Glommen Skog AS. Revisionsrapport. Uppföljande revision 1

Transkript

1 Glommen Skog AS Revisionsrapport Uppföljande revision 1

2 Grundläggande revisionsdata Kundadress Certifikatsnummer# , Glommen Skog AS Postboks 1329 Vestad 2405 Elverum NORWAY Revisionskriterium EN ISO 14001:2004, EN ISO 9001:2008, Norsk PEFC Skogstandard, NA Doc.53, Date(s) of audit Revisionsaktivitet Certifieringsrevision steg I Steg II Uppföljande revision Nr: MS-1 Omcertifiering Dokumentgranskning ingår Revisor/er Revisionsledare Jörgen Hedeås Revisiondag(ar): 3 dag + 4 tim Revisor(er) Revisiondag(ar): Omfattning (scope) av certifieringen Skogavvirkning og skogkultur etter prinsippene i Norsk PEFC Skogstandard Forvalting av skogeiendommer. Kjøp og salg av tømmer. Utleie av arbeitskraft for skogkultur. Revisionens utförande Denna uppföljande revision har genomförts enligt en revisionsplan som täcker in funktionerna för Glommen Skog AS. En preliminär 3-års plan finns för kommande revisionsaktiviteter. Revisionen genomfördes i god anda där alla berörda visade stort intresse och engagemang. I årets revision granskades ledningsfunktionerna och verksamheten i Hurum och Ringerike. Revisionen omfattade så väl dokumentationsgranskning, personintervjuer, genomgång och stickprov i de olika funktionerna samt fältbesök i skogen. Fältbesöken lades i år hos lokalkontoren i Hurum och Ringerike. 6 stycken skogsbruksåtgärder granskades genom fältrevisioner, både där Glommen Skog hade driftsansvar och där skogsägaren hade driftsansvar. En entreprenör och en skogsägare intervjuades också. Version: 20-mar-2015 Sida 2 av 7

3 Övergripande resultat Glommen Skog AS har ett ledningssystem som täcker in företagets verksamhet och certifieringsstandardernas krav men detta behöver vidareutvecklas och implementeras bättre hos medarbetarna. Organisation och ansvarsfördelning för Glommen Skogs olika funktioner är beskrivna och implementerade. Ingen åtgärd krävs Ledningssystemet och verksamheten uppfyller kraven helt (inga avvikelser) Åtgärd krävs Ledningssystemet och verksamheten uppfyller i stort kraven, men vissa brister identifierades (mindre avvikelse/r kunde konstateras) x Omedelbar åtgärd krävs Ledningssystemet bedöms inte vara tillräckligt infört eller verksamheten visade på stora brister (stor/a avvikelse/r har konstaterats) Summering avvikelser Se separat dokument för detaljerade beskrivningar av avvikelserna Stor(a) avvikelse(r) utfärdad(e): 1 Mindre avvikelse(r) utfärdad(e): 6 Uppföljning av avvikelser som utfärdades vid föregående revision 2 avvikelser identifierades vid föregående revision. De korrigerande åtgärderna som införts utifrån dessa har granskats vid denna revision och för den ena avvikelsen bedöms dessa fungera på ett tillfredsställande sätt. För den andra har åtgärderna ej haft tillräcklig effekt vilket innebär en stor avvikelse vid denna revision och en efterrevision. Version: 20-mar-2015 Sida 3 av 7

4 Positiva iakttagelser Personalen har lång erfarenhet och bra kompetenser. Hantering av avvikelser och förbättringsförslag sker systematiskt. Externt inkomna synpunkter/klagomål hanteras också enligt standardernas krav. Intern revision sker av driftledarna/skogsbruksledarna varje år med en bra återrapportering av resultatet. Företaget utvecklar allt bättre IT-hjälpmedel för att planera miljöhänsyn. Företaget har bra styrning på att rätt apteringsinstruktioner kopplas till varje objekt och arbetsbeskrivning. I de 6 besökta objekten var i huvudsak bra hänsyn tagen utifrån PEFC- skogstandard. Version: 20-mar-2015 Sida 4 av 7

