Granskning av kommunens styrning av projekt svar på revisionsrapport

Transkript

1 KS-2012/ (7) HANDLÄGGARE Hanna Lundborg Hanna.Lundborg@huddinge.se Kommunstyrelsen Granskning av kommunens styrning av projekt svar på revisionsrapport Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 1 november 2012, överlämnas till Huddinge kommuns revisorer som yttrande över revisionsrapporten Granskning av kommunens styrning av projekt. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun genomfört en granskning av kommunens projektstyrning. Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av projekt. Granskningen har belyst de metoder för projektstyrning som tillämpas inom kommunens förvaltningar med fokus på några specifika projekt. Utvalda projekt som granskats är översiktsplanen, detaljplanen för Gladö kvarn och införandet av Windows 7. Den övergripande bedömningen utifrån granskningen är att kommunen med de reviderade styrmodellerna i stort tycks ha en ändamålsenlig styrning och kontroll av projekt. Kommunens generella projektstyrningsmodell liksom den för samhällsbyggnadsprojekt har reviderats de senaste åren. Efter genomförd granskning identifieras följande förbättringsområden: Säkerställ att kommunens riktlinjer för styrning och ledning av projekt beaktas vid beslut om projekt Beakta behovet av kommunikation och dialog med berörda vid projektplanens fastställande Säkerställ att systematisk uppföljning av projektarbeten sker Ta fram en modell/checklista för att kunna avläsa projektets effekter/värde Säkerställ efterlevnad av projekt Kommunstyrelsen förvaltning påbörjade redan 2011 en kartläggning av projektstyrningsmodellen och hur den efterlevs och har under hösten 2012 inlett en kompletterande granskning av de problem som lyftes fram i den tidigare inventeringen. Den egna granskningen är mer ingående och POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning KS kansli HUDDINGE BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

2 KS-2012/ (7) omfattande än revisorernas och dess preliminära resultat bekräftar i stort den bild av projektstyrningen som framträder i revisionsrapporten. Den under hösten inplanerade genomlysningen av projektstyrningsmodellen tillsammans med det utredningsarbete som krävs för åtagandet i kommunstyrelsens verksamhetsplan 2013 att sätta upp ett programkontor med projektledare som kan leda stora kommungemensamma projekt, borgar för att revisionens synpunkter kommer att bli beaktade i det fortsatta arbetet. Beskrivning av ärendet Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun genomfört en granskning av kommunens projektstyrning. Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av projekt. Granskningen har belyst de metoder för projektstyrning som tillämpas inom kommunens förvaltningar med fokus på några specifika projekt. Utvalda projekt som granskats har varit översiktsplanen, detaljplanen för Gladö kvarn och införandet av Windows 7. I granskningen framhålls att kommunens två olika projektstyrningsmodeller, den generella samt den för samhällsbyggnadsprojekt, delvis använder sig av olika terminologi, men att det inte ligger någon motsättning mellan de båda. När det gäller översiktsplanen visar granskningen att projektet har planerats och genomförts utefter en tydlig projektplan där arbetet varit väl förankrat hos både tjänstemän och hos politiker. Projektplanen innefattade en riskanalys. Det som saknas är en beskrivning av hur projektet ska utvärderas. Vad gäller Gladö kvarn togs inte någon traditionell projektplan fram för detta projekt, utan arbetet planerades utifrån gällande planerings- och exploateringsmanual. Denna manual har utvecklats och innehåller numera ett steg där en projekt-pm ska produceras. Avsaknaden av en sådan PM som inkluderar en riskanalys som regelbundet följs upp är sannolikt en av de viktigaste orsakerna till de problem som uppstått i projektet. Vidare tycks dokumentationen kring projektarbetet vara bristfällig. Projektet med införandet av Windows 7 har ett tydligt mål med en tydlig ansvars- och arbetsfördelning. Projektplanen innehåller en riskanalys och stort fokus har funnits på projektavvikelser vid den regelbundna återrapporteringen. Den övergripande bedömningen utifrån granskningen är att kommunen med de reviderade styrmodellerna i stort tycks ha en ändamålsenlig styrning och kontroll av projekt. Kommunens generella projektstyrningsmodell liksom den för samhällsbyggnadsprojekt har reviderats de senaste åren. Ett betydelsefullt tillägg har bland annat gjorts i planerings- och exploateringsmanualen

