PROJEKTLEDNING inom produktutveckling. Individuell inlämningsuppgift KPP039 Produktutvekling 3 Boris Mrden

Transkript

1 PROJEKTLEDNING inom produktutveckling Individuell inlämningsuppgift KPP039 Produktutvekling 3 Boris Mrden

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Projektarbete... 4 Projektledning & Ledarskap... 5 Egna erfarenheter som projektledare... 6 Slutsats... 7 Referenser

3 Inledning Under höstterminen gjorde jag två sammanlänkade produktutvecklingskurser där man i grupp skulle sammarbeta med ett företag för att ta fram en produkt från idé till en fysisk prototyp. Min roll i dessa båda kurser har varit som projektledare. I slutet på det sista kursen KPP039 skulle varje student genomföra också en individuell inlämningsuppgift kopplad till just produktutvecklingsprocessen. Då jag precis fått känna på att vara projektledare ville jag skriva ner mina erfarenheter och åsikter kring projektledning. Jag ville också veta mera om hur en projektledare ska agera, vad som behöver göras för att bli framgångsrik samt hur man ska leda en projektgrupp på ett effektivare sätt. Detta kommer att behandlas i detta PM. Till sist kommer jag också att analysera mitt eget arbete och insats som projektledare i min projektgrupp. På slutet kommer jag att beskrivas vad jag gjorde bra, mindre bra och vad som borde gjorts bättre. 3

4 Projektarbete Att arbeta i projektform innebär att man i grupp planerar och utför en bestämd uppgift och tar ansvar för och utvärderar resultatet. Projektarbetet är en process som leder fram till en färdig produkt och denna produkt kan vara exempelvis ett konkret föremål, en tjänst m.m. Den färdiga produkten kan naturligtvis också vara en rapport. I ett projektarbete ska man utveckla förmågan att planera, strukturera och ta ansvar för ett större arbete inom en planerad tidsplan. Projektarbetet innefattar planering, genomförande och utvärdering. Det är viktigt att komma ihåg att själva arbetsprocessen är lika viktig som slutprodukten. I arbetsprocessen ingår att du ska välja kunskapsområde, avgränsa det och formulera syfte och frågeställningar. Vidare ska du undersöka och beskriva vad som krävs för att kunna lösa uppgiften. Hur ser tidsplaneringen ut? Vilka metoder är lämpliga? Vilket material behöver du? Då projektarbete sker i grupp krävs det social kompetens för att klara detta arbetsform. Social kompetens innebär bl. a. att man kan arbeta med människor som man kanske själv inte skulle ha valt att arbeta med och att man har förmåga att kompromissa samtidigt som man står för sina åsikter. Under den tid du arbetar med ditt projektarbete kommer du att ta del av andra människors åsikter och kunskap i olika frågor och det är viktigt att du tar hänsyn till detta när du söker svar på din frågeställning. Förhoppningsvis kommer du att få en ökad förståelse för att människor tycker olika. Det finns ofta inte några enkla svar eller absoluta sanningar. Att organisera ett projektarbete ska involvera alla personer som ska göra projektet. Involvering är väldigt viktigt för att kunna uppnå ett aktivt engagemang hos projektens medlemmar. En projektledare har här i uppgift att se till att projektgruppen arbetar mot att realisera projektets alla mål. 4

