PROJEKTEKONOMI (KAPITEL 9, SID ) PROJEKT PÅ RÄTT KURS UPPFÖLJNING AV EKONOMIN (KAPITEL 13, SID ) Nils Lundgren

Transkript

1 Nils Lundgren PROJEKTEKONOMI (KAPITEL 9, SID ) PROJEKT PÅ RÄTT KURS UPPFÖLJNING AV EKONOMIN (KAPITEL 13, SID ) 1) Tonnquist Bo, Projektledning, 6e upplagan Sanoma utbildning AB Stockholm 2016

2 Pólyas fyra faser för problemlösning 1 1. Förstå problemet 2. Skapa en plan 3. Genomför planen 4. Kontrollera resultatet 1) Polya, G. (1973) How to solve it: a new aspect of mathematical method. 2 utg, 2 tr. Princeton, N J, Princeton University Press. 1971, 2:a tr ISBN

3 Projektekonomi Budget Kalkylering (Kap 9) Uppföljning (Kap 13) Utvärdering

4 Projektekonomi Kalkylera kostnader (och intäkter) inför projektstart, göra uppföljning under projektets gång samt utvärdera resultatet efter avslutat projekt Inkomst uppstår vid försäljning utgift uppstår vid fakturering Intäkt är periodiserad inkomst Kostnad är periodiserad utgift Resultat = Intäkt - Kostnad

5 9. Kalkylering och budget Top Down En uppskattning av kostnader för projektet baserad på erfarenheter från liknande projekt. Bottom Up Varje enskild aktivitet i projektet analyseras i detalj för att uppskatta kostnaderna. Därefter summeras kostnader för samtliga delaktiviteter.

6 9. Kalkylering och budget Timkostnad påverkas av flera faktorer Över-/Underbemanning för personal Beläggning-tillgänglighet för lokaler/utrustning Resurser som ingår tex specialistkompetens eller maskiner

7 9. Kostnader När projektet resulterar i en produkt skiljer man på produktkostnad och projektkostnad. Dvs det kan finnas en budget för projektet och en budget för produkten. Särkostnad (och Särintäkt): Uppstår enbart om projektet genomförs. Samkostnad: Gemensamma kostnader som delas av flera projekt. Kan vara lokaler, maskiner, administration, El och VA mm Fasta kostnader som lokaler och maskiner kan vara särkostnad om de enbart hör till ett projekt!

8 Projektkalkylering Täckningsbidrag = Särintäkt Särkostnader Täckningsbidraget talar om hur stort bidrag projektet ger för att täcka Samkostnader. Eftersom många projekt bara räknar kostnader är täckningsbidraget ofta negativt!

9 Projektkalkylering Självkostnadskalkyl Projektet belastas med alla sina kostnader inklusive sin del av samkostnader. Samkostnader beräknas oftast utifrån en schablon, till exempel procentuellt påslag Bidragskalkyl Projektet belastas enbart med de kostnader som uppstår om projektet genomförs. Det vill säga att man beräknar täckningsbidraget.

10 Förkalkyl Beräkna kostnaden utifrån tidsplan. (Kostnader = Tid *Timkostnad+ pris på Resurser) Kalkylera kostnad för varje aktivitet. Rörliga kostnader påverkas av volymen. Periodisera förkalkylen tex veckovis eller månadsvis. När projektet startar måste budget och förkalkyl vara i balans!

11 Ackumulerad kostnad Budget Periodiserad förkalkyl

12 Förkalkyl Olika metoder för att uppskatta lönsamheten i projektet: Pay-Back-metoden : Beräkna hur lång tid som krävs innan inkomsterna från projektet är lika stora som utgifterna Nuvärdemetoden : Alla inkomster/utgifter räknas om till nuvärdet utifrån en kalkylränta. Internräntemetoden : Bestäm vilken kalkylränta som ger nuvärdet noll Förväntat ekonomiskt värde, EMV: Metod där sannolikhet för vinst eller förlust vägs in. Det kan vara svårt göra en objektiv bedömning

13 13 Projekt på rätt kurs Vad är viktigt under genomförandet? Kommunicera och rapportera Följa upp resultat gentemot tidplan eller burndown charts Följa upp resurser och kostnader gentemot förkalkyl Analysera konsekvenser Hantera ändringar Följa upp avtal och resurskontrakt Ekonomi

14 Löpande uppföljning Det är viktigt att göra uppföljning tidigt under projektets genomförande. En första uppföljning efter 20% av genomförandet kan ge en pålitlig prognos. oresultat mot tidplan oresurs och kostnad mot budget oresultatvärde (Earned Value, EV). Resultatet värderas och jämförs med förkalkyl och efterkalkyl.

15 Uppföljning av Resultat omilstolpediagram orevidera Ganttschemat Spara originalplan (Baseline) Uppskatta hur stor del av aktiviteter som utförts Rita in Nu-linjen

16 Uppföljning av Resultat - Milstolpediagrammet

17 Uppföljning av Resultat Gantt-schema Exempel där Uppföljningen (svart) är ritad över originalplanen (ljusblå)

18 Uppföljning av resultat Gantt-schema och milstolpar visar kalendertid. Aktivitetslistan innehåller arbetstimmar och resursbehov för varje aktivitet. Det behövs under planeringsfasen för att kalkylera projektets kostnader och planera när olika aktiviteter kan genomföras. Man måste även kunna följa upp kostnader!

