Upphandling av juristtjänster

Transkript

1 1(6) Charlotte Alström Trafiknämnden , punkt 10 Upphandling av juristtjänster beskrivning Trafiknämnden föreslås genomföra upphandling av ramavtal avseende avrop av kvalificerade juristtjänster. Beslutsunderlag Förvaltningschefens tjänsteutlåtande den 1 februari 2017 Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att uppdra åt förvaltningschefen att genomföra upphandling av juristtjänster i enlighet med vad som framgår av detta tjänsteutlåtande, inklusive att ta fram och fastställa upphandlingsdokument, att fatta tilldelningsbeslut och teckna ramavtal, samt, efter att ramavtalen har överlåtits till AB Storstockholms Lokaltrafik, inom ramen för nämndens förvaltningsuppdrag avseende bolaget förvalta ramavtalen, varvid ändringar och tillägg till samt avrop från ramavtalen ska ske enligt gällande delegations- och beslutsordning.

2 2(6) Förslag och motivering Bakgrund Nu gällande ramavtal avseende avrop av kvalificerade juristtjänster löper ut till sommaren år 2017 och kan inte förlängas ytterligare. En ny upphandling behöver därför genomföras. Överväganden och motivering Generell behovsanalys Inom trafiknämndens verksamhetsområde handläggs löpande juridiska frågeställningar inom ett stort antal rättsområden. En stor del av det juridiska stödet, t.ex. i upphandlingsprojekt, vid framtagande av avtal, vid förhandlingar, vid avtalsförvaltning, tvistelösning och processföring, tillhandahålls av s juristsektion. Vid arbetstoppar, mer omfattande upphandlingsprojekt och vid behov av nischkompetens finns dock utöver det ett behov av att kunna anlita extern juristkompentens. Nu gällande ramavtal täcker verksamhetens behov inom de flesta rättsområdena, bl.a. allmän affärsjuridik, avtalsrätt, bolagsrätt, offentlig upphandling, finansiell juridik, miljörätt, fastighets- och entreprenadrätt, processrätt, skatterätt, arbetsrätt, marknadsrätt, IT-rätt, immaterialrätt, försäkrings- & skadeståndsrätt, konkurrens- & EU-rätt, kommunal- & förvaltningsrätt. De kommande ramatalen ska täcka samma rättsområden men behöver därutöver kompletteras och förstärkas med vissa områden, t.ex. sjörätt och personuppgiftsrelaterad rätt. Om upphandlingen kan samordnas med SLL:s och FUT:s behov (se nedan Avropsberättigade enheter) kan ytterligare rättsområden tillkomma. De upphandlade tjänsterna avser i huvudsak kvalificerad juridisk rådgivning, vilken i regel tillhandahålls av advokatbyråer. Utöver det har förvaltningen för avsikt att inkludera en något enklare tjänst, avseende hantering av fordringar från biljettkontrollverksamheten, som idag hanteras via biljettkontrollavtalet men som inom ramen för upphandlingen föreslås ingå i kommande ramavtal för juristtjänster.

3 3(6) Avropsberättigade enheter Ramavtalen upphandlas för samtliga verksamheter som bedrivs inom trafiknämndens verksamhetsområde, dvs. AB Storstockholms Lokaltrafik inklusive dotterbolag, Waxholms Ångfartygs AB, trafiknämnden och färdtjänstverksamheten. Därutöver föreslås att en samordning av upphandlingen med landstingsstyrelsens förvaltning och förvaltningen för utbyggd tunnelbana, som har likartade behov av juristtjänster, övervägs. Förutsatt att sådan samordning är praktiskt genomförbar och önskvärd och att erforderliga beslut om samordning fattas av berörda förvaltningar föreslås således att upphandlingen genomförs som en samordnad upphandling genom trafikförvaltningens försorg. Konsultväxling Juristfunktionen inom förvaltningen har traditionellt haft starkt fokus på trafikaffärerna, såväl under upphandlings- som under förvaltningsfasen. På senare år har dock behovet av juridiskt stöd breddats. Verksamheten har övergått från att bedrivas i bolag till att bedrivas i förvaltningsform, vilket medfört ett ökat behov av kommunal- och förvaltningsrättslig kompetens. Vidare medför de historiskt stora satsningarna på infrastrukturen ett ökat behov av juridiskt stöd inom entreprenadrätten och anslutande rättsområden. Inom ramen för förvaltningens pågående arbete med konsultväxling kommer fyra (4) nyanställningar att ske som dels ska täcka förvaltningens ökade behov av juristkompetens, dels över tid förväntas minska omfattningen av externa juristresurser. Se vidare under avsnittet Ekonomiska konsekvenser. Upphandlingsstrategi De juristtjänster förvaltningen har behov av avser kvalificerad juridisk rådgivning inom ett stort antal rättsområden. Tjänsterna tillhandahålls typiskt sett av ett handfull större s.k. fullservicebyråer som är verksamma och kan åta sig uppdrag inom i stort sett samtliga rättsområden. Dessutom finns ett antal små eller mindre byråer som inriktat sig på ett eller flera specialområden, t.ex. upphandlings- eller fastighetsrätt.

