REMISSVAR: Motion väckt av Emil Högberg (S) med förslag för att förbättra företagsklimatet yttrande till kommunstyrelsen

Transkript

1 DIARIENR SBN (5) HANDLÄGGARE Åke Andersson Ake.andersson@huddinge.se Samhällsbyggnadsnämnden REMISSVAR: Motion väckt av Emil Högberg (S) med förslag för att förbättra företagsklimatet yttrande till kommunstyrelsen Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att överlämna förvaltningens tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen som svar på remissen. Sammanfattning Emil Högberg (S) föreslår att kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen i uppdrag att tillsammans med berörda nämnder utreda förutsättningarna för att införa samordnad handläggning av myndighetsärenden, för att företagen ska kunna följa sina ärenden i kommunen på nätet och för att införa kommunala servicegarantier. Förvaltningen har under 2013 arbetat med ett förbättrat företagsklimat och detta arbete fortsätter under innevarande år. Inom ramen för detta arbete har många aktiviteter skett, bl.a. i samverkan med kommunstyrelsens förvaltning. Frågor om samordning av olika myndighetsbeslut har förbättrats med nya tvärgrupper som behandlar företagsärenden. Samordningen av beslut ska så långt möjligt ske även om de fattas med stöd av olika lagstiftning. Det pågår ett arbete inom kommunstyrelseförvaltningen kring frågor om e- förvaltning och e-tjänster. Detta kommungemensamma arbete bör slutföras innan e-utveckling påbörjas lokalt inom förvaltningen. Garantier om service och handläggningstider finns i begränsad utsträckning, men flera avdelningar har kvalitetsdeklarationer och ambitiösa mål som uppnås för en stor andel av ärendena. Beskrivning av ärendet Motionären föreslår att kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen i uppdrag att tillsammans med berörda nämnder utreda förutsättningarna för att införa samordnad handläggning av myndighetsärenden, för att företagen ska kunna POSTADRESS Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Planavdelningen Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX (kundtjänst) E-POST OCH WEBB plan@huddinge.se

2 SBN (5) följa sina ärenden i kommunen på nätet och för att införa kommunala servicegarantier. Motionären anser att alla delar av kommunens service till företagen i Huddinge utvecklas. De företag som behöver flera olika beslut i olika ärenden ska få en mer samordnad handläggning än idag. Företagen ska kunna följa sina ärenden. Servicegarantier bör ges angående handläggningstider, återkoppling och dyl. Bakgrund Arbetet med ett förbättrat företagsklimat har en hög politisk prioritet. Både kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsförvaltningen har i Mål och Budget 2013 särskilda politiska uppdrag att förbättra företagsklimatet. Kommunstyrelsen ska strategiskt arbeta med näringslivsetableringar samt utveckla servicen till det lokala näringslivet. Samhällsbyggnadsnämnden genom utveckling av processer och bemötande bidra till ett positivt företagsklimat. Förbättrat företagsklimat ges stor politisk prioritering även i Mål och Budget Både kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden ska genom ett professionellt bemötande och god service arbeta för ett bättre företagsklimat i Huddinge. Kunskaper samt efterföljande handlingsprogram från utbildningen Förenkla helt enkelt ska implementeras i det dagliga arbetet. Organisation och arbetssätt ska utformas efter företagens behov. Kommunstyrelsen ska vara ledande i att implementera detta förhållningssätt i hela organisationen. Samhällsbyggnadsnämndens arbete ska syfta till att utveckla samarbetet kring dessa frågor både internt mellan avdelningarna liksom med andra förvaltningar. Förvaltningens synpunkter Förbättrat företagsklimat och samordnad handläggning Under 2013 har förvaltningen tillsammans med kommunstyrelsens förvaltning arbetat med ett antal förbättringsområden inom förbättrat företagsklimat. Till exempel har inspirationsdagar och Samspelet genomförts för att öka förståelsen hos tjänstemän och politiker för varför företagsklimatet i en kommun är viktigt. Under hösten har företagsbesök gjorts av tjänstemän och politiker som resulterade i dels att företagarna inkom med förbättringsförslag på kommunens arbete och dels att tjänstemän och politiker fick ytterligare inblick i en del av kommunens företag. Dessa aktiviteter har skapat en gemensam grund att utgå från för att skapa ett förbättrat företagsklimat där samordnad handläggning är en viktig aspekt. Mer specifika åtgärder som har utförts under 2013 för att skapa en samordnad handläggning är implementering av rutinbeskrivning för företagsärenden,

