KALLELSE TILL BEREDANDE KOMMUNSTYRELSEN

Transkript

1 KALLELSE TILL BEREDANDE KOMMUNSTYRELSEN Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med beredande kmmunstyrelsen, tisdagen den 26 maj 2015 efter beslutande kmmunstyrelsen, i Nya näset, kmmunhuset Ledamt sm är förhindrad att delta, bör själv kalla sin persnlige ersättare. OBS! Tänk på våra allergiker ch använd inte starkt dftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Irja Gustavssn Ordförande Helena Randefelt Sekreterare Ledamöter Irja Gustavssn (S) rdförande Linda Svahn (S) Pär-Ove Lindqvist (M) Kristine Anderssn (S) Per Söderlund (SD) Daniel Anderssn (S) Anniette Lindvall (M) Bengt Strbacka (S) Jnas Bernström (S) Virsa Viberg (SD) Jnas Kleber (C), 1:e vice rdförande Ingrid Åberg (KD) Susanne Karlssn (C) Anders Perssn (C) Bengt Evertssn (MP) Ersättare Jhn Ommian (S) Hans-Olf Hake (S) Lillemr Bdman (M) Margareta Ahlm (S) Mats Seijbldt (SD) Linda Anderssn (S) Jan Hanssn (M) Dan Waltersn (S) Maria Odheim-Nielsen (V) Andreas Funk (SD) Jhan Anderssn (C) Göran Gustavssn (-) Jenny Larssn (C) Christina Petterssn (C) Inger Griberg (MP) Föredragningslista Nr. Ärende Dnr Föredragande Tid 1. Översiktplan ch detaljplaner för tätrter inm kmmunen 2010/70 AKK Isabella Lhse Samverkan i Bergslagen - utveckling av befintliga ch nya samverkansmråden inm kmmunerna i nrra Örebr län (KNÖL) 3. Svar på mtin från Christina Petterssn (C), Jnas Kleber (C) ch Tuula Marjeta (C) m körkrtsutbildning för studerande på vård- ch msrgsprgrammet vid Lindesklan 2014/90 AKK 2014/364 AKK

2 4. Svar på mtin från Linda Svahn (S) m att inrätta ett allaktivitetshus i Lindesberg 2014/398 AKK 5. Svar på mtin från Lillemr Bdman (M) m ett ungdmens hus beläget på Kullgatan 1 6. Bidrag för Lindesbergs kmmuns nämndemän Uppföljning av verkställda beslut, uppdrag givna av kmmunstyrelsen eller kmmunfullmäktige till nämnd/kmmunalt blag/verksamhet 2015/30 AKK 2015/217 AKK 2015/288AKK

3 1. Redvisning av tidsplan för revidering av gällande översiktsplan samt behv av fördjupade översiktsplaner/detaljplaner för tätrter inm kmmunen Ärendebeskrivning I mars 2010 presenterade förvaltningschefen för Bergslagens miljö- ch byggförvaltning (BMB) en idéskiss över hur översiktsplanearbetet genmförande i de fyra kmmunerna i nrra Örebr län. Kmmunfullmäktige antg en fördjupad översiktsplan för Lindesbergs tätrt i december Under 2015 kmmer arbetet med en fördjupad översiktsplan för Frövi att starta. Kmmunchefen inkm den 20 januari 2015 där han föreslår kmmunstyrelsen besluta att uppdra åt Bergslagens miljö- ch byggförvaltning att föreslå en tidsplan för revidering av gällande översiktsplan samt bedöma behvet av fördjupade översiktsplaner/detaljplaner för tätrter inm kmmunen, förutm Lindesberg ch Frövi. Kmmunstyrelsen beslutade den 27 januari 2015 att uppdra åt Bergslagens miljö- ch byggförvaltning att föreslå en tidsplan för revidering av gällande översiktplan samt bedöma behvet av fördjupade översiktsplaner/detaljplaner för tätrtet inm kmmunen, förutm Lindesberg ch Frövi Handlingar Förslag översiktsplaner ch detaljplaner.pdf (inkluderad nedan) Beslutsparagraf(105).pdf (inkluderad nedan) Sida 2 av 10

4

5 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 1 Kmmunstyrelsen KS 28 Dnr. 2010/70 Framtagande av ny översiktsplan för kmmunerna i nrra Örebr län (KNÖL) Beslut Kmmunstyrelsen beslutar att uppdra åt Bergslagens miljö- ch byggförvaltning att föreslå en tidsplan för revidering av gällande översiktplan samt bedöma behvet av fördjupade översiktsplaner/detaljplaner för tätrtet inm kmmunen, förutm Lindesberg ch Frövi. Redvisning ska ske på kmmunstyrelsens sammanträde i maj. Ärendebeskrivning I mars 2010 presenterade förvaltningschefen för Bergslagens miljö- ch byggförvaltning (BMB) en idéskiss över hur översiktsplanearbetet genmförande i de fyra kmmunerna i nrra Örebr län. Kmmunfullmäktige antg en fördjupad översiktsplan för Lindesbergs tätrt i december Under 2015 kmmer arbetet med en fördjupad översiktsplan för Frövi att starta. Kmmunchefen inkm den 20 januari 2015 där han föreslår kmmunstyrelsen besluta att uppdra åt Bergslagens miljö- ch byggförvaltning att föreslå en tidsplan för revidering av gällande översiktsplan samt bedöma behvet av fördjupade översiktsplaner/detaljplaner för tätrter inm kmmunen, förutm Lindesberg ch Frövi. Ledamöternas förslag till beslut Irja Gustavssn (S) föreslår bifall till kmmunchefens förslag ch att redvisning ska ske på kmmunstyrelsen sammanträde i maj. Meddelas för åtgärd: Bergslagens miljö- ch byggförvaltning Justerande Utdragsbestyrkande

6 2. Samverkan i Bergslagen - utveckling av befintliga ch nya samverkansmråden inm kmmunerna i nrra Örebr län (KNÖL) Ärendebeskrivning Kmmuncheferna i KNÖL har tillsammans med förbundschefen för Bergslagens kmmunalteknik (BKT) ch förvaltningschefen för Bergslagens Miljö- ch byggförvaltning (BMB) utarbetat förslag till prjektdirektiv för utredning av befintlig samverkan inm rganisatinerna BKT ch BMB samt att utreda nya samverkansmråden. Förslaget innebär att utredningen genmförs sm prjekt under 2014 med extern prjektledare med finansiering fördelat utifrån beflkningsantal. Kmmunstyrelsen beslutade den 25 mars 2015 att anta prjektdirektiv Samverkan i Bergslagen. Utredningen av befintliga ch nya verksamhetsmråden inm kmmunerna i nrra Örebr län har presenterats på den gemensamma knferensen för kmmunerna i nrra Örebr län den 20 mars Efter en presentatin ch diskussiner i mindre grupper föreslg kmmunstyrelsernas rdförande följande: Utredningen remitteras till partierna i respektive kmmun med möjlighet att lämna synpunkter senast den 30 april Remissen kmmer att kmpletteras med en krt sammanfattning av gruppernas synpunkter vid KNÖL-knferensen samt utredarens presentatinsbilder. Detta sker under vecka 14. Remitteringen mbesörjs av respektive kmmun. Respektive kmmunstyrelse behandlar utredningen med beaktande av partiernas synpunkter under maj Vid KNÖL-mötet (kmmunstyrelserdförande ch kmmunchefer) den 12 juni diskuteras förslag till frtsatt prcess. Sida 3 av 10

