Revisionsrapport 10 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna September Huddinge kommun. Granskning av kommunens styrning av projekt

Transkript

1 Revisionsrapport 10 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna September 2012 Huddinge kommun Granskning av kommunens styrning av projekt

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Revisionsfrågor Revisionskriterier Metod Projektstyrning i Huddinge kommun Generell projektstyrningsmodell Projektstyrning, samhällsbyggnadsprocess Utbildning Kommentar Översiktsplan Organisation Kommentar Samhällsbyggnadsprojekt Generell process Gladö kvarn IT-projekt Organisation Kommentar Bedömning Svar på revisionsfrågorna Förslag till förbättringsområden: Källförteckning

3 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun genomfört en granskning avseende kommunens projektstyrning. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av projekt. I granskningen belyses de metoder för projektstyrning som tillämpas inom kommunens förvaltningar med avseende på några specifika projekt. Inom flera förvaltningar bedrivs verksamheten i form av projekt. Särskilt inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen kan projekten i form av planärenden vara relativt omfattande. Betydande arbete i projektform bedrivs även inom kommunstyrelseförvaltningen. Utvalda projekt som granskats är arbetet med översiktsplanen, detaljplanen för Gladö kvarn och införandet av Windows 7. Granskningen utförs mot bakgrund av kommunens två projektstyrningsmodeller, den generella samt den för samhällsbyggnadsprojekt (Plexman). Kommunens två olika projektstyrningsmodeller använder sig delvis av olika terminologi, men det ligger ingen motsättning mellan de båda. Den generella modellen inkluderar inte utvärdering av projektet. När det gäller översiktsplanen har projektet planerats och genomförts utefter en tydlig projektplan där arbetet varit väl förankrat både hos tjänstemän och hos politiker. Projektplanen innefattade en riskanalys. Det som saknas är en beskrivning över hur projektet ska utvärderas. Vad gäller Gladö kvarn togs inte någon traditionell projektplan fram för detta projekt, utan arbetet planerades utifrån gällande planerings- och exploateringsmanual. Denna manual har utvecklats och innehåller numera ett steg där en projekt PM ska produceras. Avsaknaden av en sådan PM som inkluderar en riskanalys som regelbundet följts upp är sannolikt en av de viktigaste orsakerna till de problem som uppstått i projektet. Vidare tycks dokumentationen kring projektarbetet vara bristfällig. Projektet med införandet av Windows 7 har ett tydligt mål med en tydlig ansvars- och arbetsfördelning. Projektplanen innehåller en riskanalys och stort fokus har funnits på projektavvikelser vid den regelbundna återrapporteringen. Tidsplanen höll inte beroende på två orsaker. Dels att projektet var beroende av att externa leverantörer skötte uppgraderingen av verksamhetssystem enligt tidsplan, vilket de inte gjorde. Dels tog inte den interna planeringen på IT-avdelningen hänsyn till att stora konkurrerande projekt ledde till svårigheter att planera kritiska resurser. En förankring av nödvändiga resurser för projektets tidsplanering har därmed inte varit tillräcklig Den övergripande bedömningen utifrån granskningen är att kommunen med de reviderade styrmodellerna i stort tycks ha en ändamålsenlig styrning och kontroll av projekt. Kommunens övergripande, liksom samhällbyggnadsnämndens, styrdokument för projekt har reviderats de senaste åren. Ett betydelsefullt tillägg har bland annat gjorts i planerings- och exploateringsmanualen Plexman, som nu innehåller krav på en projekt PM. Detta tillägg leder till att sådana projekt bedöms kunna styras och ledas på ett ändamålsenligt sätt. Vi har efter genomförd granskning identifierat följande förbättringsområden: Säkerställ att kommunens riktlinjer för styrning och ledning av projekt beaktas vid beslut om projekt. Beakta behovet av kommunikation och dialog med berörda vid projektplanens fastställande. Säkerställ att systematisk uppföljning av projektarbete sker. Ta fram en modell/checklista för att kunna avläsa projektets effekter/mervärde. Säkerställ efterlevnad av projektplaner. 3

