Revisionsrapport. Dokumentgranskning ingår. Verksamhetssystem för Allskog SA

Transkript

1 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 1 av 6 DEL1: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER - REVISION Företag: Allskog SA Certifikatnr: , Revisionskriterium: EN ISO 14001:2004, EN ISO Revisionsdatum: :2008, Norsk PEFC Skogstandard, NA Doc.53 Aktivitet Reviderad(e) plats(er) och skift Revisionens mål och omfattning Företagsdokumentation som denna revision grundas på(manual, osv.) Omcertifiering Dokumentgranskning ingår Enligt bifogad revisionsplan Enligt bifogad revisionsplan Verksamhetssystem för Allskog SA Revisionsledare Jörgen Hedeås Revisionsdag(ar): tim Revisor (ev.) Bodel Norrby Revisionsdag(ar): 3 Preliminärt datum för nästa revision (plats(er), skift och processer) Efterrevision Ordinarie uppföljande revision DEL 2: REVISIONSLEDARENS REKOMMENDATION 2 större avvikelser konstaterades vid revisionen. För fortsatt certifikatinnehav/certifiering behöver efterrevision genomföras inom 70 dagar. Handlingsplan inklusive orsaksanalys skall vara oss tillhanda inom 30 kalenderdagar räknat från det avslutande mötet. DEL 3: REVISIONSTEAMETS SAMMANFATTNING AV REVISIONENS RESULTAT OCH IDENTIFIERADE OMRÅDEN FÖR FÖRBÄTTRING Ledningssystemet har vidareutvecklats under det senaste året och det finns nu en bra grund för att få detta att bli ett effektivt och användarvänligt arbetsverktyg för Allskogs medarbetare. Företagsledningen har självt konstaterat att det nya verksamhetssystemet behöver ytterligare resurser för att få det inarbetat hos medarbetarna. Detta kommer att följas upp vid nästa revision. Lämpliga resurser finns för underhåll och utveckling av ledningssystemet. Det är viktigt att alla funktionsansvariga tar ansvar för sina delar i systemet/vertyget. Ledningens genomgång bör med fördel samordnas med de ordinarie ledningsmöten med motsvarande arbetssätt som för styrning och uppföljning av de ekonomiska delarna i verksamheten. En ny strategiplan för Allskog, där kvalitets- och miljöarbetet ingår, håller nu på att implementeras i organisationen. Ett arbete pågår att precisera verksamhetsmålen vilket behöver prioriteras. Miljö- och kvalitetsmålen bör sedan kunna utläsas av dessa. Organisationen är väl beskriven med funktionsbeskrivningar och ansvarsfördelningar. Förbättringshanteringen behöver få fart. Att använda möjligheten att sända in förbättringsförslag i själva systemet är också en del av ett mer effektivt förbättringsarbete. Ett projekt har startats för att avvikelse- och förbättringsverksamheten skall kunna fungera på ett bättre sätt. Miljöaspekterna är fortsatt relevanta för verksamheten. Vid den pågående målformuleringen bör hänsyn tas till de betydande miljö- och kvalitetsaspekterna. Relevanta rutiner, instruktioner och uppföljningar finns utifrån miljöaspekterna. Vissa uppföljningar behöver fungera bättre. Exempelvis systematisk dokumentation av att miljörapporter från skogsbruksobjekt återrapporteras och kvalitetskontroller i skogsbruksobjekt. Uppdatering sker löpande av vilka lagar och andra krav som företaget berörs av. Den näringspolitiska avdelningen är stark involverad när det kommer förslag på nya lagar som berör skogsbruket och när dessa träder i kraft. De lagar och föreskrifter som berör Allskogs verksamhet kommuniceras ut till medarbetarna och även till andelsägarna. Sammanfattande utvärdering av att Allskog uppfyller kraven sker i anslutning till ledningens genomgång.