19 Uppföljning av kostnader Förbrukade resurser (Tid och Pengar) okan bokföras vid start, slut eller halvtid för en aktivitet Förkalkyl Genom att göra efterkalkyl efter varje månad och jämföra med förkalkylen får man löpande kontroll på kostnaderna.

20 Löpande uppföljning Det är viktigt att göra uppföljning tidigt under projektets genomförande. En första uppföljning efter 20% av genomförandet kan ge en pålitlig prognos. oresultat mot tidplan oresurs och kostnad mot budget oresultatvärde (Earned Value, EV). Resultatet värderas och jämförs med förkalkyl och efterkalkyl. Med Resultatvärdemetoden kan läget i förhållande till både tidsplan och kostnadskalkyl uppskattas

21 Resultatvärde (Earned Value, EV) Det måste gå att uppskatta hur stor del av projektets resultat som är färdigt. Om 10% av resultatet är färdigställt blir resultatvärdet, EV, lika med 10% av total förkalkyl Med andra ord, om x% är klart blir resultatvärdet x% av den totala uppskattade kostnaden för projektet

22 Exempel på Resultatvärdemetoden EVM (Earned Value Method) Kostnaden räknas i timmar Måla fyra väggar i ett rum Beräknad arbetstid för att måla hela rummet är 40 timmar Uppföljning Mån Tis Ons Tors Fre Förkalkyl Planned value (PV)

23 Exempel på Resultatvärdemetoden EVM (Earned Value Method) Måla fyra väggar i ett rum Beräknad arbetstid för att måla hela rummet är 40 timmar Efter tre dagar har målaren arbetat i 22 timmar Mån Tis Ons Tors Fre Förkalkyl Planned value (PV) Efterkalkyl Actual Cost (AC) 22

24 Exempel på Resultatvärdemetoden EVM (Earned Value Method) Måla fyra väggar i ett rum Beräknad arbetstid för att måla hela rummet är 40 timmar Efter tre dagar har målaren arbetat i 22 timmar Två väggar är klara efter tre dagar Mån Tis Ons Tors Fre Förkalkyl Planned value (PV) Efterkalkyl Actual Cost (AC) 22 Resultatvärde

25 Exempel på Resultatvärdemetoden EVM (Earned Value Method) Måla fyra väggar i ett rum Beräknad arbetstid för att måla hela rummet är 40 timmar Efter tre dagar har målaren arbetat i 22 timmar Två väggar är klara efter tre dagar, EE = 2 40 tttttt 4 Mån Tis Ons Tors Fre Förkalkyl Planned value (PV) Efterkalkyl Actual Cost (AC) 22 Resultatvärde Earned Value (EV) 20

26 Exempel på Resultatvärdemetoden EVM (Earned Value Method) Måla fyra väggar i ett rum Mån Tis Ons Tors Fre Förkalkyl Planned value (PV) Efterkalkyl Actual Cost (AC) 22 Resultatvärde Earned Value (EV) 20 Tidsskillnaden = Resultatvärde Förkalkyl = -4 timmar Vi har producerat mindre än kalkylerat och ligger efter i tid Kostnadsskillnad = Resultatvärde Efterkalkyl = -2 timmar Vi har producerat mindre resultat än de förbrukade resurserna motsvarar

27 Exempel på Resultatvärdemetoden EVM (Earned Value Method) Måla fyra väggar i ett rum Mån Tis Ons Tors Fre Förkalkyl Planned value (PV) Efterkalkyl Actual Cost (AC) 22 Resultatvärde Earned Value (EV) 20 Kostnadsindex, CPI =EV/AC =20/22 Prognos för kostnad =40 timmar/cpi = 44 timmar Tidsindex, SPI =EV/PV =20/24 Prognos för tid = 40 timmar/spi = 48 timmar

28 Exempel på Resultatvärdemetoden EVM (Earned Value Method) Bygga ett torn med tio moduler Beräknad arbetstid är en månad/modul Beräknad byggkostnad är 100 tusen kronor per modul Aug Sept Okt Nov Dec Förkalkyl Planned value (PV) Uppföljning

29 Exempel på Resultatvärdemetoden EVM (Earned Value Method) Bygga ett torn med tio moduler Beräknad arbetstid är en månad/modul Beräknad byggkostnad är 100 tusen kronor per modul Efter fem månader är ackumulerad kostnad 600 tusen samtidigt som bara fyra moduler är färdiga Aug Sept Okt Nov Dec Förkalkyl Planned value (PV) Efterkalkyl Verklig kostnad (AC) 600 Resultatvärde Earned Value (EV) 400

30 Exempel på Resultatvärdemetoden EVM (Earned Value Method) Bygga ett torn med tio moduler Beräknad arbetstid är en månad/modul Beräknad byggkostnad är 100 tusen kronor per modul Aug Sept Okt Nov Dec Förkalkyl Planned value (PV) Efterkalkyl Verklig kostnad (AC) 600 Resultatvärde Earned Value (EV) 400 Tidsskillnaden = Resultatvärde Förkalkyl = -100 tkr Kostnadsskillnad = Resultatvärde Efterkalkyl = -200 tkr

31