Sitt i era grupper. Gruppdynamik att få en grupp att fungera. Upplägg av föreläsningen

Transkript

1 Gruppdynamik att få en grupp att fungera Gruppdynamik att få en grupp att fungera Sitt i era grupper Rune Olsson PIE IEI LiU 13 Upplägg av föreläsningen Vad är en grupp? Grupps utveckling Problemlösarstilar Att starta projektgrupp rätt Scania Basic Vi kommer att använda samma sätt att starta som används i företag. Scania är välkänt för sin effektiva projekthantering I allt väsentligt kommer vi att använda Scania basic Vi kör en Kick-off.

2 Du kommer att få högre EI Emotionell intelligens Att känna sina egna känslor Att kunna styra sina känslor Att kunna motivera sig själv Att kunna registrera vad andra känner Att kunna umgås med andra människor Att känna sina egna känslor Att vara medveten om sig själv Att kunna registrera känslor i stället för att vara i dess våld Att kunna känna personliga beslut Att kunna styra sina känslor Att välja rätt känslor Att kunna lugna sig själv Att vid behov kunna skaka av sig en känsla Att kunna motivera sig själv Att kunna koncentrera sig Att kunna använda sina känslor för att nå mål Att kunna skjuta upp ett nöje Att kunna tygla sin impulsivitet Att kunna registrera vad andra känner Att kunna registrera känslomässiga signaler Att vara medveten om andras behov och önskningar Att ha medkänsla med andra Att kunna umgås med andra människor Att kunna organisera grupper Att kunna förhandla och skapa personliga kontakter. Att kunna ha ett nära förhållande till andra Att kunna påverka andras känslor Vad är en grupp? Resonera i era grupper om hur ni vill karakterisera en grupp I en GRUPP samspelar medlemmarna ( 2 eller fler) för att nå ett mål eller syfte eller utföra en uppgift

3 Sv Akademins ordlista: samling personer som lätt kan överblickas eller har en viss samhörighet under längre el. kortare tid GRUPP Team Skock Hop Enhet Mob Antal Byke Pöbel Flock Lag Följe Sällskap Familj Gäng Arbetslag Svärm Sammanslutning Vem är du? Vad ska jag göra här? Vad ska vi jobba med? Lyssnar dom på mig? Vad får jag bestämma? Vad får jag ut av mitt arbete? Ger varandra uppskattning Kan hantera konflikter Olikheter välkomnas Gruppsutveckling Tankar, Stämning i gruppen Osäkerhet Strikta regler Vill vara lik de andra Rollsökning Vem bestämmer egentligen Formell ledare granskas. Konflikter ofta stormiga. Trygghet Tillit till varandra Frånvarandes tankar är närvarande TILLHÖRA Kort tid KONTROLL Lång tid SAMHÖRIGHET Problemlösarstilar En bas för att förstå Gruppdynamik Där alla tänker på samma sätt, Sker inget riktigt tänkande Arbeta med personer som har olika sätt att tänka i förhållande till ditt sätt: Med-tänkare ger Mot-tänkare ger rutin trygghet utmaning skärper argument

4 Problemlösarstilar OBS Inget egentligt test! Övning! Vi kommer att få ord och begrepp så vi kan förstå det som händer i grupper för att kunna tala om gruppdynamik i arbetsgrupper Ta ett papper. Rita denna tabell. Kolumn 1 Kolumn 2 Kolumn 3 Kolumn 4 1 Se på de fyra begreppen på varje rad. 2 Vilken av dem beskriver bäst det sätt som du brukar använda när du börjar lösa ett problem 3 Sätt en 4a på den platsen 4 Vilken av dem beskriver något som du INTE gör först. Sätt en 1a på den platsen 6 Sätt sedan en 2a och en 3a på de andra. Kol 1 Kol 2 Kol 3 Kol 4 1 Begrundar Trevar Är engagerad Söker praktiskt Ex På alla rader ska siffrorna 1, 2, 3 och 4 finnas. Kolumn 1 Kolumn 2 Kolumn 3 Kolumn 4 1 Begrundar Trevar Är Söker engagerad praktiskt 2 Mottagligt Sakligt Analyserande Opartiskt 3 Handlar Iakttar Tänker efter Tillämpar 4 Accepterar Tar risker Värderar Är medveten På känn Jobbar på Logiskt Ifrågasätter intuitivt produktivt 6 Abstrakt Observerande Konkret Aktiv 7 Inriktad Funderar Inriktad Prövar från på nuet på framtiden erfarenhet 8 Upplevelse Observation Teori Prövning 9 Med Reserverat Förnuftigt Med känsla inlevelse av ansvar

