PROJEKTSPECIFIKATION Heltidsprojektet

Transkript

1 Projektspecifikation Reviderad: Handläggare: Ulrika Lundgren, Folkhälsoförvaltningen FHN PROJEKTSPECIFIKATION Heltidsprojektet Projektansvarig: Ulrika Lundgren Projektledare: Camilla Jern Tidsperiod: g:\förvaltningsövergripande\heltidsprojekt \projektspecifikation\2015\revidering av projektspecifikation för heltidsprojektet 2015.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen MALMÖ

2 2 (14) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Översikt Bakgrund till projektet Folkhälsoförvaltningens anställda Jämställdhetsaspekt vad gäller tjänstgöringsgrad Gender budgeting Projektets syfte 4 2 Projektmål Projektresultat Tid och kostnad 5 3 Intressentsituation 5 4 Projektets omfattning Krav på projektresultat Avgränsningar 6 5 Projektstrategier Framgångsfaktorer Riskhantering Valda strategier 7 6 Planer Arbetets innehåll samt övergripande tidplan Tidplan för mötesplanering 9 7 Budget 9 8 Projektorganisation Roller, ansvar och befogenheter Projektansvarig Politisk styrgrupp Tjänstemannastyrgrupp Facklig styrgrupp Projektledare Projektsekreterare Arbetsgrupp Referensgrupp Chefsgrupp 11 9 Kommunikation och informationsspridning Kommunikationsplan Projektplats Ändringshantering Överlämning av projektresultat och avslutning 11

3 3 (14) 1 Översikt 1.1 Bakgrund till projektet Heltidsprojektet är ett treårigt projekt som är initierat och beslutat av folkhälsonämnden och genomförs vid folkhälsoförvaltningen i Karlskoga och Degerfors kommuner. Enligt beslut i kommunfullmäktige i juni 2012 uppdras folkhälsonämnden att följa upp eventuella effekter på berörda verksamheter ( , KF 135, KS ). I folkhälsonämndens styrdokument Mål och budget har nämnden formulerat ett mål vad gäller tjänstgöringsgrad medarbetarna inom folkhälsonämnden arbetar heltid. Styrmåttet som mäter måluppfyllelsen handlar om andel heltider, där målnivå för år 2015 är att 95 % av de anställda ska arbeta heltid. Målnivåerna för styrmåttet har reviderats i Mål och budget Beslut om revideringen grundar sig i att genomföra heltidstjänster är teoretiskt lätt, men praktiskt svårt. Det innebär ett långsiktigt arbete med utveckling av organisationen utifrån ett brukarperspektiv. Ett sådant arbete kräver både tid och ekonomiska resurser. Det tar tid att genomföra, vilket måste respekteras för att kunna lyckas. Arbetet med att erbjuda heltider till samtliga medarbetare inom folkhälsoförvaltningen ska vara påbörjat till år 2016, men kommer inte att vara färdigt då Folkhälsoförvaltningens anställda Folkhälsoförvaltningens anställda motsvarar 209 årsarbetare. Övervägande delen av de anställda är kvinnor, cirka 95 %. Av de anställda är 80 % nöjda med sin tjänstgöringsgrad. Fler män än kvinnor är nöjda med sin tjänstgöringsgrad. Ser man enbart till fördelningen mellan kvinnor och män är folkhälsoförvaltningen en monokulturell organisation, det vill säga en organisation med homogenitet bland personalen, i det här fallet en kvinnodominerad arbetsplats. Totalt inom förvaltningen överstiger kvinnornas medellön männens. Detsamma gäller maxlön, vilket är förklarligt då det inte finns några män i de högre avlönade befattningarna. Minimilön skiljer sig genom att kvinnor totalt i förvaltningen har en lägre minsta lön än männen. Detta förklaras av att de nyanställda som finns i de lägst betalda befattningarna är kvinnor Jämställdhetsaspekt vad gäller tjänstgöringsgrad Kvinnor arbetar fortfarande oftare ofrivilligt deltid eller har visstidsanställningar jämfört med männen. Heltid en rättighet deltid en möjlighet är ett motto som Kommunal drivit länge och som arbetsmarknaden ska bygga på. Givetvis ska det finnas möjlighet att arbeta deltid.