7 Ärendet remitterades till Scialdemkraterna, Centerpartiet, Vänsterpartiet, Mderaterna, Miljöpartiet, Kristdemkraterna, Flkpartiet ch Sverigedemkraterna för yttrande med svar senast Scialdemkraterna, Centerpartiet, Miljöpartiet ch Flkpartiet har inkmmit med remissvar till kanslienheten. Kmmunchefen sammanfattar partiernas synpunkter i en tjänsteskrivelse daterad den 20 maj Handlingar KNÖL-rapprten pdf (inkluderad nedan) Tjänsteskrivelse utredning samverkan i Bergslagen(1).pdf (inkluderad nedan) MP Samverkan i Bergslagen pdf (inkluderad nedan) S remissvar samverkan i Bergslagen.pdf (inkluderad nedan) Yttrande flkpartiet samverkan.pdf (inkluderad nedan) Remissvar (C) Bergslagens kmmunalteknik Bergslagens miljö- byggnämnd.pdf (inkluderad nedan) sammanställning samverkan i bergslagen(1).pdf (inkluderad nedan) Sida 4 av 10

8 Samverkan i Bergslagen Utveckling av befintliga ch nya samverkansmråden inm kmmunerna i nrra Örebr län Utredare Marianne Skinnars-Brun 12 mars 2015

9 2

10 Innehåll DEL Sammanfattning av förslag... 5 A. Bergslagens kmmunalteknik, ett kmmunalförbund... 5 B. Bergslagens miljö- ch byggnämnd ch dess förvaltning... 7 C. Delprjekt - Infrastruktur/kmmunikatiner D. Delprjekt - Strategi för att införa gemensamma administrativa system E. Delprjekt - Upphandling DEL Inledning Bakgrund, syfte ch mål Metd Prcess Faktainsamling Dkument ch tidigare utredningar Flkmängd i nrra länsdelen Reflektiner m nuvarande situatin Vad vill vi uppnå med en förändrad rganisatin? Ledrd kundnytta Ledrd kmpetensförsörjning Ledrd kstnadseffektivitet A. Bergslagens kmmunalteknik, BKT Nuvarande rganisatin Mtiv till förändrad rganisatin Förslag till plitisk rganisatin Förslag till förvaltningsrganisatin Knsekvenser, fördelar ch nackdelar B. Bergslagens miljö- ch byggnämnd ch dess förvaltning Nuvarande rganisatin Mtiv till förändring Förslag till plitisk rganisatin Förslag till förvaltningsrganisatin Knsekvenser, fördelar ch nackdelar DEL C. Delprjekt - Infrastruktur/kmmunikatiner D. Delprjekt - Strategi för att införa gemensamma administrativa system E. Delprjekt Upphandling DEL Bilagr

11 4

12 DEL 1 Sammanfattning av förslag Olika förslag till rganisatinsförändring har behandlats på två av styrgruppens möten. Förslagen har inneburit större eller mindre förändringar. Ledrden för utredningen - kundnytta, kmpetensförsörjning ch kstnadseffektivitet - har varit i fkus ch syftet med alternativen har varit att lyfta fram fördelar, nackdelar ch knsekvenser med de lika alternativen. Alternativen har bland andra varit: En sammanslagning mellan BKT ch BMB i ett kmmunalförbund. En sammanslagning mellan BKT ch BMB med gemensam nämnd. Vissa av BMB:s serviceuppgifter flyttas till BKT. Strategiska frågr sm exempelvis vissa planfrågr flyttas från BMB till BKT. Nedan beskrivs prjektledarens förslag till förändringar. A. Bergslagens kmmunalteknik, ett kmmunalförbund Nuvarande rganisatin Bergslagens kmmunalteknik, BKT, är ett tekniskt kmmunalförbund ch arbetar inm mrådena gata, park ch idrtt, lkal- ch miljöservice, vatten ch avlpp samt avfall ch återvinning. Förbundet är ett samarbete mellan Hällefrs, Lindesberg, Ljusnarsberg ch Nra kmmuner ch startade BKT leds av en direktin med ni rdinarie ledamöter ch ni ersättare sm hämtas från de fyra kmmunerna. Arbetet utgår från en förbundsrdning. Verksamhetsplan ch funktinsplaner är andra styrande dkument. Det är idag cirka 170 persner tillsvidareanställda ch huvudkntret finns i Pershyttan, Nra. Budgeten för år 2015 är drygt 300 mnkr. Mtiv till förändrad rganisatin Ett kmmunalförbund är en rganisatin med stark ch självständig ställning i ch med att kmmunerna överlåter verksamhet till kmmunalförbundet. Kmmunerna upplever att kmmunalförbundet delvis har andra spelregler än vad kmmunerna har för den kmmunala verksamheten. I den kmmunala verksamheten får man handskas med samtliga uppdrag inm kmmunens budget, avsett m de utökas eller minskas, medan kmmunalförbundet har mer strikta uppdrag med en tydlig finansiering. Ett andra argument för en ändrad rganisatin är att vid besparingar eller förändringar i BKT:s verksamhet sker pririteringar eller beslut m åtgärder inm BKT. Kmmunernas representanter får många gånger ta diskussinen med invånarna m mtiven till förändringen. Ett tredje skäl är den ansträngda kmmunala eknmin. Ett kmmunalförbund är en femte rganisatin i nrra länsdelen med egen administratin ch exempelvis eget bkslut. En viss 5

13 besparing sker genm att byta rganisatinsfrm ch genm att verksamheten inlemmas i kmmunal verksamhet. Ett fjärde skäl är att rganisera verksamheten sm annan kmmunal verksamhet, vilket skapar enhetliga spelregler ch likartad syn på kvalitet ch resurser. Organisatinen blir då en del av den kmmunala verkligheten vad gäller uppdrag ch resurser. Initiativen till tidigare utredningar visar på att kmmunerna, d v s medlemmarna, inte är helt nöjda med rganisatinsfrmen kmmunalförbund även m det trligtvis var det bästa valet av rganisering vid bildande av förbundet. Förslag till plitisk rganisatin En gemensam nämnd bildas sm ersätter den nuvarande direktinen, att jämföra med Bergslagens miljö- ch byggnämnd. En av de fyra kmmunerna blir värdkmmun. Nämnden föreslås bestå av ni rdinarie ledamöter ch ni ersättare. Kmmunalförbundet upphör. Styrning ch uppföljning behöver förtydligas genm att mål klargörs ch indikatrer för mätning av måluppfyllelse skapas. Det bör ckså preciseras vilken aktör (nämnd, kmmunstyrelse, kmmunchefer, verksamhetschefer) sm är ansvarig för vad. Förslag till förvaltningsrganisatin BKT blir en förvaltning/verksamhet i en värdkmmun. Värdkmmunen är arbetsgivare ch verksamheten leds av en förvaltnings-/verksamhetschef. Knsekvenser, fördelar ch nackdelar En övergång från kmmunalförbund till gemensam nämnd innebär en tidskrävande rganisatinsförändring. I en gemensam nämnd måste nämnden ha samma uppdrag från kmmunerna vilket skiljer mt ett kmmunalförbund där medlemmarna, kmmunerna, kan ha lika överenskmmelser m överlåtelse av verksamhet. För medarbetarna inm BKT innebär förslaget ingen större förändring, däremt blir det en förändring på ledningsnivå. Vad gäller fördelar med en förändrad rganisatin, se beskrivna mtiv van. Förankring i hemkmmunen, förhållningssätt ch utveckling av verksamheten Se sidan

