Siljan Skog AB. Revisionsrapport. Omcertifiering

Transkript

1 Siljan Skog AB Revisionsrapport Omcertifiering Denna rapport inklusive allt innehåll är konfidentiellt och tillhör Intertek

2 Grundläggande revisionsdata Kundadress Certifikatsnummer# Siljan Skog AB Siljanssågsvägen Mora SWEDEN Revisionskriterium: PEFC ST 2002:2013 Chain of custody of forest based products, Date(s) of audit Revisionsaktivitet x Certifieringsrevision steg I Steg II Uppföljande revision Nr: MS-2 Omcertifiering Ändrat scope (omfattning) Särskild revision, ange vad: Annat Dokumentgranskning ingår Revisorer Revisionsledare Veronica Hedlund Revisiondag(ar): 2 on-site, 1 offsite Observatör Fredrik Eliasson Revisiondag(ar): 2 on-site Revisor(er) Revisiondag(ar): Omfattning (scope) av certifieringen PEFC ST 2002:2013: Spårbarhetscertifikat för inköp och försäljning av rundvirke. Produktion, leverans av sågade och hyvlade trävaror, energiråvaror och biprodukter av trä enligt volymkreditmetoden Revisionens utförande Denna omcertifiering har genomförts enligt en flerårsplan Intertek upprättat för företagets revisionsaktiviteter. I årets revision besöktes företagsledningen vid huvudkontoret i Mora samt Siljan Wood Products och Siljan Timber i Mora. Revisionen omfattade så väl dokumentationsgranskning, som personintervjuer och rundvandring i produktionslinjen. Notera att FSC redovisas i separat rapport. Release Date: Page 2 of 6

3 Övergripande resultat Revisionen har genomförts i god anda. En avvikelse kvarstår från 2016 års revision och blev därmed uppgraderat till större avvikelse. Därtill identifierades 2 mindre avvikelser. Ingen åtgärd krävs Ledningssystemet och verksamheten uppfyller kraven helt (inga avvikelser) Åtgärd krävs Ledningssystemet och verksamheten uppfyller i stort kraven, men vissa brister identifierades (mindre avvikelse/r kunde konstateras) x Omedelbar åtgärd krävs Ledningssystemet bedöms inte vara tillräckligt infört eller verksamheten visade på stora brister (stor/a avvikelse/r har konstaterats) Summering avvikelser Se separat dokument för detaljerade beskrivningar av avvikelserna Stor(a) avvikelse(r) utfärdad(e): - Mindre avvikelse(r) utfärdad(e): 2 Uppföljning av avvikelser som utfärdades vid föregående revision Avvikelse har utfärdats eftersom korrigerande åtgärder inte har genomförts i tillräcklig omfattning enligt plan efter föregående revision. Release Date: Page 3 of 6

4 Sammanfattning Styrkor Svagheter Möjligheter Hot Utbildat fler internrevisorer Tydligare arbets- och ansvarsfördelning för nyckelpersoner på anslutna siter Resurs- och tidsbrist påverkar kvaliteten för ledningssystem för spårbarhet Involvera fler personer i spårbarhetsarbetet Utveckla internrevisionsverksamheten Brist på kompetent personal avseende spårbarhet Nya material som kan ersätta trävaror på marknaden Ökad konkurrens av lågprisprodukter inom marknadssegmentet Bedömning av scope Revisorns bedömning är att certifieringens definierade scope är lämpligt och korrekt för alla certifikat. Ansvar och organisation Ansvar och befogenheter finns beskrivna i ledningssystemet. Samordnare för Siljan Skog AB är utsedd att ha det övergripande ansvaret också för spårbarhetssystemet samt utgöra central kontor för multisite. Denne har dock påtalat att mer tid krävs för sådant uppdrag och när detta inte har beviljats har oklarheter uppstått om vem som ska ha det övergripande ansvaret. Detta verifierades under revisionen att kännedom inte fanns om vem som skulle ha gjort vad i olika frågor. Avvikelse VEHE1. Respektive verksamhetsplats har samordnare utsedda för ansvar för spårbarhetssystemet och intervjuer med dessa påvisar god ordning och kännedom om uppgifter rörande spårbarhet. Ledningssystem, ledning & aktiv styrning mot företagsmål Spårbarhetssystemet omfattar ett centralkontor (Siljan Skog AB) och tre verksamhetsplatser, Siljan Timber AB, Blyberg Timber AB samt Siljan Wood Products AB. Verksamheterna ligger bredvid varandra i Mora förutom Blybergssågen som ligger utanför Älvdalen. Vid årets revision granskades Siljan Skog AB, Siljan Wood Products AB och Siljan Timber AB. Ledningssystemet är anpassat till verksamheten och finns digitalt och tillgängligt för alla medarbetare som berörs av och har påverkan på spårbarhetssystemet. Ledningssystemet bedöms omfatta standardens krav. Personalens ansvar och befogenheter med avseende på spårbarhet finns beskrivna och utbildningsbehov identifieras. Genomförda utbildningar dokumenteras i en utbildningsliggare. Utbildningsliggaren granskades och bedöms som tillfredsställande. Företaget uppmanas dock att dokumentera även informations- och interna utbildningsinsatser etc. Företaget använder inte någon logo. Ledningen synliggör sitt åtagande om uppfyllande av spårbarhet i en miljöpolicy som finns publikt publicerad på företagets hemsida. Även certifikat och policy för socialt ansvarstagande finns tillgängliga på hemsidan. Siljan Skog AB har ett utvecklat arbetssätt avseende systematiskt arbetsmiljöarbete. Skyddsombud är utsedda och företagshälsovård finns anlitad. Release Date: Page 4 of 6

