Det jag hör glömmer jag det jag ser minns jag det jag gör kan jag. Kinesiskt ordspråk

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Det jag hör glömmer jag det jag ser minns jag det jag gör kan jag. Kinesiskt ordspråk"

Isak Lundberg
för 8 år sedan
Visningar:

1 Det jag hör glömmer jag det jag ser minns jag det jag gör kan jag. Kinesiskt ordspråk 1 Diskutera i Bi-kupa följande frågeställning i 2 minuter. Vad är viktigt i ledarskapet? 2 Att vara ledare innebär bl a Skapa förutsättningar för andra att lyckas Ledaren behöver inte vara expert Kunna sätt upp mål Följa upp resultat Coacha sina medarbetare Våga lita på andra 3 1

2 Stefan Boëthius och Martin Ehdin har skrivit Myten om det perfekta ledarskapet Först när du har utvecklat ditt personliga ledarskap kan du bli en bra ledare för andra. Ett bra ledarskap förutsätter förmågan att utveckla och förankra de rätta värderingarna i organisationen 4 Självinsikt Jag vet vem jag är Jag vet hur andra ser på mig Jag vet hur andra påverkas av mitt beteende Jag vet hur jag blir påverkad av andras beteende Acceptera den du är Ta ansvar för din utveckling! 5 6 2

Ett bra ledarskap förutsätter förmågan att utveckla och förankra de rätta värderingarna i organisationen 4 Självinsikt

3 Ledarskapet Chef Projektledare Visioner och mål Prioritera och ifrågasätta Ta konflikter och problem Få medarbetare att växa 7 Arbetsuppgifter Chef Projektledare Långsiktigt Kortsiktigt Personalansvar Ansvar mål &leverans Företagsfokus Projektfokus 8 Projektledaren och motivationen Förankra projektets mål och syfte Delegera uppgifter Visa uppskattning och intresses Uppmuntra till egna initiativ Tillvarata kompetens i gruppen Vidareutveckla Skapa engagemang Belöna Varje människa är unik 9 3

Projektfokus 8 Projektledaren och motivationen Förankra projektets mål och syfte Delegera uppgifter Visa uppskattning och

4 Kunskap om motivation Inneboende motivation Utgår från individens vilja att prestera Extern motivation Existerar så länge belöningen är tillgänglig Belöningssystem Vad driver individen? 10 Maslows behovshieraki 1. Kroppsliga behov 2. Behov av trygghet 3. Behov av kärlek och gemenskap 4. Behov av uppskattning 5. Behov av självförverkligande 11 Ledarens roll för att säkerställa fysiologiska behov Raster Pauser Arbetstider Säkerhet Återhämtning Effektivitet Självförverkligande Uppskattning och status Kontaktbehov Trygghets- och säkerhetsbehov Fysiologiska behov 4

Behov av kärlek och gemenskap 4. Behov av uppskattning 5.

5 Ledarens roll för att säkerställa trygghets- och säkerhetsbehov Tydliga roller Arbetsmiljön Anställningsform Självförverkligande Uppskattning och status Kontaktbehov Trygghets- och säkerhetsbehov Fysiologiska behov Ledarens roll för att säkerställa kontaktbehov Naturliga mötesplatser Fika, lunch Grupprum Personliga möten Teambuildning After work Självförverkligande Uppskattning och status Kontaktbehov Trygghets- och säkerhetsbehov Fysiologiska behov Ledarens roll för att säkerställa uppskattning och status Bekräftelse Uppskattning Feedback Utvecklingssamtal Självförverkligande Uppskattning och status Kontaktbehov Trygghets- och säkerhetsbehov Fysiologiska behov 5

Teambuildning After work Självförverkligande Uppskattning och status Kontaktbehov Trygghets- och säkerhetsbehov Fysiologiska behov Ledarens roll för att säkerställa

Ledarens roll för att medarbetaren ska nå självförverkligande Individen ges möjlighet att växa och utvecklas Karriärplanering Plan för personliga mål Självförverkligande Uppskattning och status

