Earned Value Analysis

Transkript

1 Earned Value Analysis KAMP Företagsutveckling

2 Sid 2 Earned Value Analysis - inledning Earned Value Analysis är en metod för att följa upp pågående projekt. Till skillnad från vanlig projektuppföljning som koncentrerar sig på parametrarna tid och kostnad är detta en metod som också tar i beaktande hur mycket arbete som utförts på nedlagd tid och för verklig kostnad. Ibland beskrivs denna modell som en tredimensionell metod eftersom den använder sig av tre huvudparametrar (se nedan). De första utkasten till denna metod togs fram för över ett hundra år sedan, men dagens metod är cirka 40 år gammalt och det finns IT-stöd för Earned Value Analysis sedan drygt 30 år. Ett pågående projekt som har förbrukat mer pengar än planerat behöver ju inte för den skull bli dyrare i slutändan. Det kan ju vara så att för dessa extra pengar har projektet fått ut mer arbete än vad som var planerat. Någon eller några aktiviteter kanske kunde starta tidigare än planerat (av olika anledningar). Exempel : Du har ett projekt som startar den 1 januari Fram till och med sista mars skulle du förbruka SEK. Den 1 april gör du en sammanställning och ser att du förbrukat SEK. Normalt skulle detta ses som att du kommer att överskrida projektets budget. Det man inte tar hänsyn till är om du har fått ut mer än vad som var planerat till den sista mars. Om projektet arbetar på som hittills så kanske ni blir klara före planerat slutdatum. Dessutom kanske det blir billigare än planerat. Ingen av denna information får du i en vanlig tvådimensionell uppföljning, men det kommer att framgå om du arbetar med Earned Value Analysis. Earned Value Analysis kallas ibland på svenska för intjänat värde, men det är ingen riktigt vedertagen benämning. Grunden för att kunna arbeta med Earned Value Analysis är att projektet är väl nedbrutet i sina respektive aktiviteter, dvs mha WBS (Work Breakdown Structure) till max två kalenderveckor. Projektet måste också vara väl budgeterat, med utgångspunkt från de olika aktiviteterna. Dessutom skall projektet ha tagit fram en ordentlig tidsplan, ett GANTTschema. Earned Value Analysis är en metod som bygger på tre huvudparametrar; BCWS BCWP ACWP Budgeted Cost of Work Scheduled Budgeted Cost of Work Performed Actual Cost of Work Performed Även på svenska brukar man använda sig av de engelska uttrycken.

3 Sid 3 BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) är vår ursprungliga plan eller originalplan. Denna parameter beskriver hur mycket vi hade planerat att spendera eller förbruka (dvs pengar) för det arbete som vi har planlagt. BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) beskriver hur mycket vi hade planlagt att spendera eller förbruka (dvs pengar) för det arbete som vi faktiskt har utfört i projektet (oavsett hur mycket eller litet vi hade planerat). Denna parameter kallas för Earned Value. ACWP (Actual Cost of Work Performed) beskriver hur mycket vi faktiskt har förbrukat eller spenderat (dvs pengar) för det arbete som vi faktiskt har utfört i projektet (oavsett hur mycket eller litet vi hade planerat). Genom att beräkna dessa tre huvudparametrar kan man sedan göra jämförelser för att se om vi kommer att nå projektets mål på tid och/eller kostnad eller om vi drar över den ena eller den andra av dessa parametrar eller eventuellt båda. I exemplet ligger BCWP under BCWS hela tiden, dvs att projektet kommer att bli försenat. Dessutom ligger ACWP högre än både BCWS och BCWP, dvs projektet kommer att bli dyrare än planerat. I vissa beskrivningar av metoden anges Försening i tid respektive Försening i pengar för att försöka förtydliga vad resultatet av Earned Value Analysis blir.

4 Sid 4 Ytterligare parametrar Schedule Variance (SV) beskriver skillnaden mellan budgeten för det arbete som har utförts och budgeten för det arbete som var planerat. SV = BCWP BCWS Vi har planerat att testa 200 specialprover i ett projekt till ett visst datum. Den budgeterade kostnaden för detta arbete (BCWS) är SEK. Vi har testat 150 specialprover fram till planerat datum. Den budgeterade kostnaden för det utförda arbetet (BCWP) är SEK. SV = BCWP BCWS = = Eftersom SV är negativt betyder det att vi ligger efter planen. Schedule Performance Index (SPI) är en kvot som beskriver hur arbetseffektivt projektet är SPI = BCWP / BCWS Vi har planerat att testa 200 specialprover i ett projekt till ett visst datum. Den budgeterade kostnaden för detta arbete (BCWS) är SEK. Vi har testat 150 specialprover fram till planerat datum. Den budgeterade kostnaden för det utförda arbetet (BCWP) är SEK. SPI = BCWP / BCWS = / = 0,75 För varje planerad hundralapp av fysiskt arbete har vi fått ut ett arbete värt 75 SEK. I alla fall om hela projektet har samma SPI som testandet.

