Vad är projekt? Hur styra?

Transkript

1 Vad är projekt? Hur styra? Rune Olsson Avd för Projekt, innovationer och entreprenörskap IEI. LiU PULS, Rune Olsson AB Dagens program: Vad vill ni ta med er härifrån? Vad är Projekt? Framgångsrika projekt Styra projekt mot framgång ALMI 2 april 2012 Vad är Projekt? De flesta av dessa finns i projekt: Unik uppgift, komplex, samordningskrav Speciell kompetens krävs för att lösa uppgiften Avsatt budget kopplad till uppgiften Tydligt start och slut Varför Projekt? Behöver organisationsform där man kan hantera: Kraftansamling Strategiskt viktig uppgift Snabbt nå målet Kunna mäta framgång stegvis Varierande arbetsfördelning

2 Resurser För att kunna styra måste du veta vart. IN Särskilda arbetsformer TID MÅL UT slutanv ändare Projekt är som bilkörning. Man är på väg. Man känner fartvinden i håret. Man har en start och ett mål. Kostnad Om man inte vet vart man ska är det svårt att styra annat än att hålla sig på en väg. Framgångskriterier Tre huvudtyper av projekt Teknik känd Gjort liknande Lite nytt Leveranstid Teknik okänd Gjort liknande Mycket nytt Teknik känd Människors attityd viktig Processtänk LEVERANSprojekt Känd konstruktion UTVECKLINGSprojekt ADMINISTRATIVAprojekt Service, Tjänster Utredning Projektmodell enl Lööw

3 Projektorganisation Projektets måltriangel Man hör ofta: Vi ska fixa detta på kort tid, till låg kostnad och hög kvalitet! Det går inte att optimera alla tre samtidigt. Kostnad Tid Kvalitet Tvätteriet: Vi tvättar Snabbt Billigt Bra: Välj två! 1 Snabbt och Billigt sämre kvalitet 2 Billigt och Bra tar lång tid 3 Snabbt och Bra kostar mer Olika typer av projekt kräver olika hantering TYP AV MÅL PLANE- RESURSER TID ORGANISATION PROJEKT RING Leverans- Operationellt Total Tydliga och givna Detaljerad Detaljerad ansvarsfördelning Produkt / System Visionärt Stegvis I ständig konkurrens med Etappindelad För att uppnå synergieffekter Utveckling linjen Uppföljnings Operationellt Enkel Behovet ofta Sluttidpunkt Ofta krav på negligerat neutralitet Utvärderings Effektinriktat Detaljerad Ofta inlånade Sluttidpunkt Starka krav på neutralitet Administrativa Problem- Iterativ Metodvalet styr Etappindelad För att uppnå orienterat starkt behovet synergieffekter Utrednings- Problem- Stegvis Metodvalet styr Klar slut- För att uppnå orienterat Forsknings- Sökande Grov. och successivt anpassad starkt behovet Genom ansökningsförfarande tidpunkt synergieffekter Grovt angiven Arbetsgrupp, lös i sin struktur Projektets Mål ska vara SMART Specifikt Mätbart Accepterat Realiserbart Tidsatt

4 Krav på projektet Projektets Mål Kravställare: Projektkrav: Kunden / Beställaren Mitt egna företag Omvärlden: Lagar, regler Möten varje vecka Vissa personer ska ingå etc Inriktningsmål Det vi syftar till Projektmål: Det vi levererar då projetet avslutas, alla aktiviteter Produktkrav: Röd, snabbt, ergonomisk etc Effektmål: Den effekt vi vill uppnå på längre sikt Projekt är Befolkade: Intressenter TID Resurser Leverantör Konsult Aktiviteter för att nå effektmålet Framgångsrika projekt Fundera igenom IN Beställare Inriktningsmål Särskilda arbetsformer Framgångskriterier MÅL Kostnad UT Slutanvändare EFFEKTmål Controler 1.Vad innebär det att ett projekt är framgångsrikt? 2.Vad krävs för att ett projekt ska bli framgångsrikt?

5 Hur engagera, motivera, skapa vi-anda? Den som missar att planera har planerat in en miss. Kick-off; Lära känna varandra, klargöra roller, rutiner, regler Fira framgångar: Fika, belöning för att vi nått målet eller delmål. Dela ut mindre uppgifter som ger Snabb, konstruktiv feedback Rätt information till rätt person vid rätt tidpunkt Platt organisation Viktig fråga! Att starta ett projekt Tidsorienterat Steg för steg Hur vet du att du har gjort ett bra arbete vid slutet av en arbetsdag?

