Sammanfatta ovanstående arbete under följande rubriker.

Transkript

1 PIE. IEI. Linköpings universitet. 1 Artikel A3 i serien Att komma igång och bli klar i tid Att starta ett projekt målorienterat Komplett material finns på : Steg Moment VAD 1 Få det stora målet av uppdragsgivaren 2 Dela upp detta mål i: Inriktningsmål och Effektmål 3 Bryt ner effektmålet i arbetspaket. Skriv varje moment på var sin post-it-lapp. 4 Ordna i logisk följd. Klargör beroenden. Lägg post-it-lapparna på ett A3-papper. 5 Vad kan göras parallellt? Flytta om post-it-lapparna TID 6 När ska hela arbetet vara klart? 7 Klargör kompetenser. Beskriv resurserna. Gör tidsresursschema för alla medverkande. 8 Uppskatta antal timmar inom arbetspaketen. 9 Sätt tid på varje arbetspaket Lägg post-it-lapparna efter en tidsaxel. 10 När ska arbetspaketen vara klara? Fastställ datum för milstolparna Skriv vad som ska vara gjort vid varje milstolpe. VEM 11 Vem ska göra vad? Skriv ansvarskort. Fördela ansvar och arbetsuppgifter. 12 Finns kompetens för allting eller finns behov av inlärning? 13 Vilka är intressenterna? Vad är de intresserade av? Hur ska dessa hanteras? När ska de informeras? 15 Vad kan gå snett? Gör en riskanalys. Hur förhindra och hur lindra? HUR 16 Beskriv hur ni tänker samarbeta i gruppen 17 Beskriv hur ni tänker hantera dokument och papper. Skriv intressentanalys. Se nedan Modifiera tidsplanen för att förhindrar risker. Sammanfatta i ett gruppkontrakt Sammanfatta ovanstående arbete under följande rubriker. Projektplanering innehåller följande rubriker 1.1 Bakgrund

2 PIE. IEI. Linköpings universitet. 2 Artikel A3 i serien Att komma igång och bli klar i tid Varför genomförs projektet? Diskutera och beskriv bakgrunden till projektet och vilka problemområden som skall behandlas. 1.2 Mål Vilket/vilka mål har ni satt upp för projektet? Vad skall åstadkommas i projektet? Hur märks resultatet? Strukturera målbeskrivningen i följande kategorier: Inriktningsmål, Effektmål och Produktionsmål. Gör en WBS (work breakdown structure) dvs bryt ner från stora målet ner till hanterliga aktiviteter Avgränsningar Vilka avgränsningar tänker ni göra i projektet? Vilka närliggande frågor ska ni inte ta upp? 1.4. Metod Hur skall projektet genomföras? Vilken metod eller vilket tillvägagångssätt kommer ni att använda? Det räcker med en översiktlig beskrivning. Detta bedömer fackläraren Tidsplan Gör en plan över milstolparna med angivet vad som ska vara gjort vid varje milstolpe. Beroendet mellan aktiviteterna ska synas tydligt. Ett Gantt-schema kan också var klargörande för hur projektflödet ska se ut Resursplaner Gör en plan över hur var och en i gruppen kommer att använda sin tid. Om nödvändigt gör plan för hur ni kommer att använda olika slag av resurser: t ex utrustning, datorer, mätinstrument Intressentanalys Vilka är med i projektet: kärngrupp, handledare etc? Vilka har intresse av projektet opå något sätt?... eventuella kunder?... slutanvändare. Vad är respektive intressent intresserad av? När ska intressenten informeras? Förslag på rubriker till analysen: Person Intresserad av I vilken projektfas Bör informeras före Kontakt hur Ansvarsfördelning Ange i ett ansvarskort (bifogas) hur de olika projektmedlemmarna och intressenterna samverkar med projektet under tiden Riskanalys Utför riskanalys med utgångspunkt både från en idéstorm i gruppen och någon checklista i Projektbok (t ex den som bifogas här från Briner, Projektledaren s 90). För varje risk ska sannolikhet anges t ex som hög, medel, låg. Ni ska även beskriva vad som kan göras dels för att förhindra att händelsen överhuvudtaget inträffar och dels för att hantera konsekvensen om den inträffar Framgångskriterier Diskutera hur ni ska märka att ni gör ett bra arbete under projektets gång. Styrbarheten ska vara tydlig. Ett kriterium är naturligtvis att man uppnått resultat inför varje milstolpe. Försök hitta något mätbart delresultat under varje vecka. Start och Genomförande 2.1 Genomför arbetsmallen att komma igång rätt i grupp i projektgruppen. Sammanfatta vad ni kommit överens om i ett gruppkontrakt. I arbetslistan finns angivet skriv ner. Gör det när ni diskuterar respektive avsnitt. Detta ligger till grund för gruppkontraktet System för dokumentation upprättas Ordna ett tillförlitligt system för klassificering, registrering och arkivering av alla papper och data som berör eget projekt. Detta moment är viktigt att ni tränar ordentligt. Försök lägga upp informationen på en server som ni kan nå via internet Följ upp Följ upp och dokumentera arbetet fortlöpande genom att föra noggranna anteckningar, arbetsblad och dagbok. Dagboken ligger till grund för utvärdering av ert sätt att arbeta inom gruppen och under projektet. Dagboken ska fånga processen.