5 Spårbarhet & undvikande av kontroversiella källor Inköp av timmer och massaved görs av Siljan Skog AB. Råvaruanskaffning sker i fält med egen fältpersonal samt externa köp från andra skogsbolag. Siljan Skog AB förser i sin tur Siljan Timber med råvara samt bedriver byteshandel med andra skogsbolag. Råvaruanskaffning av sågad vara till Siljan Wood Products AB görs i egen regi, varvid Siljan Timber är en av leverantörerna. Leverantörslistor finns, en för Siljan Skog AB och en för Siljan Wood Products. Siljan Timber har enbart Siljan Skog AB som leverantör, därav finns inte behov av leverantörsförteckning för denna site. Leverantörernas certifieringsstatus kontrolleras en gång per år eller vid anlitande av ny leverantör. Systemet för tillbörlig aktsamhet (DDS) är inte tillräckligt implementerat, varvid avvikelse från förra årets revision uppgraderas till stor avvikelse (VEHE 2016 VEHE4). Det brister avseende den information som företaget ska ha samlat in avseende område för ursprung. Volymkontroll & fakturahantering I granskningen av företagets volymredovisning, fakturahantering och anspråkskontroll togs ett antal stickprov som visade på god kontroll och ett tillförlitligt system. Märkning på kundfakturor genereras automatiskt av faktureringssystemet när så är inlagt på ordern. Leverans av PEFC certifierat till kunder avgörs av säljarna och dessa bevakar att certifierade volymer finns tillgängliga. Siljan Skog Leverantörsfakturor från Mjösen, nr och Älvdalens besparingsskog, nr hade korrekt märkning avseende 100 % PEFC. Kundfakturor nr , , var korrekt märkt avseende 100 % PEFC. Siljan Wood Products Leverantörsfakturor från Setra, nr , Bäckebrons sågverk, nr och Edsele såg, nr hade korrekt märkning avseende 100% PEFC, 70% PEFC respektive controlled sources. Kundfakturor nr , och var korrekt märkt avseende 100 % PEFC. Siljan Timber Leverantörsfakturor från Siljan Skog, nr , och hade korrekt märkning avseende 100% PEFC. Kundfakturor nr , och var korrekt märkt avseende 100 % PEFC Samtliga granskade leverantörsfakturor och kundfakturor kunde återfinnas som volymer i excelsnurrorna för PEFC kreditkonto. PEFC kreditsnurra finns för respektive site och granskning av hantering av kreditkontona bedöms som tillfredsställande. Uppföljning & system för internrevision Rutin finns för interna revisioner och ledningens genomgång. Protokollet från ledningens genomgång är utförligt, tydligt och av hög kvalitet. Revisionsrapportens innehåll har stor förbättringsmöjlighet avseende innehåll samt att revisionsplan bör tydligare beskriva omfattning av revisionen. Avseende granskat underlag från senaste internrevisionen, september 2017, går det inte att utläsa att revisionen omfattat samtliga krav för PEFC spårbarhet och mulitisite. Avvikelse VEHE3 av revisionen samt att Release Date: Page 5 of 6

6 Rutin finns för avvikelsehantering. Avvikelserapport finns för övriga typer av avvikelser. Eventuella avvikelser delges samordnaren Siljan Skog. Denne sammanställer, bevakar att avvikelsen hanteras samt redovisar uppkomna avvikelser vid ledningens genomgång. Inga avvikelser har förekommit beträffande spårbarhet och certifiering men arbetssätt för hantering av avvikelser bedöms som väl fungerande. Rutin finns för klagomålshantering som gäller för hela Siljan Skog AB. Inga klagomål har inkommit för någon av enheterna under det senaste året. 2 av 3 avvikelser från förra externa revisionen har hanterats och korrigerande åtgärder har implementerats. 1 avvikelse kvarstår och blir därmed uppgraderad till en stor avvikelse (VEHE 2016 VEHE4). Användning av underleverantörer Siljan Wood Products använder underleverantörer. Företaget uppmanas att säkerställa att det i avtal med underleverantören framgår att denne ska hantera organisationens varor fysiskt åtskilt. Därutöver uppmanas företaget att förtydliga att underleverantörerna ingår i organisationens program för internrevision. Föregående års avvikelser / jämförelse med tidigare resultat Utav föregående års avvikelser stängdes två stycken vid efterrevision Vid årets revision har två avvikelser utav tre stängts. Kvarstående avvikelse har uppgraderats till större avvikelse. Vid årets revison identifierades två mindre avvikelser. Övrig information / Olösta frågor / Klagomålshantering Inga klagomål har inkommit sedan förra revisionen. Inga övriga olösta frågor. Datum och tid ska bestämmas för efter-revison (skrivbordsrevision) för att stänga den stora avvikelsen innan nytt certifikat kan utfärdas. Bekräftelse av genomförd revision Härmed bekräftas att revisionsen genomförts av Intertek Certification AB, Box 1103, Kista Revisionsledarens namn samt Företagets representants namn samt Nästa revisionstillfälle har preliminärt planerats till : Veronica Hedlund, veronica.hedlund@intertek.com Tomas Norby, tomas.norby@siljan.com Release Date: Page 6 of 6