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Inom flera förvaltningar bedrivs verksamheten i form av projekt. Särskilt inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen kan projekten i form av planärenden vara relativt omfattande. Betydande arbete i projektform bedrivs även inom kommunstyrelseförvaltningen. Ett exempel är arbetet med Hållbarhetsdokumentet. Även inom IT-området förekommer betydande projektarbete. Inom planprocessen och IT-området är projektarbete ett normalt inslag, med likartade arbetsformer och metoder i de olika projekten. Inom andra områden kan projekt vara mer av engångskaraktär, där specifika erfarenheter och rutiner från andra projekt kan vara mer begränsade. Oavsett typ av projekt bör syftet med ett projekt vara tydligt formulerat och styrningen vara effektiv och ändamålsenlig för att ett gott resultat ska uppnås. Väl utformade och förankrade projektplaner (tydlig beställning), kompetent projektledning, tillräckliga resurser, lämplig sammansättning av projektgruppen samt systematisk uppföljning är centrala framgångsfaktorer. Kommunstyrelsen säger i sin verksamhetsplan för 2012 att kommunens projektstyrningsmodell ska utvecklas. Bland annat ska modellen utvecklas med fördjupade krav på ekonomisk redovisning. Dessutom är avsikten att en lättversion av modellen ska tas fram, som kan användas på mindre projekt Syfte och avgränsning Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av projekt. I granskningen belyses de metoder för projektstyrning som tillämpas inom kommunens förvaltningar med avseende på några specifika projekt. Utvalda projekt att granska närmare är detaljplanen för Gladö kvarn, arbetet med översiktsplanen och införandet av Windows 7 inom IT-området Revisionsfrågor Inom ramen för granskningen besvaras följande frågor: Finns en övergripande gemensam modell för projektstyrning i kommunen? o Projektplaner med mål, syfte, ansvar/roller, resurser? o Är dokumenten väl förankrade i organisationen? o Hur vanligt är det att nyttja konsulter? Bedrivs systematisk utbildning av projektledare? Hur genomförs utvärdering av projekten? o Finns tydliga kriterier för utvärdering? o Görs bedömningar av mervärdet i form av nytta minus kostnader? 4

5 Specifika frågor planprojektet Gladö kvarn Vad är orsaken till de sena ändringarna av detaljplanen för Gladö kvarn? Har styrningen av projektet varit ändamålsenlig, bl.a. mot bakgrund av de starka reaktionerna bland berörda fastighetsägare? Vilka slutsatser och lärdomar har dragits för arbetet med liknande planärenden? Specifika frågor IT-projekt Finns en övergripande strategi med tydliga prioriteringar för kommunens IT-utveckling? Föregås större IT-projekt av en dokumenterad analys av behov, kostnader och effektivitetsvinster? -Görs bedömningar av mervärdet i form av nytta minus kostnader? Finns referensgrupper med representanter för användarna (handläggarna på förvaltningarna)? 2.4. Revisionskriterier Granskningen utförs mot bakgrund av kommunens projektstyrningsmodeller Kommunens Riktlinjer för styrning och planering av projekt Plexman, planerings- och exploateringsmanual 2.5. Metod Granskningen baseras förutom på relevant material på intervjuer med ansvariga tjänstemän vid kommunstyrelsens förvaltning samt vid miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Följande personer har intervjuats: Chef kommunstyrelsens kansli Gladö kvarn Projektledare (sedan vår 2011), tillika projektmedlem i detaljplanen. Delprojektledare detaljplanen Delprojektledare genomförande, tillika projektmedlem i detaljplanen Ansvarig chef Översiktsplanen Projektledare Ansvarig chef IT-projekt, införandet av Windows 7 Projektledare Ansvarig chef Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 5

