Anskaffningsbeslut avseende upphandling av juristtjänster

Transkript

1 1 (5) Datum Identitet SL TN Trafiknämnden Anskaffningsbeslut avseende upphandling av juristtjänster Bakgrund Inom AB Storstockholms Lokaltrafik ( SL ) handläggs löpande juridiska frågor inom ett stort antal rättsområden på enheten Juridik, Upphandling & Internrevision. På enheten finns för närvarande sju juristtjänster, varav en vakant. SL-koncernen har med jämna mellanrum behov av att anlita externa jurister dels vid arbetstoppar, dels då intern specialistkompetens saknas. Inom ramen för Översyn SL kommer juristernas ansvarsområde att utökas och i enlighet med det antalet juristtjänster. När samtliga tillsättningar är på plats kommer de interna juristerna att kunna förse organisationen med juridiskt stöd till den löpande verksamheten. Dock kommer det även därefter finnas behov av att anlita externa jurister för större projekt och när specialistkompetens behövs. Behovet av externa juristtjänster tillgodoses idag genom avrop från ramavtal avseende juridiska tjänster. De ramavtal som SL avropar juristtjänster ifrån ingicks 2006 och, även om det finns möjlighet att förlänga dem ytterligare något år, börjar de att tappa i aktualitet. Det bedöms därför vara dags att påbörja en ny ramavtalsupphandling. Att påbörja upphandlingen redan nu innebär också en längre tidsperiod för genomförandet av upphandlingen, vilket inrymmer eventuell tid för överprövning samt en smidig övergång från det nu gällande ramavtalen till de ramavtal som blir resultatet av upphandlingen. Ev. samordning med landstinget och SL:s dotterbolag Inom landstinget finns ramavtal för juridiska tjänster som löper ut under året och landstinget avser att påbörja en upphandling för att ersätta nuvarande ramavtal. Landstingets ramavtalsupphandling kommer att genomföras enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling ( LOU ).

2 2 (5) SL har möjlighet att handla upp juristtjänster enligt lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster ( LUF ), vilket ger en större flexibilitet till den upphandlande enheten. T.ex. kan man genomföra en s.k. förhandlad upphandling samt välja att anta flera leverantörer för ett och samma område utan att tillämpa LOU:s krav på rangordning och/eller andra konkurrensutsättningen. Mot denna bakgrund, tillsammans med det faktum att verksamheterna skiljer sig åt och därmed även arten och inriktningen på det juridiska stödet, föreslås att SL och landstingets juristupphandlingar inte samordnas i formellt hänseende, dock att erfarenheter skall utbytas och att arbetet med framtagande av handlingar m.m. skall samordnas i syfte att skapa två bra upphandlingar på ett så effektivt sätt som möjligt. SL kan komma att behöva stödja trafiknämnden, färdtjänstavdelningen inom landstingsstyrelsens förvaltning samt Waxholmsbolaget i juridiska frågeställningar, i den mån sådant stöd inte tillhandahålls via landstingets interna jurister och/eller externt upphandlade jurister. Sådant eventuellt stöd från SL avses tillhandahållas av interna resurser och någon samordnad juristupphandling med nämnda enheter föreslås därför inte. Utav SL:s dotterbolag är det i princip enbart AB SL Finans som återkommande har behov av att kunna anlita externa jurister. För det fall övriga dotterbolag har behov av juridiskt stöd tillhandahålls det av interna jurister. SL bör därför genomföra en upphandling som är gemensam för SL och AB SL Finans. Då AB SL Finans utgör en egen upphandlande enhet måste bolaget fatta separata anskaffnings- och tilldelningsbeslut, etc. I övrigt planeras dock att upphandlingen skall genomföras helt gemensamt. Leverantörerna kommer t.ex. att lämna endast ett anbud som riktar sig till både SL och dotterbolagen. Generell behovsanalys SL:s omfattande verksamhet innebär ett behov av juridiskt stöd inom ett stort antal rättsområden. Nu gällande ramavtal innefattar 15 rättsområden (nämligen allmän affärsjuridik & avtalsrätt, bolagsrätt, offentlig upphandling, finansiell juridik, miljörätt, fastighets- och entreprenadrätt, processrätt, skatterätt, arbetsrätt, marknadsrätt, IT-rätt, immaterialrätt, försäkrings- & skadeståndsrätt, kommunal- & förvaltningsrätt och konkurrens- & EU-rätt). Under de år då ramavtalet har varit i kraft har konstaterats att behovet, grovt, kan delas upp i två kategorier, dels stöd i stora projekt, dels stöd i specifika mer avgränsade frågor. Vad avser stora projekt förutsätts att de externa juristerna kan tillhandahålla ett heltäckande juridiskt stöd inom vitt skilda områden.