14 B. Bergslagens miljö- ch byggnämnd ch dess förvaltning Nuvarande rganisatin Bergslagens miljö- ch byggnämnd, BMB, är en gemensam myndighetsnämnd för de fyra kmmunerna i nrra länsdelen, Hällefrs, Lindesberg, Ljusnarsberg ch Nra, inm främst miljö- ch byggmrådena. Frågrna regleras i miljöbalken, livsmedelslagstiftningen ch planch bygglagen. BMB har en förvaltningsrganisatin med cirka 40 anställda. Lindesbergs kmmun är värdkmmun ch arbetsgivare. Sätet är i Gamla kirurgen, Lindesberg. Budget för år 2015 är knappt 12 mnkr. Styrande dkument är ett samverkansavtal från 2012 rörande gemensam plitisk nämnd ch förvaltning ch nämndens verksamhetsplan. Mtiv till förändrad rganisatin Det främsta mtivet för en rganisatinsförändring är att kundnyttan måste öka. För att öka kundnyttan bör näringslivsfrågr, strategiska planfrågr ch myndighetsutövning rganiseras i nära samverkan, vilket innebär ökad förståelse för företagens ch invånarnas behv. Det är en fördel att exempelvis rllerna näringslivskntr, markkntr, miljökntr ch bygglvskntr finns i samma rganisatin, se bilaga bild från Sveriges Kmmuner ch Landsting, SKL, Olika rller. I en utredning från 2010 Bergslagens miljö- ch byggnämnd ch dess förvaltning en utvärdering ch förslag till förändringar beskrivs nödvändigheten av en ökad kundnytta bl a genm att förbättra BMB:s rådgivande ch stödjande rll. Utredningens förslag till förbättringar är i strt desamma sm diskuteras i detta prjekt. Ett annat mtiv till förändrad rganisatin är att utvecklingstakten måste öka. Olika aktiviteter är under planering eller har inletts exempelvis införande av s k företagslts, men utvecklingen måste ske systematiskt med str uthållighet ch med fkuserat ledarskap. Förslag till plitisk rganisatin Lindesberg är även frtsättningsvis värdkmmun. Nämnden behålls ch minskas från trettn rdinarie ledamöter ch trettn ersättare till ni rdinarie ledamöter ch ni ersättare, jämför med förslag till gemensam nämnd för BKT. Antalet sammanträden minskas till sex sammanträden per år. Nämnden behandlar idag relativt detaljerade frågr sm kan delegeras. Ökad delegatin ges till nämndens arbetsutsktt, sm består av fem rdinarie ledamöter ch fem ersättare. Styrning ch uppföljning behöver förtydligas genm att mål klargörs ch indikatrer för mätning av måluppfyllelse skapas. Det bör ckså preciseras vilken aktör (nämnd, kmmunstyrelse, kmmunchefer, verksamhetschefer) sm är ansvarig för vad. 7

15 Förslag till förvaltningsrganisatin Lindesbergs kmmun är även frtsättningsvis värdkmmun ch arbetsgivare. BMB blir ett eget verksamhetsmråde inm tillväxtförvaltningen ch finns då i samma rganisatin sm värdkmmunens näringslivsfrågr. Alternativt flyttas värdkmmunens näringslivsfrågr till BMB. Näringslivschef bör då få ett samlat ansvar för verksamheten, se mtiv angående kundnytta van. Dagens förvaltning, BMB, leds av en verksamhetschef med uppdrag från de fyra kmmunerna. Det finns ett utvecklat nätverk för näringslivsfrågr i KNÖL-kmmunerna ch i reginen, Business Regin Örebr, BRO. BRO-nätverket i KNÖL-kmmunerna föreslås vara navet för att skapa utvecklingskraft, samverkan ch förståelse mellan näringslivskntr ch myndighetsutövning samt mellan rllerna näringslivskntr, markkntr, miljökntr ch bygglvskntr. Mark- ch explateringsingenjör finns idag i tillväxtförvaltningen ch bör vara en resurs för samtliga kmmuner. Idag finns tjänsten endast inm Lindesbergs kmmun. Se även delprjekt C, infrastruktur/kmmunikatiner. Knsekvenser, fördelar ch nackdelar Den föreslagna förändringen innebär en relativt liten förändring sm helhet. Det är framförallt på ledningsnivå sm det blir en förändring. Persnalgrupperna frtsätter att arbeta i sina specialistgrupper. Samarbete med handläggare av näringslivsfrågr underlättas av att man tillhör samma rganisatin med gemensam ledning. Möjligen kan det finnas en r hs de tre kmmunerna sm inte är värdkmmun för BMB att värdkmmunen får större inflytande än de övriga vad gäller samverkan mellan myndighetsutövning ch näringslivsfrågr. Förankring i hemkmmunen, förhållningssätt ch utveckling av verksamheten för BKT ch BMB Förankring i hemkmmunen Ledamöterna i nämnderna rapprterar frtlöpande angelägna, strategiska ärenden till kmmunstyrelsen i sin hemkmmun ch förankrar ärendena i hemkmmunen innan beslut fattas i nämnderna. En struktur för förankring ch dialg tas fram, exempelvis kan en stående punkt på kmmunstyrelsernas dagrdning vara rapprtering från nämnderna. Förhållningssätt Kmmunernas plitiska företrädare utgår från ett förhållningssätt där BMB ch BKT är en del av den egna kmmunens verksamhet. BMB ch BKT agerar sm en del av kmmunernas verksamhet. Kmmunerna ställer krav via sina representanter i nämnderna ch i KNÖLfrum. 8

16 Utveckling av verksamheten i BKT ch BMB För att underlätta för invånare ch företagare att få svar på frågr ch för att få stöd ch service, skapas förslagsvis en väg in för kunden genm ett gemensamt servicecenter för BKT:s ch BMB:s verksamheter, detta avsett rganisatin. Verksamheterna bör prcessrienteras i högre grad än i dag. Vad innebär det? Vid prcessrientering av en rganisatin görs inledningsvis en kartläggning av vilka aktiviteter sm är lgiskt sammankpplade från det att ett behv hs kunden identifieras till dess att kunden får ett resultat. Kedjan av aktiviteter beskrivs avsett i vilken rganisatin sm aktiviteterna utförs. Ur den kartlagda kedjan av aktiviteter, flödet för kunden, identifieras åtgärder sm inte är värdeskapande för kunden, exempelvis rutiner sm innebär nödig väntan för kunden. Under prjektet, i december 2014, gjrdes en prcesskartläggning. Ärendet gällde byggande av ett nytt bstadsmråde. Medverkande var team från BKT ch BMB samt mark- ch explateringsingenjör. Ärendets prcess, byggande av ett nytt bstadsmråde, är mfattande med många lika steg ch med många aktörer invlverade. Vid en grv kartläggning kunde gruppen identifiera förbättringar sm undviker visst dubbelarbete ch sm sparar tid. 9