6 3. Projektstyrning i Huddinge kommun Huddinge kommun har två modeller för projektstyrning. Den första är en generell projektstyrningsmodell och den andra är anpassad för samhällsbyggnadsprojekt Generell projektstyrningsmodell Kommunstyrelseförvaltningens dåvarande ledningskontor har utarbetat en generell projektstyrningsmodell, den nuvarande trycktes år Den första versionen av denna projektstyrningsmodell antogs av kommunstyrelsen i juni Modellen behandlar definition av projekt, projektorganisation, projektinitiering och projektplanering, genomförande samt avrapportering och avslutning av projekt. Nyckelorden för ett projekt är enligt denna modell; mål, tid, resurser och arbetsformer. Kommunen har mallar för projektdirektiv, projektplan och slutrapport. Enligt modellen kan ett projekt delas upp i fyra delar; Förarbete, beredning, genomförande och överlämning. Dokumentationen kan bestå i; projektuppdrag, projektdirektiv, projektplan, minnesanteckningar, lägesrapport samt slutrapport. Projektet ska alltid diarieföras som ett eget ärende senast i samband med att projektplanen fastställs Projektstyrning, samhällsbyggnadsprocess För planerings- och exploateringsprojekt i samhällsbyggnadsprocessen använder Huddinge kommun sig av en Planerings- och exploateringsmanual, Plexman. Manualen redovisar olika skeden och aktiviteter, vem ska göra vad, när ska det göras, av vem ska beslut fattas och hur överlämnandet mellan olika skeden ska ske. Manualen ska fungera som en checklista som ska säkerställa att alla förutsättningar i projektet blir hanterade samt visa på lämplig ambitionsnivå. Manualen beskriver vad som ska göras, inte hur. Manualen består av fem steg; projektstart, planprogram, detaljplan, genomförande och utvärdering. För varje steg är mål definierade och vilka som ska delta, vilka moment som ska gås igenom, vilka åtgärder som ska vidtas samt vem som är ansvarig och vem som fattar beslut Utbildning Kommunen genomför en återkommande projektledarutbildning för alla projektledare och projektmedarbetare. Vidare erbjuds uppföljningsutbildningar. Utöver detta sker individuell kompetensutveckling av medarbetare. Samtliga intervjuade som ingått i projekten har genomgått projektledarutbildningen Kommentar Kommunens projektstyrningsmodell och manual för samhällsbyggnadsprojekt (Plexman) använder sig delvis av olika terminologi, men det ligger ingen motsättning mellan de båda. Den generella modellen inkluderar inte utvärdering av projektet. 6

7 4. Översiktsplan Enligt plan- och bygglagen ska varje kommun ha en aktuell översiktsplan som omfattar hela kommunen. Våren 2009 konstaterades att den befintliga planen från 2001 var i behov av att revideras. I Mål och Budget 2010 gavs kommunstyrelsen i uppdrag att påbörja en revidering av befintlig plan. En projektledare tillsattes och en projektplan togs fram hösten Projektplanen innehöll tidsplan, behov av nya underlagsutredningar, budget, organisation och roller samt kritiska faktorer, risker. Projektplanen hade en tydlig tidsavgränsning där projektplanen avslutades vid beslut om samråd. Den preliminära bedömningen var att utställning skulle kunna ske våren/sommaren 2013 och att översiktsplanen skulle kunna antas vintern 2013/2014. Projektplanen antogs av planerings- och personalutskottet (PPU). I maj 2011 antog kommunfullmäktige ett inriktningsbeslut för översiktsplanen med fyra huvudinriktningar. Fler arbetsplatser inom tillväxtbranscher samt levande stadsmiljöer. Ett grönt och hållbart Huddinge med en ansvarsfull samhällsutveckling. Huddinge växer och sammanhållningen ökar genom att kommunens olika delar binds samman och levandegörs. De regionala infrastrukturprojekten genomförs och inom kommunen prioriteras gång-, cykel- och kollektivtrafik Organisation Till projektledarens förfogande utsågs en arbetsgrupp bestående av deltagare från miljö- och samhällsbyggaravdelningen samt kommunstyrelsens förvaltning. Projektdeltagare utsågs utifrån sin expertfunktion. Gruppen hölls medvetet relativt liten. Arbetsgruppen genomförde möten en eller ett par gånger per månad. Medlemmarna i arbetsgruppen hade tydliga ansvarsområden fördelade inom sina respektive expertfunktioner. I Huddinge kommun finns en tjänstemannagrupp (Plansam) som i består av chefer från miljöoch samhällsbyggnadsförvaltningen och planeringschefen från kommunstyrelsens förvaltning. Plansam har varit en referensgrupp för översiktsplanen. Vanligtvis är Plansam styrgrupp för samhällsbyggnadsprojekt, men beroende på projektets strategiska karaktär har kommunens ledningsgrupp (KLG) varit styrgrupp för projektet. Det finns en politisk styrgrupp bestående av ledamöter i planerings- och personalutskottet (PPU). Större beslut som exempelvis beslut om samråd och utställning har fattats av kommunstyrelsen. Inför inriktningsbeslutet genomfördes fyra referensgruppsmöten med tjänstemän, invånare, Arena Huddinge (näringslivsföreträdare) och Miljövårdsrådet. Vidare hölls en medborgarpanel 2010 där invånare bjöds in samt två skolklasser och ett antal personer från olika föreningar och intresseorganisationer. Dialog med kommunstyrelsen samt politiska sekreterare genomfördes som seminarier vid två tillfällen. Ärendet beslutades i kommunfullmäktige. Intresset har varit stort från politikerna och projektledaren har blivit inbjuden till ett flertal möten med enskilda partier Kommentar Projektet har planerats och genomförts utefter en tydlig projektplan där arbetet varit väl förankrat både hos tjänstemän och hos politiker. Projektplanen innefattade en riskanalys. Det som saknas är en beskrivning av hur projektet ska utvärderas. 7