3 PIE. IEI. Linköpings universitet. 3 Artikel A3 i serien Att komma igång och bli klar i tid Att Kicka igång ett team Det krävs ofta en samlad insats för att få en bra start av ett team: en Kick-off. Likaså kan det behövas en energispruta när arbetet går in i en ny fas eller projektet har gått i stå: Kickon. Ibland lämnar ett arbetsgäng över sitt resultat till ett annat gäng: Kick-over Alla uppdrag bör ges en klar avslutning: Kick-out Nedan ges några exempel på bra saker att göra vid varje övergång. Vi har mest tagit upp det som hör till att skapa bra arbetsklimat. Uppföljning av konkreta arbetsresultat och kvalitetssäkring bör naturligtvis också göras hela tiden. Kick-off Sedvanliga genomgångar av uppdraget Att komma igång rätt i arbetslaget: Lära känna människorna Upprätta arbetsrutiner, gruppnormer Komma överens om hantering av oenighet Fördela ansvar Finna regler för informationsspridning Allt samlas i ett gruppkontrakt/samarbetsavtal Träning i kreativa arbetsformer: Idéstorm, Parvisa jämförelser, Beslutsmatris Mötesordning: fast dagordning, laget runt, diskussionsmöte skiljt från beslutsmöte osv Riskanalys genomförs tillsammans med uppdragsgivare/kund eller projektet linjen Kick-on Lämpligt vid en milstolpe Huvudsyfte: Undersöka om man arbetat som man kom överens om vid kick-offen: Har arbetsfördelningen fungerat, Har gruppkontraktet fångat alla skeden. Har oenighet/konflikter lösts på ett smidigt sätt Revidera ansvarsfördelningen Utvecklingssamtal Checklista för nya Kort Kick-off med nya medarbetare Kick-over När man lämnar över ett resultat till en annan grupp. När arbetet/projektet genomgår en större omorganisation Huvudsyfte: göra ett personligt överlämnande att uppdragets/projektets resultat Avsluta surdegar, Tacka för den gångna tiden Överföra goda arbetsregler till nästa fas Kick-out Sammanfatta vad som fungerat bra och vad som man bör tänka på vid framtida uppdrag/projekt. Revidera arbets/projektmanualer. Sörja för att den goda arbetstiden är slut. Fira!

4 PIE. IEI. Linköpings universitet. 4 Artikel A3 i serien Att komma igång och bli klar i tid Exempel på en enkel milstolpeplan över en undersökning med hjälp av intervjuer Datum Milstolpeplan Milstolpar Lägesrappo rt Inlärning Fackarbete Rapport 12 mars bok Kursbok inläst 15 mars Mål Måldokument godkänt 1 april rubriker Disposition av rapporten 1 april dagbok Erfarenheter av planeringen diskuteras och sammanfattas i dagboken 10 april Indata Upplägget för insamling av data är godkänt av gruppen 10 maj Insamling All info insamlad 11 maj dagbok Erfarenheter från insamlingen har sammanfattats i dagboken. 15 maj Bok Kursbok läst igen 25 maj Råmanus Arbetsbladen sammanställda till 27 maj Ändring Dagbok råmanus Gruppen överens om vilka förändringar som behöver göras och om vem som gör vad. Erfarenheter sammanfattas i dagboken 30 maj Rapport Slutligt manus klart 2 juni Tryck Tryckning klar 8 juni Redovisning Redovisning 10 juni Dagbok Utvärdering av arbetsformen. Dagbok sammanfattad till åtgärder i nästa projekt