2 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 2 av 6 Virkestransporterna utförs av en fristående organisation som är ISO certifierad. Gränssnittet till denna kommer att granskas vid nästa revision. Arbetssättet för att undvika nyckelbiotoper vid skogsbruksåtgärder har haft brister Kompletterande rutiner för att minimera risken för att ytterligare MIS-registreringar skall avverkas har införts. Dessa rutiner behöver ytterligare utveckling vid köp av virke från egenaktiva skogsägare. En sammanfattande lägesrapport över nyckelbiotoper där Allskog varit aktiv i avverkningar har lämnats till PEFC Norge under augusti Det är fortfarande svårt att få in miljörapporten från skogsägare med eget driftsansvar. Den rutin som enligt korrigerande åtgärd till avvikelse från förra revisionen skulle införas har ej genomförts fullt ut. Ett flertal förbättringar har uppnåtts under den gånga 3-års perioden. Exempelvis: Frivillig vern har införts i kustgranskog. Utvecklat metodik för betestrycksregistrering vilket minskar betesskador på skogen. Gjennomførte miljømål: Nytt verksamhetssystem Bedre styring av virksomheten Ny strategiplan med miljöfokus Ny organisation Bättre miljökompetens hos entreprenörer och skogbruksledere Kurser i skogstandarden. Marknad/försäljning Denna funktion innefattar aktiviteter både för slutkund och skogägare. Marknadsföringen, kontakterna och arbetssätten med skogsägarna håller på och utvecklas. Informationen till nya skogsägare om Norsk PEFC Skogstandard behöver styras upp bättre. Det samma gäller även uppföljningen av att alla skogsägare som ingår i Allskogs certifiering uppfyller kraven i Norsk PEFC Skogstandard. Det är även viktigt att det regelbundet utförs affärsutvecklingssamtal med entreprenörerna och att dessa dokumenteras. De kan då också uppfylla kraven för leverantörsbedömning/intern revision av entreprenörer. Regionleder Mitt Dokummenterade kvalitetsmål och miljömål gick inte att visa. RL återger muntligen verksamhetsmålen. Nuvarande organisation är ca två år gammal. Tidigare hade driftsledare ansvar för koordination och produktionsuppföljning av skogbrukslederna. Nu har tre regionledere hela personalansvaret för desamma. Medarbetarsamtal genomförs och dokumenteras regelbundet och ambitiöst, varje år enligt en framtagen mall som är integrerad med strategiplanen Årets samtal pågår och är de första med den mallen och kommer att utvärderas i höst. RL har i stort sett ett totalansvar för entreprenörer som jobbar för Allskog. Avtal sluts med RL, en avtalsmall finns som samtliga RL använder. En gång om året har RL en sammanfattande uppföljning och genomgång med varje entreprenör.. Allskog har ett fungerande register över sina entreprenörer. Enligt avtal ska entreprenören se till att varje ny maskinförare har kompetens efter krav. Besök hos skogbruksledere och fältbesök i Meldal. Skogsbruksledarna ansvarar för hela kedjan från tecknande av virkeskontrakt till slutredovisat till skogsägaren. I virkeskontrakten behöver kraven för deltagande i miljöcertifieringen fortfarande framgå tydligare. Framför allt vid ägarskiften och eventuellt nya leverantörer behöver detta påtalas även muntligt. Skogsbrukslederen fyller i en miljörapport med driftskart för alla skogsbruksobjekt vilket entreprenören har under tiden arbetet utförs. Entreprenören fyller sedan i detta och skickar tillbaka till skogbrukslederen. Mycket positivt när entreprenörerna markerar på kartan var miljöhänsynen är placerad. En effektivare rutin behöver införas för att få tillbaka miljörapporterna ifyllda av alla entreprenörer. Återrapportering av miljörapporter från skogsägare med egen avverkning fungerar fortfarande ej helt tillfredsställande. (Avvik JRH , JRH ) 1 ungskogspleing, 1 planting och 2 slutavverkningare besöktes i Meldal/Orkdal under revisionen. Alla med bra tagen miljöhänsyn. I det större avverkningsobjektet fanns en nyckelbiotop som var bra bandad. Det fanns även en vandringsled genom objektet och bra hänsyn var tagen till denna. Skylt fanns även uppe för att varna förbipasserande.