8 5. Samhällsbyggnadsprojekt 5.1. Generell process Detaljplanläggning regleras av plan- och bygglagen, där regler finns för processen inklusive kommunikation med berörda. När önskemål framförs om olika bebyggelse- och anläggningsprojekt, från enskilda fastighetsägare, byggföretag och övriga intressenter eller kommunala organ, bedöms dessa i förhållande till de mål, dokument, planer och inriktning i övrigt som kommunen ställer upp. Vidare bedöms projektets angelägenhet i förhållande till andra projekt, föreliggande behov och resurser för planering och utbyggnad. Detta sker i den projektplan som upprättas för den kommande treårsperioden och som behandlas i samband med kommunens budget. I arbetet med projektvärderingen i projektplanen har även gällande detaljplaner, avtalssituationen och behov av olika tillståndsbeslut betydelse. Projektplanen redovisar de ingående projekten med angivelse av när i tiden de ska behandlas. I projektplanen redovisas följande steg: Programskede/avtalsskede, planläggning och genomförande. Samhällsbyggnadsnämnden och dess miljö- och samhällsbyggnadsförvaltning svarar för att ny detaljplan upprättas enligt reglerna i plan- och bygglagen. I planprocessen ingår att samråda med berörda remissinstanser och sakägare. Detta sker genom samrådsremisser av såväl detaljplaneprogram och planförslag. Förslagen arbetas alltid fram i den projektgrupp som bildats för projektet och som rymmer representanter från berörda kontor och förvaltningar. Om detaljplaneprogram upprättas ska detta ange förutsättningar, utgångspunkter och mål för planen. Det upprättas av samhällsbyggnadsnämnden och samråd sker med remissinstanser, fastighetsägare och andra sakägare. Syftet med samrådet är att förbättra beslutsunderlaget och att ge möjlighet till insyn och påverkan. Samrådssynpunkter och förändringar i förslaget redovisas i en programsamredogörelse för samhällsbyggnadsnämnden, som tillstyrker ett program och överlämnar det till kommunstyrelsen för godkännande. Programskedet avslutas med att kommunstyrelsen tar ställning till programförslaget och ger planuppdrag för fortsatt detaljplanering till samhällsbyggnadsnämnden. Kommunfullmäktige godkänner i samband med beslutet om detaljplan eventuella ramavtal som tecknats med exploatören. Ett planförslag med plankarta, bestämmelser, planbeskrivning, genomförandebeskrivning m.m. upprättas. Planförslaget redovisas för samhällsbyggnadsnämnden som fattar beslut om att samråd får ske. Myndigheter, organisationer, andra remissinstanser, fastighetsägare med flera får planförslaget. Normalt hålls även ett samrådsmöte där planförslaget redovisas och frågor kan ställas. Synpunkter på planförslaget ska lämnas till kommunen. Efter samrådet upprättas en samrådsredogörelse som redovisar samrådskretsens synpunkter på programförslaget och samrådsförslaget samt kommunens kommentarer och förslag med anledning av synpunkterna. Planförslaget justeras och kompletteras vid behov och ett planförslag för utställning upprättas. Planförslaget redovisas för samhällsbyggnadsnämnden som fattar beslut om utställning. Planförslaget kungörs i dagstidningar och ställs ut i tekniska nämndhuset under minst tre veckor. Samtliga sakägare underrättas. Den som inte skriftligen framfört sina synpunkter senast under utställningstiden kan förlora rätten att senare överklaga beslut i ärendet. Efter utställningen upprättar kommunen ett utlåtande som redovisar de synpunkter som kommit in under utställningen och kommunens förslag med anledning av dem. Här anges också de sakägare som lämnat skriftliga synpunkter senast under utställningen och som inte blivit tillgodosedda. 8