4 4(6) För att uppnå ett gott upphandlingsresultat bör förvaltningen eftersträva en mix av större och mindre leverantörer, där fullservicebyråer utgör en heltäckande grundförsörjning som kompletteras av mindre byråer med uttalad specialkompetens. Antalet ramavtal bör vara så stort att inget beroendeförhållande uppkommer till någon leverantör samt att konflikter, innebärande att en byrå inte kan åta sig ett uppdrag på grund av en jävssituation, kan hanteras genom att uppdraget kan ges till någon annan ramavtalsleverantör. Såväl fullservicebyråer som mer specialiserade byråer bör således uppmuntras att lämna anbud. Utöver fullservice-området föreslås ett antal mer avgränsade rättsområden upphandlas som egna kategorier, t.ex. entreprenadrätt, fastighetsrätt och offentlig upphandling. Anbud kommer att få lämnas på ett eller flera av områdena, vilka dock kommer att utvärderas vart och ett för sig. För att maximera konkurrensen kan anbudsutvärderingskriterierna komma att se olika ut för olika områden. Hög vikt kommer att ges kvalitet men inom området Hantering av fordringar från biljettkontrollverksamheten, som är en något enklare tjänst, kan det visa sig att utvärderingskriteriet pris bör viktas högre. Översiktlig tidplan - Annonsering och publicering av upphandlingsdokument mars/april Anbudinlämnande maj/juni Tilldelning juni/juli 2017 Upphandlingsförfarande Trafikförvaltningen och förvaltningen för utbyggd tunnelbana upphandlar i huvudsak enligt lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna medan landstingsstyrelsen förvaltning är upphandlande myndighet enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. Vid samordnad upphandling avgörs frågan vilken av dessa lagstiftningar som ska tillämpas enligt överviktsprincipen, dvs. vilken verksamhet upphandlingen huvudsakligen är hänförlig till. Förvaltningen gör bedömningen att en

5 5(6) eventuellt samordnad upphandling kommer att vara hänförlig i huvudsak till LUF-verksamhet och att upphandlingen i sådant fall genomförs enligt LUF. Upphandlingen, oavsett om den samordnas eller inte, föreslås genomföras med s.k. förhandlat förfarande med föregående annonsering enligt 6 kap. 1 p. 3 LUF. Avtalstid Ramavtalen föreslås löpa i fyra (4) år med möjlighet att förlängas upp till två (2) år vid två (2) tillfällen. Ersättningsmodell Ersättningsmodellen föreslås utformas på basis av timpriser med möjlighet till ytterligare konkurrensutsättning under ramavtalstiden. Den exakta utformingen av modellen föreslås fastställas av förvaltningschefen i samband med fastställandet av upphandlingsdokumenten. Ekonomiska konsekvenser Nuvarande ramavtal omsätter ca. 25 mnkr per år, varav ca 10 mnkr avser drift och ca 15 mnkr investeringsobjekt. Kostnaderna är i investeringsobjekten är en del av investeringsutgiften som budgeteras och bestrids av respektive projekt. Inom ramen för förvaltningens konsultväxling kommer juristsektionen att utökas med fyra tjänster och i samband med det få investeringsprojektens uppföljningsansvar för juristkostnader överfört till sig. Den utökade interna bemanningen och den förstärkta kontrollen över juristkostnaderna i investeringsprojekten förväntas under den kommande avtalsperioden allt annat lika ge kostnadssänkningar. Den årliga omsättningen under de nya ramavtalen kan på basis av försiktiga uppskattningar beräknas uppgå till ca. 20 mnkr. Någon mer exakt uppgift kan dock inte ges eftersom kostnaden är direkt beroende av ärendeinflödet och trafikförvaltingens investeringsvolym. Juristsektionen styr t.ex. inte över hur, t.ex. i form av tvister och andra rättsliga förfaranden eller stöd till upphandlingsprojekt. Ovanstående inkluderar inte volymer från LSF och FUT. Om en samordnad upphandling kan genomföras förväntas detta kunna ge en positiv påverkan på anbudspriser.

6 6(6) Konsekvenser för personer med funktionsnedsättning Inga konsekvenser att redovisa. Konsekvenser för miljön Inga konsekvenser för miljön. Caroline Ottosson Förvaltningschef Charlotte Alström Tf Chef