Huddinge kommuns ombud på 2014 års bolagsstämmor i Huge Fastigheter AB innefattande direktiv till ombudet

Transkript

1 KS-2013/ (5) HANDLÄGGARE Björkbacka, Per-Erik Kommunstyrelsen Per-Erik.Bjorkbacka@huddinge.se Huddinge kommuns ombud på 2014 års bolagsstämmor i Huge Fastigheter AB innefattande direktiv till ombudet Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Tomas Hansson (KD) utses till ombud för Huddinge kommun vid Huge Fastigheter AB:s bolagsstämmor under år Vid dennes förhinder utses till ombud Malin Danielsson (FP) eller kommundirektör Vesna Jovic. 2. Ombudet får i uppdrag att vid Huge Fastigheter AB:s ordinarie bolagsstämma år 2014 rösta i enlighet med av bolagets revisor tillstyrkt förslag beträffande fastställelse av resultat- och balansräkning, disposition av bolagets fria kapital enligt fastställda balansräkning, ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören för 2013 års förvaltning. 3. När det gäller eventuellt förslag till beslut om ändring av Huge Fastigheter AB:s bolagsordning får ombudet i uppdrag att vid bolagsstämma rösta i enlighet med av kommunfullmäktige fattat beslut rörande bolagsordningen. 4. Ombudet får i uppdrag att vid Huge Fastigheter AB:s ordinarie bolagsstämma 2014 rösta för följande arvoden till följande sysslomän i Huge Fastigheter AB: Ordförande* kr Vice ordförande* kr Övrig ledamot kr Suppleant kr Lekmannarevisor kr *Om ordförande- eller vice ordförandeuppdraget tilldelas förtroendevald med heltidsuppdrag reduceras arvodet med 2/3- delar och med 1/3 om uppdraget tilldelas förtroendevald som har deltidsuppdrag. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

2 KS-2012/ (5) 5. När det gäller val av revisor och revisorssuppleant vid ordinarie bolagsstämma 2014 i Huge Fastigheter AB får ombudet i uppdrag att rösta för att den revisor och den revisorssuppleant väljs, som tilldelats uppdragen i samband med av Huge Fastigheter AB företagen upphandling av revisor och revisorssuppleant i bolaget. 6. När det gäller arvode till revisor och revisorssuppleant får ombudet i uppdrag att rösta för att arvode ska utgå i enlighet med det avtal som ingåtts mellan Huge Fastigheter AB och den revisor och revisorssuppleant vilken tilldelats nämnda uppdrag efter upphandling. Sammanfattning Aktieägares rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämma. Som aktieägare i ett bolag måste kommunen företrädas av ett ombud. Regler om sådant ombud finns i 7 kap. 3 aktiebolagslagen. Bestämmelsen innebär att en aktieägare som inte är personligen närvarande vid bolagsstämman får utöva sin rätt vid stämman genom ett ombud med skriftlig, av aktieägaren undertecknad och daterad fullmakt. En fullmakt gäller högst ett år från utfärdandet. Val av ombud sker enligt kommunallagens regler. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. Vilket organ i kommunen (kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen) som ska fylla fullmakten beror på frågans art. Kommunfullmäktige ska enligt 3 kap. 9 kommunallagen fatta beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. De beslut som ska förekomma på Huge Fastigheter AB:s årsstämma framgår av bolagsordningen. Härutöver behöver ombudet rösta i övriga ärenden som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen (2005:551) eller bolagsordningen eller av annat skäl. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att kommunstyrelsen dels fattar beslut om vem som ska företräda Huddinge kommun som ombud vid bolagsstämma i Huge Fastigheter AB, dels beslutar ge ombudet uppdrag att på årsstämman rösta i enlighet med punkterna 2 5 i ovanstående förslag. Beskrivning av ärendet Huddinge kommun innehar samtliga aktier i Huge Fastigheter AB (nedan benämnt bolaget). Inför ordinarie bolagsstämma måste kommunen ha ett ombud. Ordinarie bolagsstämma hålls en gång om året senast under juni månad. På ordinarie bolagsstämma i Huge Fastigheter AB ska enligt bolagsordningen för bolaget följande ärenden förekomma till behandling: Beslut om