17 C. Delprjekt - Infrastruktur/kmmunikatiner Nuläge Ur kartläggningen hämtas följande: Kmmunchef, näringslivschef eller fastighetschef ansvarar för infrastruktur- ch kmmunikatinsfrågr på tjänstemannanivå. Lindesbergs kmmun skiljer sig från de övriga genm att man har specifika resurser till förfgande, en handläggare på cirka 50 % av heltid för infrastrukturfrågr ch en heltidstjänst sm mark- ch explateringsingenjör. Frågrna handläggs av näringslivsavdelningen ch avdelningen har även en budget för investeringar ch drift. Avdelningen beställer arbeten från BKT ch BMB eller fristående knsult. Remisser besvaras av respektive kmmunledning med stöd av underlag från BKT ch BMB, ibland mbeds BKT skriva remissvar. Plitiskt behandlar kmmunstyrelsens utsktt, kmmunstyrelsen ch kmmunfullmäktige frågrna. När det gäller vem sm företräder kmmunerna i reginen ch i samverkan med exempelvis staten, är representatinen lika från gång till gång. Det tycks klart från reginen ch från respektive kmmun vem sm på länsnivå representerar kmmunerna från nrra länsdelen. Ett svar ur kartläggningen Det vre utmärkt m det på reginal nivå blev tydligare med vilka sm ska delta ch att de fick en ökad förståelse för att små kmmuner inte har resurserna att hinna vara med på alla dessa möten. Förslag Lindesbergs kmmun ch BKT företräder nrra länsdelens fyra kmmuner vad gäller samverkan inm reginen ch staten samt andra myndigheter/rganisatiner vad gäller dessa frågr. Ansvaret sm representanter för nrra länsdelen tydliggörs till reginen. BKT är kmmunernas resurs vid svar på remisser med mera på kmmunernas initiativ. Infrmatin ch frmer för samverkan mellan kmmunerna tydliggörs. 10

18 D. Delprjekt - Strategi för att införa gemensamma administrativa system Nuläge Ur kartläggningen hämtas följande: Det har varit kmplicerat att få fram underlag sm kan redvisas enhetligt ch tydligt vad gäller system, leverantörer ch avtalstider. Kanske hade det behövts detaljstyrning för att få en fullständig kartläggning. Arbetssättet ger dck även tankar mkring it-mrådet, sm består av system sm ska utgöra ett stöd till verksamheterna, men sm i sig självt blir så kmplicerat att det är svårt att överblicka ch i nästa steg fatta beslut mkring. Redvisningen är inte fullständig ch den behöver kvalitetsgranskas. Den ger dck en fingervisning m likheter ch likheter i val av system. I kartläggningen redvisas de mråden i frågeunderlaget sm alla rganisatiner svarat på. Förslag till strategi för att införa gemensamma administrativa system: a. Det långsiktiga målet är att samrdna de administrativa systemen. b. Tydliggör mråden sm ska ingå i en priritering, med tidsplan, exempelvis mråden där en kmmun idag har ett annat system än övriga. c. Samverkan ch avstämning sker innan en rganisatin inför ett nytt system. d. Samverkan ch avstämning sker innan en rganisatin förlänger ett avtal med en leverantör. e. Tidsbegränsat prjekt ch samverkan med gemensam it-strateg för att öka takten i samrdningen. f. Aktivitetsplan ch tidsplan inm respektive rganisatin. g. Prcessägare/prjektledare utses inm KNÖL-kmmunerna för de lika sakmrådena/systemen, exempelvis persnal, eknmi, infrmatin, för att på sikt nå en samrdning. 11

19 E. Delprjekt - Upphandling Nuläge Ur kartläggningen hämtas följande: Plicy ch riktlinjer De fyra kmmunerna ch BKT har samtliga en plicy, strategi ch/eller riktlinjer/arbetsplan för upphandlingsverksamheten. Persnresurser Sammantaget i de fem rganisatinerna finns idag resurser mtsvarande cirka fem heltidstjänster. Med fördelning: Hällefrs % av heltidstjänst, Lindesberg 1 tjänst, Ljusnarsberg %, Nra 75 % ch BKT 1,5 tjänst + 1 tjänst t m Antal upphandlingar Under år 2013 genmfördes cirka 150 upphandlingar över direktupphandlingsgränsen sm 2013 var krnr. Med fördelning: Hällefrs 20 upphandlingar, Lindesberg 10-15, Ljusnarsberg 18, Nra 45 ch BKT 43. Antal upphandlingar ch inköp Under år 2013 genmfördes cirka 160 upphandlingar under direktupphandlingsgräns 2013 via upphandlare. I Lindesbergs kmmun uppskattar man att ytterligare direktupphandlingar/inköp gjrts i kmmunens verksamhet. I kmmunen finns en dkumentatinsplikt på alla direktupphandlingar sm överstiger krnr samt rutiner för att upphandlingsenheten ska kntaktas när direktupphandlingens värde överstiger krnr. Antal upphandlingar i samverkan med andra I samverkan inm länet, i nrra länsdelen, Kammarkllegiet ch Sveriges Kmmuner ch Landsting gjrdes knappt 100 upphandlingar Styrkr ch svagheter Några styrkr ch svagheter sm lyfts fram i svaren är: KNÖL-samarbetet har utvecklats genm åren ch fungerar i strt sett bra. Länssamverkan med Örebr kmmun sm mtr ger bra kmpetensstöd. Gemensamma Örebr-upphandlingar/inköp tenderar dck att bli stra ch tungarbetade sm dessutm fastnar i överklaganden. Stra upphandlande enheter kan i förlängningen slå ut knkurrensen. Mindre ch lkala aktörer får svårt att hävda sig. Viktigt med kntakten till det lkala näringslivet. Upphandlarnas närhet till verksamheterna lyfts fram sm en styrka. Det är begränsade persnresurser i varje kmmun. Det är naturligtvis sårbart att verka med så små resurser. 12

20 Sakkunskap ch expertmedverkan Svaren på frågrna i kartläggningen har lämnats av upphandlarna. I svaren har inte sakkunskap m prdukter ch tjänster berörts ch inte heller samverkan mellan experter ch upphandlare. Tidsåtgången för företrädare för lika sakmråden inm de fyra kmmunerna är mfattande. De ska säkra ch tillgdse verksamhetens behv vid upphandling inm lika mråden. Denna expertmedverkan vid upphandling bör vägas in vid bedömning av framtida arbetssätt. Förslag Plicy ch riktlinjer för de fyra kmmunerna ch BKT samrdnas på sikt. Resurser för upphandling rganiseras sm idag. En prcessägare för upphandlingsprcessen utses av de fyra kmmunerna ch BKT för att få ett enhetligt arbetssätt. Prcessägarens uppgift är att ha ansvar för innehållet ch dess utveckling. Chefskap utövas sm idag. Infrmatin ch frmer för samverkan mellan kmmunerna tydliggörs. 13

