Nyckeltal inom Resursavdelningen

Transkript

1 Nyckeltal inom Resursavdelningen Martin Kjaerran Verksamhetscontroller, Barn och Familj, Resursavdelningen

2 Innehållsförteckning 1.Syfte Metod Nyckeltal, allmän definition Resonemang kring nyckeltal Dagens hantering av nyckeltal inom Resursavdelningen Verksamhetsmått inom den förebyggande enheten Verksamhetsmått inom utredningsenheten Verksamhetsmått inom öppenvården Barn- och elevstödsenheten Rekommendationer på nyckeltal som kan användas Exempel på nyckeltal som kan användas övergripande inom Resursavdelningen Jämförelse av IFO -kostnader med andra kommuner och riket Nettokostnader IFO, tidsserie Jämförelse av IFO - kostnader med andra kommuner, länet och riket Jämförelse av IFO - nettokostnader i Eslövs kommun under åren Att arbeta vidare med

3 1.Syfte Syftet är att ta fram exempel på nyckeltal som används och kan användas inom Resursavdelningens verksamheter. 2. Metod Metoden är att studera vilka nyckeltal som rekommenderas av SKL (Sveriges kommuner och landsting.) Rapporten tar också upp verksamhetsspecifika nyckeltal som används idag inom Resursavdelningen. I bilagan visas de verksamhetsmått som är framtagna i samband med Resursavdelningens bokslut år Nyckeltal, allmän definition Nyckeltal kallas på engelska för KPI (Key Performance Indicator). Ordet ger en antydan om vad ett nyckeltal står för. Nyckeltalet vill lyfta fram eller visa på någon form av prestation och effektivitet inom organisationen. Nyckeltal kan delas upp i interna och externa nyckeltal. De interna nyckeltalen tittar endast inåt mot den egna verksamheten och syftar på att synliggöra viktiga prestationer eller förutsättningar. De externa nyckeltalen är sammansatta så att de är lättare jämförbara med andra liknande verksamheter som finns utanför kommunens gränser. Externa nyckeltal kan även användas för att analysera hur kommunen förhåller sig till läns- och riksgenomsnittet. 4. Resonemang kring nyckeltal Navet i den kommunala styrningen är budgetprocessen. I den årliga cykeln av budget, bokslut och årsredovisning sätts mål och ramar för verksamheterna. Genom att systematiskt föra in nyckeltal som belyser vad kommunen gör i sina verksamheter förbättras kommunens möjligheter att värdera och planera verksamheten. Om kommunen har en ansträngd ekonomi blir det extra viktigt att inte göra dyra besparingar. Att göra kortsiktiga neddragningar av förebyggande och tidiga insatser kan till exempel bli kostsamt på längre sikt. Nyckeltal ger stora fördelar i analysarbetet och som ett stöd i beslutsfattandet. Efter hand som verksamheten och organisationen utvecklas kommer användandet av väl utvalda nyckeltal 3

4 hjälpa till vad som kan förbättras i verksamheten. Om nyckeltal också används i verksamhetens rapporter underlättar det också bedömningen och kan ge en god information till politiker, allmänhet och andra intresserade. Nyckeltal är alltså utmärkta att använda om verksamheten vill jämföra sig med andra verksamheter, inom branschen eller generellt. Verksamhetens styrka respektive svaghet går då att sätta i relation till andra kommuner som driver samma verksamheter. För att användandet av nyckeltal ska kännas meningsfullt bör nyckeltalen också vara jämförbara över tiden. En tidsserieanalys kan ge viktig information kring hur man förändrat verksamheten och dess förutsättningar. I processen att skapa olika nyckeltal är det viktigt att tänka på vilka situationer och forum nyckeltalen är avsedda att användas i. Nyckeltalen ska också vara kommunicerade vilket innebär att sändare och mottagare ska vara överens om vad nyckeltalen står för. Tanken med nyckeltalen är att de ska utgöra en god och stabil grund till fortsatt analys. 5. Dagens hantering av nyckeltal inom Resursavdelningen Idag använder verksamheterna inom Resursavdelningen så kallade verksamhetsmått. En annan benämning för dessa är nyckeltal. I de flesta fall kan dock verksamhetsmåtten klassificeras som interna nyckeltal och jämförbarheten blir därför inte så stor mellan liknande verksamheter i andra kommuner. I de flesta fallen jämförs inte verksamhetsmåtten över tiden vilket tyvärr minskar värdet på verksamhetsmåtten/nyckeltalen. I följande stycken presenteras verksamhetsmått som fortfarande används inom Resursavdelningen. 5.1 Verksamhetsmått inom den förebyggande enheten Inom den förebyggande enheten används idag bland annat följande verksamhetsmått: Antal besökare på Bubblan Antal genomförda medlingar Antal ungdomstjänster Antal fältkvällar Brottsstatistik 4