3 3 (5) Som exempel kan nämnas att den juridiska rådgivningen/stödet vid uppförande av en depå sannolikt kräver kompetens inom ett stort antal rättsområden, främst entreprenadrätt, fastighetsrätt, miljörätt, offentlig upphandling, finansiell juridik och allmän avtalsrätt. I den nu aktuella upphandlingen övervägs därför att, förutom specifikt utvalda rättsområden, inkludera ett område som riktar in sig på fullservice inom juridiken. Övergripande syfte med upphandlingen Syftet med den planerade upphandlingen är att sluta ramavtal, som ger SL och AB SL Finans rätt att avropa juridiska tjänster inom ett antal områden. De ramavtal som tecknas kommer att innehålla samma avtalsvillkor (utom priser) och ha samma löptid, vilket kommer att förenkla hanteringen och uppföljningen av avtalen. Tidplan Avsikten är att förfrågningsunderlag skall skickas ut innan sommaren och att tilldelningsbeslut fattas under hösten Tidplanen kan dock komma att förskjutas. Kostnad för upphandlingen Upphandlingen kommer att genomföras med interna resurser och kostnaden för densamma ryms således inom budget. Upphandlingsstrategi Hur ser marknaden ut? De juridiska tjänster som SL har behov av är framförallt av affärsjuridisk natur och denna marknad domineras av en handfull större s.k. fullservicebyråer som kan erbjuda specialisttjänster inom ett stort antal olika rättsområden. Dessutom finns ett antal små eller mindre byråer som inriktat sig på ett eller flera specialområden inom affärsjuridiken, t.ex. miljö- och fastighetsrätt. Upphandlingsstrategiska överväganden För att uppnå ett optimalt resultat bör SL eftersträva dels oberoende i förhållande till de leverantörer som kan tillhandahålla juristtjänster, dels lägsta möjliga pris för högsta möjliga kvalitet. Detta påverkar strategin bl.a. på följande sätt:

4 4 (5) Såväl fullservicebyråer som mer inriktade byråer bör uppmuntras att lämna anbud. Det bör därför, utöver fullserviceområdet finnas mer avgränsade rättsområden. Vidare bör det vara tillåta att lämna anbud på ett eller flera av områdena och att således varje rättsområde utvärderas för sig; För att maximera konkurrensen kan anbudsutvärderingskriterierna komma att se olika ut för olika områden. Hög vikt kommer att ges kvalitet; Det bör finnas möjlighet att förhandla om priset genom att, om möjligt, ställa olika kvalificerade leverantörer mot varandra; SL bör förbehålla sig rätten att sluta ramavtal med flera anbudsgivare inom respektive rättsområde för att minska risken för att hamna i händerna på en viss leverantör. Därutöver kan nämnas att SL gärna uppmuntrar jämställdhet hos våra leverantörer och avser därför att göra det i denna upphandling, i den mån som lagen tillåter. Vilken upphandlingsform är lämpligast? Upphandling av juristtjänster utgör en s.k. B-tjänst som upphandlas enligt LUF. Upphandlingen skall genomföras som en förhandlad upphandling. Konsekvenser för personer med funktionsnedsättning Inga konsekvenser för personer med funktionsnedsättning. Konsekvenser för miljön Inga konsekvenser för miljön.

5 5 (5) Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att godkänna att SL genomför upphandlingen avseende juristtjänster, inklusive att fastställa förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut samt teckna och förvalta upphandlingskontrakt. Ändringar av och tillägg till upphandlingskontraktet som ryms inom fastställd budget skall fattas i enlighet med gällande delegationsordning. Göran Gunnarsson Verkställande direktör Sara Catoni Chefsjurist