21 14

22 DEL 2 Inledning Bakgrund, syfte ch mål Ur prjektdirektivet: Vid det gemensamma mötet med kmmunstyrelserna för KNÖL-kmmunerna i september 2012 diskuterades samverkan, bakgrund, nuläge ch framtida mråden för samverkan. Samstämmighet rådde över att samverkan i grunden är psitiv för respektive kmmun avseende eknmi ch kmpetensförsörjning. Samverkan innebär ckså svårigheter över tid där den enskilda kmmunens utveckling ch behv inte alltid överensstämmer med den beslutade grunden för samverkansrganisatinerna. Sedan cirka ti år finns två mfattande samverkansmråden: Bergslagens kmmunalteknik (BKT) för kmmunernas tekniska verksamheter, gata, park ch idrtt, lkalvård ch miljöservice, vatten ch avlpp samt avfall ch återvinning. Bergslagens miljö- ch byggförvaltning (BMB) för i huvudsak myndighetsutövning inm miljö- ch byggmrådet. Förutm detta arbetar förvaltningen med naturvård, fysisk planering, trafikfrågr, energirådgivning samt kart- ch mätningsverksamhet för de fyra kmmunerna. En ökad samverkan kring mråden sm berör både BKT ch BMB har tidigare diskuterats ch genmlysts i PM. Det finns ett behv av att skapa en mer effektiv hantering av dessa mråden inm rganisatinerna ur resurssynpunkt, men ckså utveckla verksamhetens prcesser ur ett kundperspektiv. Medbrgarna/kunderna är många gånger berende av kntakter med såväl gemensamma rganisatiner sm respektive kmmun i samma ärende. Mark- ch explateringsfrågr hanteras av respektive kmmun ch här finns ckså behv av att genmlysa möjligheter till ökad samverkan med BKT ch BMB. Syftet är att ytterligare ptimera kundnytta, kmpetensförsörjning ch skapa kstnadseffektivitet i en stabil rganisatin inm KNÖL-mrådet genm att utreda befintlig samverkan ch nya mråden för samverkan. Prjektidén stämmer väl överens med reginens ch kmmunernas måldkument. Bl a skrivs det i den reginala utvecklingsstrategin Kmmunerna har en central rll i samhällsplaneringen. Den kmmunala översiktsplaneringen har traditinellt fungerat sm styrdkument för markplaneringen inm den egna kmmunen. I takt med att samhället ställer nya krav på funktinalitet ch rörlighet blir det allt tydligare att kmmunerna behöver ha bredare strategier för sin framtida utveckling. Efter en analys av för- ch nackdelar med avseende på verksamhetsansvar ch rganisatinsfrmer för BKT ch BMB, med beaktande av myndighetsutövning, är prjektmålet att föreslå samverkansfrmer ur ett samhällsbyggnadsperspektiv. I prjektdirektivet finns förslag på ytterligare elva mråden sm bör belysas i utredningen. Vid styrgruppens första möte pririterades fyra av mrådena. Delprjekt bildas för dessa ch de är: Infrastruktur/kmmunikatiner. Strategi för införande av gemensamma administrativa system. Upphandling. 15

23 Frdnsförvaltning, delprjekt frdnsförvaltning redvisas separat. Prjektledare är BKT:s förbundschef Eva Jnssn. Ägare till prjektet är rdförande i respektive kmmunstyrelse. Beställare är kmmunchef Christer Lenke ch prjektledare är Marianne Skinnars-Brun. Metd Tillvägagångssättet i utredningen består av två delar: prcess genm förslag ch dialg i lika frum samt faktainsamling med viss mvärldsbevakning. Prcess Styrgrupp ch prjektgrupp Dialg ch avstämning har skett i styrgruppen, vars ledamöter är kmmunstyrelserdförande i KNÖL-kmmunerna, rdförande för BKT ch BMB samt en representant för ppsitinen i respektive kmmun. Prjektgruppen består av kmmunchefer i KNÖL-kmmunerna, förbundschef BKT samt förvaltningschef BMB. I utredningens prcessinriktade arbetssätt ingår dialg, utbyte av kunskap ch förtydligande av rller med ledande plitiska företrädare ch chefstjänstemän. Dialgen i framförallt styrgruppen spelar en avgörande rll för utredningens resultat. Styrgruppen har under utredningens gång haft sex sammanträden för att stegvis behandla lika frågr. Intervjuer Ett tjugtal intervjuer har genmförts med rdförande ch chefer i verksamheterna. Medverkan plitiska möte Utredaren har medverkat vid plitiska möten sm föredragande, för samtliga kmmunstyrelse ledamöter vid två tillfällen, i BMB:s nämnd ch i BKT:s direktin. Persnalinfrmatin Cheferna i respektive rganisatin har infrmerat persnalen. På chefens initiativ har prjektledaren medverkat. Infrmatin via hemsida Str vikt har lagts vid kmmunikatin ch infrmatin. Infrmatinskanaler är kmmunernas ch BKT:s intranät samt externa webbplats under rubriken Prjekt Samverkan i Bergslagen. En infrmatör knuten till prjektet har efter varje styrgruppsmöte rapprterat till fem webbredaktörer sm lagt ut infrmatinen på respektive rganisatins intranät. Infrmatin på arbetsplatsträffar har genmförts av prjektledaren enligt chefers önskemål. Två insändare har varit införda i Nerikes Allehanda ch två artiklar med beskrivning av prjektet. Facklig samverkan Respektive rganisatin ansvarar för kmmunikatin m prjektets framskridande i sina befintliga samverkansrganisatiner. Prjektledaren medverkar på rganisatinens inbjudan. 16

24 Faktainsamling En sakkunnig persn är knuten till prjektet, samhällsbyggnadschefen i Katrinehlms kmmun, sm har medverkat på möten med prjektgrupp ch styrgrupp. Dkument sm förbundsrdning, avtal, reglementen ch utredningar/rapprter har bildat underlag, se specifikatin nedan. Intervjuerna har gett nulägesbeskrivning med styrkr ch svagheter, möjligheter ch ht. Dkument ch tidigare utredningar Förbundsrdning för Bergslagens kmmunalteknik Samverkansavtal rörande gemensam nämnd ch förvaltning för de kmmunala byggch miljöverksamheterna i Hällefrs, Lindesbergs, Ljusnarsbergs ch Nra kmmuner. Bergslagens miljö- ch byggnämnd ch dess förvaltning, en utvärdering ch förslag till förändring Redvisning av utredningsuppdrag från KNÖL-kmmunernas kmmunchefer avseende skattefinansierade delen av BKT:s verksamhet ur ett eknmiskt perspektiv Granskning av administrativa rutiner vid genmförande av investeringsprjekt åt medlemskmmunerna, revisinsrapprt Förslag till framtida upphandlingsrganisatin Rendling av ansvar/kmpetens mellan BMB ch BKT inm trafikmrådet april 2010 Bergslagens kmmunalteknik - samverkansmöjligheter inm KNÖL-mrådet Utredning m viss effektiviserings- ch ratinaliseringsptential genm kmmunal samverkan i Bergslagen Flkmängd i nrra länsdelen Flkmängden i nrra länsdelens fyra kmmuner är invånare i december 2014, av länets ttalt invånare ch rikets Fördelningen på lika åldersgrupper skiljer sig från riket genm att i de lägre åldrarna, upp till 44 år, har samliga fyra kmmuner färre invånare än riket. I åldersgruppen liknar ålderssammansättningen mer riket än i andra åldersgrupper medan nrra länsdelen har fler invånare än riket i de äldre åldrarna över 65 år. Ålderspyramiden har mer frmen av ett trn än en pyramid. De kmmuner sm har beflkningstillväxt förväntas växa även frtsättningsvis medan kmmuner med en histrisk minskning förväntas frtsätta att minska enligt Reginförbundets analys av länets beflkningsutveckling. I första hand förväntas antalet invånare över 65 år öka. Det innebär att antalet invånare i förvärvsaktiv ålder i relatin till en äldre beflkning minskar. Den eknmiska utmaningen för kmmuner med minskad beflkning blir än större i framtiden. 17

