Hej och välkomna, jag heter Henric Samuelsson, jag är 34 år även om jag ser ut som en 23-årig Brad Pitt. Jag har jobbat med arbetsledning och

Transkript

1 Hej och välkomna, jag heter Henric Samuelsson, jag är 34 år även om jag ser ut som en 23-årig Brad Pitt. Jag har jobbat med arbetsledning och planering i 15 år i olika former och för olika företag. Sedan 2,5 år arbetar jag för Pilgrimer och är vårt ansikte på västkusten då jag bor och verkar i Göteborg. På Pilgrimer har jag bland annat agerat som Site Planning Manager för Alstom Power, utvecklat planeringsfunktionen för projektavdelningen även det för Alstom och just nu sitter jag som Senior Specialist Planning & Risk för GVAC i Göteborg - som är gamla Götaverken Arendal och designar Oljeriggar.

2 Innan vi drar igång skulle jag vilja att vi tar ett varv i rummet och att ni presenterar er själva lite företag, bakgrund, arbetsuppgift och gärna något om vad du skulle vilja få ut av idag.

3 Så ja, då så, Välkomna till Resursplanering i Primavera utan resurser. Jag kommer att under den här timman att visa och presentera arbetssätt från både GVA och från Alstom och ni får skrika till om det blir förvirrande. Nu tar jag GVA som exempel, även om det går att tillämpa på de flesta företag och projekt oavsett bransch. GVA är ett amerikansk ägt bolag som agerar inom en tuff bransch och där kunder, företagsledning och ägare alla har en mycket hög kravbild vad gäller lönsamhet och effektivitet i verksamheten. Dessa höga krav gör att vi inom varje projekt måste kunna se effekter i tid och kostnad tidigt för att kunna agera rätt. Det arbetssätt jag idag kortfattat kommer att berätta om ger oss möjligheten att göra just det genom att få tillgång till verktyg som Earned Value, Cost Performance Index, Estimate at Completion med flera.

4 Resultatet av den typ av planering jag kommer att visa gör att man kan räkna på dessa begrepp. Begrepp som är en stor hjälp i bedömningen av projektets progress. Hur många av er är bekanta med de begrepp som visas nu?

5 Ok, jag går kort igenom begreppen så att vi alla förstår vad de innebär och hur de fungerar.

6

7

8 Och det är dessa indikativa värden som GVA s ägare kräver från oss.

9 Ok, då är vi tillbaka på spåret och kan köra igång på riktigt. Resursplanering, hur många har kommit i kontakt med det och/eller vet vilka risker som det innebär? Fördelarna kan synas vara enorma men kraven på organisationen och att ha rätt verktyg är likaså de enorma. Likaså är riskerna om man inte klarar av det utan kör i diket. - kommentarer? frågor/reflektioner kring detta? Vad säger du X som har jobbat med detta?

10 Därför vill jag introducera och så ett tankefrö om en förhoppningsvis gyllene medelväg. Som planerare är vi vana vid att det finns en WBS, nedbruten och anpassad efter företagets eller projektets organisation eller som i exemplet teknikorienterat. Just här visar jag en mycket förenklad WBS från en oljerigg där vi har tre teknikområden med vardera ett antal system eller rum som de ska designa och under var och ett av dessa med ett arbetspaket som definierar de leveranser och det faktiska arbetet som ska göras. Det finns också en tidsram för projektet och det finns även om vi kanske inte så ofta drar nytta av den en budget. - kommentarer? frågor/reflektioner kring detta? Vad säger du X som har jobbat med detta?

11 I de flesta projekt finns det dock en nedbruten budget, någon har tänkt igenom hur lång tid de behöver på sig för att göra sitt jobb - i mantimmar och därifrån räknat ut kostnaden för projektet. Den nedbrutna budgeten är den vi vill använda. I vissa fall ligger nedbrytningen på en högre nivå och i vissa fall kan man gå ner på en djupare nivå. - kommentarer? frågor/reflektioner kring detta? Vad säger du X som har jobbat med detta?

12 Det vi nu gör är att lägga till en aktivitet på den nivå vi vill mäta progress. Det kan vara per avdelning, teknikområde eller per roll. I Primavera finns en aktivitetstyp som heter WBS summary som är utmärkt att använda till just detta. WBS summary-aktiviteter summerar alla aktiviteter i den wbs de ligger samt de wbs er som är underliggande. Vi kan alltså lägga till dessa bevakningsaktiviteter på den nivå vi känner att vi klarar av att bryta ned till eller till den nivå vi klarar av att följa upp på. Här är det viktigt att anpassa den nivå vi väljer att följa upp på och förstå vad det krävs av organisation och ledarskap för att klara de uppföljningarna. - kommentarer? frågor/reflektioner kring detta? Vad säger du X som har jobbat med detta?