5 PIE. IEI. Linköpings universitet. 5 Artikel A3 i serien Att komma igång och bli klar i tid Bra frågor i början av ett projekt. Använd den här listan tidigt i projektet. Du kommer att kontrollera förutsättningar för projektet. 1 Projektets struktur Hur ser nedbrytningen ut? WBS, PBS, OBS (work-, product-, organization Breakdown Structure, Nedbrytning av Arbetet, produkten och organisationen) Har vi fått med allt? Ska allt vara med i projektet eller ska vi avgränsa något i åtagandet och låta det andra komma i nästa eller något annat projekt? Hur ska vi dela upp i delprojekt eller i lämpliga arbetsområden för samarbetspartners och för våra egna team och arbetsgrupper? Behöver vi ha flera skilda planeringsnivåer? Kan vi använda strukturen direkt som en budgetstruktur eller ska den ha ett annat utseende? 2 Projektets resurser Hur har projektet fått resurser och vilka? Är resurserna tillräckliga för att man ska kunna göra en bra insats? 3 Engagemang för projektet Vem äger vad i projektet? Vem är beställare? Hur ser engagemanget ut för projektet hos olika personer och funktioner. Beställare/Uppdragsgivaren? Högsta ledningen, om den är berörd? Du själv, som projektledare? Projektmedarbetare? Berörda chefer? Blivande användare eller motsvarande? Annan kategori som är med? 4 Kompetensfrågor Vilka kompetenser behövs? Vilka kompetenser har vi i gruppen? Vilka kompetenser kan vi få via specialister inom företaget? Vilka kompetenser kan vi få via specialister utanför företaget? Är det OK? 5 Intressenter Vilka kan vara intresserad av projektet? Vad är de intresserade av? Vilka förväntningar kan de ha på projektet? Hur kommer de att agera? Hur skulle de kunna bidra till ett positivt resultat? Hur skulle de kunna komma att för svåra för projekt et? Vad skulle kunna få dem att engagera sig och stödja projektet? Vilka har en sådan position att de reellt kan påverka? Hur aktiva kommer de att vara? Vilka vill vi själva engagera i arbetet och hur ser vår handlingsplan ut?

6 PIE. IEI. Linköpings universitet. 6 Artikel A3 i serien Att komma igång och bli klar i tid 6 Projektledarrollen Hur är projektledarens ansvar och mandat? Har PL fått tillräckligt bra direktiv och andra förutsättningar för att jobba? Känner PL uppbackning från uppdragsgivare och ledning? Finns gensvar från projektgruppen och projektmedlemmarna? 7 Ekonomi och makt Hur är ditt ansvarsområde kring ekonomiska frågor och beslut i projektet? Är gränserna tydliga? Kan något förtydligas? Kommer PL att få driva projektet självständigt? 8 Arbetslaget, Teamet Vad kräver projektet när det gäller samarbetsanda och förmåga att jobba i team? Vilken typ av projektorganisation gagnar de mål ni ska uppfylla, sett till behov av samarbete? Finns behov av förbättringar? Hur kan PL och gruppen ta tillvara kompetensen på bästa sätt i projektorganisationen? Vilka blir dina nyckeluppgifter?