4 4 (14) Idag finns möjligheten om man har barn eller studerar, och är inget ovanligt bland kvinnodominerade yrken. Det kan finnas andra anledningar än barn och studier för att man väljer att en period i livet arbeta deltid och det måste finnas en möjlighet att i samråd med sin arbetsgivare välja. Men för att nå detta måste heltid vara norm i arbetslivet, oavsett vilket yrke man valt. Den 15 december 2010 beslutade folkhälsonämnden om mångfaldsplan med särskilda mål för jämställdhet och integration ( , FHN 139, FHN ). Denna ersatte då den tidigare jämställdhetsplanen. Ett övergripande mål i mångfaldsplanen är att skapa förutsättningar för goda och tilltalande arbeten där man vågar, vill och kan arbeta heltid under hela sin karriär i yrket. Mångfaldsplanen är indelad i fyra områden varav ökad möjlighet till försörjning är ett av dessa. En åtgärd i mångfaldsplanen är att utveckla organisationen i strävan efter att nå möjligaste mån av önskad tjänstgöringsgrad. Mångfaldsplanen är skriven ur den nuvarande diskrimineringslagens perspektiv, samt utgår från den kommunövergripande styrmodellen, CEMR 1 -deklarationen samt förvaltningens jämställdhetsplan för åren Stöd för detta arbete återfinns även i kommunens Ålborgsåtaganden för en hållbar stadsutveckling Gender budgeting Gender budgeting innebär att analysera vart offentliga resurser går ur ett genus- och jämställdhetsperspektiv. Med hur mycket pengar stödjer den offentliga resurstilldelningen kvinnor och män, flickor och pojkar? Hur möter de offentliga utgifterna kvinnors och mäns, flickors och pojkar behov och prioriteringar? Större kunskap om budgetens könsmässiga effekter leder till att politiker kan ställas till svars för vad som uppnåtts och vad som inte uppnåtts när det gäller jämställdhetsmål. Har jämställdhetsmålen översatts till budgetmässiga beslut? Om jämställdhetsmålen inte har översatts till budgetmässiga beslut bör resurser omdirigeras för att få en jämn och rättvis fördelning mellan kvinnor och män. En fördelning som stöder reell jämställdhet och utveckling för både kvinnor och män. I fråga om gender budgeting för folkhälsoförvaltningens del ligger en utmaning i att se över skillnader mellan män och kvinnor vad gäller lönenivå och tjänstgöringsgrad. I dagsläget har män en högre lön än kvinnor för samma arbete. Det är också procentuellt sett skillnad vad gäller tjänstgöringsgrad mellan män och kvinnor, där samtliga män inom förvaltningen idag arbetar heltid. 1 Council of European Municipalities and Regions