5 Kryssa över de siffror du skrivit på dessa Platser. Summera de övriga neråt Kolumn 1 Kolumn 2 Kolumn 3 Kolumn 4 xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx SUM 1 SUM 2 SUM 3 SUM 4 Prövare + Får saker gjorda + Drar på med energi + Tar risker + Resultatinriktade - Alltför små förbättringar - Meningslösa aktiviteter - Arbete som inte blir färdigt i tid - Opraktiska planer Prövare kan behöva utveckla följande: 2 Anslut dig till mål Sök nya möjligheter Påverka och led andra Jobba med människor Möt dem med: 1 Argument om värde och betydelse Vill prova själv Personer kring mig med denna stil: Tillämpa 2 1 Sammanställare + Problemlösning + Fatta beslut + En sak i taget + Planera 1 - Löser fel problem - För snabba till beslut - Saknar fokus - Ingen kontroll av idéer Konkret upplevelse Idégivare + Idérika, idéstorm + Fantasi + Känna igen problem + Undersöker - Svårt att fatta beslut - Intoleranta mot data och detaljer - Kan inte utveckla problem Idégivare kan behöva utveckla följande: Ta in människors känslor Förstå värderingar Samla ihop information Föreställa sig följderna från en osäker situation Möt dem med: Vill bearbeta i fred Behöver stöd av handlingsmänniskor Tidpunkt viktig Personer kring mig med denna stil: 1 2 Reflektera Förklarare + Skapa modeller + Jämför alternativ + Hittar krav + Definiera problem - Luftslott - Inga praktiska tillämpningar - Oförmåga att lära av misstag - Ingen systematisk start PRÖVARE Kol 4 X X Kol 1 X Kol 3 Kol 2 X 1 2 = central punkt Tillämpa Active aktivt Experimentation Experimentera Doing Göra D Prövare Känna och göra C Sammanställare Tänka och göra Concrete Uppleva Experience Konkret Egen Feeling känsla How Hur we vi think tänker about om ting things Perception Ständig varseblivning Continuum Ständigt processande Hur vi gör med ting Få Abstract översikt Conceptualisation Abstrakt Tänkande Söka Thinking teorier A Idéivare Känna och betrakta B Förklarare Tänka och betrakta Se och Reflective överväga Reflecterande Observation observation Watching Betrakta

6 Prövare + Får saker gjorda + Drar på med energi + Tar risker + Resultatinriktade - Alltför små förbättringar - Meningslösa aktiviteter - Arbete som inte blir färdigt i tid - Opraktiska planer Prövare kan behöva utveckla följande: 2 Anslut dig till mål Sök nya möjligheter Påverka och led andra Jobba med människor Möt dem med: 1 Argument om värde och betydelse Vill prova själv Personer kring mig med denna stil: Tillämpa 2 1 Sammanställare + Problemlösning + Fatta beslut + En sak i taget + Planera 1 - Löser fel problem - För snabba till beslut - Saknar fokus - Ingen kontroll av idéer Konkret upplevelse Idégivare + Idérika, idéstorm + Fantasi + Känna igen problem + Undersöker - Svårt att fatta beslut - Intoleranta mot data och detaljer - Kan inte utveckla problem Idégivare kan behöva utveckla följande: Ta in människors känslor Förstå värderingar Samla ihop information Föreställa sig följderna från en osäker situation Möt dem med: Vill bearbeta i fred Behöver stöd av handlingsmänniskor Tidpunkt viktig Personer kring mig med denna stil: 1 2 Reflektera Förklarare + Skapa modeller + Jämför alternativ + Hittar krav + Definiera problem - Luftslott - Inga praktiska tillämpningar - Oförmåga att lära av misstag - Ingen systematisk start Idegivare Förklarare Sammanställare 2 1 2

7 2 Kanske en diplomat: 1 Om hög emotionell intelligens, så kan denna 2 1 person anpassa sitt beteende till vad gruppen saknar och 1 behöver Styrkan hos respektive problemlösarstil Prövare Resultat!!! Tar risker Energisk Tillämpa aktivt Planera Fatta beslut En sak i taget Sammanställare Uppleva konkret Få översikt Idégivare Finna möjligheter Känner igen problem Fantasi Idéstorm Se och överväga Skapa modeller Definierar problem Hittar krav Förklarare Hur är det i er grupp? Resonera om hur grupparbetet fungerat med tanke på era problemlösarstilar Faser i vanligt projektarbete Jobba: följ planerna Resultat!!! Ta risker Trial and error Härledning och logik Fatta beslut Organisera arbetet Planera vägen Förstudie Finn möjligheter Erkänn problemen Föreställa sig Brainstorming Formulera målet! Definiera risker Utveckla en arbetsmodell Fastställ Målet