9 När den formella hanteringen av detaljplanen har genomförts godkänner samhällsbyggnadsnämnden planen och överlämnar den till kommunfullmäktige för antagande. Samtidigt upprättas eventuellt exploateringsavtal av miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Detaljplan och avtal behandlas normalt vid samma sammanträden i såväl kommunstyrelsen som i kommunfullmäktige. När fullmäktige antagit detaljplanen ska beslutet vinna laga kraft innan planläggningsskedet är avslutat. Om planen överklagas behandlas besvären av länsstyrelsen i första instans och mark- och miljödomstolen i andra och i sista led av mark- och miljööverdomstolen efter prövningstillstånd. Därefter har beslutet vunnit laga kraft. När detaljplanen vunnit laga kraft inträder genomförandeskedet. I detta skede samordnas projektets genomförande med miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen som ansvarig förvaltning. I detta skede sker projektering av allmän plats, erforderlig fastighetsbildning, ansökan om bygglov, med mera enligt överenskommen tidplan. Vidare tillses att parternas åtaganden fullgörs enligt träffade avtal, att investeringar sker i gator och parker på ett tidsmässigt och kostnadsmässigt effektivt sätt samt att åtgärder i övrigt samordnas på ett sätt som minimerar störningar för miljö, omgivningen och trafiken Gladö kvarn Gladö kvarn är ett fritidsområde i Huddinge kommun som är under omvandlig till ett område för permanentboende. För att denna omvandling ska kunna ske behöver infrastrukturen utvecklas. I huvudsak berör denna utveckling utbyggnad av vatten och avlopp, vägar och utökade byggrätter. Denna typ av samhällsbyggnadsprojekt har i Huddinge kommun en tydlig ordning som beskrivits ovan. En förstudie för utvecklingen av Gladö kvarn upprättades i augusti 2007 och planuppdrag gavs i september 2009 av kommunstyrelsen. Ett planprogramarbete föregick detaljplanen. Syftet med programmet var att ange utgångspunkter och mål för planen. Programmets förslag till planinriktning för området var bland annat att genomföra arbetet i minst två etapper beroende på projektets omfattning. Med detta som utgångspunkt var enligt programmet 3:e kvartalet 2009 tidigaste tidpunkt för en ny detaljplan. Anläggning av gatu- och VA-utbyggnad skulle ske och enskilt byggande inom kvartersmark Allt under förutsättningen att detaljplanen inte skulle överklagas. Arbete med att omvandla Gladö kvarn till ett permanentboende var så omfattande att det bedömdes lämpligast att detta skedde i etapper. Detaljplanen för första etappen beräknades i planprogramarbetet att antas av kommunfullmäktige under senare delen av Ett programsamråd genomfördes under våren Efter programsamrådet föreslogs vissa förändringar i detaljplanens inriktning. En av dessa förändringen var att detaljplanarbetet skulle komma att ske i en sammanhållande detaljplan och inte i minst två detaljplaner som föreslogs i programmet. Orsaken till denna förändring var svårigheter att samordna gatukostnadsutredningen för hela området med detaljplanerna, om planarbetet skulle ske i etapper. Förändringarna ledde till en längre tid för att ta fram detaljplanen och därmed en senarelagd start med två år av genomförandet med en utbyggnadstid på två år. I kommunens tjänsteutlåtande för beslut och samråd och i planhandlingarna redovisade ovan nämnda förändringar. Plansamrådet skedde under våren Två informationsmöten hölls för fastighetsägare i april Utställning, det vill säga en möjlighet för remissinstanser och fastighetsägare att yttra sig över förändringar i detaljplanen efter plansamrådet, hölls under våren Detaljplaner godkändes av samhällsbyggnadsnämnden den 13 oktober 2011 och antogs av kommunfullmäktige i december I samband med detta konstaterades att utbyggnads- 9