3 KS-2012/ (7) PLEXMAN, som nu innehåller krav på projekt-pm. Tillägget innebär att sådana projekt bedöms kunna styras och ledas på ett ändamålsenligt sätt. Efter genomförd granskning identifieras följande förbättringsområden: Säkerställ att kommunens riktlinjer för styrning och ledning av projekt beaktas vid beslut om projekt Beakta behovet av kommunikation och dialog med berörda vid projektplanens fastställande Säkerställ att systematisk uppföljning av projektarbeten sker. Ta fram en modell/checklista för att kunna avläsa projektets effekter/värde Säkerställ efterlevnad av projekt Revisionen önskar erhålla kommunstyrelsens svar på rapporten senast den 7 december Kommunens egen översyn av projektstyrningsmodellen I många fall är det effektivt att arbeta i projektform eftersom det tydliggör vad som ska göras, inom vilken tid, med vilka resurser och mot vilket mål. Projektformen kan också sträcka sig över linjeorganisationens gränser och är därmed en bra form för organisering när flera parter är involverade. Kommunen har en projektstyrningsmodell som tillämpas, mer eller mindre korrekt, i flertalet projekt. Kommunen har också under flera år utbildat projektledare i organisationen. Då det har funnits tecken på att projekten inte alltid varit lika effektiva som tänkt eller kunnat bedrivs lika rationellt som projektstyrningsmodellen föreskriver kom kommunen att påbörja en översyn av projektarbetet redan Detta arbete kommer att fortsätta under hösten 2012 med målet att revidera modellen eller olika beteenden och strukturer som hämmar ett projektinriktat arbete så att ett projektkontor med ansvar för kommunövergripande projekt kan sjösättas under inledningen av Översynen 2011 I syfte att dokumentera erfarenheter och funderingar och utforma underlag för utveckling av kommunens modell för projektarbete genomfördes under maj 2011 intervjuer med åtta nyckelpersoner. Intervjuerna fokuserade på ett framtida projektorienterat arbetssätt. Vid intervjuerna framkom bland annat att arbetsprocesser, roller och ansvar kan tydliggöras. Flera av de intervjuade hade erfarenhet av otydliga direktiv

4 KS-2012/ (7) och projektmål. Det betonades att grundliga förarbeten och förstudier är viktiga för att lyckas med projekt. Vidare framkom att förankringsarbetet kan optimeras och frågan lyftes om huruvida det är nödvändigt att varje förvaltning alltid ska vara representerad i alla sammanhang. Det betonades att det är viktigt att projekt bemannas med rätt kompetens och rätt personer och att det också är viktigt att projektmedlemmarna har möjlighet att avsätta tid till arbete i projektet. Förslag om att projektdeltagandet eventuellt kan formaliseras i någon form av resurskontrakt framfördes liksom att fördelningen mellan basåtagande och projektarbete kan formuleras i någon form av arbetsbeskrivning. Det kan även vara aktuellt att utforma en genomtänkt kravprofil för både styroch projektgruppsmedlemmar i syfte att bemanna nya projekt med rätt kompetens. Några av de intervjuade menade att det borde finnas möjlighet att köpa in externa resurser som projektdeltagare i prioriterade projekt i de fall vi inte har medarbetare med den kompetens som krävs. Flera av de intervjuade menade att det kan vara trögt att genomföra förändringar, vilket föranleder frågan om hur vi säkerställer att projektmål införlivas i organisationen och huruvida det är projektägaren eller den mottagande organisationen som ansvarar för eventuella konsekvenser av att gjorda förändringar inte används eller förvaltas. Enligt de intervjuades erfarenheter är det bra att likartade projekt har erfarenhetsutbyte mellan varandra. En del av de intervjuade förordade att det borde finnas särskilda projektledare som inte ingår i linjeorganisationen. Motiveringen var att en så stor organisation som Huddinges skulle kunna ha några projektledare med uppgift att leda projekt och som inte behöver vara specialister inom det område som ska projektledas. Andra menade att det borde finnas projektledarresurser på olika avdelningar. Motiveringen var att det är en persons kompetens och förankring i ett basåtagande, till exempel IT eller personal, som gör den värdefull i ett projekt. Flera av de intervjuade påtalade att den nuvarande projektstyrningsmodellen bör följas och att instruktionshäftet, mallarna och projektledarutbildningen är bra. Åtagande hösten 2012 Under hösten 2012 påbörjas en genomlysning av projektstyrningsmodellen för att utveckla den och i verksamhetsplanen för kommunstyrelsen 2013 finns ett åtagande att sätta upp ett programkontor med projektledare som kan leda stora kommungemensamma projekt.