5 Projektledning & Ledarskap Med projektledning menas projektstyrning och den person (projektledare) som utsetts att ansvara för genomförandet av ett projekt. De medarbetare som engageras för projektarbetet organiseras under projektledaren i en tillfällig projektorganisation Ett projekt kan delas in i delprojekt med en vice projektledare. Projektplanering består av plannering, organisering, controllering övervakning och rapportering av alla delar av projektet samtidigt som man motiverar projektgruppen och andra involverade i att uppnå projektets mål. Projektledare behöver ha många olika egenskaper för att kunna bära rollen, framförallt ha fädigheter som krävs för att vara en effektiv ledare av projektgruppen. En viktig del av ledarskap är att fatta beslut. Projektledaren är ansvarig för att göra beslut i rätt ögonblick. Det är inte alltid majoritetens åsikt som är korrekt eller ska avgöra i beslutsfattandet, men trots att det inte alltid är möjligt att uppnå samstämmighet i en projektgrupp lyssnar ändå en vis projektledare till åsikter och råd från andra. Detta möjliggör för han/hon att göra ett informerat beslut. Då en projektledare avgör alla beslut är det möjligt att besluten blir logiskt sammanhängande. Ledarskap handlar om att få alla medarbetare att med beslutsamhet och entusiasm sträva mot samma mål. Ledarskapet bygger på ett positivt förhållande till de ledda. Medarbetare accepterar ledaren därför att de respekterar, gillar och/eller beundrar honom/henne. Eftersom ledarskapet är en relation mellan två parter innebär det att det inte bara är ledaren som påverkar medarbetarna utan att medarbetarna också påverkar ledaren. Som ledare måste man ständigt sträva efter att göra sig förtjänt av medarbetarnas förtroende. I allt ledarskap är det bra att utgå från sin egen person, som den man eller kvinna man är. Ledaren styr och skapar engagemang och motivation hos sina medarbetare med sitt eget beteende och sitt eget sätt att kommunicera. Det är ledaren som genom sitt uppträdande visar medarbetarna vilka bedömningar som är upplysande och vad som anses viktigt i projektgruppen. Ledaren ska till stor del generera villkoren för förbättring och kreativitet i projektgruppen. Ledaren måste även vara medveten om sitt eget ansvar, men också sitt ansvar för andra för att kunna hantera den på ett moget sätt. Att utveckla ett moget ledarskap behöver vilja, tapperhet, kunskap och tid för återspegling. Den mogna ledaren delar med sig av makt, kompetenser och lärdomar, genom att utveckla, stötta och förstärka medarbetarna. Ett moget ledarskap drar nytta av medarbetarnas kompetens på bästa sätt. 5

6 Egna erfarenheter som projektledare Jag kommer att försöka analysera mitt eget arbete och insats som projektledare samt beskriva vad jag tyckte gjorde bra, mindre bra och vad som borde gjorts bättre. Under kurserna Produktutveckling 2 & 3 blev min grupp tilldelat ett uppdrag i sammarbete med ett lokalt företag. Valet som projektledare föll på mig då jag kände att detta var en utmaning för mig. Detta var första gången som jag har varit en projektledare. I början av projekten definierades ett mål för projektgruppen av uppdragsgivaren i form av en problemformulering. Gruppen fick också mycket fria händer i fråga om vilket direktiv projektet skulle sträva mot. Vi fick en bra start i projektet. Då flera medlemmar i gruppen var obekanta för mig var jag tvungen att lära känna dessa medlemmar så snabbt som möjligt och ta reda på deras kompetens och resurser. I början kändes gruppen mycket öppen och sammarbetsvillig trots att alla inte kände varandra vilket var positivt. Redan här gjordes ett litet misstag då jag tog för givet att alla i gruppen läste samma kurser vilket inte var fallet. Detta ledde till problem kring vilka tider alla gruppmedlemmar kunde vara närvarande på. Detta åtgärdade jag genom att få allas schemor och på så sätt planera framtida möten. Detta fungerade bra och vi började få lite struktur kring oss. Jag försökte prata med alla gruppmedlemmar för att lära mig mer om deras olika styrkor i ett projektarbete. Detta hjälpte mig att planera produktutvecklingsprocessen och jag kunde effektivisera tiden genom att föredla arbetsuppfifterna till gruppmedlemmarna beroende på deras resurser, dvs vissa kunde bra CAD, andra skissning, vissa kunde strukturering och dokumentering m.m. Alla tilldelades uppgifter men jag själv fick känna på den tyngre delen av att vara en projektledare då jag inte bara hade en egen uppgift att utföra utan skulle också se över alla andra samtidigt som jag planerade nästa steg. Två gruppmedlemmar hjälpte mig mycket i planeringen genom att komma med förslag till hur vi kunde gå tillväga för att lösa olika delproblem. Jag lände definitivt att jag kommunicerade mer med vissa personer än andra, detta ledde till att jag ibland inte fick höra allas åsikter. Det hände också i början att vissa personer kom för sent till mötena och var tex. inte förberedda. Detta ledde till att dessa miste om information som vi andra som kom i tid kunde diskutera fram. Detta problem försökte jag lösa genom att tydligt markera till alla gruppmedlemmar på ett respektfullt sätt att förseningar inte var acceptabla och skulle få konsekvenser i gruppen om de fortsatte. Resultatet blev drastiskt, ingen kom försent efter detta. Här var det nu viktigt för mig som projektledare att kliva fram och styra projektarbetet på rätt sätt genom att med mitt eget beteende visa engagemang och skapa motivation. Ett scenario som jag fick erfara ofta var att det kom, speciellt mot slutet av projektet, en massa frågor från gruppen om hur allt ska göras klart. Detta kunde kännas ibland förvirrande då man själv arbetade med en viss del och fick ställa om för att vägleda någon annan i gruppen. 6