10 tiden för va- och gator var för kort i tidigare informationer. Den 11 november 2011 skickades brev till fastighetsägarna i Gladö kvarn där det informeras om den nya tidplanen för va- och gatuutbyggnaden. I brevet beklagas att uppgifterna om va- och gatuutbyggnaden inte var korrekta i detaljplanens handlingar under utställningen Organisation Till detta arbete tillsattes en projektledare för både planering och genomförande och en delprojektledare för detaljplanarbetet och en delprojektledare för genomförandet. Projektgruppen för detaljplanarbetet bestod av medlemmar från berörda avdelningar i kommunen. Markoch exploateringsavdelningen tillsatte huvudprojektledare. Den blivande delprojektledaren för genomförandet ingick som medlem i delplanarbetets arbetsgrupp. Arbetsgruppen hade möten 1-2 gånger per månad, lite varierat efter behov. Projektledaren var konsult inom markoch exploateringsavdelningen och slutade 1:a kvartalet år Ny huvudprojektledare tillsattes våren 2011, som även tidigare var projektmedlem i projektet. Styrgrupp för detta, liksom för alla liknande projekt är Plansam. Denna grupp är en tjänstemannagrupp bestående av avdelningschefer, förvaltningschef (MSB) och från kommunstyrelseförvaltningen. I samband med granskningen har protokoll från styrgruppen efterfrågats, men några sådana har inte lämnats Kommentar Någon traditionell projektplan togs inte fram för detta projekt, utan arbetet planerades utifrån gällande planerings- och exploateringsmanual. Denna manual har utvecklats och innehåller numera ett steg där en projekt PM ska produceras. En sådan PM ska innehålla information lik en traditionell projektplan så som exempelvis; bakgrund, mål, aktiviteter, riskanalys, organisation, resursplan och dokumenthantering. Avsaknaden av en sådan PM som inkluderar en riskanalys som regelbundet följts upp är sannolikt en av de viktigaste orsakerna till problemen som uppstått i projektet. Vidare tycks dokumentationen kring projektarbetet vara bristfällig. 10

