Huddinge kommuns ombud på 2014 års bolagsstämmor i SRV återvinning AB innefattande direktiv till ombudet

Transkript

1 KS-2013/ (6) HANDLÄGGARE Björkbacka, Per-Erik Kommunstyrelsen Huddinge kommuns ombud på 2014 års bolagsstämmor i SRV återvinning AB innefattande direktiv till ombudet Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Katharina Wallenborg (DP) utses till ombud för Huddinge kommun vid SRV återvinning AB:s bolagsstämmor under år Vid dennas förhinder utses till ombud Tomas Hansson (KD) eller kommundirektör Vesna Jovic. 2. Ombudet får i uppdrag att vid SRV återvinning AB:s ordinarie bolagsstämma år 2014 rösta i enlighet med av revisorn tillstyrkt förslag beträffande fastställelse av resultat- och balansräkning, disposition av bolagets fria kapital enligt fastställd balansräkning, ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören för 2013 års förvaltning. 3. När det gäller eventuellt förslag om ändring av SRV återvinning AB:s bolagsordning liksom eventuellt förslag till ägardirektiv och aktieägaravtal för bolaget får ombudet i uppdrag att rösta i enlighet med av kommunfullmäktige fattat beslut rörande innehållet i dessa handlingar. 4. Ombudet får i uppdrag att vid ordinarie bolagsstämma 2014 rösta för följande fasta arvoden till följande sysslomän i SRV återvinning AB: Ordförande kr 1:e vice ordförande kr 2:e vice ordförande kr Övrig ledamot kr Suppleant kr Lekmannarevisor kr. 5. Ombudet får i uppdrag att vid ordinarie bolagsstämma 2014 rösta för följande sammanträdesersättningar till sysslomän i SRV återvinning AB: För de första 2 timmarna 630 kr Därefter påbörjad timme 250 kr POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB HUDDINGE

2 KS-2013/ (6) Vid kurser och konferenser förlagda utanför kommunen kr Ledamot ska ha rätt till ersättning motsvarande styrkt löneavdrag om det överstiger sammanträdes- och konferensersättningar ovan. 6. I ärende om val av revisor vid ordinarie bolagsstämma 2014 i SRV återvinning AB får ombudet i uppdrag att i förekommande fall rösta för att Mazar SET revisionsbyrå AB ska vara ansvarigt revisionsbolag för SRV återvinning AB. 7. Det uppdras åt ombudet att rösta för följande uppdrag vid bolagsstämma: Styrelsen i SRV återvinning AB ska i varje årsredovisning på bolagets vägnar uttala sig om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna, som i förekommande fall är tillämpliga för bolaget. 8. Det uppdras åt ombudet att vid bolagsstämma rösta för att de av ägarkommunerna utsedda lekmannarevisorerna i SRV återvinning AB får i särskilt uppdrag att göra en kontroll av om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de för bolaget i förekommande fall gällande kommunala befogenheterna. 9. Beträffande utseende av ordförande och vice ordföranden i styrelsen för SRV återvinning AB för tiden från årsstämman år 2014 till och med ordinarie bolagsstämma år 2015 uppdras åt ombudet att rösta för att Bengt Säberg (M), Huddinge kommun, ska utses som ordförande, att en representant i styrelsen för Botkyrka kommun ska utses som 1:e vice ordförande och att en representant i styrelsen för Haninge kommun ska utses som 2:e vice ordförande. Sammanfattning Aktieägares rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämma. Som aktieägare i ett bolag måste kommunen företrädas av ett ombud. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. Vilket organ i kommunen (kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen) som ska fylla fullmakten beror på frågans art. Kommunfullmäktige ska enligt 3 kap. 9 kommunallagen fatta beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. De beslut som ska förekomma på SRV återvinning AB:s årsstämma framgår av bolagsordningen. Härutöver behöver ombudet rösta i övriga ärenden som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen (2005:551) eller bolagsordningen eller av annat skäl.

3 KS-2013/ (6) Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att kommunstyrelsen dels fattar beslut om vem som ska företräda Huddinge kommun som ombud vid bolagsstämma i SRV återvinning AB, dels beslutar ge ombudet uppdrag att på årsstämman rösta i enlighet med punkterna 2 9 i ovanstående förslag. Punkterna 7 och 8 har tagits med för att kommunen ska få ett underlag för ett beslut enligt 6 kap. 1 a kommunallagen (beslut huruvida den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna). Beskrivning av ärendet Huddinge kommun äger 31,53 % av samtliga aktier i SRV återvinning AB (nedan benämnt bolaget). Inför ordinarie bolagsstämma måste kommunen ha ett ombud. Ordinarie bolagsstämma hålls en gång om året senast under juni månad. På ordinarie bolagsstämma i SRV återvinning AB ska enligt bolagsordningen för bolaget följande ärenden förekomma till behandling: Beslut om a) fastställande av resultaträkning och balansräkning, b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, c) ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktör, d) fastställande av arvoden åt styrelsen och revisorerna, e) redovisning av kommunfullmäktige valda styrelseledamöter och revisorer samt ersättare för dessa, f) val av revisor och revisorsersättare, g) val av ordförande och vice ordförande i styrelsen, h) annat ärende, som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen (1975:1385) eller bolagsordningen. Förvaltningens synpunkter Enligt 7 kap. 3 aktiebolagslagen får en aktieägare som inte är personligen närvarande vid bolagsstämman utöva sin rätt vid stämman genom ett ombud med skriftlig, av aktieägaren undertecknad och daterad fullmakt. Val av ombud på en bolagsstämma i ett bolag, som kommunen äger aktier i, sker enligt kommunallagens regler. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. Vilket organ i kommunen (kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen) som ska fylla fullmakten beror på frågans art. Kommunfullmäktige ska enligt 3 kap. 9 kommunallagen fatta beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt.