8 Där alla tänker på samma sätt, Sker inget riktigt tänkande Arbeta med personer som har olika sätt att tänka i förhållande till ditt sätt: Mer artiklar på Se under mappen Runes material Med-tänkare ger Mot-tänkare ger rutin trygghet utmaning skärper argument Använd checklistan: Att skapa bra stämning i ett arbetslag Skriv ner era överenskommelser i ett gruppkontrakt, samarbetsregler eller Sätt att vara och verka hos oss. Lycka till Ta vara på varandra i era grupper! Öka er Emotionella Intelligens Projektledning! Rune Olsson Avd för Projekt, innovationer och entreprenörskap IEI. LiU

9 Dagens program KICK-OFF: planera eget projet Vad är Projekt? Varför Projekt? Projektprocessen Mål och Krav i Projekt Projektplanering Projektets Risker och Intressenter. Utbyta erfarenheter med de andra grupperna. Vad är Projekt? Unik uppgift, komplex, samordningskrav Speciell kompetens krävs för att lösa uppgiften Avsatt budget kopplad till uppgiften Tydligt start och slut Varför Projekt? En enkel projektmodell Behöver organisationsform där man kan hantera: Kraftansamling Strategiskt viktig uppgift Snabbt nå målet Kunna mäta framgång stegvis

10 Projektmodell med beslutspunkter Ericssons modell för projektstyrning PROPS SPP Scania Project Planning

11 Assignment Directive (AD) Project Definition (PDF) Projektmodellen?! = PHASE 1 Pre-study Project definition is created: What, how, who, and cost PHASE 2 Development Design and evaluate function PHASE 3 Verification Field test Production preparations Purchase order Planning Market introduction Spare part preparations R&M methods SOS SOCOP PHASE 4 Implementation Marketing Production Start of sales PHASE Termination Final report written Closing accounts Project closed Final Report Activity α Activity β J F M A M J J A S O N D YY Master plan project name DP1 CR0 CR1 CR2 PDF DP2 FVP AST CR3 DP3 IDT CR4 CR MPR DP4 PRS SOS SSC FRR DP Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase A B C Milestone A/ Milestone B/ Milestone C/ D E J F M A M J J A S O N D Milestone D/ Milestone E/ I YY SOP YYMM.P Milestone I/ Milestone F/ Milestone G/ J SOCOP YYMM.P J F M A M YY Milestone J/ Pre-study Execution phase Termination phase Activity γ F G Milestone H/ Activity δ H Milestone K/ Activity ε K SPP Scania Project Planning SPP Scania Project Planning Time schedule w.26 w.27 w.28 w.29 w.30 w.31 w.32 w.33 w.34 w.3

12 Metodstegen för SPP, Scania Project Planning Vägen till en plan att styra med SPP Scania Project Planning Mål och förutsättningar Uppföljning eller styrning? Definiera arbetsinnehållet och strukturera/pröva mot mål och förutsättningar Hålla utkik akterut eller navigera? Projektunika hårdvarumilstolpar Lägg ut i den smartaste sekvens vi kan komma på. Visar beroenden, parallellitet och stafett Fokus på närtid w.26 w.27 w.28 w.29 w.30 w.31 w.32 w.33 w.34 w.3 Enkel styrning Är vi klar till vänster om tidsmarkören? Vad krävs för fortsättning på högra sidan? Styrning i linje Visuell uppföljning på individnivå SPP Scania Project Planning Tar för lång tid Vi behöver komma i gång Stämmer ändå inte Det är jobbigt De finns ingen bra mjukvara att dokumentera i Men hur ska vi Mjukvara Övertro och ibland ett direkt hinder

13 SPP Scania Project Planning Framgångsfaktorer Grubbla inte så mycket, gör och lär Se till att det alltid finns metodstöd tillgängligt Acceptera inte försök till genvägar innan metoden sitter i ryggmärgen Var lyhörd för förslag till standardisering när de börjar komma är du i hamn Formulera företagsunika termer, nedbrytning, sekvens, tre-bokstavsförkortning Använd metaforer när du beskriver metodiken Acceptera att du inte är profet i ditt eget land Arbete i Linjen Idé kommer fram i linjen och ges en särskild organisation Kick-off: projektgruppen lär känna varandra och sina uppgifter Kick-on: man kollar av att allt fungerar enligt önskemål Kick-over: man lämnar ett delresultat till linjen Kick-out: Man avslutar projektet Idé Kick-off Proj 2 Kick-on Kick-over Implementering Kick-out Projektets Mål ska vara SMART Specifikt Mätbart Accepterat Realiserbart Tidsatt Proj 1 Proj 3

