Direktupphandling av förlängning av avtal för IT-drift och Support (DIT09)

Transkript

1 1(4) Handläggare Sara Catoni Trafiknämnden , punkt 9 Direktupphandling av förlängning av avtal för IT-drift och Support (DIT09) Ärendebeskrivning Ärendet avser beslut att genomföra förlängning av nuvarande avtal för IT-drift och support (DIT09) Befintligt avtal (DIT09) för IT-drift och Support löper efter förlängning enligt option, ut Avtalsstart av beslutat nytt avtal för IT-drift och Support (DIT17) är beräknad till varpå följer en planerad överlämningsperiod till eventuell ny leverantör på 12 månader varför en förlängning av nuvarande avtal behöver genomföras för perioden Beslutsunderlag Tidplan för projektet DIT17 IT-drift och Support bifogas. Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås med stöd av och inom ramen för nämndens förvaltningsuppdrag avseende AB Storstockholms Lokaltrafik besluta att uppdra till förvaltningschefen att att genomföra upphandling av förlängning av avtalet för IT-drift och Support (DIT09) och i övrigt vidta de åtgärder som krävs för att genomföra förlängningen samt teckna förlängningsavtal. förvalta avtalet, varvid ändringar och tillägg till avtalet som ryms inom fastställd budget ska fattas i enlighet med gällande beslutsordning.

2 2(4) Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning Befintligt avtal (DIT09) för IT-drift och Support löper efter utlösande av den sista optionen, ut Ett upphandlingsprojekt som syftar till ett nytt avtal för IT-drift och Support (DIT17) har startats. Avtalsstart av beslutat nytt avtal för IT-drift och Support (DIT17) är beräknad till varpå följer en planerad överlämningsperiod till eventuell ny leverantör på 12 månader varför en förlängning av nuvarande avtal behöver genomföras för perioden för att säkerställa obruten leverans genom parallellitet i avtalen under överlämnandeperioden. Bakgrund Trafiknämnden beslutade den 12 mars 2015 att godkänna förstudien inför upphandling av IT-drift och IT-underhåll, DIT17 och IT UH2017 (TN ) och dess affärsinriktningar med förslag till beslut om genomförande av upphandling avseende IT-drift och Support samt Drift och underhåll för tekniska anläggningar avseende tele-, transmission och IT-styrd utrustning i fält och i SL:s anläggningar, samt uppdra åt trafikförvaltningens förvaltningschef att återkomma till trafiknämnden med förslag till beslut om genomförande av upphandlingar enligt ovan. Vid uppstart av projektet stod det tidigt klart att en programstudierapport var nödvändig för att utreda och detaljera förutsättningarna för den kommande upphandlingen. Programstudien har pågått sedan juni 2015 och godkändes av TN först den 23 februari Eftersom framtagande av en programstudie inte låg i planen från början har tiden som stod till förfogande för kravinsamling etc. blivit väsentligt kortare än vad som bedöms nödvändigt för den här typen av komplext och omfattande avtal. Dessutom har den detaljplanering av upphandlingsprojektet som nyligen genomförts gett vid handen att insamling och bearbetning av krav på grund av omfattningen tar ca 9 månader, betydligt längre tid än vad som ursprungligen planerats. Därutöver behöver projektet ta höjd för att ha både befintligt avtal DIT09 och det nya avtalet parallellt gällande under den initiala övertagande/överlämnande-perioden (s.k. transition). Dessa omständigheter har sammantaget lett till projektets bedömning att befintligt avtal DIT09 behöver förlängas med två år. Därutöver finns ett behov att till nuvarande avtal lägga till villkor som rör befintlig leverantörs skyldigheter vid överlämning till ny leverantör. Denna typ

3 3(4) av villkor saknas i befintligt avtal, vilket potentiellt kan innebära problem med att få tillbaka information som SL äger samt att få avlämnande leverantör att aktivt samarbeta med den nye leverantören under överlämningsfasen. För ITUH2010 har beslutats att ingen förlängning av avtal kommer att genomföras. Ett årslångt avrop på förvaltningens befintliga ramavtal för Tele-, radio- och IT-underhåll kommer istället att göras för att täcka behovet till dess nytt avtal, ITUH2017, är upphandlat. Projektet bedömer att detta är den mest fördelaktiga hanteringen av situationen rent upphandlingsrättsligt men också tidsmässigt för projektet. Överväganden I syfte att uppnå målet hög kvalitet i det nya avtalet arbetar upphandlingsprojektet med grundlig kravställning både avseende nuläge, önskat läge, såväl som att utreda och kravställa var en ökning av funktionell leverans kan uppnås. En förflyttning till ökat funktionellt åtagande från leverantören var en av rekommendationerna i förstudien. Vidare har en omvärldsbevakning genomförts, som indikerar en rimlig period för övertagande av eventuell ny leverantör om 12 månader. Upphandlingsprojektet planerar i enlighet med detta. Upphandlingsprojektet skulle kunna göra en viss tidsvinst genom att kravställa endast på nuläge och en kortare överlämningsperiod. Detta bedöms dock leda till sämre kvalitet i det nya avtalet, varför en förlängning om två år förordas. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Uppskattad kostnad för förlängningen är 200Mnkr. Detta utgör ingen merkostnad då ett nytt Driftsavtal för perioden förväntas betinga minst motsvarande kostnad. Upphandlingsstrategi Upphandlingen föreslås genomföras som en direktupphandling av förlängning av nuvarande avtal. Förlängningstiden föreslås vara två (2) år med möjlighet till uppsägning av enskilda tjänster i takt med att överlämning till eventuell ny leverantör sker. Sociala konsekvenser Förlängningen kommer följa kraven i riktlinjerna rörande Tillgänglighet för barn, äldre och personer med funktionsnedsättning samt Social hållbarhet.

