Yttrande över landstingsrevisorernas rapport över löpande granskning 2011 för AB Storstockholms Lokaltrafik

Transkript

1 1 (3) Trafiknämnden TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Identitet TN Handläggare: Niklas Personne Yttrande över landstingsrevisorernas rapport över löpande granskning 2011 för AB Storstockholms Lokaltrafik Landstingsrevisorernas rapport avseende löpande granskning 2011 har överlämnats till SL:s styrelse för yttrande. Bakgrund Ett kontinuerligt arbete pågår inom SL för att åtgärda de rekommendationer som revisorerna avger. Av den auktoriserade revisorns sammanställning över 13 stycken rekommendationer har SL delvis åtgärdat 9 stycken. De områden som ännu inte är helt åtgärdade berör huvudsakligen upphandling och avtalshantering. Lekmannarevisorerna bedömer preliminärt i sin rapport att den interna styrningen och kontrollen är otillräcklig, baserat på den auktoriserade revisorns och lekmannarevisorernas iakttagelser avseende bland annat ansvar för intern kontroll, SL Access, trafikavtalsuppföljning och avtalshantering. Lekmannarevisorerna noterar att bolaget för närvarande är inne i en förändringsprocess, vilket innebär att flera förbättringsinsatser görs inom verksamheten. SL:s kommentarer Ansvar för intern kontroll Landstingsfullmäktige fastställde i december 2005 landstingsstyrelsens förslag till intern kontrollpolicy samt reglemente avseende intern kontroll för landstingskoncernen. I samband med beslutet uppdrogs åt bolag och nämnder att upprätta interna kontrollplaner i enlighet med policy och reglemente. SL har tydliggjort att ansvaret för den interna kontrollen ligger inom avdelningen Verksamhetsstyrning och ekonomi. I december 2011 togs beslut om internkontrollplanen för 2012 i syfte att förebygga och hantera identifierade risker i verksamheten.

2 2 (3) Rutin för Riskhantering och Internkontrollplan utgör ett av SL:s styrande dokument. Rutinen beskriver den metod som SL utvecklat för att göra verksamhetsövergripande riskanalys. En riskkartläggning enligt metoden för värdering av risker har genomförts. Metoden bygger på den så kallade COSO-modellen som rekommenderas av Landstingsstyrelsens förvaltning. De risker som av företagsledningen fått högst riskvärde har sammanställts i Internkontrollplanen. Rutinen för riskhantering och internkontrollplan är också kopplad till miljöledningssystemet och SL:s certifiering enligt ISO Med utgångspunkt från internkontrollplanen hanteras riskerna löpande under året genom VD-uppdrag i verksamhetsplanen och dess månatliga uppföljning. Uppföljning och rapportering till styrelse/trafiknämnd görs i samband med årsbokslut. I tillägg till Internkontrollplanen har handlingsplaner tagits fram för att säkerställa effektiva åtgärder utifrån de rekommendationer som externa och interna revisorer lämnat i sina granskningar. SL Access 2010 slutfördes den fulla implementeringen av SL Access beträffande försäljning av periodkort till SL-trafiken. Det gamla biljettsystemet NBF kommer enligt plan att ha fasats ut 2012 i och med införandet av reskassan. Under hösten 2011 har processbeskrivningen för SL Access uppdaterats för att anpassas till den nya organisationen. Beskrivningen visar vilka kontroller som skall göras, vem som skall utföra dem samt hur ofta. I december 2011 har SL uppdaterat dokumenterade rutiner och instruktioner för att säkerställa att kontroller utförs på ett ändamålsenligt sätt samt att resultatet av dessa kontroller dokumenteras så att möjlighet till uppföljning och spårbarhet möjliggörs. För att minska personberoendet vid utförande av uppgifter och att säkerställa att redovisningen blir korrekt tydliggörs i rutinbeskrivningarna att två ansvariga personer inom avdelningen Verksamhetsstyrning och ekonomi skall kunna vara back-up till varandra. Trafikavtalsuppföljning Granskningsrapporten beskriver att avstämning av grundavtalsfakturor avseende buss och tunnelbana till övervägande del görs mot föregående periods faktura och budget men inte direkt mot avtal. Här är viktigt att notera att budgeten läggs utifrån avtal och tilläggsavtal baserat på fasta arvoden vilket gör att de fakturor som endast avser de fasta arvodena kan granskas mot budget och därmed också indirekt mot gällande avtal. Tilläggsavtal och beställningar som tillkommer efter budgetprocessen eller avser tillkommande kostnader granskas alltid direkt mot gällande avtal.

3 3 (3) Revisionens rekommendation om att SL bör upprätta aktuella befattnings- och processbeskrivningar kopplade till trafikavtalsuppföljning anser SL vara uppfyllda genom de befattningsbeskrivningar som upprättades redan när tjänster utlystes inför omorganisationen Avtalshantering Samtliga avtal finns inlagda i SL:s IT baserade dokumenthanteringssystem SLADD. En arbetsgrupp inom SL arbetar med att definiera vilka övriga affärsmässiga dokument, som skall arkiveras i SLADD samt att förbättra sökbarheten i verktyget. Arbetet skall vara klart under Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att som svar på lekmannarevisorernas rapport över löpande granskning 2011 av AB Storstockholms Lokaltrafik överlämna verkställande direktörens förslag till yttrande. Anders Lindström Verkställande direktör Niklas Personne CFO/Avdelningschef Verksamhetsstyrning och Ekonomi Bilaga Landstingsrevisorernas rapport över löpande granskning 2011 för AB Storstockholms Lokaltrafik

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22