Projektplan: Dataplattformsprojektet DP08

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Projektplan: Dataplattformsprojektet DP08"

Elias Nilsson
för 7 år sedan
Visningar:

1 1 (6) Projektplan: Dataplattformsprojektet DP08 Projektledare: Cecilia Wolkert, verksamhetscontroller, Avd. för infrastruktur Uppdragsgivare: Göran Ståhl, vicerektor, rådet för fortlöpande miljöanalys Datum: Styrande dokument: Projektdirektiv Initiering av dataplattformar, Bakgrund och motiv I januari 2008 beslutade rektor att tre dataplattformar ska inrättas. Dataplattformarna ska vara organisatoriska enheter med uppgift att samordna IT- och dataverksamhet för den fortlöpande miljöanalysen. Beslutet utgår ifrån att fortlöpande miljöanalys ska genomföras integrerat med universitetets forskning och utbildning. Enheten SLU miljödata har därför lagts ner och de administrativa och tekniska stödfunktionerna ska samordnas med stödfunktionerna för övriga verksamheter. Syfte - nytta med projektet Dataplattformsprojektet har som syfte att påbörja införandet av den nya organisatoriska enheten dataplattform. Det ska vi göra genom att utforma organisation, processer och styrsystem med utgångspunkt från tidigare förslag och utredningar och hänsyn till lokala förutsättningar. Mål - resultat av projektet Projektet ska lägga grunden till att SLU ska kunna operationalisera dataplattformarna. Projektet syftar till att definiera verksamhetsinnehållet i plattformarna och att klargöra den verksamhetsnytta de framtagna plattformsförslagen syftar till. Projektets slutleverans ska vara beskrivningar av de tre plattformar som ska etableras, tre realistiska handlingsplaner för införande och ett förslag till kravdokument för dataverksamheten. Uppdrag 1: Förslag om vilka krav SLU bör ställa på dataverksamheten Olika kravnivåer ska finnas för olika typer av program, t.ex. utvecklingsprojekt, nyligen etablerade program och sedan länge etablerade löpande program. Projektet ska utgå ifrån Bellinders rapport. Uppdrag 2: Utforma generell uppbyggnad, funktion och ansvarsförhållanden inom en dataplattform.

2 2 (6) 1. Identifiera vilka av SLU:s program och projekt respektive plattform ska stödja. 2. Definiera på vilket vis plattformen ska samverka med respektive projekt/program. 3. Definiera plattformarna ska samverka och kommunicera med varandra. 4. Definiera ansvarsförhållanden mellan dataplattformar och miljöanalysprogram. 5. Definiera ansvarsförhållanden mellan dataplattformar, fakulteter och universitetsledning. Uppdrag 3: Planera införandet av den nya organisationen och de nya arbetssätten Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet Projektet ska inte behandla: 1. IT-tekniska frågor utan i första hand fokusera på processrelaterade frågor. 2. Ansvarsförhållanden för GIS-relaterade data, gemensamma rutiner för IT-utveckling 3. Fastställande av ambitioner för gemensam webbpublicering. Projektet omfattar en genomförbar planering av implementeringen, men inte själva implementeringsfasen. Kritiska faktorer Projektet utgår ifrån följande tagna beslut: 1. Dataplattformarna ska införas. 2. Dataplattformarna ska lokaliseras till mark-vatten-miljö-klustret, Artdatabanken och fortlöpandemiljöanalys i Umeå. 3. Dataplattformarna ska ta sin utgångspunkt i hur dataverksamheten bedrivs idag. 4. Dataplattformarna ska vara olika från början och de ska ha uttalat uppdrag att verka för gradvis standardiserade rutiner. Genomförande Projektet kommer att ta sig an de tre uppdragen på följande sätt: Uppdrag 1, Krav på datahantering: Jakob Stensson kommer att utarbeta ett utkast som sedan revideras och levereras av den övriga gruppen. Uppdrag 2, Utforma dataplattform: Projektgruppen sammanställer gemensamt en beskrivning av en mallplattform dvs minsta gemensamma nämnare för en dataplattform. Denna mall tillämpas sedan på de tre beslutade plattformarna. Gruppen sammanställer sedan de kompromisser man föreslår för varje plattform gentemot mallen samt de konsekvenser som