5 5 (14) 1.2 Projektets syfte Syftet med projektet är att möjliggöra ett erbjudande till personalen om heltidstjänster vid folkhälsoförvaltningen. Detta innebär att pröva olika modeller och att tydliggöra vilka modeller som kan vara framgångsrika för att kunna erbjuda heltidstjänster. Att kunna försörja sig på sitt arbete är en viktig jämställdhetsfråga och intentionen med Heltidsprojektet. Utöver jämställdhetsaspekten ser folkhälsoförvaltningen även vinster löne-, effektivitets- och kvalitetsmässigt. Lönemässigt handlar det dels om sänkta administrativa kostnader, dels om sänkta vikariekostnader. Effektivitets- och kvalitetsmässigt är en förväntan att sammanhållen arbetsdag utan avbrott för uppstart och avslut under arbetsdagen blir effektivare, samt att det förenklar att kvalitetssäkra arbetet om ordinarie, och därigenom färre personer utför arbetsuppgifterna, även vid frånvaro i arbetsgruppen. Effekterna av Heltidsprojektet kommer att följas upp i en slutrapport vid projektets tidpunkt för avslut. Effekterna kommer dessutom att följas löpande under projektets gång via årliga processutvärderingar samt via målnivån i nämndens delårs- och årsredovisning. Ansvariga för uppföljning av projektet är projektledare och projektsekreterare. 2 Projektmål 2.1 Projektresultat Projektets mål är att medarbetarna inom folkhälsonämnden arbetar heltid. Delmål att följa i de årliga processutvärderingarna följer målnivåerna för nämndens styrmått gällande tjänstgöringsgrad, enligt tabellen nedan. Nämndens styrmått Utfall Andel heltider (procent). Tot 45 Kv 44 M Tot 45 Kv 44 M Tot 51 Kv 50 M Tot 75 Kv 75 M Tot 95 Kv 95 M 95 Utifrån projektets arbete kan konstateras att organisationsförändring är nödvändigt för att kunna öka antalet heltidstjänster i förvaltningen. Det innebär ett långsiktigt arbete med utveckling av organisationen utifrån ett brukarperspektiv. Ett sådant arbete kräver både tid och ekonomiska resurser, vilket gör att det tar tid att genomföra. Heltidsprojektet pågår till och med 2015 och syftet är att under projekttiden hitta modeller för samt att redogöra för effekterna av att möjliggöra heltider. Arbetet med att erbjuda heltider ska vara påbörjat till år 2016, men kommer inte att vara färdigt då. Med anledning av det långsiktiga arbete som krävs för att möjliggöra heltidstjänster i förvaltningen har målnivåerna för styrmåttet reviderats.

6 6 (14) Nämndens styrmått Utfall Andel heltider (procent). Tot 60 Kv 58 M Tot 45 Kv 44 M Tot 51 Kv 50 M Tot 75 Kv 75 M Tot 95 Kv 95 M Tid och kostnad Tidsramen för projektet är från och med januari 2013 till och med december Enligt beslut i kommunfullmäktige i juni 2012 utökas folkhälsonämndens ram med 580 tkr för att möjliggöra ett erbjudande till personalen om heltidstjänster ( , KF 135, KS ). Beslutet avser en förstärkning för att projektet ska kunna genomföras utan merkostnader för köpande förvaltningar. 3 Intressentsituation Samverkan är viktig och ska ske med de enheter/funktioner som påverkas av projektet. Det är angeläget att intressenterna blir identifierade och informerade om eller involverade i arbetet. De viktigaste intressenterna som påverkas av eller som kan påverka projektet är: Anställda vid folkhälsoförvaltningen Verksamhetsansvariga och personalledare Folkhälsonämnden Kommunstyrelsen Bemanningsenheten Fackliga representanter Förvaltningens kunder 4 Projektets omfattning 4.1 Krav på projektresultat Kvalitetskrav på projektresultatet handlar om att tillse att kvalitén vad gäller anställnings- och arbetsmiljöförhållanden höjs. Arbetsmiljön ska genomsyras av demokratiska värderingar, där alla människor möts av respekt och acceptans. Det ska finnas ett öppet arbetsklimat, där alla medarbetare bidrar med ett ickediskriminerande synsätt och agerande. Det är viktigt att alla har kunskap om hur man kan förebygga och underlätta arbetet, både fysiskt och psykiskt. Arbetet innebär tunga lyft, ensidiga arbetsmoment och stress. För att skapa goda förhållanden för de anställda ska arbetsplatserna utformas och arbetet organiseras så att skador inte uppstår. Det ingår, som en naturlig del i arbetet, att ha och använda utrustning som förebygger skador.

