PROJEKTPLAN. Upphandling Ekonomisystem DNR: 2018/887. Beställare Mikael Ward, Ekonomichef

Transkript

1 DNR: 2018/887 PROJEKTPLAN Upphandling Ekonomisystem -19 Projektledare Thomas Nilsson Ansvarig avdelning Namn:EKO Projekttid Beställare Mikael Ward, Ekonomichef Start: Avslut: Granskad Styrgrupp/beställare Förvaltningschef Version 1.0

2 1 Versionshistorik Version Datum Fastställd av Utförda ändringar Beställare Beställare fastställer version 1.0 av projektplanen. 1

3 Innehållsförteckning PROJEKTPLAN Versionshistorik Beskrivning Syfte Bakgrund Projekt- och verksamhetsmål Avgränsning Målgrupp Organisation Beskrivning av ansvar Bemanning Genomförande Tidplan Beslutspunkter/BP Projektets praktiska genomförande Administrativa rutiner Ekonomi Budget projektkostnader Projektavslut och effektutvärdering Juridisk analys och informationssäkerhet Kommunikationsplan Risk- och sårbarhetsanalys

4 2 Beskrivning 2.1 Syfte Syftet med projektet är att via förhandlad upphandling förse MIUN med en stabil och kostnadseffektiv lösning för ekonomisystem som möjliggör anpassningar och integrationer över tid för att möta nuvarande och framtida behov inom kärn- och stödverksamhet. 2.1 Bakgrund Mittuniversitetets nuvarande avtal gällande ekonomisystem upphör Förlängning av detta avtal är inte juridiskt möjligt och därför har i en förstudie alternativ kring anskaffning av ekonomisystem från 2019 och framåt utretts. Förstudien avslutades i februari 2018 och resulterade i en rekommendation att MIUN bör genomföra en förhandlad upphandling i syfte att få till stånd en långsiktig och utvecklingsbar ekonomisystemsplattform från Förvaltningschefen har gett klartecken och upphandlingen ligger som en aktivitet i ekonomiavdelningens verksamhetsplan för Projekt- och verksamhetsmål Övergripande projektmål är att ha ett giltigt avtal för ekonomisystem senast Nr Verksamhetsmål 1. Att kunna upprätthålla löpande ekonomidrift efter Att utöka ekonomisystemet med funktion för projekthantering. 3. Att utöka ekonomisystemet med förbättrad utdatafunktionalitet. 4. Att utöka ekonomisystemet med stöd för PEPPOL och e-handel. 5. Att upphandla ett ekonomisystem som har möjlighet att möta verksamhetens behov över tid. 3

5 2.3 Avgränsning Projektet avgränsas till att upphandla ekonomisystem. Implementering blir föremål för eget projekt. 3 Målgrupp Målgrupp är hela universitetet på olika sätt och nivåer. Det är ett verksamhetskritiskt system som nyttjas av många både direkt och indirekt. 4 Organisation 4.1 Beskrivning av ansvar För ansvarsfördelningen mellan beställare, ev. styrgrupp och projektledare se Mittuniversitets riktlinjer för styrning av interna utvecklingsprojekt, dnr MIUN 2017/ Bemanning Beställare Namn Titel Mikael Ward Ekonomichef Styrgrupp Projektet har en styrgrupp Ja Nej Projektledare Namn E-post Thomas Nilsson thomas.nilsson@miun.se Telefon

6 4.2.4 Projektgrupp Projektet har en projektgrupp Ja Nej Namn Avdelning/motsvarande Funktion i projektet Thomas Nilsson EKO Projektledare Cecilia Bergståhl EKO Projektdeltagare Anna Lundgren EKO Projektdeltagare Beatrice Ohlsson EKO Projektdeltagare Fredrik Lundberg ULS Upphandlingsansvarig Referensgrupp/adjungerade kompetenser Projektet har en referensgrupp Ja Nej Eva Rodin Svantesson ULS Informationssäkerhet Erika Tegström ULS Juridiska frågor Anders Hagberg IT IT-miljö Anna Connell STUA Arkivfrågor 5 Genomförande 5.1 Tidplan Start: Avslut:

7 5.2 Beslutspunkter/BP BP Beskrivning Datum BP1 Beställare fastställde förstudien BP2 Beställaren fastställer projektplanen BP3 Beställaren fastställer kravspecifikationen BP4 Beslut gällande urval av leverantörer utifrån intresseanmälningar Vecka 25 BP5 Beslut om vilka leverantörer som går vidare till förhandling Vecka 36 BP6 Tilldelningsbeslut Vecka 43 BP7 Beställaren fastställer slutrapporten Vecka Projektets praktiska genomförande Aktivitet Ansvarig Leverans Datum Förstudie Systemråd EKO Rapport Kravspecifikation Projektgruppen Kravspecifikation Möte med leverantörer Projektgruppen April-maj Annonsering databaser Upphandlare Urval av leverantörer Projektgruppen Rapport Utskick kravspecifikation Upphandlare Utvärdering av inkomna svar Projektgruppen Rapport Ev. ytterligare gallring av leverantörer Eventuell ytterligare visning av system Förhandling med leverantörer Underlag för fastställande av tilldelningsbeslut Upprättande av avtal Projektgruppen Rapport Projektgruppen Vecka 36 Projektgruppen Vecka Projektgruppen Rapport Vecka 42 Förvaltningschef/Uppha ndlaren ev. Juristfunktionen Avtal Vecka 44 6

