Beslut om genomförande av anskaffning av tjänst för systemintegration

Transkript

1 1(5) Johan von Schantz Trafiknämnden , punkt 14 Beslut om genomförande av anskaffning av tjänst för systemintegration beskrivning Beslut om genomförande av anskaffning av tjänst för systemintegration. Beslutsunderlag för tidigare beslut är nu kompletterat med beräknad kostnad för användning av tjänsten under den föreslagna avtalstiden. Avtalstiden föreslås vara fem (5) år med en förlängningsoption på två (2) år, d.v.s. en total avtalstid på upp till sju (7) år. Beslutsunderlag Förvaltningschefens tjänsteutlåtande samt nedanstående underlag Bilaga 1: Kostnad och finansiering som avser tjänst för systemintegration (HEMLIG enligt 19 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)) Genomförandebeslut som avser anskaffning och etablering av integrationsplattform (TN ) Beslut om ändrad omfattning vid genomförande av anskaffning och etablering av integrationsplattform (SL ) Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att godkänna genomförandet av anskaffning av tjänst samt support och utökat underhåll för systemintegration i enlighet med vad som framgår av detta tjänsteutlåtande

2 2(5) att uppdra åt förvaltningschefen att genomföra anskaffning av en tjänst för systemintegration för trafikförvaltningen enligt tidigare beslut genom att i första hand teckna tjänsteöverenskommelse i enlighet med vad som framgår av tjänsteutlåtandet eller, i andra hand, genomföra upphandling, fatta beslut om tilldelning samt teckna upphandlingskontrakt samt inom ramen för förvaltningsuppdraget avseende AB Storstockholms Lokaltrafik förvalta tjänsteöverenskommelsen respektive upphandlingskontraktet, varvid ändringar och tillägg till tjänsteöverenskommelsen respektive upphandlingskontraktet som ryms inom fastställd budget ska fattas i enlighet med gällande beslutsordning. Beslutet att ingå tjänsteöverenskommelse fattas inom ramen för nämndens förvaltningsuppdraget avseende AB Storstockholms Lokaltrafik. Förslag och motivering Bakgrund Trafikförvaltningen är en organisation med många gränsytor mot resenärer, trafik- och underhållsentreprenörer, tjänsteleverantörer, projektörer och ett antal olika samhällsfunktioner. Detta ställer höga krav på att digitala tjänster och information är tillgängliga för behöriga användare oavsett var de befinner sig och oberoende av källsystemens organisatoriska tillhörighet. För att tillgodose detta verksamhetsbehov har trafikförvaltningen under många år utvecklat ett stort antal systemintegrationer mellan de egna systemen men också till andra aktörers system. Det växande antalet integrationer tillsammans med avsaknad av strategier och ett gemensamt arbetssätt har lett till en situation med många kostsamma och svårförvaltade tekniska lösningar och onödiga systemberoenden. Införandet av ett strukturerat sätt för hantering av systemintegrationer är mera angeläget än någonsin med tanke på att flera pågående och planerade projekt har ett starkt behov av att kunna integrera system på ett effektivt och säkert sätt. Röda linjens uppgradering, förändringar inom busstrafiken och färdtjänsten, ärendehantering för driftledningscentralen och införande av nytt låssystem är några exempel på detta. Mot denna bakgrund genomfördes en förstudie under 2014 med målet att definiera ett gemensamt ramverk för systemintegrationer på trafikförvaltningen och bana väg för införande och etablering av ett sådant ramverk. På basis av