3 KS-2012/ (5) fastställelse av resultat- och balansräkningen, dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören, fastställande av arvoden åt styrelse och revisorn och lekmannarevisorerna med suppleanter, val av revisor och revisorssuppleant, samt anteckning om Huddinge kommunfullmäktiges val av styrelseledamöter och lekmannarevisorer samt suppleanter. Härutöver behöver ombudet rösta i övriga ärenden som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen (2005:551) eller bolagsordningen eller av annat skäl. Förvaltningens synpunkter Enligt 7 kap. 3 aktiebolagslagen får en aktieägare som inte är personligen närvarande vid bolagsstämman utöva sin rätt vid stämman genom ett ombud med skriftlig, av aktieägaren undertecknad och daterad fullmakt. En fullmakt gäller högst ett år från utfärdandet. Val av ombud på en bolagsstämma i ett bolag, som kommunen äger aktier i, sker enligt kommunallagens regler. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. Vilket organ i kommunen (kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen) som ska fylla fullmakten beror på frågans art. Kommunfullmäktige ska enligt 3 kap. 9 kommunallagen fatta beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Kommunstyrelsen har den 28 januari 2013 valt Tomas Hansson (KD) att företräda kommunens som ombud vid Huge Fastigheter AB:s bolagsstämmor under år Som ersättare för Tomas Hansson (KD) valdes Malin Danielsson (FP) och kommundirektör Vesna Jovic. Bestämmelsen i 7 kap. 3 aktiebolagslagen får tolkas så att ett sådant beslut bara får avse ett år i taget. När det gäller följande beslut får lämpligen det som bolagets revisor föreslår utgöra tillräckligt underlag för ombudets ställningstagande: beslut om fastställelse av resultat- och balansräkningen, beslut om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, samt beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören.

4 KS-2012/ (5) Beträffande frågan om arvoden till styrelse och till lekmannarevisorerna med suppleanter har kommunfullmäktige fattat beslut i kommunens arvodesreglemente. Detta ska också beslutas av bolagsstämman. De i arvodesreglementet angivna begränsade årsarvodena gäller från och med den 1 januari För varje påföljande år räknas arvodet upp med den procentsats som kommunens anställda erhållit i genomsnittlig löneökning under året dessförinnan. Uppräkningen för år 2012 gjordes med 2,1 %, och för år 2013 med 2,72 %. För år 2014 ska uppräkning ske med 2,58 %. Enligt bolagsordningen förutsätts att även val av revisor och revisorssuppleant ska tas upp av årsstämman. Magnus Fredmer och Ingemar Rindstig valdes av årsstämman den 26 april 2013 som bolagets revisor respektive revisorssuppleant för tiden fram till nästa ordinarie årsstämma. Huge Fastigheter AB gör för närvarande en upphandling av revisor och revisorssuppleant. Uppdraget till kommunens ombud på årsstämman måste därför bli att rösta för att de personer som efter företagen upphandling tilldelas angivna uppdrag även väljs till dessa uppdrag. När det gäller arvode till revisorn och revisorssuppleanten bör ombudet få i uppdrag att rösta för att arvode ska utgå i enlighet med det avtal som ingås mellan Huge Fastigheter AB och den revisor och revisorssuppleant vilken tilldelats nämnda uppdrag efter upphandling. I ett ärende, som beslutas av kommunfullmäktige den 13 januari 2014 har förutsatts att en reviderad bolagsordning tas fram för Huge Fastigheter AB. Bakgrunden till detta är innehållet i 3 kap. 17 kommunallagen. Ett kommande förslag till ändring av bolagsordningen förutsätts alltså prövas av kommunfullmäktige innan den fastställs av bolagsstämman. Kommunens ombud på bolagsstämman föreslås därför få i uppdrag att vid bolagsstämman rösta i enlighet med fullmäktiges beslut i denna del. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Per-Erik Björkbacka Kommunjurist

5 KS-2012/ (5) Beslutet delges Tomas Hansson (KD) Malin Danielsson (FP) Vesna Jovic Huge Fastigheter AB