Norra Skogsägarna Ek. förening

Transkript

1 Norra Skogsägarna Ek. förening Uppföljande revision

2 Grundläggande revisionsdata Kundadress Certifikatsnummer# , , , Norra Skogsägarna ek. förening Box Umeå SWEDEN Revisionsaktivitet Revisionskriterium: PEFC ST 2002:2013 Chain of custody of forest based products, Swedish PEFC certification schemes for sustainably managed forests SWE 001:4 + SWE 002:4 + SWE 003:4 + SWE 004:4 Date(s) of audit ,03,04,09,10,11,12,16,17 Certifieringsrevision steg I Uppföljande revision PEFC Nr 3 Omcertifiering Ändrat scope (omfattning) Särskild revision, ange vad: Steg II Annat x Dokumentgranskning ingår Revisorer Revisionsledare Lina Westman Revisionsdagar: 9 Revisor Revisionsdagar: Omfattning (scope) av certifieringen Svenska: Spårbarhetscertifikat för inköp och försäljning av rundvirke och skogsbränsle, inköp av virke, produktion och försäljning av sågade, hyvlade och förädlade trävaror, stolpar, cellulosaflis samt övriga biprodukter enligt volymkredit metoden Gruppanslutning av skogsägare enligt PEFC Gruppcertifiering skogsbruk Skogsbrukscertifikat för planering, genomförande och uppföljning av skogsbruksverksamhet samt entreprenörscertifikat för skogsbruksplanläggning. x Engelska: Chain of Custody certificate for purchase and sale of round wood and forest fuel, purchase of wood, production and sale of sawn, planed and processed wood products, poles, cellulose chips and other by-products according to the volume credit method Group connectivity of forest owners in accordance with PEFC Group Certification - forestry Management certificate for planning, execution and monitoring of forestry activities and production of forest management plans. Revisionens utförande Denna uppföljande revision har genomförts enligt en flerårsplan Intertek upprättat för företagets revisionsaktiviteter. I årets revision slogs vår och höst revision ihop och utfördes under samma månad. Kvalitet- och miljöcertifikaten följs upp i 12 månadersintervall. I årets höstrevision besöktes huvudkontoret i Umeå, VO-kontoret för Mellanbygden och Skellefteå älvdalar. Revisionen omfattade så väl dokumentationsgranskning, som personintervjuer, rundvandring i produktionslinjerna och fältbesök i skogen. Stickprov hos 10 st utfördes inför kontorsrevisionen Release Date: Denna rapport inklusive allt innehåll är konfidentiellt Page och 2 of tillhör 9 Intertek

3 av den centrala gruppadministrationen. Skogsbruksåtgärder som utförts i företagets regi, utöver de som besökts hos anslutna skogsägare, bedömdes genom fältrevisioner i 3 olika objekt inom VO Mellanbygden och Skellefteå älvdalar. Övergripande resultat Företaget har varit certifierade relativt länge och har en positiv inställning till sin certifierade verksamhet samt den tydliga strävan efter ständig förbättring som driver systemet. Det finns god styrning och ett aktivt arbete med att komma till rätta med identifierade brister, både de som framkommit i externa revisioner men också genom interna uppföljningar. Under revisionen noterades en mindre avvikelse som rör PEFC spårbarhetscertifikatet (se separat iakttagelserapport). En förbättringsmöjlighet redovisas längre ner. Ingen åtgärd krävs Ledningssystemet och verksamheten uppfyller kraven helt (inga avvikelser) X Åtgärd krävs Ledningssystemet och verksamheten uppfyller i stort kraven, men vissa brister identifierades (mindre avvikelse/r kunde konstateras) Omedelbar åtgärd krävs Ledningssystemet bedöms inte vara tillräckligt infört eller verksamheten visade på stora brister (stor/a avvikelse/r har konstaterats) Summering avvikelser Se separat dokument för detaljerade beskrivningar av avvikelserna Stor(a) avvikelse(r) utfärdad(e): 0 Mindre avvikelse(r) utfärdad(e): 1 Release Date: Page 3 of 9