3 3(5) förstudiens resultat gjordes en projektbeställning och ett genomförandebeslut (TN ) fattades av förvaltningschefen i mars Projektet fick i uppdrag att upphandla och införa: - en teknisk lösning i form av en kommersiell integrationsplattform - de tjänster som är nödvändiga för utveckling och förvaltning av denna plattform Trafikförvaltningen skulle anskaffa och äga en Integrationsplattform och projektets investeringsbudget uppgick till 8 miljoner kr. I förarbetena till SLL:s innovations- och digitaliseringsstrategi framgick att verksamheterna inom koncernen SLL ska sträva efter samordning: Vid behov av nya IT-stöd ska behovet kartläggas mot existerande lösningar i landstinget. Om de existerande lösningarna fyller behoven, är moderna och följer standarderna så ska dessa väljas. Utifrån kännedom om att SLL IT tillhandahåller en Integrationsplattform skedde en omprövning inom projektet. En ändringsbegäran ledde till beslut av förvaltningschefen (TN ) att ändra inriktning och omfattning till att projektet i första hand skall utreda och förhandla ett avrop av tjänsterna via SLL IT, genom att ingå tjänsteöverenskommelse med SLL IT och i andra hand upphandla och införa ett system. Kontakt togs med SLL IT som förklarade sig villiga att leverera en integrationstjänst till trafikförvaltningen. För att garantera att trafikförvaltningens krav verkligen kan tillgodoses av SLL IT:s tjänst framställde projektet ett fullständigt förfrågningsunderlag. Efter utvärdering har projektet konstaterat att den tekniska plattformen innehåller de önskade funktionerna och att kraven på tjänster för utveckling och support kan uppfyllas. Den referenstagning som utfördes pekade i samma riktning. Förhandlingarna med SLL IT om en överenskommelse avseende Integrationsplattform är nu inne i sitt slutskede. Trafikförvaltningen kommer enligt förslaget inte att äga plattformen utan köpa integration som en tjänst från SLL IT. De kostnadsberäkningar som gjorts visar att kostnaden för sju års användning av tjänsten kommer att uppgå till maximalt 83 mnkr. Anskaffningens värde bedöms sålunda överstiga 50 mnkr, varför genomförandet ska beslutas av trafiknämnden.

4 4(5) Överväganden och motivering Ekonomiska konsekvenser Bedömningar av kostnad och finansiering återfinns i Bilaga 1 Kostnad och finansiering som avser tjänst för systemintegration. Bilagan är belagd med sekretess, (HEMLIG enligt 19 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)). Tidigare genomförandebeslut (2015) fokuserade på inköp av en integrationsplattform via traditionell upphandling och då gjordes ingen fullständig kalkyl på driftskostnaden. Projektet kommer att styra mot en prismodell som drivs av antalet integrationer som realiseras i Integrationsplattformen. En kalkyl baserad på maximal kalendertid (7 år) och successivt införande av alla Trafikförvaltningens systemintegrationer i Integrationsplattformen uppgår till 83 mnkr. I praktiken kommer varje integration att analyseras för sig. Trafikförvaltningen avser inte att förbinda sig till en viss volym av integrationer som ska hanteras i Integrationsplattformen. Kostnaderna för användning av Integrationsplattformen hanteras genom prioriteringar inom budgeten för Trafikförvaltningens IT-avdelning. Därigenom flyttas driftskostnader för integrationer från respektive systems budget till det nya objektet Integrationsplattformen. Utveckling av nya integrationer, till största delen initierade av olika utvecklingsprojekt, beräknas kosta ca 5 mnkr/år. Denna kostnad skulle bli högre utan en integrationsplattform, då varje projekt på egen hand skulle behöva bygga integrationer. På sikt uppstår stora fördelar kvalitetsmässigt, men även ekonomiskt, med ett strukturerat sätt att hantera systemintegrationer: Färre incidenter, bättre kontroll och kortare tid för att utveckla och förändra.

5 5(5) Riskbedömning Affärsrisker En riskanalys har genomförts för förstahandsalternativet, avrop från SLL IT, och kommer tillsammans med avtalet att presenteras för Förvaltningschefen inför beslut avseende tilldelning. Riskanalysen pekar främst på affärsmässiga risker utifrån att avrop sker inom landstingskoncernen och att bland annat viten, prisavdrag och skadestånd därför inte kan avtalas. Samordning teknisk miljö och supportrutiner Det finns en risk att samordningen av tekniska miljöer och supportrutiner mellan Leverantören och Trafikförvaltningen inte fungerar tillfredställande. Ett pilotprojekt kommer därför att genomföras för att säkra rutiner och tekniska kopplingar. Säkerhetsrisker I enlighet med förslag från förstudien kommer flöden kopplade till personsäkerhet, t.ex. signalsystem, inte att hanteras i Integrationsplattformen. Konsekvenser för miljön Inga kända Sociala konsekvenser Inga kända Caroline Ottosson Förvaltningschef Johan von Schantz Chef