25 Reflektiner m nuvarande situatin Det finns en samstämmighet, ett engagemang ch en vilja att hitta frmer för frtsatt framtida samverkan i de fyra kmmunerna. Kmmunernas plitiska företrädare var framsynta ch målinriktade när de i början av 2000-talet bildade nuvarande BKT ch BMB för att klara den tidens krav. Prjektets syfte är att kunna bidra till att beslut fattas för en framgångsrik gemensam verksamhet för de kmmande ti åren. Vad är rätt rganisatinsfrm, hur ska krav på kundnytta ch kstnadseffektivitet frmuleras, hur ska kmmunikatin ske mellan kmmunernas högsta beslutande rgan ch de valda företrädarna för direktin/nämnd? Det är frågr sm ska belysas, analyseras ch lämnas förslag på. Nedan beskrivs en så kallad SWOT (Strengths, Weaknesses, Opprtunities, Threaths) med styrkr, svagheter, möjligheter ch ht, vilken använts på ett av styrgruppsmötena. Reflektiner m dagens situatin med styrkr, svagheter, ht ch möjligheter Styrkr Strt engagemang ch vilja att arbeta för Bergslagskmmunernas bästa. Enighet m att samverkan mellan de fyra kmmunerna. Nödvändigt med KNÖL-samverkan för att klara uppdragen. Mer än ti års erfarenhet ger förutsättningar att förändra för framtiden. Kmpetenta ch engagerade persnalgrupper ch chefer. Svagheter Stuprörstänkande inm ch mellan rganisatinerna. Merarbete ch/eller dubbelarbete p g a specialisering. Myndighetsrll kntra servicerll. Varje myndighet ska lämna upplysningar, vägledning ch råd enligt Förvaltningslagen. Svårt för invånare ch företag att hålla isär namnen ch vem sm gör vad. Olika spelregler för kmmunerna ch för kmmunalförbundet. Möjligheter Kartlägga prcesser inm ch gemensamt mellan rganisatinerna. Utveckla nya arbetssätt utifrån prcessrientering. Tydliga inre mål sm leder till utfästelser till invånare ch företag. Tydliggöra rganisatinernas uppdrag. Ht Ökade krav på service från invånare ch företag. Framtida kmmunala eknmier kräver nytänkande ch förbättringsarbete. Svårigheter att priritera bland alla krav. Ytterligare beflkningsminskning Att gamla arbetssätt ch revirtänkande behålls ch att samverkan inte förbättras. Att prcessrientering inte genmförs. 18

26 Vad vill vi uppnå med en förändrad rganisatin? 1. Ledrd kundnytta a) Alla delar i den kmmunala verksamheten måste verka för samma mål ch visiner, d v s lika enheter måste samverka för att hitta lösningar i angelägna frågr, så att man agerar sm en rganisatin. Det finns alltför många exempel på frågr sm tagit lång tid, där prcessen inm de egna rganisatinerna mtverkat ett gemensamt bra resultat för kmmunen. Samtliga kmmuner har visiner ch mål sm beskriver vad man vill uppnå inm lika mråden. Hur ska den gemensamma rganisatinen se ut för att bidra till att nedanstående mål ch resultat uppnås? Några exempel på mål ur dkumenten: Hällefrs kmmun Ett strukturerat lkalt näringslivsarbete lyfter företagsklimatet, stöder vitala näringar ch stärker kmmunen sm varumärke. Hällefrs kmmun ska klättra 25 platser i näringslivsranking. Lindesbergs kmmun Lindesbergs kmmun underlättar för nya ch befintliga företag, främjar idéer ch uppfinningar. År 2016 ska antalet nystartade företag årligen uppgå till 5,0 per 1000 invånare. Attraktiva bendealternativ sm passar alla grupper finns i både stad ch landsbygd. 40 stycken nya lägenheter per år i Lindesberg ch Frövi (små- ch flerbstadshus) fram till ch med år Ljusnarsbergs kmmun Ljusnarsbergs kmmun verkar aktivt för en attraktiv livsmiljö för medbrgarna så att de kan leva ett tryggt liv med gda möjligheter till utbildning, arbete, fritid ch msrg. Ljusnarsbergs kmmun verkar aktivt för bästa möjliga betingelser för befintliga företag ch nyetableringar. Nra kmmun Nra kmmun har gd livskvalité för alla sm br ch/eller verkar här. Målet är nöjda invånare, mätt i Nöjd Kund Index. Ambitinen är höjt index 2015 ch Nra är en kmmun med ett näringsliv ch en arbetsmarknad sm utvecklas. Mäts i antal skapade arbetstillfällen av företag, mål för 2015 ökning med 5 %, för 2016 ökning med 5 %. Frts. kundnytta b) Kundnyttan, d v s tillgänglighet, stöd/rådgivning, kvalitet ch service ska öka för både invånare ch företag. Vi ska ge service i vår myndighetsutövning, den är lagstadgad ch inte frivillig (SKL). c) Det ska finnas utfästelser till kunderna, invånare ch företag inm lika mråden, exempelvis bygglv inm xx veckr. 19

27 d) Tydlig gemensam infrmatin ch kmmunikatin till invånare ch företag i KNÖLkmmunerna i gemensamma frågr. e) Förbättrat resultat i NKI ch näringslivsranking i samtliga KNÖL-kmmuner. Utredningen Samverkan i Bergslagen ch besluten med anledning av utredningen bör bidra till detta resultat. 2. Ledrd kmpetensförsörjning a) Förbättrad kmpetensförsörjning på sikt. I en förändring kan utvecklingen gå åt mtsatt håll inledningsvis. Praktikplatser ch samverkan med Örebr universitet kan ge effekt. b) Gd arbetstillfredsställelse, att göra ett bra jbb för dem man är till för i sin yrkesrll, ger högre arbetstillfredsställelse än andra mtiverande insatser, enligt frskningen. Att arbeta prcessinriktat ch nära kunden bör skapa en attraktiv rganisatin ch arbetsplats. c) Ökad takt i utveckling av verksamheten, vilket kräver tydlighet ch uthållighet. Det behövs inre mål, utbildning, engagemang ch tid. Det ställer stra krav på ledarskap. Utveckling av en verksamhet är en naturlig del i all verksamhet ch är en verksamhetsfråga, inte en plitisk fråga. 3. Ledrd kstnadseffektivitet a) Brister i kvalitet ger stra kstnader, enligt frskning upp till 30 % av budget. Att åtgärda bristerna ger inga snabba besparingar, initialt kan det istället ksta. Långsiktigt är det den enda vägen. b) Gemensamma spelregler ch syn på kvalitet ch resurser bör finnas för kmmunernas ch nuvarande kmmunalförbundets alla verksamheter. Det är avgörande att enheterna är en del av helheten. Olika spelregler för kmmunerna ch kmmunalförbundet ger ett ökat eknmiskt tryck på kmmunerna. Kmmunalförbundet är en starkt självständig enhet, en femte rganisatin. Förslag till förändring Alternativa förslag till förändring av rganisatin har behandlats på två av styrgruppens möten. Förslagen har inneburit större eller mindre förändringar. Ledrden för utredningen kundnytta, kmpetensförsörjning ch kstnadseffektivitet, har varit i fkus ch syftet med alternativen har varit att lyfta fram fördelar, nackdelar ch knsekvenser med de lika alternativen. Alternativen har bland annat varit: En sammanslagning mellan BKT ch BMB i ett kmmunalförbund. En sammanslagning mellan BKT ch BMB med gemensam nämnd. Vissa av BMB:s serviceuppgifter flyttas till BKT. Strategiska frågr sm exempelvis vissa planfrågr flyttas från BMB till BKT. Nedan beskrivs prjektledarens förslag till förändringar. 20