7 PIE. IEI. Linköpings universitet. 7 Artikel A3 i serien Att komma igång och bli klar i tid Miniriskanalys I starten av ett projektarbete ska man alltid fundera kring vad som kan gå snett under arbetet: riskanalys. Läs t ex i Briner, Projektledaren, om riskhantering av stora projekt. I projektgruppen gör man alltid Miniriskanalys: 1 fundera kring vad arbetet innebär 2 gör en lista på möjliga händelser av mer allvarlig karaktär, som kan försvåra arbetet 3 för var och en av händelserna skriver ni ner möjliga konsekvenser av riskhändelsen. Gör en totalvärdering av konsekvenserna genom att sätta ett tal: liten stor påverkan 4 för var och en av händelserna uppskattar ni sannolikheten för att den ska inträffa: sätt ett tal: liten hög. 5 multiplicera skattningarna. Denna produkt kallas för Minirisk. Man brukar ha som regel att för alla risk-händelser göra någon sorts plan för att undvika att det inträffar eller lindra konskevensen om det inträffar. T ex bör man skriva något i samarbetskontraktet eller parera i tidsplanen. För miniriskvärden över t ex 15 ska man definitivt söka en reservplan som finns tillhands om händelsen inträffar. Riskhändelse Ange sannolikh et för att det inträffar: Tal 1-5 Minska risken för att det händer Konsekv enser av händelse n Tal för konsekve ns, påverkan (1-5) Hur lindra konsekve nserna när det har hänt Minirisk 1-25 Har denna risken tagits med i samarbetskont raktet eller tidsplanen? Exempel på enkel riskanalys vad händer runt omkring oss? Händelse Sanno likhet Åtgärd för att minska risk Konsekv ens Åtgärd för att lindra konsekvens Minirisk (s x k) Sjukdom (enstaka 4 Ät sund mat och motionera 4 Lugn och ro 16 gruppmedlem) under projektet Sjukdom (betydande del 1 Håller koll på varandras 5 Skriva kod även om 5 av gruppen) levnadsvanor man mår dåligt Gruppmedlem missar 4 Påminn varandra 3 Fikabrödsstraffet lindrar 12 möte övrigas vrede Borttappade dokument 2 Använd projektpärmen 2 Säkerhetskopiera ofta 4 Skolans nätverk ligger 2 2 Lägg upp lokala kopior 4 nere Osämja inom gruppen 2 Alla jobbar efter bästa förmåga 3 Ta upp och bearbeta problem så fort de uppstår 6

8 PIE. IEI. Linköpings universitet. Artikel A1 i serien Att komma igång och bli klar i tid ANSVARSKORT Personer Milstolpar U utför arbete B Huvudbeslut b delbeslut H Handledning/Mentor A arbetsledning R Ska rådfrågas I ska informeras r kan tillkallas för rådfrågning Datum Aktiviteter

9 PIE. IEI. Linköpings universitet. Artikel A1 i serien Att komma igång och bli klar i tid Checklista över projektrisker Typ av risk Risk Finns troligen hos oss: 1-5 Affärsmässiga Strategiska? Stor intern uppslutning? Stort steg för företaget? Konfidentiell nivå? Nyttokostnadsanalys Kon sek ven s 1-5 Hur förhindra att det inträffar Hur lindra när det inträffat Hanter -as före milstolpe: Ansvarig person. Projektets storlek Budget? Önskat resultat klart angivet? Tidsplan Resurser? Företagsmässiga effekter Vem/vilka påverkas inom företaget? Geografisk täckning? Påverkan av/på företagets kultur? Företagsledningens engagemang? Aktivt? Förändringar i Arbetsuppgifter Kompetenskrav Arbetsrutiner Relationer Makt Vinnare och förlorare? Beredskapsnivå? Behov av information?

10 PIE. IEI. Linköpings universitet. Artikel A1 i serien Att komma igång och bli klar i tid Tekniska risker komplexitet Lämplighet, tillförlitlighet, prestationsnormer? Ny teknik erfarenheter? Negativa effekter? Leverantörernas kvalitet? Tekniskt/ kommersiellt? Hur ser relationerna ut? Beroendeförhållanden, många? Fel på utrustning, datorer kraschar? Projektledning Förväntningar Mentor Process för beslutsfattande inom företaget? Process och metoder för att definiera önskvärda resultat? Projektets livscykel? Finns nyckelpersoner med speciella kompetenser? Fel i planeringen Personliga Sjukdomsrisk? Folk slutar Oenighet i gruppen? Andra?

11 PIE. IEI. Linköpings universitet. Artikel A1 i serien Att komma igång och bli klar i tid Resurser IN UT Framgångskriterier