5 KS-2012/ (7) Uppdraget består av två delar och kan enklast beskrivas som en invärlds- och en omvärldsanalys rörande projektarbete. 1. Invärldsanalysen är en kartläggning med syftet att få en bild av hur nuvarande projektstyrningsmodell fungerar i Huddinge kommun, i vilken grad den används och hur projektmognaden ser ut i kommunen. 2. Omvärldsanalysen handlar om att titta på andra organisationer, med fördel andra kommuner, och hur de gått tillväga när de skapat en projekt- /programstyrning. Invärldsanalysen kommer att basera sig på fakta från bifogad revisionsrapport, översynen 2011 samt kompletterande intervjuer hösten Andra delen är en explorativ studie. En explorativ studie genomförs när kunskapen om ämnet ifråga är ofullständig och mer fakta är nödvändiga för att kunna precisera frågeställningarna. Analysen ska mynna ut i en rapport i vilken de frågeställningar Huddinge kommun behöver fatta beslut om för att kunna utveckla ett projekt- /programkontor tydliggörs och i möjligaste mån besvaras. Utredningen ska också peka ut om det finns behov av att ändrad nuvarande modell, ta fram konkreta stödverktyg och inventera utbildningsinsatser. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning instämmer i de synpunkter som framkommer i rapporten och ser att projektstyrningsmodellen och tillämpningen av den kan utvecklas. Redan 2011 påbörjade kommunen en egen översyn av projektstyrningsmodellen som tyvärr inte slutfördes. Därför pågår under andra halvan av 2012 en kompletterande granskning. Granskningen inbegriper dock inte PLEXMAN-modellen. Inom ramen för pågående granskning ska även förutsättningar för att kunna utveckla programkontor undersökas. Utredningen avser även att peka ut behov av ändrad modell och konkreta stödverktyg samt behov av utbildningsinsatser. Under respektive rubrik nedan bemöts de förslag till förbättringsområden som framkommer i revisionsrapporten. Säkerställ att kommunens riktlinjer för styrning och ledning av projekt beaktas vid beslut om projekt I och med förarbetet och upprättandet av ett programkontor tar kommunen stora steg för att skapa en mer projektmogen organisation. Programkontoret

6 KS-2012/ (7) kommer att behöva omges av styrmekanismer som gör det tydligt vilka projekt som ska prioriteras och att projektet genomförs enligt gängse rutiner. Genom att skapa ett programkontor kommer också utbildningsinsatser för såväl projektbeställare som projektledare att kunna hållas samman och det borgar för en ökad kvalitetssäkring av kommunens projekt. Beakta behovet av kommunikation och dialog med berörda vid projektplanens fastställande Enligt gängse rutiner, som i allt högre grad tillämpas, ska projektplanen tas fram av projektgruppen tillsammans. Projektgruppens medlemmar ska utses av styrgruppen och styrgruppen ska i sin tur utses av kommunens ledningsgrupp när denna tar ställning till projektdirektivet. På så sätt blir projektet väl förankrat i ledningen och det öppnar kommunikationskanalerna under projektplaneringen. Säkerställ att systematisk uppföljning av projektarbeten sker Projektstyrningsmodellen kommer att kompletteras med moment som hanterar systematisk uppföljning av projektarbeten. Genom inrättandet av projektkontoret och den koordinering av kommunens övergripande projekt som där kommer att ske underlättas arbetet med att följa upp projekten. Ta fram en modell/checklista för att kunna avläsa projektets effekter/värde Detta är en mycket viktig aspekt av projektarbete, om än inte så enkel. Ambitionen är att arbeta fram en modell för att redan i projektdirektivet värdera nyttan av projektet ur såväl finansiell synvinkel som andra aspekter. En utvärdering av projekten kan sedan visa hur målen överensstämmer med värderad nytta. Varje projekt kopplas samman med effektmål men det bör observeras att effekterna ibland inte kan utläsas förens en längre tid efter projektavslut och att effekterna utläses i ordinarie linjeorganisation där resultatet av projektet lyfts in efter projektavslut. Säkerställ efterlevnad av projektplaner Även detta förbättringsområde kommer att påverkas positivt av programkontoret genom en tydligare projektstyrning, tydligare roller för projektbeställare, styrgrupp, projektledare och projektgrupp.

7 KS-2012/ (7) Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Hanna Lundborg Kvalitetschef Bilaga Granskning av kommunens styrning av projekt - revisionsrapport Beslutet delges Huddinge kommuns revisorer