4 Uppföljning av avvikelser som utfärdades vid föregående revision Två avvikelser gällande PEFC utfärdades En rörande paraplyets register och en rörande spårbarhetscertifikatet. Bägge avvikelserna har kunnat stängas. Sammanfattning av centrala delar i revisionen Bedömning av scope Revisorns bedömning är att certifieringens definierade scope är lämpligt och korrekt för alla certifikat. Ansvar och organisation Företagets processer har i ledningssystemet tämligen tydliga gränssnitt och även om företaget inte har befattningsbeskrivningar så framgår ansvar och befogenheter av rutinerna för respektive process. När det gäller systemsamordning för företagets olika certifierade verksamheter finns det ett tydligt definierat ansvar uppdelat på två olika tjänster vilket kunde uppvisas under revisionen. Kvalitet & miljöansvarig står kvar som företagets kontaktperson och har övergripande ledningssystemansvar med ISO-delar och spårbarhet, medan Sektionschef skogsskötsel har tagit över ansvaret för drift av gruppcertifikat och skogsbrukscertifikatet. Under revisionen gjordes stickprov i ledningssystemet kring olika processer, med rutiner kopplade till ansvar kring riskbedömning för att undvika kontroversiella källor vid avverkning och externa virkesköp. Organisationen finns beskriven för respektive verksamhetsplats, med delegeringar av yttre miljö och arbetsmiljöansvar. Ansvar som också framgår i anställningsavtal. Ledningssystem, ledning & aktiv styrning mot företagsmål Verksamhetssystem/intranät och ledningssystem demonstrerades för sina olika delar på olika håll i organisationen, varvid systemen upplevs väl implementerade och personalen upplevs väl orienterade. Ledningssystemet är tydligt processinriktat. Övergripande och detaljerade miljömål har fastställts med strategier och anpassade kommunicerade handlingsplaner, vilka beskrevs och redogjordes för i intervjuer med företagsledning, skogsledning och industriledning. Målen har tydlig koppling till betydande miljöpåverkande faktorer och företagets kvalitet-, råvaru- miljö- och energipolicy. Intervjuer med inspektorer, produktionsledare och VO-chefer i VO Mellanbygden och Skellefteå Älvdalar samt skogs- och industriledning centralt, visar i intervju på god kännedom om företagets mål. Granskat ledningssystem bedöms innehålla samtliga relevanta delar och samantaget i intervjuer med personal tycks det även vara väl implementerat i verksamhetssystemet, relativt lättmanövrerat och uppskattat. Företaget har själva identifierat flera olika förbättringsmöjligheter och har ett mycket aktivt och bedömt väl fungerande system för att driva dessa mot ständig förbättring. Detta gäller exempelvis webbaserade verktyg, olika utbildningar, nya mallar och nya avtal. Release Date: Page 4 of 9

5 Spårbarhet & undvikande av kontroversiella källor Företaget bedöms ha ett väl inarbetat system för spårbarhet som motsvarar alla krav i spårbarhetstandarden. Företagets kontroll kring spårbarhet bedömdes genom ett antal stickprov under intervjuer med både virkes- & industrichef. För samtliga stickprov (virkesordernummer , , och ) kunde kontroll kring ursprung demonstreras genom koordinater för avlägg. Genom intervjuer med ansvariga för köpverksamheten från både skogsägare och andra virkesorganisationer, bedöms personalen ha god kännedom om vad kontroversiella källor innebär och vad som krävs för att undvika dessa. Företagets rutin för naturvärdesbedömning med instruktioner om åtgärder för när höga naturvärden identifieras bedöms väl kommunicerad och använd. Personalens kompetens i naturvärdesbedömning granskades genom intervjuer med inspektorer i VO Mellanbygden och Skellefteå Älvdalar samt genom stickprov i Agda visat av VO-chefer. Systemet Agda har utvecklats från förra revisionen och förbättringsmöjligheten från förra revisionen angående kontroll av genomförda utbildningar kan släckas. Volymkontroll & fakturahantering Under revisionen granskades företagets volymredovisning, fakturahantering och anspråkskontroll. I intervju med redovisningsansvarig på virkesavdelningen framgick att denne stämmer av leverantörers certifieringsstatus och upprätthåller en leverantörsförteckning över leverantörers certifikatsnummer med aktuella giltighetstider. Av förteckningen framgår också kopplingar till kontrakt för resp år. Det togs ett antal stickprov som visade på god kontroll och ett tillförlitligt system. Inga PEFC-volymer köps in från andra bolag utan köps uteslutande från privata skogsägare, vilket stämdes av i Viol. Stickprov togs bland företagets kundfakturor med PEFC 100 % anspråk (fakturanr: , , , , & ). Inspektorer vid besökt VO redogjorde för hur skogsägarnas certifikatsstatus säkerställs. Certifierade volymer kommer i princip uteslutande från det egna gruppcertifikatets medlemmar, vilket innebär att säkerställande om certifiering mycket enkelt. Utmaningen är förmodligen störst gällande kontroll av att alla skiften och fastigheter som skogsägare köper till också rapporteras in så att de omfattas av certifieringen. Volymredovisningen sköter företaget med volymkreditmetoden. Under revisionen intervjuades redovisningsansvarig. Företagets volymregistrering administreras utifrån fakturerade volymer. Volymer jämförts med uppgifter i Viol. Volymkrediter sparas ej längre än 12 månader, stickprov togs från mars och augusti 2017 och visade rätt inmatat volymer. Däremot har krediterna övertrasserats för lövmassaved under flera månader. Avvikelse LIWE1 Release Date: Page 5 of 9