3 3 (6) avvägandena får. Mallplattformen och de tre tillämpningarna stäms av med FOMA-rådet och justeras. Därefter beslutar uppdragsgivaren om att förslaget är det som gäller inför uppgift 3. Uppgift 3, Införandeplaner: Projektgruppen sammanställer tre införandeplaner som presenteras för uppdragsgivaren i samband med slutleverans. För alla tre uppgifterna gäller att projektmedlemmarnas tid i projektet disponeras efter tillgänglighet och behov. Alla projektmedlemmar arbetar alltså inte med alla uppgifter, men för de flesta leveranser gäller att alla ska granska materialet och bidra med förbättringsförslag. Tidsplan Projektet genomförs med mycket kort varsel för projektets deltagare. Det genomförs också under en begränsad period. I Gantt-schemat nedan visas tidplanen:

4 4 (6)

5 5 (6) Projektorganisation Uppdragsgivare: Projektledare: Projektmedlemmar: Göran Ståhl, vicerektor för fortlöpande miljöanalys Cecilia Wolkert, verksamhetscontroller, avd. för infrastruktur Leif Hallbäcken, forskare, SLU miljödata Jan Terstad, konsulent, Artdatabanken Jakob Stensson, systemerare, Inst. för skoglig resurshushållning Resurser och budget Huvuddelen av de resurser som projektet kräver är arbetade timmar. Nedanstående tabell visar uppskattad tidsåtgång för vardera projetkdeltagaren. Utöver nedlagd tid kommer projektet att behöva bekosta resor för att projektdeltagarna ska kunna träffas och att nödvändig förankring i möten ska gå att genomföra. Projektdeltagare Uppskattat antal timmar Belopp i kr med timpris 600 kr Cecilia Wolkert Leif Hallbäcken Jan Terstad Jakob Stensson Summa Resor: Timmar: Totalt: Kommunikation/ förankring under och efter projektet Kommunikation mellan projektmedlemmarna sker förutom genom möten, e-post och telefon via Dataplattformsprojektets arbetsplats. Projektets kommunikation och förankring med olika intressenter framgår av tabellen nedan:

6 6 (6) Intressent Göran Ståhl, uppdragsgivare FOMA-rådet Ledningskansliets representant Ledare för de stora programmen Koordinatorer Prefekter/institutionschefer för institutioner där plattformarna placeras Ledare för små program IT-utförare Val av kommunikationssätt Kontinuerlig dialog med projektledare Arbetsdokumentation tillgänglig via arbetsplatsen Presentation av och diskussion om föreslagen organisation 22 april Justering av förslag efter presentationens feedback Slutleverans kommer FOMA-rådet tillhanda genom uppdragsgivaren Det förslag som föreläggs för FOMA-rådet skickas på remiss Inledningsvis information via e-postlista I anslutning till införandefas krävs att relationen till plattformen förstärks och formaliseras Information och dialog med Göran Ståhl vid personliga möten Information via e-post inledningsvis Dialog i samband med framtagande av tillämpad dataplattform Informeras via e-postlista Inledningsvis information via e-postlista I anslutning till införandefas krävs workshops för förankring Godkännande av projektplanen Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av uppdragsgivaren och projektledaren. Uppdragsgivare: Göran Ståhl Ort och datum Projektledare: Cecilia Wolkert Ort och datum

Relevanta dokument

Slutrapport dataplattformsprojektet

1 (5) Slutrapport dataplattformsprojektet Projekt: dataplattformsprojektet DP08 Projektledare: Cecilia Wolkert, verksamhetscontroller, avd. för infrastruktur Uppdragsgivare: Göran Ståhl, vicerektor fortlöpande