3 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 3 av 6 Ett missförstånd fanns om att sparande av livslöpsträd för en avverkning kan ske i angränsande nyckelbiotop. Föraren av lassbereren har ej kursbevis i Levende Skog. Besök hos skogbruksledere och fältbesök i Snåsa. Skogbruklederen (SL) anställd sedan april Tidigare lång erfarenhet som virkesmätare, därför mycket god kompetens i kvalitetsaspekter i avverkning (aptering, kapning, sortering), som dagligen kommer till användning i kommunikationen med skördarlagen. Haft inskolning tillsammans med regionleder och erfaren kollega i granndistrikt. Genomgått utbildning i Levende Skog. Dokumentation av avtal med såväl markägare som entreprenörer (driftsavtal) sker med noggrannhet. Miljörapporterna kommer sällan in till SL utan påstötning, SL ser rutinmässigt till att få in dem innan nästa uppdrag påbörjas. Vid särskilt krävande uppdrag händer att SL skriver en arbeidsbeskrivelse till maskinföraren, utöver den som ingår i avtalet med entreprenören, för att undvika missförstånd. SL har tät kontakt med både avverkningslag och markägare under pågående uppdrag. Återkoppling till skördarlagen, beröm och justeringar, sker utan problem. Vissa markägare har ibland synpunkter på att träd lämnas kvar, nöjer sig dock med skälen till varför miljöhänsyn behöver tas. Besök i skogsbruksobjekt: Dokumentation till samtliga objekt var förvarade lättåtkomligt i god ordning. Planerad avverkning. Område med höga naturvärden. 140-årig skiktad granskog med inritade nyckelbiotoper och därefter upptäckta två duvhöksreden. Flera rara arter är upptäckta, av Allskogs biolog, utanför nyckelbiotoperna, men området är ändå inte tillräckligt unikt för att det helt och hållet ska klassas som en nyckelbiotop. SL har omsorgsfullt planerat trakten, i samråd med sakkunnig kompetens och bandat de områden som skall undantas från avverkning; cirklar 50 m radie runt reden, område mellan nyckelbiotoper samt ett fuktigare parti norrut, mot vägen. Slutavverkning En avverkning med, för området, allvarliga körskador, framförallt i basvägen. Markägaren har, enligt avtal, ansvaret för att återställa skadorna. Markägaren var också införstådd, medan avverkningen pågick, att vädret utvecklades ogynnsamt och hade därmed möjlighet att stoppa avverkningen. Körvägarna utanför basvägen var risade och skadorna bedöms inte som allvarliga. Gott om grova aspar var sparade på och i kanterna av hygget. Äldre granar och några tallar i hyggeskanten utgör tillsammans med asparna en tillräcklig mängd livslöpsträd. Slutavverkning Inga speciella miljöhänsyn. Av livslöpsträden (asp, gran, björk) som lämnats i grupp på bergsknalle nära vägen hade flera fallit omkull. De lämnas liggande. Fler livslöpsträd (gran, tall) lämnade i överkant av hygget. Planverksamhet Skogsbruksplanläggning sker oftast i samband med MiS-registrering. Planläggning, taxering sker kommunvis, när markägare till minst hälften av arealen önskar skogsbruksplan. Processen inför taxering är tungrodd och komplicerad och taxeringsarbetet utförs därför inte i en utsträckning som svarar emot efterfrågan på planer, trots att kapaciteten att utföra arbetet finns, inom Allskog och konkurrenterna. En gemensam instruktion för MiS-registrering finns. Kalibrering görs inom planläggarteamet för varje kommunuppdrag, för att komma rätt i just de aktuella förhållandena. Personal, kompetens, utbildning och medvetenhet Personalfunktionen som en separat stödfunktion är relativt nyinrättad. Medarbetarenkät är genomförd, med ny utformning, de senaste två åren. En förbättring kan avläsas inom kommunikation/information, vilket uppfattas som ett kvitto på att ledningens nya rutin att skriva regelbundna månadsbrev är uppskattat. Ny mall för medarbetarsamtal har tagits fram och ska utvärderas under hösten. Varje medarbetare har ett samtal i början av året, där fjolåret följs upp och mål sätts för det kommande året. Ett uppföljande samtal sker efter halvårsskiftet. Formellt utbildingskrav för en planläggare och en skogbruksleder är detsamma, skoglig högskoleutbildning. De specifika kompetenskraven som krävs för olika befattningar kan indirekt utläsas ur funktionsbeskrivningar. Allskog har mycket kompetenta och engagerade medarbetare.