6 Uppföljning & system för internrevision Företagets system för olika sorters uppföljningar är ur många aspekter föredömlig. Där det tidigare har identifierats brister har företaget tillsatt resurser för väl riktade insatser mot förbättring. Ett sådant exempel är traktdirektiv och körskador. Ett system har tagits fram där utförande entreprenörer skickar tillbaka respons på vilken kvalitet de bedömer att traktdirektivet håller. Utbildningar har också fortsatt i skonsam drivning där målet är att fortsätta minska allvarliga körskador. Internrevision av certifierade medlemmar En trainee-anställd har fått uppdrag att utföra internrevision av certifierade medlemmar, Skellefteå Älvdal, S Västerbotten, S Lappland och N Ångermanlands VO, 96 skogsägare granskades och 19 fastigheter fältbesöktes. En bra sammanställning har tagit fram och presenterats. Uppföljning sker av utförda gallringar, föryngringsavverkningar, markberedning och röjning av trainee-anställda under barmarkssäsongen. Företaget kunde visa upp bra utbildningsinsatser inför internrevisionerna. För båda dessa uppföljningsformer kunde företaget visa på väl implementerade utbildningsplaner, fleråriga planer för rullande mellan olika VO-n samt väldokumenterade och kommunicerade resultat samt avrapportering i ledningens genomgång. Iakttagelser i denna revisions stickprov hos anslutna skogsägare, medlemmar i företagets gruppcertifikat, jämfördes med företagets resultat från interna revisioner och kunde överlag konstateras stämma väl överrens. Företag har rullat igång en stor utbildningssatsning som är webbaserad för skogsägare för att höja kompetensen och intresse för skogsägare. Varje entreprenör lämnar in en entreprenörsuppföljning efter varje avslutat objekt, vilka också följs upp centralt. Stickprovsvisa uppföljningar bland dessa görs i samband med kvalitets- och miljöuppföljningarna. Internrevisionerna hos industrierna har utförts av företagets systemsamordnare och identifierade brister har hanterats på ett förtroendegivande sätt, även om vissa delar återstår. Resultatet sammanställs och rapporteras i industriledningens genomgång i december. Av styrande och redovisande dokumentation framgår att ledningssystem, lagkrav, personalfrågor, arbetsmiljö, spårbarhet och volymkontroll följts upp i internrevisionerna. Utsedd internrevisor bedöms besitta rätt kompetens och internrevision har utförts fullständigt, systematiskt och på ett förtroende givande sätt. Release Date: Page 6 of 9