5 Behov av förbättringar Miljöaspekterna behöver kompletteras. Flera interna revisorer behöver utbildas. I nuvarande virkeskontrakt med skogsägare borde det framgå bättre att skogsägaren även kommer att ingå i Glommen Skogs PEFC-certifiering. Vid anlitande av tillfälliga entreprenörer finns det brister I kontrollen av förarnas utbildningar och erfarenheter. (Avvik 7) Inom vissa områden finns det fortfarande stora brister I återrapportering av spårlogg. I vissa fall även bristande dokumentation av arbetsbeskrivelse före avverkning. (Avvik 6) Företaget behöver öka insatserna för att förebygga körskador vid avverkningarna. Informationen om PEFC-standarden till nya skogsägare som ansluts till Glommen skogs PEFC-grupp borde göras mer strukturerad. Tydlig dokumentation om resultat av miljömålen för 2014 saknas. (Avvik 5) De nuvarande miljömålen kan kopplas bättre till där företaget har störst miljöpåverkan. Ledningssystemet behöver även göras mera processinriktat och lättillgängligt för medarbetarna. Medarbetarna vid de besökta inköpskontoren kunde inte visa hur de identifierar nedslagsfelt för lokala vattenverk. (Avvik 4) I förteckningen över företagets miljöaspekter saknas miljöpåverkan av yttre miljö för entreprenörer och logistikföretag. Även den positiva miljöaspekten med produktion av virkesråvara saknas. Glommen Skog ställer inga direkta miljökrav på skogsmaskiner och virkesbilar. I Norsk PEFC Skogstandard kravpunkt 2 står det att bästa tillgängliga teknologi (BAT) skall användas. Intertek förväntar sig utifrån detta att det exempelvis ställs miljökrav på att det inte används mineralisk sågkedjeolja hos högstmaskinerna och att det ställs krav på däckval hos logistikföretagen. Inom vissa områden finns det fortfarande stora brister I återrapportering av spårlogg. I vissa fall även bristande dokumentation av arbetsbeskrivelse före avverkning. (Avvik 6) Även mindre barrträd var avverkade i kantzon mot bäck. Avverkat alla träd i ett mindre våtparti som ingick i kantzon mot myr/vatten. (Avvik 1) Dieseltanken som stod vid en avverkning var ej besiktigad och godkänd samt saknade helt märkning. (Avvik 2) Nyckelbiotop var ej markerad med miljöband av skogsbruksledaren. Skogsägaren har sannolikt kunskap till detta men det bryter mot Glommens rutiner. (Avvik 3) Ingen avverkning hade skett i nyckelbiotopen. Version: 20-mar-2015 Sida 5 av 7

6 Ledning & aktiv styrning mot företagsmål. Ledningens genomgång är strukturerat genomförd och dokumenterad med utvärderingar och beslut om åtgärder. Tydlig dokumentation om utvärdering av miljömålen för 2014 saknas. (Avvik 5) De nuvarande miljömålen kan kopplas bättre till där företaget har störst miljöpåverkan. Ledningssystemet behöver även göras mera processinriktat och lättillgängligt för medarbetarna med alla nödvändiga rutiner/instruktioner. Identifiering sker av relevanta lagar och andra krav för verksamheten. Men medarbetarna vid de besökta inköpskontoren kunde inte visa hur de identifierar nedslagsfelt för lokala vattenverk. (Avvik 4) Externt inkomna synpunkter/klagomål hanteras i systemet för avvikelsehantering samt vidareförs inom organisationen för lämpliga åtgärder med efterföljande utvärderingar. Återrapportering sker sedan till den klagande. Även interna avvikelser hanteras på ett bra sätt. I förteckningen över företagets miljöaspekter saknas miljöpåverkan av yttre miljö för entreprenörer och logistikföretag. Även den positiva miljöaspekten med produktion av virkesråvara saknas. I Norsk PEFC Skogstandard kravpunkt 2 står det att bästa tillgängliga teknologi (BAT) skall användas. Intertek förväntar sig utifrån detta att det exempelvis ställs miljökrav på att det inte används mineralisk sågkedjeolja hos högstmaskinerna och krav på däckval hos logistikföretagen. Kundkraven framgår tydligt av de avtal som är skrivna med kundföretagen. Miljöavtal finns tecknade med berörda skogsägare. Företaget har valt ut ett antal huvudentreprenörer där regelbundna utvärderingar görs. Dokumentation sker nu över förarnas utbildningar och erfarenheter. Vid anlitande av tillfälliga entreprenörer finns det brister I kontrollen av förarnas utbildningar och erfarenheter. (Avvik 7) Inom vissa områden finns det fortfarande stora brister I återrapportering av spårlogg. I vissa fall även bristande dokumentation av arbetsbeskrivelse före avverkning. (Avvik 6) Företaget behöver öka insatserna för att förebygga körskador vid avverkningarna. Uppföljning & system för internrevision. Intern revision sker av driftledarna/skogsbruksledarna varje år med en bra återrapportering av resultatet. Tyngdpunkten i internrevisionen varierar beroende av tidigare problemområden och andra omständigheter. Interna revisioner av skogsdrifter sker på ett regelbundet och strukturerat sätt. Detta innefattar även skogkulturdrifter. Tillräckligt antal drifter är internreviderade. Flera interna revisorer behöver utbildas. De kontrakterade entreprenörerna ingår nu också i de interna revisionerna. Bra återrapportering sker till företagsledningen. Version: 20-mar-2015 Sida 6 av 7