6 Ledarens roll för att medarbetaren ska nå självförverkligande Individen ges möjlighet att växa och utvecklas Karriärplanering Plan för personliga mål Självförverkligande Uppskattning och status Kontaktbehov Trygghets- och säkerhetsbehov Fysiologiska behov Planera projektet syfte? Skapa översikt över vad som ska göras I vilken ordning det ska göras Följa upp projektet under genomförandet 17 Är det lämpligt att detaljplanera hela projektet? Planeringsmetoder Seriell utveckling Parallell utveckling Närzonsplanering Dynamiska utveckling Time Boxing 18 6

7 Närzonsplanering Inledande delar på detaljnivå Milstolpar Vinst Förändringar i omvärlden eller i projektet integreras direkt i planen. Onödigt planeringsarbete undviks Nackdel Svårt att få en övergripande bild av projektet Ingen exakt uppfattning om kostnader Resurser har inte allokerats till aktiviteter 19 Seriell planering vattenfallsmetoden Successivt ta fram de olika ingående delarna Innan nästa steg påbörjas är föregående avslutad Vinst Tämligen riskfri metod Nackdel Tar tid pga verifiering mellan varje steg 20 Parallell utveckling (Concurrent Engineering) Utveckla olika delar parallellt Vinst Projekttiden begränsas och tid sparas Nackdel Stora risker pga ändringar påverkar flera delprojekt Minimera risken med hjälp av täta avstämningspunkter 21 7

planering vattenfallsmetoden Successivt ta fram de olika ingående delarna Innan nästa steg påbörjas är föregående avslutad Vinst Tämligen riskfri metod Nackdel Tar tid pga verifiering mellan

Projektets omfattning Nedbrytning av projektets mål WBS - Work Breakdown Structure Arbetsstruktur Arbetspaket Strukturen skapar En visuell gemensam samsyn på projektets

Metoder Milstolpemetoden Arbetsstrukturen WBS Aktivitetslistan Är underlag för tids- och resursplanering Resursbehov Tidsuppskattning Beroenden för varje aktivitet 23

8 Projektets omfattning Nedbrytning av projektets mål WBS - Work Breakdown Structure Arbetsstruktur Arbetspaket Strukturen skapar En visuell gemensam samsyn på projektets omfattning Ett underlag för att göra realistiska bedömningar av Ledtider Kostnader 22 Aktivitetsplanering Identifiera projektets aktiviteter för att nå milstolparna Metoder Milstolpemetoden Arbetsstrukturen WBS Aktivitetslistan Är underlag för tids- och resursplanering Resursbehov Tidsuppskattning Beroenden för varje aktivitet 23 Tidsplanen Instrument för styrning Underlag för uppföljning Gantt-schema - Aktivitetsplan med tidsaxel Aktiviteter illustreras som band Milstolpar illustreras som punkter 24 8

9 25 Mall för att Starta projekt Målorienterat Steg Moment VAD? 1 Uppdraget från uppdragsgivaren Vad är det ni ska göra i projektet? Anm. 2 Dela upp målet i effektmål och SMARTA mål projektmål 3 Bryt ned målet i arbetspaket Skriv varje moment på var sin post-it lappar 4 Ordna post-it lapparna i logiskt följd. Klargör beroenden. Lägg post-it lapparna på A4 eller A3 blad 5 Vad kan göras parallellt? Flytta post-it lapparna så ni tydligt ser vad som kan göras parallellt. 26 Mall för att Starta projekt Målorienterat Steg Moment Anm. TID? 6 När ska hela arbetet vara klart 7 Vilka kompetenser behövs? Beskriv resurserna. Ta fram resursschema för alla medverkande 8 Uppskatta antal timmar i arbetspaketen 9 Sätt tid på varje arbetspaket Lägg post-it lapparna efter en tidsaxel 10 När ska arbetspaketen vara klara? Fastställ datum för milstolparna Skriv vad som ska vara gjort vid varje milstolpe 27 9

Lägg post-it lapparna på A4 eller A3 blad 5 Vad kan göras parallellt? Flytta post-it lapparna så ni tydligt ser vad som kan göras parallellt.