5 Sid 5 Cost Variance (CV) beskriver skillnaden mellan den budgeterade kostnaden och den verkliga kostnaden för det arbete som har utförts i projektet. CV = BCWP ACWP Vi har budgeterat SEK för att skriva dokumentation i ett projekt (BCWP). Den verkliga kostnaden för detta arbete (ACWP) är SEK. CV = BCWP ACWP = = Eftersom CV är negativ (mindre än noll) betyder det att arbetet är dyrare än planerat. Cost Performance Index (CPI) är en kvot som beskriver hur kostnadseffektivt projektet är. CPI = BCWP / ACWP Vi har budgeterat SEK för att skriva dokumentation i ett projekt (BCWP). Den verkliga kostnaden för detta arbete (ACWP) är SEK. CPI = BCWP / ACWP = / = 0.83 För varje hundralapp som projektet spenderar får vi ut ett arbete som är värt 83 SEK. I alla fall om hela projektet har samma CPI som dokumentationen har.

6 Sid 6 Estimated cost At Completion (EAC) är en parameter som beskriver prognosen för det fortsatta arbetet i projektet. Detta bygger på att projektet arbetar på med samma effektivitet som hittills. Det finns två nivåer på EAC, en nivå som enbart tar hänsyn till kostnadseffektiviteten (CPI) och en nivå som tar hänsyn till både hur kostnadseffektivt (CPI) och arbetseffektivt (SPI) projektet arbetar. Första fallet: Total budget för hela projektet (BCWS för hela projektet) / CPI Andra fallet: Total budget för hela projektet (BCWS för hela projektet) / (CPI * SPI) Totalkostnaden för ett projekt är SEK. CPI är framräknat till 0,91 och SPI är framräknat till 0,67. I det första fallet är prognosen / 0,91 = Detta är då den lägre nivån på prognosen. I det andra fallet är prognosen / (0,91 * 0,67 ) = / 0,6097 = Detta är då den högre nivån på prognosen. Vilken nivå som bör användas beror på erfarenhet inom den egna organisationen samt vilka möjligheter projektet har att justera effektiviteten. Användning av Earned Value Analysis Earned Value Analysis är en mycket bra metod som tyvärr inte används speciellt mycket. Vissa organisationer bland annat vissa militära organisationer använder sig regelbundet av Earned Value Analysis i större projekt. Exempelvis använde sig JAS-projektet av denna metod. I USA skall alla offentliga projekt som tar längre tid än ett år använda sig av Earned Value Analysis. Anledningen till att metoden används så pass lite är att den är ganska bökig att använda i större projekt. Du måste vara väldigt insatt i metoden för att kunna utnyttja finesserna. I mindre projekt är det ganska enkelt att beräkna de olika parametrarna, men då har vi förmodligen ändå en bra bild av hur väl projektet följer uppgjorda planer. I flera projektplaneringsprogram (bland annat Microsoft Project) finns stöd för Earned Value Analysis. Om man lär sig att förstå principerna för metoden kan projektplaneringsprogrammen sedan hjälpa till att räkna ut de olika värdena.

7 Sid 7 Övning Gör en Earned Value Analysis för följande husprojekt: Aktivitet Budgeterad kostnad Planerat startdatum Planerat slutdatum Gjuta grunden SEK 15 juni juni 2002 Resa stommen SEK 1 juli juli 2002 Bygga innerväggar SEK 10 juli juli 2002 Lägga golv SEK 1 augusti augusti 2002 Måla SEK 1 september september 2002 Idag är det den 30 juli. Grunden är gjuten och stommen rest. Arbetet med innerväggarna är påbörjat. Använd regeln för att beräkna kostnaden (dvs påbörjade men icke avslutade aktiviteter antas ha förbrukat halva arbetet / kostnaden). Den faktiska kostnaden för nedlagt arbete är SEK. Fyll i tabellen nedan: Parameter Värde BCWS BCWP ACWP SV SPI CV CPI EAC lägre nivån EAC högre nivån Hur ser detta projekt ut?

8 Sid 8 Svar: Parameter Värde BCWS BCWP ACWP SV = (BCWP BCWS) SPI / = (BCWP / BCWS) 0,83 CV = (BCWP ACWP) CPI / = (BCWP / ACWP) 0,67 EAC lägre nivån / 0,67 = EAC högre nivån / (0,67 * 0,83) = Projektet ligger efter både vad gäller tid och kostnad. Prognosen ligger inom intervallet