7 7 (14) Vad gäller anställningsförhållanden ska organisationen utvecklas i strävan efter att anpassas till de nya förhållanden som det innebär att erbjuda samtliga personal heltid. Justeringen av nuvarande organisation ska generera enkelhet och tydlighet. Även avtal vad gäller vikarieförmedling ska vara tydliga och tillfredställande. Det handlar också om effektivitetskrav framförallt gentemot kunder. Tjänster kan komma att göras om till såkallade kombinationstjänster, där även en kompetenshöjning kan krävas av personalen. Bredare kompetens ökar i sin tur flexibiliteten när det gäller att utföra arbetsuppgifter inom förvaltningen. Det är betydande att värna om medarbetarnas yrkesområde och respektive yrkesutbildnings värde. 4.2 Avgränsningar De krav och behov som projektet ansvarar för är; De medarbetare som har tillsvidareanställning inom förvaltningen. De krav och behov som projektet inte ansvarar för är: Tillsvidareanställda som på deltid får ersättning i form av exempelvis sjukersättning tillsvidare eller pension Visstidsanställda inom förvaltningen 5 Projektstrategier 5.1 Framgångsfaktorer För att Heltidsprojektet ska betraktas som lyckat bör följande punkter uppnås: Förvaltningens medarbetare erbjuds heltid (möjlighet att söka tjänstledigt om medarbetaren inte kan/vill arbeta heltid) Det finns en fungerande organisation som uppnår verksamhetsmålen Effektivare verksamhet Kvalitén höjs Projektet har dokumenterats från start till avslut Kommunikationen internt såväl externt till andra förvaltningar har varit tillfredsställande Bredare och högre kompetens bland förvaltningens medarbetare. Förvaltningens medarbetare har varit delaktiga i projektets olika processer

8 8 (14) 5.2 Riskhantering Nedan beskrivs faktorer som kan riskera projektets mål samt lämpliga åtgärder att vidta. Riskfaktor Missvisande information om projektet sprids inom och utom organisationen. Medarbetarna får, i ett övergångsskede, en missvisande bild av arbetsbelastningen i den utökade tjänstgöringsgraden. Kompetens ifrågasätts mellan arbetsgrupper. Osäkerhet och bristande flexibilitet bland medarbetarna. En högre kostnad i införandefasen på grund av förvaltningens överanställningar i dagsläget. Åtgärd Tydlig, öppen information i ett tidigt skede samt kontinuerligt under projektets gång. Avvakta utökad tjänstgöringsgrad tills de organisationsförändringar som krävs är genomförda. Se över kompetensutveckling och arbeta aktivt med värdegrundsarbete. Kompetensutveckling och tydliga befattningsbeskrivningar. Kommer att regleras över tid då förvaltningen har rätt personaltäthet. 5.3 Valda strategier De projektstrategier som har betydelse för att klara de kritiska framgångsfaktorerna är: Tydlig och samma information till alla, både internt och externt En enig chefsgrupp som bistår med ett tydligt värdegrundsarbete inför och under projektets gång Att förmedla projektets jämställdhetsaspekt som även återfinns i förvaltningens mångfaldsplan om vikten av att kunna försörja sig på sitt jobb. Tydliga uppdrag och styrning från den politiska styrgruppen Projektets arbete anpassas efter nuläge och förutsättningarna i verksamheterna. 6 Planer 6.1 Arbetets innehåll samt övergripande tidplan Projektet har en övergripande tidsplan för åren I fortlöpande personalplanering kommer dock projektets intentioner beaktas vid varje förändring vad gäller arbetsgruppssammansättning etcetera. Nedan beskrivs den övergripande tidsplanen.