6 STEGEN VAD Mål; Bryta ner arbetsuppgifterna (WBS); Logisk ordning TID Klart när? Milstolpar? Resurser VEM Kompetenser? Intressenter HUR Risk analys Kommunikationsplan; dokumentation; 1 Få det övergripande målet 2 Vad blir effekten av projektet? 3 Bryt ner målet i arbetspaket. Work Breakdown Structure VAD Vart syftar du? Vad ska uppnås? SMART Skriv aktiviteterna på post-itlappar. VAD nästa 4 Sortera aktiviteterna i en logisk följd. Tydliggör beroenden 5 Vilka är de naturliga stegen? 6 Vad kan göras parallellt i tiden? Lägg ut lapparna på ett A3-blad. Flytta om postit-lapparna TID 7 När måste hela arbetet vara klart? 8 Uppskatta tiden för varje aktivitet. 9 Fastställ datum för milstolpar. Dra en tidslinje Markera på tidslinjen.

7 Mera TID VEM gör vad i gruppen 10 Fastställ starttid för varje aktivitet. 11 Skriv vad som ska vara gjort vid varje milstolpe. Lägg post-it längs en tidsaxel. Åtgärdsplan! Milstolpeplan 12 Tydliggör vilka kompetenser som behövs! Har vi kompetens för allt som ska göras? Något behov för inlärning 13 Beskriv resurserna. Gör ett tid-resursschema för varje deltagare i projektet. Notera kompetensbehov vid resp aktivitet. Oftast tillgänglig tid VEM är intresserad av vad utanför gruppen 14 Vem gör vad? 15 Vilka är intressenterna? Vad är de intresserade av? Hur ska de kontaktas? När ska de informeras? Skriv namn på åtgärdslistan Gör en intressentanalys Markera i åtgärdsplanen när intressenter ska kontaktas. Intressentanalys Intressenserad i fas i inform- Interes- I vilken Bör projektet eras före Namn Vad? Kontakta hur? Av vem?

8 Viktig fråga i början av planeringen av ett projekt: Varför kommer detta projekt att misslyckas? Lång lista leder till: Risk hantering Risker och möjligheter 16 Vad kan gå fel? Gör en riskanalys. Hur kan vi förhindra resp ta hand om konsekvenser? Hur är det med möjliga positiva grejor? Modifiera planerna så att riskerna förhindras. Hur kan vi vara öppna för möjligheter? Blir medveten om möjligheter Projektets Riskanalys Risk Sanno- Konse- Åtgärd Åtgärd Ansvarig likhet kvens hindra Plan B HUR 17 Beskriv hur ni ska samarbeta i projektet. 18 Fastställ hur ni ska hantera dokument och papper. Sammanfatta i ett samarbetskontrakt. Pärmar, filsystem, server, hemsida etc

9 Rationellt beslutsfattande Speciellt vid projektarbete behöver folk tänka rationellt: Rätt mötesordning: Intuitiv problemlösning Hitta viktigaste kraven: Parvisa jämförelser av krav Välj rätt beslut: Beslutsmatris Tank e- steg Intuitiv Problemlösning 1 Ställs inför ett problem Undersöker 2 Undrar, Tänker Sover på saken Arbetssteg Mötesordning anpassad till intuitivt tänkande 1 Möte 1: Diskussion Klargör. Undersöker. Staplar alternativ 2 Tid för eftertanke 3 IDÉ! Insikt! AHA 3 Möte 2:Analys av idéer 4 Kollar om det fungerar 4 Möte 3: Beslut Parvisa Jämförelser (fattigmans hierarki) Ett sätt att rangordna krav Arbetssteg: 1 lista tänkbara krav 2 gör eventuellt en grov sortering i två grupper 3 sätt de krav som finns i den viktigaste gruppen i kolumnen under Krav 4 skriv i samma ordning överst i kolumnerna jämför parvis te x Sugförmåga mot pris: vilket av dessa krav är viktigast? Sätt 1 om Sugförmåga vann över jämförelsen. 6 fortsätt med alla paren. 7 Räkna antal vunna jämförelser. Dessa ger en rangordning. Alternativa sätt att använda Parvisa Jämförelser: 8 Sätt en viktsfaktor för respektive krav. 9 I en grupp kan det vara svårt att komma överens. Då kan var och en få göra sitt val oberoende av de andra. I tabellen skriver man då in antalet personer som gjort valet ( tex valt sugförmåga mot pris på raden Sugförmåga ) Krav 1 Sugförmåga Parvisa Jämförelser Exempel. Köpa dammsugare 2 Pris 3 Räckvidd 4 Design 5 Buller 6 Tillbehör Antal vunna jämförels er Rang ord ning Sugförmåga Pris Räckvidd Design Buller Tillbehör Eventuell viktsfaktor