11 6. IT-projekt I tjänsteutlåtande från kommunstyrelsens förvaltning 2011 som underlag inför mål och budget 2012 beskrivs de övergripande satsningar som bedöms nödvändiga inom IT- området. Här lyfts behov av effektivisering och en satsning på verksamhetsutveckling kopplat till eförvaltning och IT fram. Huddinge kommuns IT-avdelning är organiserad under kommunstyrelsens förvaltning som i sin tur rapporterar till kommundirektören. Systemförvaltning sker i respektive förvaltning enligt fastställt ramverk runt IT-system där bland annat systemägare, systemansvariga och systemförvaltare ska utses. IT avdelningen definierade ett antal risker 2011, bland annat beroende av nyckelpersoner och att det finns många IT-system i kommunen som kräver uppdatering av både data och program. IT-system behöver bytas ut och moderniseras då support för de äldre systemen utgår. I denna granskning har införandet av Windows 7 studerats. Kommunen bedömde det nödvändigt att modernisera sitt IT-system och införa Windows 7. Införandet skedde först i studiemiljön, vilket var en relativt enkel operation då det inte fanns några verksamhetssystem som behövde uppgraderas. Införandet av Windows 7 i den administrativa miljön bedömdes som mer komplicerad än införandet i studiemiljön. Initialt planerades att kommunen skulle använda sig av en extern resurs, men detta bedömdes bli för kostsamt. IT avdelningen beslutade att genomföra införandet med egna resurser, vilket ledde till en något längre tid för införandet. Förberedelser för införandet av Windows 7 i den administrativa miljön skedde inför sommaren 2011 och projektet planerades att vara avslutat vid årsskiftet En projektplan upprättades i september Avslutet för projektet är väl definierat vilket är då det sista systemet är utbytt till Windows 7. Vid årsskiftet var införandet genomfört i stort, men det återstod cirka 10 procent av det totala antalet datorer. Uppgraderingen av verksamhetssystem drog ut på tiden. Orsaken till förseningen var att leverantörer av verksamhetssystem var svårkontaktbara eller helt enkelt nerlagda. Projektet är inte avslutat så ingen utvärdering har genomförts Organisation Projektet organiserades med en projektledare och en arbetsgrupp bestående av tekniker. Till detta är en referensgrupp med IT-kontaktpersoner från förvaltningarna knuten. IT-ledningsgruppen är projektets styrgrupp. Arbetsgruppsmöten har genomförts regelbundet liksom en utbildning med IT-samordnarna. Avrapportering har skett till IT-samordningsgruppen som består av representanter från respektive förvaltning. Projektledaren skickade veckovis en elektronisk avrapportering till styrgruppen och arbetet dokumenterades regelbundet i statusrapporter. I dessa veckorapporter ingick planering, projektavvikelser under veckan liksom buggar, fel och tidigare avvikelser. Möten med styrgruppen genomförs vid behov, exempelvis vid principbeslut. Projektet använder sig av ärendehanteringssystemet som återkoppling Kommentar Projektet har ett tydligt mål och ansvars- och arbetsfördelning. Projektplanen innehåller en riskanalys och stort fokus har funnits på projektavvikelser vid den regelbundna återrapporteringen. Tidsplanen höll inte beroende på två orsaker. Dels att projektet var beroende av att externa leverantörer skötte uppgraderingen av verksamhetssystem enligt tidsplan, vilket de inte gjorde. De medel kommunen har att påskynda processen är att hota med byte av leverantör. Problemet med detta är att det sällan finns fler leverantörer att tillgå. Dels tog inte den interna planeringen på IT-avdelningen hänsyn till att stora konkurrerande projekt ledde till 11

12 svårigheter att planera kritiska resurser, trots att drivkraften att hålla tidplanen för liknande projekt finns på IT-avdelningen. Förseningen påverkar inte i huvudsak användarna utan ITsupporten då två system ska underhållas. En förankring av nödvändiga resurser för projektets tidsplanering har därmed inte varit tillräcklig. 7. Bedömning Den övergripande bedömningen utifrån granskningen är att kommunen med de reviderade styrmodellerna i stort tycks ha en ändamålsenlig styrning och kontroll över projekt. Kommunens övergripande, liksom samhällbyggnadsnämndens, styrdokument för projekt har reviderats de senaste åren. Ett betydelsefullt tillägg har bland annat gjorts i planerings- och exploateringsmanualen Plexman, som nu innehåller krav på en projekt PM. Detta tillägg leder till att sådana projekt bedöms kunna styras och ledas på ett ändamålsenligt sätt. Vi ser även positivt på det arbete som kommunen planerar vad gäller att utveckla sin projektstyrningsmodell Svar på revisionsfrågorna Finns en övergripande gemensam modell för projektstyrning i kommunen? Ja, kommunen har en gemensam projektstyrningsmodell som är känd och används, eller utgår ifrån om en modifiering av modellen skett. Den återkommande projektledarutbildningen är sannolikt en viktig del i detta. o Projektplaner med mål, syfte, ansvar/roller, resurser? Ja o Är dokumenten väl förankrade i organisationen? Dokumenten bedöms som väl förankrade. Dokumenten förankras dels via chefer dels via återkommande projektledarutbildningar. o Hur vanligt är det att nyttja konsulter? Nyttjandet av konsulter varierar mycket mellan de olika förvaltningarna. Det är relativt vanligt vid samhällsbyggnads- och även delvis i IT-projekt beroende på behov av specifik kompetens samt för att avhjälpa tillfälliga arbetstoppar. Det är mindre vanligt vid kommunstyrelsens förvaltning. Bedrivs systematisk utbildning av projektledare? Ja, regelbundet återkommande gemensam utbildning. Hur genomförs utvärdering av projekten? o Finns tydliga kriterier för utvärdering? I den gemensamma projektstyrningsmodellen finns inte tydliga kriterier för utvärdering. I Plexman finns däremot tydliga kriterier för utvärdering. o Görs bedömningar av mervärdet i form av nytta minus kostnader? Nej, då kommunen inte har en modell för att mäta nytta Specifika frågor planprojekt (ex. Gladö kvarn) Vad är orsaken till de sena ändringarna av detaljplanen för Gladö kvarn? Detaljplanen ändrades inte, däremot tidplanen för genomförandet. Ändringarna i tidsplanen orsakades av ändrad bedömning att kunna genomföra projektet i etapper. Trots insikten om att en sammanslagning av etapperna skulle försena tidplanen reviderades inte tidplanen i detaljplanen. Har styrningen av projektet varit ändamålsenlig, bl.a. mot bakgrund av de starka reaktionerna bland berörda fastighetsägare? Styrningen vad gäller kommunikationsstrategi gentemot de berörda bedöms ha varit 12