9 9 (14) Övergripande tidplan Innehåll Innan projektets start Skriva projektspecifikation och få den beslutad Tillsätta styr-, arbets- och referensgrupper Skapa projektplatsen för Heltidsprojektet Informationsinsats till chefer och medarbetare Våren 2013 Beskriva nuläget Se över organisation och avtal Se över tidsdimensionering Se över produktion i förhållande till antal anställda Se över system för vikarier och vikariekostnader Se över pensionsprognosen Hösten 2013 Intresseanmälningar för önskad tjänstgöringsgrad Kartläggning av organisationen: - geografiska områden - antal anställda - tjänstgöringsgrader - pensionsavgångar Kartläggning av arbetssätt och när händerna behövs i verksamheten. Utbildningsinsatser om heltidsprojekt till styrgrupper och medarbetare Våren 2014 Erfarenhetsutbyte från annan kommun om heltidsprojekt till styrgrupper och anställda Omvärldsbevakning av heltidstjänster i länet Utredning och analys av varför medarbetarna vill arbeta heltid eller deltid Hösten 2014 Kartläggning av antal anställda och tjänstgöringsgrader per chefsområde Ekonomiska beräkningar för konsekvenser av heltider Pensionsprognos Kompetensutveckling för kombinationstjänster Intresseanmälningar för önskad tjänstgöringsgrad Våren 2015 Genomföra dialogträffar med ett urval av medarbetare, första linjens chefer och arbetsplatsombud Återkoppling av dialogträffar till chefer och medarbetare Revidering av projektspecifikationen Revidering av kommunikationsplan Utökade kommunikations- och informationssatsningar om projektet (internt och externt)

10 10 (14) Hösten 2015 Utskick av internt nyhetsmail en gång per vecka Genomföra kartläggning av när händerna behövs i verksamheten Genomföra kartläggning av hur arbetet kan fördelas över dagen Kompetensutveckling för kombinationstjänster Pröva en modell för heltider på några mindre enheter Erfarenhetsutbyte med annan kommunal enhet Pröva en modell för hela organisationen tillsammans med medarbetarna Studiebesök och erfarenhetsutbyte med annan kommun som arbetat med heltidsprojekt Ta fram rekommendationer om modeller för att lyckas med heltider Utvärdera projektet Slutrapport (december 2015) Ta fram spridningsmaterial Ta fram en plan för fortsatt arbete och utse ansvariga för genomförande när projekttiden löper ut Heltidsprojektet innebär att arbetsgivaren tillsammans med fackliga organisationer arbetar med att förändra organisationen, arbetstider och sysselsättningsgrader. För att komma till nästa fas i enligt projektspecifikationen har Folkhälsonämnden beslutat att organisation och arbetssätt ska ses över och att vakanser ska prövas för att se om det är möjligt att ordinarie personal kan erbjudas heltid (FHN ). Den politiska styrgruppen har formulerat tre prioriterade områden för fortsatt arbete: 1. Delaktighet och inflytande för personalen. Personalen ute i verksamheterna har mycket bra tankar och idéer som bör nyttjas inom projektet. De vet bäst vad som fungerar bra och vad som kan utvecklas/förbättras i verksamheten. 2. Samverkan och erfarenhetsutbyte med annan kommunal enhet. Inom ramen för heltidsprojektet är det betydelsefullt att testa former för arbetet och hur organisationen kan förändras för att möjliggöra fler heltidstjänster. Folkhälsoförvaltningen ska söka samverkan med annan kommunal enhet för erfarenhetsutbyte. 3. Stärka första linjens chefer. Det är av stor betydelse att första linjens chefer har en positiv inställning till projektet. De är föredömen till sina medarbetare för att alla ska tycka att heltider är positivt.