7 Som projektledare kände jag att jag deltog mycket aktivt i projektarbetet vilket ledde till att jag kunde snabbt märka om något var fel eller inte sammanhängande. Jag kunde känna hur mycket tid olika moment skulle kunna ta och vilka resurser som krävdes och om dessa var realistiska att fortsätta med med tanke på tidsramen. Som tur var blev det aldrig någon större konflikt i gruppen vilket underlättade arbetet och min roll som projektledare. När jag tänker på vad jag borde gjort bättre under arbetet är att jag var för mycket tolerant och demokratisk i början. Det första jag tänker på är förseningarna och att folk ibland inte gjorde sina uppgifter mellan mötena. En annan sak är att hålla ett bättre upsikt över rapportskrivningen och se till att allt är korrekt och att alla medarbetare ser helheten i rapporten och inte skriver om något som inte är sammanhängande med den. Slutsats Projektledning har lärt mig att på ett effektivt sätt strukturera projektet innan och under själva arbetets gång. Man måste också kunna vara flexibel samt skapa engagemang och motivation hos sina medarbetare genom att tänka på sitt eget beteende och sitt sätt att kommunicera. Kommunikation är ett väldigt viktig aspekt, att se till att alla medarbetare förstår och strävar mot samma mål är avgörande för ett projekts kvalitet. Själva rollen som projektledare har varit mycket lärorik och utvecklande. Jag har lärt mig många saker som är både bra och mindre bra som jag ska tänka på i framtiden. Man tränar definitivt upp förmågan att kunna ta olika och svåra beslut beroende på vilken situation man är i. En sak som jag kände under arbetet är att som ledare måste man ständigt sträva efter att göra sig förtjänt av medarbetarnas förtroende. Ledarskap är något som man själv måste förtjäna, visst kan man bli utdelad en position som ledare men det behöver inte betyda att man ses som en ledare. Ledarskap sitter inte alltid i personen utan I hela situationen och hur personen passar in i den. Man kan säga att ledarskap är en process. Att leda andra personer i projekt är ingen lätt uppgift och det har jag lärt mig. I framtida projekt hoppas jag att jag kan ta all min lärdom från de två produktutvecklingskurserna och utveckla mina kunskaper ytterligare inom projektledning. 7

8 Referenser Holmberg, U & Næssén, L-O. (1996), Projektarbetets Grunder, Bulls Tryckeri. Selin, G. (1991). Att hantera projekt vid produktutveckling, Ord & Form AB. Antvik, S & Sjöholm, H. (2007). Project management and methods. Projektkonsult Håkan Sjöholm AB. Carlson, H & Nilsson, A. (1999). Ledtrådar till ett moget ledarskap. Lund: studentlitteratur. 8