28 A. Bergslagens kmmunalteknik, BKT Nuvarande rganisatin Bergslagens kmmunalteknik, BKT, är ett tekniskt kmmunalförbund sm arbetar inm mrådena gata, park ch idrtt, lkal ch miljöservice, vatten ch avlpp samt avfall ch återvinning. Förbundet är ett samarbete mellan Hällefrs, Lindesberg, Ljusnarsberg ch Nra kmmuner ch startade Det är idag cirka 170 persner tillsvidareanställda ch huvudkntret finns i Pershyttan, Nra. Budgeten för år 2015 är drygt 300 mnkr. Ändamålet med förbundet är att medlemmarna i detta överlåter de lagstadgade kmmunaltekniska verksamheterna vatten ch avlpp, avfall ch gata/trafik till förbundet. Dessutm överlåter medlemskmmunerna till förbundet skötseln av park, skgsförvaltning, idrtts- ch fritidsanläggningar samt lkalvård i den mfattning sm anges i förbundets verksamhetsplan ch funktinsbeskrivningar. Överlåtelserna inkluderar även kmmunernas tekniska investeringar inm de överlåtna verksamheterna. Ur förbundsrdningen. I ett kmmunalförbund överlåter kmmunerna verksamhet till kmmunalförbundet. Det kan skilja mellan vad kmmunerna, medlemmarna, överlåter till förbundet, d v s samtliga fyra kmmunerna behöver exempelvis inte överlåta lkalvård utan det kan vara ch är idag viss skillnad i överlåtelse. BKT leds av en direktin med ni rdinarie ledamöter ch ni ersättare sm hämtas från de fyra kmmunerna. Arbetet utgår från en förbundsrdning. Verksamhetsplan ch funktinsplaner är andra styrande dkument. Vi förser Bergslagen med friskt vatten. Vi städar ch gör fint i sklr ch andra ffentliga miljöer. Vi har hand m ditt avlpp ch ser till att ditt avfall går till återvinning. Vi sköter snöröjning, sandning ch har hand m skötsel av vägar ch belysning i vårt mråde. Krt sagt, allt för att din vardag ska fungera så bra sm möjligt. Infrmatin från BKT:s hemsida. Förbundets chef beskriver verksamhetens huvudprcesser ch utmaningar vid ett möte med styrgruppen i början av prjekttiden. Hn berör bland annat: - önskvärt med en ökad förståelse för vad kmmunalförbund innebär - utmaning med krympande eknmi - utmaning att rekrytera ch behålla rätt kmpetens - fördjupad dialg med respektive kmmun är önskvärd. Huvudprcesser Investeringar Gata ch trafik Park/skg Idrtt Lkalvård Ledningsnät VA-verk Återvinning 21

29 Mtiv till förändrad rganisatin Ett kmmunalförbund är en rganisatin med stark ch självständig ställning i ch med att kmmunerna överlåter verksamhet till kmmunalförbundet. Kmmunerna upplever att kmmunalförbundet delvis har andra spelregler än vad kmmunerna har för den kmmunala verksamheten. I den kmmunala verksamheten får man handskas med samtliga uppdrag inm kmmunens budget, avsett m de utökas eller minskas, medan kmmunalförbundet har mer strikta uppdrag med en tydlig finansiering. Ett andra argument för en ändrad rganisatin är att vid besparingar eller förändringar i BKT:s verksamhet sker pririteringar eller beslut m åtgärder inm BKT. Kmmunens representanter får många gånger ta diskussinen med invånarna m mtiven till förändringen. Ett tredje skäl är den ansträngda kmmunala eknmin. Ett kmmunalförbund är en femte rganisatin med egen administratin ch exempelvis eget bkslut. En viss besparing sker genm att byta rganisatinsfrm ch genm att verksamheten inlemmas i kmmunal verksamhet. Ett fjärde skäl att verksamheten rganiseras sm annan kmmunal verksamhet, vilket skapar enhetliga spelregler ch likartad syn på kvalitet ch resurser. Organisatinen blir då en del av den kmmunala verkligheten vad gäller uppdrag ch resurser. Initiativen till tidigare utredningar visar på att kmmunerna, d v s medlemmarna, inte är helt nöjda med rganisatinsfrmen kmmunalförbund även m det trligtvis var det bästa valet av rganisering vid bildandet. Förslag till plitisk rganisatin En gemensam nämnd bildas sm ersätter den nuvarande direktinen, att jämföra med Bergslagens miljö- ch byggnämnd. En av de fyra kmmunerna blir värdkmmun. Nämnden föreslås bestå av ni rdinarie ledamöter ch ni ersättare. Kmmunalförbundet upphör. Styrning ch uppföljning behöver förtydligas genm att mål klargörs ch indikatrer för mätning av måluppfyllelse skapas. Det bör ckså preciseras vilken aktör (nämnd, kmmunstyrelse, kmmunchefer, verksamhetschefer) sm är ansvarig för vad. Förslag till förvaltningsrganisatin BKT blir en förvaltning/verksamhet i en värdkmmun. Värdkmmunen är arbetsgivare ch verksamheten leds av en förvaltnings-/verksamhetschef. Knsekvenser, fördelar ch nackdelar En övergång från kmmunalförbund till gemensam nämnd innebär en tidskrävande rganisatinsförändring. I en gemensam nämnd måste kmmunerna ha samma uppdrag vilket skiljer mt ett kmmunalförbund där medlemmarna, kmmunerna, kan ha lika överenskmmelser m överlåtelse av verksamhet. 22

30 För medarbetarna inm BKT innebär förslaget ingen större förändring, däremt blir det en förändring på ledningsnivå. Vad gäller fördelar med en förändrad rganisatin, se beskrivna mtiv van. Förankring i hemkmmunen, förhållningssätt ch utveckling av verksamheten för BKT ch BMB Se sidan B. Bergslagens miljö- ch byggnämnd ch dess förvaltning Nuvarande rganisatin Bergslagens miljö- ch byggnämnd är en gemensam myndighetsnämnd för de fyra kmmunerna i nrra länsdelen, Hällefrs, Lindesberg, Ljusnarsberg ch Nra, inm främst miljö- ch byggmrådena. Frågrna regleras i miljöbalken, livsmedelslagstiftningen ch planch bygglagen. BMB har även en förvaltningsrganisatin med cirka 40 anställda. Lindesbergs kmmun är värdkmmun ch arbetsgivare. Sätet är i Gamla kirurgen, Lindesberg. Budget för år 2015 är knappt 12 mnkr. Verksamhetsmrådet är miljöfrågr, översiktsplanering, naturvårdsfrågr, mark- ch explateringsfrågr, trafik-/kmmunikatinsfrågr, energirådgivning m.m. BMB förvaltar kmmunernas samlade grundläggande kartdatabaser ch samrdnar kmmunernas GIS-verksamhet (Gegrafiskt Infrmatins System). Det finns ett samverkansavtal från 2012 rörande gemensam plitisk nämnd ch förvaltning. Styrande dkument är ett samverkansavtal från 2012 rörande gemensam plitisk nämnd ch förvaltning ch nämndens verksamhetsplan. Samverkan enligt avtalet ska syfta till: En väl fungerande kmmunal myndighetsutövning inm miljö-, bygg- ch trafikmrådena till minst den servicenivå sm styrande lagstiftning anger. Skapa förutsättningar för ptimering av resursutnyttjande ch eknmi. Förvalta ch utveckla kmmunernas samlade grundläggande kartdatabaser samt samrdna ch utveckla kmmunernas GIS-verksamhet efter behv ch resurstillgång. Utveckla ch efter behv ch resurstillgång tillhandahålla en gd samlad kmpetens för kmmunspecifika frågr för var ch en av de samverkande kmmunerna kring övergripande miljöfrågr, översiktplanering, naturvårdsfrågr, mark- ch explateringsfrågr, trafik/kmmunikatinsfrågr, energirådgivning m.m. Nämnden består av trettn rdinarie ledamöter ch trettn ersättare. Nämnden sammanträder varje månad. Nämnden behandlar relativt detaljerade frågr. Nämndens arbetsutsktt består av fem ledamöter ch fem ersättare ch sammanträder elva, tlv gånger per år. 23