8 5.4 Administrativa rutiner Projektet startar med ett gemensamt möte med alla deltagare inklusive adjungerade kompetenser där rutiner, mötesformer osv. fastställs. Projektgruppen har sedan regelbundna möten under hela projekttiden och adjungerade kompetenser deltar i arbetet i den utsträckning frågorna rör respektive kompetensområde. Beställaren får löpande återkoppling i form av statusuppdateringar från projektgruppen samt underlag i form av rapporter inför respektive beslutspunkt. 6 Ekonomi Finansieras inom EKO:s rambudget. Arbetstid för deltagare från andra avdelningar än EKO finansieras inom respektive avdelningsbudget. 6.1 Budget projektkostnader Arbetstid belastar redan EKO:s samt andra avdelningars budget, Resekostnader för projektgruppen tillkommer. Handlar om ex. Sthlm (möten ramavtalsleverantörer) samt ev. resa till Kalmar för samverkansträff med Linnéuniversitetet. Uppskattad totalkostnad max kr. Kommentarer till budgeten: Budget blir en mer omfattande och detaljerad fråga i implementeringsprojektet. 7

9 7 Projektavslut och effektutvärdering Projektet ska resultera i nytt avtal för ekonomisystem gällande från Slutrapport och effektutvärdering lämnas i samband med att det implementeringsprojekt som följer på upphandlingsprojektet är avslutat. Relevant rapportering mot verksamhetsmålen och den verksamhetsnytta som dessa mål ska generera är möjlig först då både upphandling och implementering är slutförda. Effektutvärderingen ska bedöma hur väl verksamhetsmålen har uppfyllts och dokumenteras genom protokoll med angivelse av uppfyllnadsgrad. Projektgruppen ansvarar för att detta blir utfört och rapporterar till beställaren. 8 Juridisk analys och informationssäkerhet Inom projektet hanteras frågor som berör olika områden inom juridik och informationssäkerhet. För att säkerställa att dessa frågor blir belysta och korrekt hanterade har projektet adjungerat kompetenser från universitetsledningsstaben i form av Erika Tegström (juridik) samt Eva Rodin Svantesson (informationssäkerhet). 8

10 9 Kommunikationsplan Åtgärd/aktivitet Budskap Kanal Tidsplan Ansvarig Information till facken Information om projektplan Information till facken vid CSG Projektledare Beställare Annan Upplägg på intern projekthemsida Avrapportering status på EKO:s avdelningsmöten (i relation till vad som juridiskt kan och får förmedlas med hänsyn till processen) Meddela hela MIUN om tilldelningsbeslut och konsekvenser (dvs. info kring nästa steg gällande implementeringen) Enkel info om upphandlingen. Tydligare och mer omfattande när implementeringsprojektet startar Projektplanen samt lägesuppdateringar Information på projekthemsida samt notis i flödet på medarbetarportalen Medarbetarportalen Vecka Projektledare Avdelningsmöten EKO Vecka Beställare Annan Projektledare Beställare Annan Medarbetarportalen Vecka 46 Projektledare Beställare Annan 9

11 10 Risk- och sårbarhetsanalys Risk Sannolikhet Konsekvens Risknivå (S*K) Åtgärder för riskminimering Risk att inte kunna realisera planerade effekter (nyttorisk) Risk för budgetöverskridande (budgetrisk) Risk att projektet inte ska kunna genomföras inom beslutad tidsram (tidsrisk) Risk att projektet inte ska kunna leverera tilltänkt slutresultat (kvalitetsrisk) Låg (<3) Medel (4 6) Hög (8-9) Mycket hög (>12) Låg (<3) Medel (4 6) Hög (8-9) Mycket hög (>12) Låg (<3) Medel (4 6) Hög (8-9) Mycket hög (>12) Låg (<3) Medel (4 6) Hög (8-9) Mycket hög (>12) Slutföra upphandlingen i tid. Ny leverantör: upprätta interimsavtal med Unit4. Obetydliga kostnader för själva upphandlingsförfarandet. Däremot ev. dubbla kostnader i samband med en situation där interimsavtal blir nödvändigt. Slutföra upphandlingen i tid. Ny leverantör: upprätta interimsavtal med Unit4. Slutföra upphandlingen i tid utifrån genomarbetad och kvalitetssäkrad kravspecifikation med påföljande förhandling. Ansvarig Projektledare Beställare Annan Projektledare Beställare Annan Projektledare Beställare Annan Projektledare Beställare Annan 10

12 Risk att sekretessbelagd information sprids till obehöriga (informationssäkerhetsrisk) Låg (<3) Medel (4 6) Hög (8-9) Mycket hög (>12) Det finns en reell risk i att ITbehörigheter delas ut till obehöriga vilket kan äventyra hela upphandlingen. Åtgärdas med strikta IT-rutiner. Projektledare Beställare Annan ITavd 11