7 Fältbedömningar av skogsbruksverksamheten Under revisionen besöktes ett relativt stort antal trakter, dels i stickproven hos gruppanslutna skogsägare och dels vid revisionen av VO Mellanbygden och Skellefteå Älvdalar. Vid dessa fältbesök granskades även tillhörande traktdirektiv, vilka överlag såg mycket bra ut. Det noterades visa brister på hos olika skogsägare, framförallt i antalet högstubbar men det var på avverkningar som utförts några år tidigare. Följande 10 stickprov utfördes i företagets gruppcertifikat: 1) Nr Åtgärder dokumenteras ej, tveksamma insatser av paraplyet om information om PEFC. Fältbesök #1 Avd 28 förryngringsavverkat 2013, Brist för få högstubbar och tveksamt med tillräckligt med död ved. Markberett och planterat 2014, bra återväxt. #2 Avd 23 planerad gallring, stor volym löv. 2) Nr 6924 Fältbesök #1 Avd 29,30,32 %34 Föryngringsavverkat 2016 utan anmärkning, #2 avd 11. Orört NO-område. #3 avd 49 Självverksam röjning 3) Nr 6639 Fältbesök #1 avd 1 Föryngringsavverkat #2 avd 4 Föryngringsavverkat #3 avd 2 kompletteringsplantering. #3 avd 9 självverksam röjning. 4) Nr 8539 För låg andel lövdominerade bestånd, åtgärder dokumenteras ej. Fältbesök #1 avd 123 föryngringsavverkat 2013, tillräcklig och lämplig hänsyn lämnad, planterat #2 avd 142 Föryngringsavverkat #3 Röjning 2016, Brist röjt hårt i lövet för att klara lövandelskraven. 5) Nr 879. Åtgärder dokumenteras ej och stort röjningsbehov. Fältbesök #1 avd 8:9, 8:42 föryngringsavverkat 2010, något få högstubbar. Markberett och planterat #2 avd 7:1, 7:2 Föryngringsavverkat 2013, få högstubbar. #3 avd 7:3 Gallrat ) Nr 3093 Åtgärder dokumenteras ej och stort röjningsbehov. Fältbesök #1 avd 8,13,14, 15, 16 och 17 Föryngringsavverkat 2012, markberett Få högstubbar, trädgrupp lämnat runt milsten. Enda åtgärden utfört på 10 år. 7) Nr 7413 Fältbesök #1 avd 56 Gallrat #2 avd 50 Föryngringsavverkat 2013, #3 avd 7 Förryngringsavverkat Åtgärder utan anmärkning. 8) Nr 9233 Fältbesök #1 avd 31, 37 Föryngringsavverkning 2017, aspar som hade kunnat bli utvecklingsträd hade avverkats till ved innan avverkningen. #2 avd 13 själverksam röjning. #3 avd 22, 23, 32 Föryngringsavverkning ) Nr 678, Fältbesök #1 avd 8 Gallrat #2 avd 38 föryngringsavverkat 2015 markberett och planterat #3 avd 39 gallrat Åtgärder utan anmärkning. 10) Nr 924. Åtgärder dokumenteras ej. Fältbesök #1 avd 5, NS område gallrat 2017 Brist kyrkväg nerrisad trots tydliga anvisningar i traktdirektiv. #2 avd Föryngringsavverkat 2016 angränsande mot NS. #3 avd 21 Planerad röjning. Release Date: Page 7 of 9

8 Resterande fältbesök utgjordes av trakter besökta i samband med revision av VO Skellefteå Älvdalar och Mellanbyggden. 1) Virkesordernr: Förryngringsavverkning, vinter 2016/2017 2) Virkesordernr: Förryngringsavverkning, sommar ) Virkesordernr Gallring, sommar ) Virkesordernr Förryngringsavverkning, vinter 2014/2015 5) Virkesordernr Gallring, sommar ) Virkesordernr Förryngringsavverkning, vinter 2016/2017 Traktdirektiv, avverkningsanmälan, ägarskap granskades på alla stickprov på VOkontoren. Förbättringsmöjlighet Det är inte säkerställt att alla markägare alltid skriver på avtal eller att det finns fulltmakt inför åtgärder. Skoglig planering - Skogsbruksplaner I revisionen bedömdes systemet för utformning av skogsbruksplaner samt vad som brukar vara vanligt förekommande brister i stickproven hos skogsägare. Centrala aspekter är förutom aktivt skogsbruk, identifiering av och hänsyn till vatten, lövträdsinslag och död ved. Företaget kunde, genom intervju med sektionschef för Skoglig planering, visa på mycket god kontroll på samtliga centrala aspekter enligt ovan och har kontinuerligt omfattande utbildningar och uppföljningar kring dessa. Under revisionen granskades validering av externa skogsbruksplaner som tas in i företagets verksamhet. Skogsbruksplanernas giltighet om 10 år följdes upp genom revisionen av paraplyfunktionens ansvar kring registerkontroll. Stor insatts har skett i paraplyets register sen förra revisionen i att rensa bort skogsägare som inte förnyat sin skogsbruksplan eller beställt plan från att de blev certifierade. Med detta kan förra årets avvikelse stängas. Skogsskötselansvarig har på ett gott sätt identifierat PEFC nya standarder version 4 ändrade delar. Utbildning har skett ute på VO kontor, entreprenörer blir informerade i kommande kurser med Skonsam drivning. Nytt utbildningsmaterial planeras för anslutna skogsägare och traktdirektiv ska ändras under hösten. Release Date: Page 8 of 9

9 Föregående års avvikelser / jämförelse med tidigare resultat Övrig information Bekräftelse av genomförd revision Härmed bekräftas att revisionsen genomförts av Intertek Certification AB, Box 1103, Kista Revisionsledarens namn samt Företagets representants namn samt Nästa revisionstillfälle har preliminärt planerats till : Lina Westman, lina.westman@intertek.com Niklas Norén, niklas.noren@norra.se Release Date: Page 9 of 9