13 Denna typ av aktiviteter kallas av vissa CTR som står för Cost Time Resource. På Alstom har vi dock valt att kalla det mer passande för TRUE-planning där TRUE står för Time Role Unit Evaluation, eftersom det handlar om kalendertid; roller, mantimmar och utvärdering av det arbete som utförs. Vissa inställningar är dock väsentliga för att kunna använda dem så som vi önskar. Activity Type = WBS-summary, Duration Type = Fixed units och % complete Type = Physical. Det gör att aktiviteten styrs av övriga aktiviteter i wbs en och att vi kan lägga budget på den utan att duration förändras samt att vi kan följa upp hur stor % av det fysiska arbetet som är utfört utan att det stör remaining kalender tid. Budget, actuals och remaining timmar kan man enkelt justera på status fliken i activity details fönstret. På dessa aktiviteter kan vi lägga in timbudget och följa upp vår effektivitet och vårt earned value. För att kunna följa upp och de facto mäta vår progress behöver vi dock bygga upp ett arbetssätt runt planeringen som möjliggör sådan uppföljning. - kommentarer? frågor/reflektioner kring detta? Vad säger du X som har jobbat med detta?

14 För att kunna följa upp på vilka uppgifter vi spenderat tid så är det också viktigt att vi har ett system för att kunna hantera detta. Därför har vi lagt upp att WBSerna i tidsplan, i deras ekonomisystem SAP och deras Organisations schema matchar varandra fullt ut. I samtliga system använder vi sedan samma kodning. I exmplet ovan ser vi hur en TRUEaktivitet för projektplanerare på Alstom är kodad med Projekt-id först, därefter avdelning och sist SAP-kontot där planeraren rapporterar sin tid i projektet. Detta är satt som standard, oavsett projekt så är alltså kontot detsamma bortsett från projekt-id et. Detta gör att vi direkt från SAP kan plocka in antal timmar som vi gjort åt vid varje uppföljning. Anledningen att vi dessutom valde att matcha wbs en med deras organisation var att vi då kunde lägga till vilken roll som kommer arbeta med varje TRUEaktivitet. Vi skapade därefter en rapport som används som resursbeställning mot linjen. Rapporten visar roll, arbetsbelastning, behovet i kalendertid och var arbetet ska utföras på kontoret eller på site. Varje TRUE-aktivitet och WBS kodas på samma sätt utefter vilken roll som utför uppgiften. Vi tog det dessutom ytterligare ett steg och skapade grunden för att kunna koda dokument på samma sätt och därigenom kunna följa upp exempelvis leveransmilstenar under ett projekts designfas. -Inte helt lätt att hänga med här! Tror du inte intresset är större av att se rapporten? Ska deltagarna slå ett slag för detta, så behöver de kunna tydligt se resultatet. - kommentarer? frågor/reflektioner kring detta? Vad säger du X som har jobbat med detta?

15 Som ett resultat av att arbeta med denna form av planering erhåller vi samtliga dessa värden som vi pratade om tidigare. Värden som hjälper oss att se var vi har problem och tillsammans med den traditionella aktivitetsplaneringen blir detta, med små medel och liten ansträngning, ett kraftfullt verktyg för att styra projektet. Den bild vi ser här är över en CTR-aktivitet på GVA med samtliga av de värden vi tidigare pratat om. - kommentarer? frågor/reflektioner kring detta? Vad säger du X som har jobbat med detta? -Kanske du ska skriva en kort förklaring under varje värde, för tydlighetens skull? Alt lägga in rapporten här istället som visar värdena, dvs såhär kraftfull information kan vi lämna till våra beställare tack vare denna enklare variant av resursplanering..

16 Här ser vi en sammanfattande tabell som är en del av vad jag producerar som hjälpmedel till projektet på GVA. Vi kan se de värden vi tidigare diskuterat per område exempelvis Earned Value, Cost Performance Index och Estimate At Completion.

17 Här ser vi ett exempel på hur det är möjligt att presentera den data som TRUE-planning ger oss. I den här grafen kan vi se timmar per vecka enligt baseline, remaining och actuals. Vi kan också se en kurva för ackumulerad timåtgång både för baseline och för actual timmar - och dess förändring per vecka. Vidare får vi också ut Estimate at completion baserat på den effektivitet som projektet för tillfället har. Dessa kurvor och grafer går enkelt att skapa per wbs på den nivå som önskas genom att använda funktionen tracking i Primavera.

18 Här ser vi ytterligare ett hjälpmedel som vi utvecklade på Alstom resursbeställningen, exporterad från Primavera till excel med formatering och allt redan klart. Vi kan se projektnummer, aktiviteternas benämning, start och sluttid, antal personer per skift, planerade timmar per vecka och totalt, vilken kalender resurserna ska arbeta efter, linjeorganisation som är ansvarig, roll, var arbetet ska utföras och vi har även förberett för att kunna utnyttja koder för kompetenskrav, önskemål på individ och vilken status beställningen har dvs om den är godkänd eller fortfarande behöver tillsättas.

19 Ja, det var vad jag hade för idag. Tiden springer iväg fort när man pratar om så här roliga grejor. Jag hoppas ni under denna timme har fått en bild av hur man kan planera resurser utan resurser, och vad man kan få ut av det/nyttan med det! Vi kommer ju att umgås en tid till, så haffa mig om ni har några frågor! Jag hjälper såklart gärna till så mycket jag kan! Frågor, kommentarer? Tack för mig..