7 Virkesköp direkt av skogsägare. Denna verksamhet är relativt nyss uppstartad med en regionleder, logistikleder och skogbruksledare. Personalen inom regionen har lång erfarenhet och bra kompetenser. Regionledaren har ett totalansvar för regionen och för avtalstecknade och affärsutvecklingssamtal med entreprenörerna. Skogbruksledarna ansvarar för kontraktering och genomförande av drifter inom respektive område. För 2 objekt utfördes granskning av hela arbetsflödet från kontraktsteckning till redovisning till skogsägaren med ett bra resultat. 6 slutavverkningar och 1 plantering besöktes. Objekt 1: Objektet var en ren granavverkning där livslöpsträden var bra sparade i kanterna. Marginella körskador i avverkningen. Det framgick av arbetsbeskrivning och kart att objektet gränsade till en bäck. Även de mindre barrträden var avverkade i kantzonen mot bäcken. (Avvik 1) Objekt 2: Slutavverkning med bra lämnade livslöpsträd och inga körskador. Planteringen var bra utförd med lämpligt förband. Objekt 3: Slutavverkning med bra val av basvägar och minimala körskador. Lämpliga livslöpsträd. Skogsägaren hade själv planterat en del granplantor även på furumark. Objekt 4: En mycket stor slutavverkning med en del körskador efter det häftiga regnet som kommit strax före. Körskadorna i sedan tidigare uppkörda basvägar. Ingen slamning till känsliga områden. Gränsfall vad gäller val av- och antal livslöpsträd. Avverkat alla träd i ett mindre våtparti som ingick i kantzon mot myr/vatten. (Avvik 1) Dieseltanken som stod vid avverkningen var ej besiktigad och godkänd samt saknade helt märkning. (Avvik 2) Objekt 5: Även denna en större slutavverk och i brant terräng. Här var det byggt en exemplarisk basväg och inga körskador i denna. Vissa mindre spårskador fanns i avverkningen. I huvudsak lämpliga hänsynsåtgärder var tagna. Det kunde ha lämnats mindre träd i ett våtparti och på hällmark. Objekt 6: Slutavverkning av ren gran där livslöpsträden var sparade i kantzonerna. Inga körskador i avverkningen. Objektet gränsade till en nyckelbiotop. Nyckelbiotopen var ej markerad med miljöband. Skogsägaren har sannolikt kunskap till detta men det bryter mot Glommens rutiner. (Avvik 3) Ingen avverkning hade skett i nyckelbiotopen. Bekräftelse av genomförd revision Härmed bekräftas att revisionsen genomförts av Intertek Certification AB, Box 1103, Kista Revisionsledarens namn samt Företagets representants namn samt Nästa revisionstillfälle har preliminärt planerats till : Jorgen.hedeas@intertek.com ie@glommen.skog.no September 2016 Version: 20-mar-2015 Sida 7 av 7