10 Beslutsmatris SEMESTER MED FAMILJEN Hur kan ni använda dessa i era projekt? Krav Analys Diskutera Idéer Bada Sol a Sh op a Nat ur Ko stn ad Fjällen Anv änd Gotland OK Mallorca Spa ra Spa r Förk asta slän g Förslag till förbättring Pappa åker med kompis Spara pengar till annat år Rätt mötesordning: Intuitiv problemlösning Hitta viktigaste kraven: Parvisa jämförelser av krav Välj rätt beslut: Beslutsmatris Kommunikation Vanligen Hur många procent anser du att vanligen står för? 0% = Aldrig 100% = Alltid

11 Intressentanalys för att förhindra konflikter, säkra stöd och säkra resurser OBSERVERA Projekt är befolkade! Finn dina Intressenter Dina egna speciella intressenter Vem vill att du lyckas? I mottagande organisation I din egen organisation Hos leverantörer Beställare Medlemmarna i projektgruppen Ledamöter i styrgruppen Företagsledningen Slutanvändare Leverantörer Finansiärer Andra projektgrupper Politiker Allmäna opinionen Andra anställda på företaget Facket Och alla andra Vem vill att du misslyckas? Vem stödjer dig? Vems framgång utnyttjar du? Vem får fördelar av projektet? Vem förlorar på grund av projektet? Vem kan du klara dig utan? Vem är du beroende av?

12 Intres sent Påve rkan Låg Medel Hög Påve rkan möjli ghete r Ange lägen Låg Medel Hög Typ av intres se: pos/ne g Förvä ntan av projektet Kontakt när Kontakt hur VEM är intress erad Av VAD Kortaste analys: NÄR NÄR I vilken fas i Kontakt projekt före HUR kontakta Vem i vår grupp kontakt ar VIKTIGT! Notera angående kontakter med intressenter i kommunikationsplanen i milstolpenplanen och/eller i åtgärdsplanen

13 Projektledning. Rune Olsson. PIE, IEI, LiU Checklista över projektrisker Typ av risk Risk Finns troligen hos oss: 1-5 Affärsmässiga Strategiska? Stor intern uppslutning? Stort steg för företaget? Konfidentiell nivå? Nyttokostnadsanalys Kon sek ven s 1-5 Hur förhindra att det inträffar Hur lindra när det inträffat Hanteras före milstolpe: Ansvarig person. Projektets storlek Budget? Önskat resultat klart angivet? Tidsplan Resurser? Företagsmässiga effekter Vem/vilka påverkas inom företaget? Geografisk täckning? Påverkan av/på företagets kultur? Företagsledningens engagemang? Aktivt? Förändringar i Arbetsuppgifter Kompetenskrav Arbetsrutiner Relationer Makt Vinnare och förlorare? Beredskapsnivå? Behov av information?

14 Projektledning. Rune Olsson. PIE, IEI, LiU Tekniska risker komplexitet Lämplighet, tillförlitlighet, prestationsnormer? Ny teknik erfarenheter? Negativa effekter? Leverantörernas kvalitet? Tekniskt/ kommersiellt? Hur ser relationerna ut? Beroendeförhållanden, många? Fel på utrustning, datorer kraschar? Projektledning Förväntningar Mentor Process för beslutsfattande inom företaget? Process och metoder för att definiera önskvärda resultat? Projektets livscykel? Finns nyckelpersoner med speciella kompetenser? Fel i planeringen Personliga Sjukdomsrisk? Folk slutar Oenighet i gruppen? Andra?