14 Projektets måltriangel Man hör ofta: Vi ska fixa detta på kort tid, till låg kostnad och hög kvalitet! Det går inte att optimera alla tre samtidigt. Kostnad Projektets Mål 1 2 Projektmål: Det vi levererar då projetet avslutas 3 Tid Kvalitet Tvätteriet: Vi tvättar Snabbt Billigt Bra: Välj två! 1 Snabbt och Billigt sämre kvalitet 2 Billigt och Bra tar lång tid 3 Snabbt och Bra kostar mer Effektmål: Den effekt vi vill uppnå på längre sikt Planering 1 MÅL Ta ett A3 papper och massa post-it. Skriv ner målet för arbetet på post-it. Placera ut de och sortera sedan i Projektmål och Effektmål Planering 2 aktiviteter 1. Bryt ner målet genom att ställa frågan Hur kan vi uppnå dett? Skriv på Post it: ni får en WBS 2. Ordna i logisk följd: Vsad beror på vad? 3. Milstolpar: När ska större grejor var klara? Ni har Nätplan med aktiviteter och milstolpar

15 MiniRiskAnalys Den som missar att planera har planerat in en miss. Måldokumentationen

16 1Att starta ett projekt målorienterat.pdf Rationellt beslutsfattande Speciellt vid projektarbete behöver folk tänka rationellt: 1AttSkapaBraStämningArbetslagV807.pdf Gå igenom dessa checklistor för era egna projekt just nu. Skriv gruppkontrakt och måldokument/projektplan Rätt mötesordning: Intuitiv problemlösning Hitta viktigaste kraven: Parvisa jämförelser av krav Välj rätt beslut: Beslutsmatris Tank e- steg Intuitiv Problemlösning 1 Ställs inför ett problem Undersöker 2 Undrar, Tänker Sover på saken Kolla på Arbetssteg Mötesordning anpassad till intuitivt tänkande 1 Möte 1: Diskussion Klargör. Undersöker. Staplar alternativ 2 Tid för eftertanke 3 IDÉ! Insikt! AHA 3 Möte 2:Analys av idéer 4 Kollar om det fungerar 4 Möte 3: Beslut Beslutsmatris SEMESTER MED FAMILJEN Krav Idéer Bada Sola Shopa Na tur Ko stn ad Fjällen Anv änd Gotland OK Mallorca Spa ra Spa r Analys Förk asta slän g Förslag till förbättring Pappa åker med kompis Spara pengar till annat år

17 Parvisa Jämförelser (fattigmans hierarki) Ett sätt att rangordna krav Arbetssteg: 1 lista tänkbara krav 2 gör eventuellt en grov sortering i två grupper 3 sätt de krav som finns i den viktigaste gruppen i kolumnen under Krav 4 skriv i samma ordning överst i kolumnerna 1 6 jämför parvis te x Sugförmåga mot pris: vilket av dessa krav är viktigast? Sätt 1 om Sugförmåga vann över jämförelsen. 6 fortsätt med alla paren. 7 Räkna antal vunna jämförelser. Dessa ger en rangordning. Alternativa sätt att använda Parvisa Jämförelser: 8 Sätt en viktsfaktor för respektive krav. 9 I en grupp kan det vara svårt att komma överens. Då kan var och en få göra sitt val oberoende av de andra. I tabellen skriver man då in antalet personer som gjort valet ( tex valt sugförmåga mot pris på raden Sugförmåga ) Krav 1 Sugförmåga Parvisa Jämförelser Exempel. Köpa dammsugare 2 Pris 3 Räckvidd 4 Design Buller 6 Tillbehör Antal vunna jämförels er Sugförmåga Pris Räckvidd Design Buller Tillbehör Rang ord ning Användning i grupp Samma upplägg: först ta fram kraven, osv Vid de parvisa fämförelserna väljer var och en i grupp självständigt Valen summeras Rangordna efter flest val Om det är en grupp med pers, så kan var och en välja och så skriver man in antalet med ett visst val t ex: Krav Pris Buller Vunna Eventuell viktsfaktor Sugförmåga Räckvidd Design Tillbehör Rangordnin g Sugför måga Pris Ev viktsfaktor Räckvidd Design Buller Tillbehör

18 Resultat Parvisa Jämförelser Enkel att genomföra Skapar trygghet inför förändring Ofta accepterar alla i gruppen majoritetens val Lättare att hantera olika åsikter Konflikter minskar