5 5.2 Verksamhetsmått inom utredningsenheten Inom utredningsenheten används idag följande verksamhetsmått: inkomna anmälningar inledda/ej inledda utredningar insatser kontaktpersoner/familj antal institutionsplaceringar antal vårdnadsutredningar 5.3 Verksamhetsmått inom öppenvården Inom öppenvården används idag följande verksamhetsmått: Antal familjer hos Familjeteamet Antal pågående insatser i Familjeteamet Antal insatser i Ungdomsteamet Antal individer i behandling inom ART, CAP, COPE, Valet och de otroliga åren 5.4 Barn- och elevstödsenheten Inom barn- och elevstödsenheten används idag följande verksamhetsmått. Logopeder Nya ansökningar/underlag för insats Antal utredningar Antal uppföljningar Ärenden i kön Psykologer Konsultationer Elevvårdsteam, barnteam Barn/elevvårdskonferenser Behandlingsinsatser Handledning Utredning A + B Tjänstemannamöte Kompetenshöjande insatser Bedömningar av behörighet till särskola Inkomna underlag 5

6 Specialpedagoger Antal flickor/varav flickor med annat modersmål Antal pojkar/varav pojkar med annat modersmål Övergång till förskoleklass där vi aktivt deltar Antal uppdrag där vi samverkar med externa kontakter Antal barnteam som vi medverkar i Antal grupp- och organisationsuppdrag Förtydligande av individuppdrag Språk- tal och kommunikation Socioemotionellt Motorik Kombinationer Övrigt Skolhälsovården Andel undersökta förskolebarn, åk 4 elever samt elever i åk 8-9 Hälsoundersökning i förberedelseklass/nyanlända invandrare Vaccinationer 5.5 Rekommendationer på nyckeltal som kan användas För den förebyggande enheten föreslås: antal fritidsledare per unga. (Här måste man definiera vilket åldersintervall som ska gälla) För barn- och elevstöd föreslås: antal kuratorer per grundskoleelever För öppenvården: nettokostnad per invånare. För utredningsenheten: nettokostnad per invånare 6

7 6. Exempel på nyckeltal som kan användas övergripande inom Resursavdelningen 6.1 Jämförelse av IFO -kostnader med andra kommuner och riket Följande tabell visar nettokostnaden per invånare år Tabell 1. Nettokostnader för IFO per invånare mellan utvalda kommuner. Kommunens namn Nettokostnad per invånare Eslövs kommun Landskrona kommun Staffantorps kommun Länet Riket ( ) invånare Källa: Vad kostar verksamheten i din kommun 2008? (SKL) 6.2 Nettokostnader IFO, tidsserie Tabell 2. Eslövs kommuns nettokostnader, IFO Årtal Nettokostnad Källa: Vad kostar verksamheten i din kommun 2008, 2007, 2006, 2005 och 2004? (SKL) 6.3 Jämförelse av IFO - kostnader med andra kommuner, länet och riket Tabell 3. Jämförelse av IFO - kostnader mellan utvalda kommuner. Beloppen anges i kr/inv. och avser år 2008 Barn och ungdomsvård Missbruksvård för vuxna Övrig vuxenvård Familjerätt Ekonomiskt bistånd Eslöv Landskrona Staffanstorp Länet Riket Källa: Vad kostar verksamheten i din kommun 2008? (SKL) 7

8 6.4 Jämförelse av IFO - nettokostnader i Eslövs kommun under åren Tabell 4: IFO- nettokostnader i Eslövs kommun i jämförelse mellan åren Barn och Missbruksvård Övrig vuxen- Familjerätt ungdomsvård för vuxna verksamhet Källa: Vad kostar verksamheten i din kommun 2008, 2007, 2006, 2005 och 2004? (SKL) Ekonomiskt bistånd 7. Att arbeta vidare med För att komma vidare i arbetet med nyckeltal rekommenderas att: Definiera vad varje nyckeltal står för och hur de i grunden är uppbyggt. Kommunicera ut till mottagarna vad nyckeltalen står för. Använda sig av en tydlig layout och lämpliga tabellmallar. Gallra i de verksamhetsmått /nyckeltal man använder sig av idag. Oftare jämföra nyckeltal över tiden Oftare använda nyckeltal i rapporter Oftare använda nyckeltal i budgetering, verksamhetsberättelser (bokslut) och i verksamhetsplanen Oftare låta nyckeltal ligga till grund för analyser. Analysera verksamheten med hjälp av standardkostnader (bestäms i statens kostnadsutjämningssystem). Låta utvalda nyckeltal ingå i ett framtida kvalitetssystem. 8