13 bristfällig då den förändrade tidsplanen inte kommunicerades på ett ändamålsenligt sätt. Vidare saknades erfarenhet av projekt av denna omfattning. Slutligen är det tveksamt om det är ändamålsenligt att en konsult är huvudprojektledare. Vilka slutsatser och lärdomar har dragits för arbetet med liknande planärenden? Förvaltningen har gjort en utvärdering som redovisar följande punkter. Att revidera riskanalysen vid större förändringar sker i arbetet. Att alltid återrapportera till styrgruppen när större förändringar sker i arbetet. Att projekt ska styras av kommunanställda och att använda konsult som projektledare sannolikt är mindre lämpligt Specifika frågor IT-projekt Finns en övergripande strategi med tydliga prioriteringar för kommunens ITutveckling? Nej, arbete pågår med att ta fram styrmekanismer för att åstadkomma detta och tidsplanen är att implementera dessa i år. Föregås större IT-projekt av en dokumenterad analys av behov, kostnader och effektivitetsvinster? Större projekt analyseras med avseende på kostad och tid, men inte effektivitetsvinster. Görs bedömningar av mervärdet i form av nytta minus kostnader? Nej, då kommunen inte har en modell för att mäta nytta. Finns referensgrupper med representanter för användarna (handläggarna på förvaltningarna)? Ja 7.2. Förslag till förbättringsområden: Säkerställ att kommunens riktlinjer för styrning och ledning av projekt beaktas vid beslut om projekt. Beakta behovet av kommunikation och dialog med berörda vid projektplanens fastställande. Säkerställ att systematisk uppföljning av projektarbete sker. Ta fram en modell/checklista för att kunna avläsa projektets effekter/mervärde. Säkerställ efterlevnad av projektplaner. Stockholm 24 september 2012 Klas Öberg 13

14 Källförteckning Verksamhetsplan 2012 för kommunstyrelsen Samrådsredogörelse för detaljplan för Gladö kvarn, 2011 Detaljplan för Gladö kvarn- beslut om plansamråd, 2010 Program för Gladö kvarn, 2008 Detaljplan för Gladö kvarn i Huddinge kommun, 2011 Kvalitetsgranskning Gladö kvarn, opublicearad Projektplan för samhällsbyggnadsprojekt Plexman, planerings- och exploateringsmanual Projektstyrningsmodell. Riktlinjer för styrning och planering av projekt, 2010 Inriktningsbeslut för Huddinge kommun- översiktsplan 2030, tjänsteutlåtande, 2011 Inriktningsbeslut för Översiktsplan 2030, antagen av kommunfullmäktige 2011 Projektplan för översiktsplan för Huddinge kommun, 2010 Uppgradering till Windows 7 och Office 2010 för Huddinge kommun, 2011 Minnesanteckningar, Avstämningsmöte Windows 7 Veckorapport från projektledare till IT-styrgrupp 14