11 11 (14) 6.2 Tidplan för mötesplanering (revideras vid behov) Berörda Politiska styrgruppen Fackliga styrgruppen Chefsstödgruppen Första linjens chefer Referensgruppen Mötestillfällen 4 gånger/år och extra möten sker om behov uppstår 1 gång/ månad 1 gång varannan vecka I smb med gm chefsmöten, varannan vecka Minst en gång var 6:e månad eller vid behov 7 Budget Beräknad budget för projektet som helhet med utgångspunkt i uppskattad resurstillgång är den kostnad som förvaltningen har för vikarieanskaffning totalt 2011 (4 590 tkr) samt den ramförstärkning kommunfullmäktige beslutade om (580 tkr). Enligt beräkning motsvarar kostnaden 26 fler årsarbetare. Kostnaderna för ökad sysselsättningsgrad kommer att följa avtalsenliga löneökningar under projekttiden. 8 Projektorganisation 8.1 Roller, ansvar och befogenheter Projektansvarig Ulrika Lundgren, förvaltningschef för folkhälsoförvaltningen, är projektansvarig och ytterst ansvarig för projektet Politisk styrgrupp Styrgruppen består av folkhälsonämndens presidie med politiker från både Karlskoga och Degerfors. Den politiska styrgruppen kompletteras med socialnämndernas ordförande, för att skapa goda förutsättningar för helhetssyn. Folkhälsoförvaltningens kontaktperson från personalavdelningen ingår i den politiska styrgruppen som en del i den kommunövergripande helheten när det gäller heltider. Styrgruppen ansvarar för projektets styrning då det gäller resurser och sakinnehåll. Styrgruppen ska pröva och godkänna de planer som utarbetas av projektledaren/chefsstödsgruppen. Vidare ska gruppen verka för att projektet genomförs på ett effektivt sätt och i enlighet med uppdragsgivarens intentioner.

12 12 (14) Chefsstödsgrupp Förvaltningen har tidigare haft en stor övergripande ledningsgrupp där flera specialistfunktioner ingått. Från och med våren 2015 har strukturen för ledningsfrågorna lagts om och delats upp i två grupper. En övergripande ledningsgrupp och en chefsstödsgrupp. För att förtydliga projektorganisationen utifrån verkligheten ersätter chefsstödsgruppen den tidigare tjänstemannastyrgruppen för Heltidsprojektet. Styrgruppen har, utifrån den politiska styrgruppens beslut, ansvaret för projektets planering, kontroll och styrning då det gäller resurser och sakinnehåll. Föredragande för heltidprojektet i chefstödgruppen är projektledaren Första linjens chefer Första linjens chefer innebär städchefer, kökschefer och verksamhetschef kost och städ. Olika funktioner adjungeras vid behov. Chefsgruppen är en arbetande grupp där modeller prövas och diskuteras. Chefsgruppen är ett stöd till chefsstödgruppen. Gruppen är en viktig tillgång i förankringsarbetet till personalen. Gruppen med första linjens chefer är rådgivande och har inte beslutsrätt för projektet. Första linjens chefer i chefsgruppen kan även, var och en, komma att tillsättas som processledare för att pröva olika modeller under begränsade tidsintervall. Ledare och ansvarig för processarbetet med att prova modeller och därmed ledare för processledarna är projektledaren Facklig styrgrupp Den fackliga styrgruppen består av representanter från Kommunal och Vision samt projektledningen. Den fackliga styrgruppen ansvarar för att tillse att anställnings- och arbetsmiljöförhållanden genomförs enligt projektplanen. Inför projektets sista år, som innebär mer praktiskt arbete i organisationen, finns ett behov av tätare kommunikation mellan projektledning och fackförbund. Det innebär att fler möten kommer planeras för den fackliga styrgruppen jämfört med projektets först år Projektledare Kvalitetsledaren på folkhälsoförvaltningen är projektledare för Heltidsprojektet. Projektledaren ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt angivna direktiv, mål, budget och tidsplan. Huvuduppgiften är att ansvara för planering och styrning av tilldelade resurser så att projektuppdragets mål nås. Projektledaren har informationsansvar och avrapporterar till projektansvarig.