10 Mall för att Starta projekt Målorienterat VEM? 11 Vem ska göra vad? Fördela ansvar och arbetsuppgifter. 12 Finns kompetens för allting eller finns behov av inlärning? Skriv ned vem som gör vad och vilket ansvar denne har 13 Vilka är intressenterna? Skriv en intressentanalys 14 Vad kan gå snett? Gör en riskanalys Miniriskmetoden 28 Projektplanering - Ekonomi Kalkylering och budgetering ger svar på Vad kommer projektet att kosta Fördelning av kostnader på aktiviteter Vilka ska tjäna pengar på projektets resultat? Kunden Leverantören 29 Projektplanering Kalkylmodeller - förenklade avbild av verkligheten. I kalkylmodeller måste man göra en avvägning mellan exakthet och enkelhet. Valet av kalkylmodell Så korrekt och verklighetstrogen som möjligt Den får inte bli för komplicerad Det får heller inte vara för dyrt att samla in och bearbeta data till kalkylmodellen Standardmodeller 30 10

Gör en riskanalys Miniriskmetoden 28 Projektplanering - Ekonomi Kalkylering och budgetering ger svar på Vad kommer projektet att kosta Fördelning av kostnader på aktiviteter Vilka ska tjäna pengar på

11 Projektplanering - Projektkalkylering Att kalkylera Top Down Grov bedömning av kostnader utifrån jämförelser med tidigare projekt Bottom Up Noggrann analys av enskilda aktiviteter 31 Projektplanering - Projektkalkylering Projektkostnader Resurskostnader under projektet Produktkostnader Materialkostnader för att producera produkten 32 Kalkylmetoder Självkostnadskalkyl Projektet bär alla sina kostnader Kostnader som är direkt hänförliga till projektet Andel av företagets omkostnader (indirekta kostnader) Bidragskalkyl Projektet belastas med särkostnader Samkostnaderna är redan tagna av andra projekt Samkostnader fördelas med hjälp av nyckeltal Användningsområde Prioriteringsbeslut mellan olika handlingsalternativ Alternativet med störts täckningsbidrag förordas 33 11

Projektet bär alla sina kostnader Kostnader som är direkt hänförliga till projektet Andel av företagets omkostnader (indirekta kostnader) Bidragskalkyl Projektet belastas med särkostnader

12 Projektplanering - Projektkalkylering Särkostnader "kostnader som beror på vilket handlingsalternativ som väljs Översatt innebär detta kostnader som en produkt orsakar och som inte skulle uppstått om produkten inte tillverkades". 34 Projektplanering - Projektkalkylering Särkostnader Materialkostnad Ev lönekostnad Exempel: Har företaget ledig maskinkapacitet är inte t ex kostnaden för maskinen en särkostnad Men om det inte finns någon ledig kapacitet då är maskinkostnaden en särkostnad. 35 Projektplanering - Projektkalkylering Särintäkt Företaget får intäkter med anledning av en särskild handling Exempel: Genomförande av en reklamkampanj som genererar mer intäkter än om försäljningen inte skulle föregås av en kampanj 36 12

34 Projektplanering - Projektkalkylering Särkostnader Materialkostnad Ev lönekostnad Exempel: Har företaget ledig maskinkapacitet är inte t ex kostnaden för maskinen en särkostnad

13 Projektplanering - Projektkalkylering Samkostnad "kostnader som inte beror på vilket alternativ som väljs Kostnader som kan hänföras till fler än en produkt Exempel Datorsystem Administration Gemensamma lokaler 37 Projektplanering - Projektkalkylering Täckningsbidrag Används vid produktkalkylering Beräknat värde som visar hur mycket en produkt bidrar med till att betala gemensamma kostnader för alla produkter. Särintäkt -Särkostnad Den intäkt som tillkommer som följd av att projektet genomförts Den kostnad som tillkommer som följd av att projektet genomförs Täckningsbidrag (TB) Särintäkt - Särkostnad 38 Projektplanering - Projektkalkylering Förkalkyl varför? Projektet håller sig inom de ekonomiska ramar Balans mellan budget och förkalkyl Uppföljning vid genomförandet Följa upp kostnader Följa upp upparbetade timmar 39 13

14 Projektplanering - Projektkalkylering Osäkerheter vid kalkylering Ränteförändringar Kostnadsökningar Utvecklingstakt Finansiella kriser 40 14

Relevanta dokument

Ändra dina tankar och du ändrar din värld. Norman Vincent Peale

Ändra dina tankar och du ändrar din värld. Norman Vincent Peale Föreläsning 11 september 2014 1 Vad gjorde vi förra gången? Projektgruppens utvecklingsfaser Organisation Ansvarsfördelning Referensgruppen