31 Förvaltningschefen beskriver verksamhetens huvudprcesser ch utmaningar vid ett möte med styrgruppen i början av prjekttiden. Han berör bland annat: - tydligt samverkansavtal - tydligare krav från referensgruppen skulle underlätta - budgeten förändras utan egentligt samråd - förankringen i respektive kmmun kan bli bättre. Huvudprcesser Naturvård Miljöskydd Hälsskydd Livsmedel Trafik Bygglv Bstadsanpassning Samhällsplanering Energirådgivning Adressättning Gedata Mtiv till förändring Det främsta mtivet för en rganisatinsförändring är att kundnyttan måste öka. För att öka kundnyttan bör näringslivsfrågr, strategiska planfrågr ch myndighetsutövning rganiseras i nära samverkan, vilket innebär ökad förståelse för företagens ch invånarnas behv. Det är en fördel att exempelvis rllerna näringslivskntr, markkntr, miljökntr ch bygglvskntr finns i samma rganisatin, se bilaga bild från Sveriges Kmmuner ch Landsting, SKL. I en utredning från 2010, Bergslagens miljö- ch byggnämnd ch dess förvaltning en utvärdering ch förslag till förändringar beskrivs nödvändigheten av en ökad kundnytta bl a genm att förbättra BMB:s rådgivande ch stödjande rll. Utredningens förslag till förbättringar är i strt desamma sm diskuteras i detta prjekt. Ett annat mtiv till förändrad rganisatin är att utvecklingstakten måste öka. Olika aktiviteter är under planering eller har inletts, exempelvis införande av så kallad företagslts, men utvecklingen måste ske systematiskt med str uthållighet ch med fkuserat ledarskap. Förslag till plitisk rganisatin Lindesberg är även frtsättningsvis värdkmmun. Nämnden behålls ch minskas från trettn rdinarie ledamöter ch trettn ersättare till ni rdinarie ledamöter ch ni ersättare, jämför med förslag till gemensam nämnd för BKT. 24

32 Antalet sammanträden minskas till sex sammanträden per år. Nämnden behandlar idag relativt detaljerade frågr sm kan delegeras. Ökad delegatin ges till nämndens arbetsutsktt, sm består av fem rdinarie ledamöter ch fem ersättare. Styrning ch uppföljning behöver förtydligas genm att mål klargörs ch indikatrer för mätning av måluppfyllelse skapas. Det bör ckså preciseras vilken aktör (nämnd, kmmunstyrelse, kmmunchefer, verksamhetschefer) sm är ansvarig för vad. Förslag till förvaltningsrganisatin Lindesbergs kmmun är även frtsättningsvis värdkmmun ch arbetsgivare. BMB blir ett eget verksamhetsmråde inm tillväxtförvaltningen ch finns då i samma rganisatin sm värdkmmunens näringslivsfrågr. Alternativt flyttas värdkmmunens näringslivsfrågr till BMB. Näringslivschef bör då få ett samlat ansvar för verksamheten, se mtiv angående kundnytta van. Dagens förvaltning, BMB, leds av en verksamhetschef med uppdrag från de fyra kmmunerna. Det finns ett utvecklat nätverk för näringslivsfrågr i KNÖL-kmmunerna ch i reginen, Business Regin Örebr, BRO. BRO-nätverket i KNÖL-kmmunerna föreslås vara navet för att skapa utvecklingskraft, samverkan ch förståelse mellan näringslivskntr ch myndighetsutövning samt mellan rllerna näringslivskntr, markkntr, miljökntr ch bygglvskntr. Mark- ch explateringsingenjör finns idag i tillväxtförvaltningen ch bör vara en resurs för samtliga kmmuner. Idag finns tjänsten endast inm Lindesbergs kmmun. Se även delprjekt C, infrastruktur/kmmunikatiner. Knsekvenser, fördelar ch nackdelar Den föreslagna förändringen innebär en relativt liten förändring sm helhet. Det är framförallt på ledningsnivå sm det blir en förändring. Persnalgrupperna frtsätter arbeta i sina specialistgrupper. Samarbete med handläggare av näringslivsfrågr underlättas av att man tillhör samma rganisatin med gemensam ledning. Möjligen kan det finnas en r hs de tre kmmunerna sm inte är värdkmmun för BMB att värdkmmunen får större inflytande än de övriga vad gäller samverkan mellan myndighetsutövning ch näringslivsfrågr. Förankring i hemkmmunen, förhållningssätt ch utveckling av verksamheten för BKT ch BMB Förankring i hemkmmunen Ledamöterna i nämnderna rapprterar frtlöpande angelägna, strategiska ärenden till kmmunstyrelsen i sin hemkmmun ch förankrar ärendena i hemkmmunen innan beslut fattas i nämnderna. 25

33 En struktur för förankring ch dialg tas fram, exempelvis kan en stående punkt på kmmunstyrelsernas dagrdning vara rapprtering från nämnderna. Förhållningssätt Kmmunernas plitiska företrädare utgår från ett förhållningssätt där BMB ch BKT är en del av den egna kmmunens verksamhet. BMB ch BKT agerar sm en del av kmmunernas verksamhet. Kmmunerna ställer krav via sina representanter i nämnderna ch i KNÖLfrum. Utveckling av verksamheten i BKT ch BMB För att underlätta för invånare ch företagare att få svar på frågr ch få stöd ch service, skapas förslagsvis en väg in för kunden genm ett gemensamt servicecenter för BKT:s ch BMB:s verksamheter, detta avsett rganisatin. Verksamheterna bör prcessrienteras i högre grad än i dag. Vad innebär det? Vid prcessrientering av en rganisatin görs inledningsvis en kartläggning av vilka aktiviteter sm är lgiskt sammankpplade från det att ett behv hs kunden identifieras till dess att kunden får ett resultat. Kedjan av aktiviteter beskrivs avsett i vilken rganisatin sm aktiviteterna utförs. Ur den kartlagda kedjan av aktiviteter, flödet för kunden, identifieras åtgärder sm inte är värdeskapande för kunden, exempelvis rutiner sm innebär nödig väntan för kunden. Under prjektet, i december 2014, gjrdes en prcesskartläggning. Ärendet gällde byggande av ett nytt bstadsmråde. Medverkande var team från BKT ch BMB samt mark- ch explateringsingenjör. Ärendets prcess, byggande av ett nytt bstadsmråde, är mfattande med många lika steg ch med många aktörer invlverade. Vid en grv kartläggning kunde gruppen identifiera förbättringar sm undviker visst dubbelarbete ch sm sparar tid. 26