13 13 (14) Projektsekreterare Projektledaren fungerar även som projektsekreterare och ansvarar för dokumentation och samordning av projektet, samt sammankallar till och leder projektmöten tillsammans med projektansvarig. Projektsekreteraren utgör även en tillgång vid dialog med förvaltningens medarbetare då denne står utanför verksamheterna Referensgrupp Referensgruppen består av arbetsplatsombuden. Referensgruppen bistår med praktiska synpunkter och är ett stöd till projektledaren och styrgruppen. Gruppen kan även vara en tillgång i förankringsarbetet. Referensgruppen är endast rådgivande och har inte något ansvar eller beslutsrätt för projektet. Personerna i referensgruppen kan även tillfrågas om rådgivning var för sig och träffas således inte enbart som grupp. 9 Kommunikation och informationsspridning 9.1 Kommunikationsplan Kommunikation kring Heltidsprojektet kommer att ske i enlighet med förvaltningens kommunikationsplan som finns beslutad av folkhälsonämnden ( , FHN 149, FHN ). Tillsammans med kommunikationspolicy och övriga styrande dokument är planen ett stöd och arbetsredskap i kommunikationsfrågor för alla som arbetar i verksamheten. Det finns ett tydligt behov av att förtydliga både den interna och externa kommunikationen kring heltidsprojektet. En reviderad kommunikationsplan för heltidsprojektet kommer att tas fram med hjälp av förvaltningens kommunikatör. Som ett led i arbetet med kommunikationsplanen kommer ett nyhetsmail att skickas till första linjens chefer, politiska- och fackliga styrgruppen och arbetsplatsombuden, en gång per vecka. Nyhetsmailet kommer att innehålla kort information om det som är aktuellt i projektet just nu. Första linjens chefer ska kunna vidareförmedla informationen till sina medarbetare på arbetsplatsträffar, där heltidsprojektet är en stående punkt på dagordningen. Samtliga medarbetare ska ha tillgång till samma information via intranätet och Karlskoga kommuns hemsida. En logga kommer att tas fram för heltidsprojektet som kan användas som symbol och igenkänningsfaktor för projektet. 9.2 Projektplats Heltidsprojektet kommer att kunna följas via Karlskoga kommuns hemsida under folkhälsoförvaltningens information. Projektet kommer även att ha adressen direkt till projektplatsen.

14 14 (14) 9.3 Ändringshantering Ändringar och tillägg av betydande karaktär, i projektet beslutas av den politiska styrgruppen, som folkhälsonämnden därefter fastställer i sin beslutsordning. Ändringar som genererar större förändring av anställnings- och/eller arbetsmiljöförhållanden förhandlas och beslutas i den fackliga styrgruppen. Ändringar i det operativa arbetet beslutas direkt av projektansvarig i samråd med projektledare/projektsekreterare. 10 Överlämning av projektresultat och avslutning Innan projektet avslutas ska en plan för fortsatt arbete angående modellerna för att möjliggöra heltidstjänster i förvaltningen skrivas. För att erfarenheter och lärdomar från projektet ska leva vidare och fortsätta som en del i den ordinarie personalplaneringen på förvaltningen är det viktigt att medarbetarnas delaktighet i förändringsarbetet tas tillvara och fortsätter att genomsyra förvaltningens arbete. Ansvariga för genomförande av modeller för heltid ska utses och ges ansvaret att fortsätta arbetet i enlighet med de riktlinjer som beslutas. En ökning av andelen heltider ska även fortsättningsvis ske inom ramen för befintlig budget. Detta innebär att pensionsavgångar används i personalplaneringen och att arbetssätt ses över i enlighet med beslutade modeller för heltid. I samband med att projektet avslutas ska en slutrapport överlämnas till projektansvarig som i sin tur ansvarar för att denna lämnas vidare till den kommunfullmäktige efter beslut av folkhälsonämnden. En sammanställning av projektets viktigaste resultat, modeller, framgångsfaktorer och lärdomar ska spridas till samtliga medarbetare inom förvaltningen via verksamhetschefer och första linjens chefer. Den externa spridningen av projektets resultat ska göras via hemsidan samt andra satsningar i enlighet med projektets resultat. Beslut om detta fattas av folkhälsonämndens presidie, projektansvarig och projektledare i samråd med förvaltningens kommunikatör. Ulrika Lundgren Förvaltningschef/projektansvarig Camilla Jern Kvalitetsledare/projektledare - projektsekreterare