4 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 4 av 6 DEL 4: UTTALANDE OM TILLFÖRLITLIGHETEN HOS DE INTERNA REVISIONERNA Enligt rutinen i verksamhetssystemet skall de interna revisionerna av skogsbruksåtgärder och skogsägare ske på ett systematiskt och bra sätt med marginal till det antal som standarden anger. Internrevisionen av skogsägarna är fokuserade på genomförda skogsbruksåtgärder men bör även i viss mån omfatta övriga standardkrav som är relevanta för respektive skogsägare. Internrevision av skogsägare utförs av skogbruklederen, som en kvalitetskontroll i det löpande arbetet. På grund av byte av administrativt system och ändringar i organisationen har företaget fortfarande svårt att sammanställa dokumentation av att revisionerna utförs enligt planerna och standardernas krav. Sammanställningarna behöver ske på annat sätt under tiden. (Avvik JRH ) Avvikelsen från den förra revisionen kan därmed ej stängas och resulterar i en stor avvikelse. (JRH ) Internrevisionen/leverantörsbedömningen av skogsentreprenörerna behöver vara mera strukturerad och dokumenterad. Den interna revisionen av ledningssystemets övriga delar har under 2011 ej skett enligt plan. Denna del har förflyttats till Den interna revisionen för 2012 har ännu ej inletts men en plan finns för detta. Ett antal nya interna revisorer har utbildats under det senaste året. Företaget har därmed nu bra möjligheter att fullfölja sina planerade intern revisioner. Företaget behöver överväga om alla relevanta krav i Norsk PEFC skogstandard skall granskas vid intern revision av de anslutna skogsägarna. DEL 5: IAKTTAGELSER (INTERTEKS) Se bifogade iakttagelser Stor avvikelse konstaterad Stor avvikelse avhjälpt Mindre avvikelse konstaterad Tidigare aktivitet 4 Mindre avvikelse avhjälpt 4 2 nya stora avvikelser Antal öppna avvikelser 0 Nuvarande aktivitet 2 2 Möjligheter till förbättring har identifierats Ja Nej

5 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 5 av 6 DEL 6: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER CERTIFIKAT Organisationens namn (identiskt med namnet på certifikatet) Registrerade uppgifter Allskog BA Förändringar noterade under granskningen Ja Nej Certifieringens omfattning (scope) Skogtjenester - Tømmerkjøp og tømmersalg. Næringspolitisk Arbeid Plantjenester etter prinsippene i "Levende Skog" standarden Skogtjenester - Tømmerkjøp og tømmersalg Næringspolitisk Arbeid - Plantjenester Ja Nej Plats(er) som certifieringen omfattar Trondheim, Norge Trondheim, Norge Ja Nej Verksamheter, plats(er) osv. som inte ingår i omfattningen (scope) Ja Nej Produktlinje(r) Ja Nej Godkänd(a) uteslutning(ar) Ja Nej Certifikatets/-ens giltighetstid , Ja Nej Uppföljningsintervall var 12:e månad Ja Nej Antal anställda 67 Ja Nej Kontaktperson hos företaget Magnus Mestvedt Ja Nej Adress Ingvald Ystgaardsv. 13 A 7047 Trondheim NORWAY E-postadress magnus.mestvedt@allskog.no Ja Nej Ja Nej DEL 7: BEKRÄFTELSE AV GENOMFÖRD REVISION Rapportdatum: Namn Revisionsledare Jörgen Hedeås Namn Företagets representant Magnus Mestvedt

6 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 6 av 6