4 4(4) Konsekvenser för miljön Förlängningen kommer följa kraven i riktlinjerna rörande miljö avseende miljöledning, miljöplaner, miljökrav på fordon, arbetsmaskiner och arbetsredskap, hantering av kemiska produkter, hantering av avfall och miljöredovisning, detta i enlighet med SLL:s miljöpolicy. Riskbedömning Under programstudien har en riskanalys genomförts bland annat med syfte att identifiera risker som är kopplade till befintligt avtals längd. De risker som främst lyfts fram är: Att nuvarande leverantör inte önskar förlänga avtalet den önskade perioden. Denna risk bedöms inte ha stor sannolikhet då nuvarande leverantör förväntas ha stort intresse i att lämna anbud. En svag förhandlingssituation gentemot nuvarande leverantör kan resultera i ökade priser och att TF inte uppnår de önskade villkoren. Denna risk hanteras genom att förhandlingen avseende förlängningen startas så snart som möjligt för att kunna ske samtidigt som diskussioner om att lösa ut förlängningsoptionen för 2017 vilket ger en större affär för leverantören vid förhandlingstillfället. Beslut Härmed beslutas i enlighet med ovanstående. Caroline Ottosson Förvaltningschef Sara Catoni Avdelningschef

5 ID Aktivitetsl % Procent fysiskt färdigt klart Aktivitet Arbete Varaktighet Start Slut Resurser Föregående aktiviteter 1 0% 0% HUVUDTIDPLAN TG (Toolgate) 0 tim 986 dagar fr må % 7% MILSTOLPAR OCH AKTIVITETER tim 932 dagar? fr må % 100% Fas 10, Beslut att starta projektanalys, TG0 0 tim 39 dagar? fr fr % 62% Fas 20, färdigställa och godkännande av 44 tim 79 dagar? fr to % 0% P Fas 30, Genomförande, t di t TG2 h aktiviteter 576 tim 117 dagar? må fr % 19% Fas 30, Genomförande, generella tim 89 dagar? on fr % 7% Fas j 30, kt Genomförande, kti it t avtal DIT tim 924 dagar? on må % 77% 1. Analys 376 tim 56 dagar? on to % 21% 2. Planering tim 170,5 dagar må fr % 0% 3. Upphandling tim 650 dagar on må % 0% Kravmassage 0 tim 4 månader fr må AA 162 0% 0% Ta fram avtal tim 195 dagar on må AS 16 dagar;173as 169 0% 0% Framtagning preliminärt FFU 640 tim 20 dagar må fr AS 16 d176as 20 dagar; % 0% Granskning i beställargrupp och 0 tim 4 veckor må fr % 0% Juridisk t avtalsgranskning 8 tim 2 dagar må ti AS 1 da 176 0% 0% Leverantsörskvalificering 480 tim 30 dagar må fr AS 20 d191as+2 dagar 186 0% 0% Faställande av preliminärt FFU 176 tim 11 dagar må må % 0% Utskick av preliminärt FFU 0 tim 0 dagar ti ti AS+2 da194as 1 dag 194 0% 0% Tidsfrist prel.ffu 592 tim 37 dagar ti on AS 1 da % 0% Hantering av remissvar från 352 tim 22 dagar to fr % 0% Framtagning li i ä t FFU slutgiltigt FFU 640 tim 40 dagar må fr % 0% Granskning i beställargrupp och 160 tim 8,8 veckor må to AS+1 dag 205 0% 0% Juridisk t avtalsgranskning 8 tim 1 dag må må AS+1 da % 0% Fastställa Slutgiltigt FFU (Frysdatum 288 tim 18 dagar ti to % 0% 2) Utskick av slutgiltigt FFU 16 tim 1 dag fr fr AS 1 dag 215 0% 0% Anbudsfrist tim 69 dagar fr on AS 1 da % 0% Anbudsöppnande 16 tim 1 dag to to Jonna Enerskog;Bon % 0% Utvärdering av anbudssvar 480 tim 30 dagar fr to % 0% Förhandling tim 80 dagar fr to % 0% Juridisk avtalsgranskning 8 tim 1 dag fr fr % 0% Tilldelningsbeslut 280 tim 20 dagar må fr % 0% Avtalsspärr 160 tim 10 dagar må fr % 0% Ev. överprövning 960 tim 12 veckor må fr Jonna Enerskog;Bon % 0% Avtalstecknande 80 tim 5 dagar må fr % 0% Överlämning 0 tim 0 dagar fr fr % 0% Upphandlingsavslut 16 tim 1 dag må må % 0% 4. Genomförande, Realiseringprojekt 0 tim 200 dagar ti må % 0% 5. Avslut 0 tim 0 dagar må må % 5% Fas 30, Genomförande ITUH tim 823 dagar? on fr Sida 1 Efterföljande aktiviteter halvåretförsta halvåretförsta halvåretförsta halvåretförsta halvåretförst Kv Kv 1 201Kv Kv 1 201Kv Kv 1 201Kv Kv 1 201Kv Kv 1 2 jul okt jan apr jul okt jan apr jul okt jan apr jul okt jan apr jul okt jan a Jonna Enerskog;Bonnie Simms Jonna Enerskog;Bonn