introduktionsprogram, utveckling av medarbetare och besvärliga samtal. Vid behov så finns 3 HR-strateger som resurs till den operativa verksamheten. Samordning sker också av utbildningsinsatser. En ny medarberarenkät kommer att genomföras under Uppdragsavdelningen Produktkatalog är uppdaterad med vilka uppdrag som ligger och kan ligga inom omfattningen för PEFCcertifieringen. Eftersom alla uppdrag sker i egen regi är det framförallt specifika kompetenser definierade i PEFC-standarden som har betydelse för tillsättning av resurser. I det administrativa system Sälgen registreras de uppdrag som görs på certifierad mark. Ledningens representant, även processägare för Uppdragsverksamheten, är utsedd. Uppdragsverksamhetens processansvarige är dock i realiteten PEFC-samordnare i den löpande verksamheten. Protokoll för Ledningens genomgång granskades med gott resultat. Interna revisioner för PEFC har genomförts. Avvikelser och notering har dokumenterats. Efter genomfört uppdrag slutmarkeras detta i Sälgen av utförare med bekräftelse av att uppdraget utförts enligt rutin (egenkontroll). Nu har stickprovsvisa uppföljningar av slutförda uppdrag kommit igång. Nivån ligger på 2 % av uppdrag ska lottas ut för kontroll enligt framtagen instruktion/blankett. Därmed kan avvikelse från tidigare revision stängas. Release Date: 11-feb-2013 Page 6 of 8

7 Rådgivning Rådgivning är en definierad kärnprocess med utsedda processägare, -ansvarig och -förvaltare. Utifrån fokusområden paketerar Rådgivning hur det kan göras och vem som är tilltänkt målgrupp. Samarbetet med Kunskapsstöd är vitalt då de ger vad som ska sägas utifrån känd kunskap och forskning. Vid tidpunkt för revision görs en del förändringar där organisation förtydligar det målstyrda arbetssättet. Rådgivningsprocessen bör kunna utvärderas vad gäller effektivitet.. Organisationen tar nu fram/har tagit fram indikatorer för att kunna bedöma detta. Det kommer att granskas noggrannare vid nästa revision. För enskilda rådgivningar mäts effekten idag t.ex. genom intervju av deltagare. Revision nr Beskrivning Datum Ingen åtgärd krävs Ledningssystemet uppfyller kraven helt (inga avvikelser) Åtgärd krävs Ledningssystemet bedöms vara tillräckligt infört trots att mindre avvikelse(r) kunnat konstateras Omedelbar åtgärd krävs Ledningssystemet bedöms inte vara tillräckligt infört beroende på att stor(a) avvikelse(r) konstaterats Summering avvikelser Se separat dokument för detaljer Stor avvikelse konstaterad Stor avvikelse avhjälpt Mindre avvikelse konstaterad Mindre avvikelse avhjälpt Antal öppna avvikelser Tidigare aktivitet Nuvarande aktivitet Release Date: 11-feb-2013 Page 7 of 8

8 Bekräftelse av genomförd revision Kunden bekräftar innehållet i rapporten och de bifogade avvikelserna (om några) Miljösamordnare Namm Adress Carl-Johan Dalsman Release Date: 11-feb-2013 Page 8 of 8