3 SBN (5) översyn av den grupp som handlägger etableringsförfrågningar, utsett handläggare på bygglovavdelningen som specifikt ska hantera företagsärenden och framtagande av en FAQ (Frequently Asked Questions) som ska vägleda servicecenter vid kontakt med företagare. Vidare har flera avdelningar arbetat med bemötandeutbildningar med syfte att bl.a. möta företagare på ett bra sätt års arbete kommer innebära att avdelningsspecifika rutiner ska följas upp i syfte att uppnå en effektiv hantering av företagsärenden. Utredning ska också genomföras som klargör ett eventuellt behov av en lokal företagslots på förvaltningen. Vidare kommer också så som under 2013 aktiviteter att genomföras så som företagsbesök och inspirationsdagar. Följa sitt ärende på nätet Huddinge har tagit fram strategin Huddinges väg in i e-samhället som bland annat pekar på ett antal insatsområden som kommunen bör fokusera på. En handlingsplan är ute på samråd och planen diskuterar insatser inom respektive område under Dessa ska leda kommunen framåt på ett mer strategiskt sätt än tidigare avseende e-förvaltning och e-tjänster. Att följa sitt ärende på nätet är mycket positivt. Målet är att öka tillgång och användarvänlighet utan att öka det interna arbetet. Förvaltningen är beroende av vad som händer på kommunstyrelsens förvaltning med de kommungemensamma delarna innan en e-utveckling startar lokalt på förvaltningen. Servicegarantier Garantier kan vara svårt att formulera eftersom många ärenden kan inrymma särskilda frågeställningar som måste utredas eller att en samordning av beslutstillfälle inte kan ske beroende på att olika organ/nämnder fattar besluten. Inom plan- och bygglagens område finns dock vissa tidsregler som kommunens har att följa. Bygglov ska lämnas inom tio veckor från det att kompletta handlingar lämnats in till samhällsbyggnadsnämnden. En person (juridisk eller enskild) får begära planbesked, dvs. hur kommunen ställer sig till bebyggelsefråga som kräver en ny detaljplan. Ett planbesked ska lämnas inom fyra månader och, om beskedet är positivt, ska kommunen bedöma när en detaljplan kan vara antagen. Utöver dessa krav finns mål för handläggningen av olika ärendegrupper som inte utgör garantier utan benämns kvalitetsdeklaration som förvaltningen strävar mot. När det gäller detaljplaner med s.k. enkelt planförfarande ska mer än hälften klaras inom sex månader. När det gäller bygglov anges följande i vår kvalitetsdeklaration. 1 3 veckor: Enkla ärenden såsom inglasade uterum som överensstämmer med de-

4 SBN (5) taljplan 4 6 veckor: Normala ärenden såsom ett småhus som överensstämmer med detaljplan 6 10 veckor: Mindre avvikelser dvs åtgärden överensstämmer ej med detaljplan; grannar behöver höras och beslutet tas oftast i nämnd. Förhandsbesked för nybyggnad på landsbygden; förfarandet är att likna vid ett mycket enkelt planförfarande. Markens lämplighet för föreslagen åtgärd skall utredas. Beslutet tas alltid i nämnd När det gäller lantmäteriärenden bör exempelvis ca 50% av alla fastighetsbildningsärenden vara avslutade inom fyra månader, gränsutvisning, resp. lägeskontroll av färdig byggnad ska vara utförd inom två veckor från beställning eller avrop. Husutstakning och kontrollmätning av gjutform bör klaras inom fem dagar. Lantmäteriavdelningen har även mål när det gäller leverans av nybyggnadskartor. Inom miljöområdet finns mera allmänt hållna mål som följs upp varje år i miljöbokslutet och miljöbarometern. Allmänt finns uppgifter i den årliga Projektplanen för samhällsbyggnadsprojekt om vilka plan- och exploateringsprojekt kommunen kommer att arbeta med under kommande treårsperiod. De tidplaner som återfinns i Projektplanen är ungefärliga och justeras ofta beroende på ärendenas komplexitet, synpunkter som lämnas och utredningsbehov som uppstår under planeringsprocessen etc. När det gäller drift av gator och parker finns en rad riktlinjer för hur olika brister ska åtgärdas. Det gäller t.ex. belysning, klottersanering m.m. Dessutom finns inom ramen för förvaltningens upphandling av vinterunderhåll vissa tidsramar kring insatser på olika gator och gång- och cykelbanor. Tekniska nämndhuset har öppet längre på torsdagar än normalt. Detta underlättar för alla som vill diskutera sitt ärende med en handläggare utanför ordinarie arbetstid. Särskilt på bygglovavdelningen är detta öppet hus mycket välbesökt. Förvaltningen har även ett servicecenter för frågor inom verksamhetsområdena. Som företagare ska man bara behöva ringa ett telefonnummer/samtal. Om du inte kan få svar i ditt ärende av servicecenter ser vi till att man får tala med rätt person.

5 SBN (5) E-post till kundtjänsten besvaras inom två vardagar. Ibland krävs ett svar direkt från en handläggare eller annan specialist, då vidarebefordrar kundtjänsten omgående e-posten till berörd person eller avdelning. En kund kan snabbt och effektivt få ta del av arkiverade ritningar, detaljplaner och andra allmänna handlingar, då detta oftast sker direkt i samband med ditt telefonsamtal eller besök. Kommunens allmänna riktlinjer om hur snabbt registrering, utlämnande av handlingar m.m. ska ske samt besvarande av e-post följs så långt möjligt av förvaltningen. Slutsatser Det är en prioriterad fråga om ett bättre bemötande av och service till företagare som finns i eller vill flytta sin verksamhet till kommunen. Förvaltningen har under 2013 arbetat med ett förbättrat företagsklimat och detta arbete fortsätter under innevarande år. Inom ramen för detta arbete har många aktiviteter skett, bl.a. i samverkan med kommunstyrelsens förvaltning. Frågor om samordning av olika myndighetsbeslut har förbättrats med nya tvärgrupper som behandlar företagsärenden. Samordningen av beslut ska så långt möjligt ske även om de fattas med stöd av olika lagstiftning. Det pågår ett arbete inom kommunstyrelseförvaltningen kring frågor om e- förvaltning och e-tjänster. Detta kommungemensamma arbete bör slutföras innan e-utveckling påbörjas lokalt inom förvaltningen. Garantier om service och handläggningstider finns i begränsad utsträckning, men flera avdelningar har ambitiösa mål som uppnås för en stor andel av ärendena eller anger kvalitetsdeklarationer. Helén Mårtensson förvaltningschef Åke Andersson projektledare Delges: Akten Kommunstyrelsen