4 KS-2013/ (6) Kommunstyrelsen har den 28 januari 2013 valt Katharina Wallenborg (DP) att företräda kommunens som ombud vid SRV återvinning AB:s bolagsstämmor under år Som ersättare för Katharina Wallenborg (DP) valdes Tomas Hansson (KD) och kommundirektör Vesna Jovic. När det gäller följande beslut får lämpligen det som bolagets revisor föreslår utgöra tillräckligt underlag för ombudets ställningstagande: beslut om fastställelse av resultat- och balansräkningen, beslut om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, samt beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören. SRV återvinning AB:s bolagsordning ändrades på bolagets eget förslag vid årsstämman år Kommunstyrelsens förvaltning bedömer dock att några ytterligare ändringar behöver ske i densamma. Även konsortialavtalet för bolaget behöver ses över. Ägarna av bolaget bör även ta fram ägardirektiv för bolaget. Enligt förslag i ett ärende som beslutas av kommunfullmäktige den 13 januari 2014 får kommunstyrelsen i uppdrag att verka för att nödvändiga åtgärder vidtas för att bolagsordningen för SRV återvinning AB utformas så att de krav som ställs i 3 kap. 17 kommunallagen uppfylls. Uppdraget beträffande SRV återvinning AB ska innefatta att bolagsordningen, aktieägaravtal och ägardirektiv får ett sådant innehåll att kraven enligt 2 kap. 10 a lagen (2007:1091) om offentlig upphandling uppfylls. När kommunfullmäktige fattat beslut om bolagsordning respektive ägardirektiv bör kommunens ombud på bolagsstämman få i uppdrag att rösta för att även bolagsstämman beslutar anta dessa dokument. Beträffande frågan om arvoden till styrelse, till revisor och till lekmannarevisorerna med suppleanter har kommunfullmäktige inte fattat något vägledande beslut i kommunens arvodesreglemente. Följande arvoden beslöts på SRV återvinning AB:s bolagsstämma år 2013: Ordförande kr 1:e vice ordförande kr 2:e vice ordförande kr Övrig ledamot kr Suppleant kr Lekmannarevisor kr. Dessutom beslöt bolagsstämman om följande sammanträdesersättningar till sysslomän i SRV återvinning AB: För de första 2 timmarna 630 kr

5 KS-2013/ (6) Därefter påbörjad timme 250 kr Vid kurser och konferenser förlagda utanför kommunen kr Ledamot har rätt till ersättning motsvarande styrkt löneavdrag om det överstiger sammanträdes- och konferensersättningar ovan Ovanstående arvoden ska enligt protokollet från årsstämman 2013 gälla till och med SRV:s bolagsstämma Kommunens ombud vid SRV återvinning AB:s bolagsstämma bör få i uppdrag att rösta för att ovan angivna arvoden fastställs. Enligt bolagsordningen förutsätts även att val av revisor och revisorssuppleant ska tas upp på den ordinarie bolagsstämman. Enligt protokollet från årsstämman 2013 antecknas, att Mazars SET Revisionsbyrå valts som ansvarigt revisionsbolag. Uppdraget grundas på en upphandling. Uppdraget gäller till och med räkenskapsår Förslaget enligt punkterna 7 och 8 i förslaget till beslut motiveras med att kommunen ska få underlag för ett beslut enligt 6 kap. 1 a kommunallagen (beslut huruvida den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna). Uppdragen som ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande i styrelsen ska enligt gällande bolagsordning växla mellan Huddinge, Haninge och Botkyrka kommuner. Ordförande i styrelsen är för närvarande Sven Gustafsson representerande Haninge kommun. Förste vice ordförande är Bengt Säberg, som representerar Huddinge kommun, och andre vice ordförande är Birgitta Mörk som representerar Botkyrka kommun. Mot denna bakgrund föreslås att kommunens ombud röstar för att Bengt Säberg, Huddinge kommun, utses som ordförande, att en representant i styrelsen för Botkyrka kommun utses som 1:e vice ordförande och att en representant i styrelsen för Haninge kommun ska utses som 2:e vice ordförande. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör

6 KS-2013/ (6) Per-Erik Björkbacka Kommunjurist Beslutet delges Katharina Wallenborg (DP) Tomas Hansson (KD) Vesna Jovic SRV återvinning AB Botkyrka kommun Haninge kommun Nynäshamns kommun Salems kommun