l Gran kning av projektet: Etablering aven nod för utomhu pedagogik

Transkript

1 Vimmerby 1(On1ffiUn Kmmunens revisrer Knununstyrelsen,7Knununfullmäktiges presidium I 2~11 ]2 1 O JI1{,dtJ/J i/)j fr 6(tJ//3~ l Gran kning av prjektet: Etablering aven nd för utmhu pedaggik På uppdrag av revisrerna i kolmnunen har genmfört en granslming av vanstående. Våra synpunkter framgår av bifgad rapprt. Revisrerna har vid sitt sammanträde den 9 december beslutat att överlämna rappolien till kolmnunstyrelsen för beaktande ch till fullmäktiges presidium för kälmedm. Presidiet får ta ställning till m rapprten ska biläggas fullmäktiges handlingar. F ör kmmunens revisrer Rland Ilemark rdförande

2 Revisinsrapprt anskntng prje C3 e g Etablerl a e nrdför utnthuspedaggik Eva Gustafssn Stefan Wik Nvember månad år 2011 pwc

3 Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhuspedaggik i Vimmerby Innehållsförteckning 1 Bakgrund 2 Metd 3 Iakttagelser 3. 1 Prjektrganisatin 3 2 FöljefrsIrning 3 3 Prjektbudget 3-4 Analys av eknmiskt utfall 4 Revisinell bedömning Nvember månad år 2011

4 Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhuspedaggik i Vimmerby 1 Bakgrund Efter en ansökan från beslutade Nutek (numera Tillväxtverket) i december 2008 att gdkänna prjektet Etablering aven ndför utmhuspedaggile i Vimmerby. Prjektet skulle bedrivas under periden till Då prjektet behandlats av kmmunstyrelsen endast vid två tillfållen den 24 juni samt den 15 september har revisrerna beslutat att göra en granskning. En utvärdering av prjektets effekter görs aven följefrskare. Vår granskning inskränker sig till en stickprvsmässig genmgång av kstnaderna. Syfte med prjektet efter prjekttidens slut är enligt Nuteks beslut att Vimmerby ch reginen genm etableringen kan erbjuda akademiska utbildningar, det vill säga hgre utbildning tillsammans med Linköpings universitet. Vidare säger Nutek i sitt beslut att detta blir en ny arena för lärande på lkal, reginal, natinell ch internatinell nivå. Satsningen kmmer att bli mycket viktig för reginen i ett tillväxtperspektiv. Nutek säger vidare i sitt beslut att samarbetet mellan reginen ch Linköpings universitet dkumenteras ch att plattfrmen för utmhuspedaggiken kan arbeta ch verka både natinellt ch internatinellt. Genm prjektet kan ckså en ldusternd etableras för barns lek, lärande ch utveckling kpplat till hälsaspekten. I klusterperspektivet ingår även tillämpad frskning för näringslivet... 2 Metd Vi har intervjuat kmmunstyrelsens representant i styrgruppen PerÅke Svenssn, prjekteknmen Jhanna Lundgren ch kmmunikatinsstrategen för prjektet Christian Gustafssn samt kmmunchefen Carlina Leijnram. Prjektchefen var sjukskriven vid granskningstillfållet ch vi har därför inte haft möjlighet att intervjua henne. Vi har tagit del av prjektansökan, Nuteks beslut m att bevilja ansökan, avtal med knsulter ch den eknmiska redvisningen. Nvember månad år av 6

5 Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhuspedaggik i Vimmerby 3 Iakttagelser 3.1 Prjektrganisatin I nedanstående skiss redvisar vi prjektrganisatinen. BESTÄLLARE ch PROJ EKTÄGARE I - STYRGRUPP PROJEKTADM/ EKONOMI - PROJEKTCHEF I CMU - VIMMERBY - Referensgrupp ÖVRIG PERSONAL Dessut m kppl~ s tre ~j'bet sf! l1ipp e r tilllldell för ut mhu sp e d~f!g ik 1. Föret~f! 2. Skl~ 3. FRT-sektrll är beställare av prjektet ch därmed prjektets frmella ägare ch beslutsfattare ch innehar det övergripande ansvaret. Styrgruppen består av persner sm besitter nödvändig kmpetens ch erfarenhet för att kunna bistå ch bedöma prjektet. I styrgruppen har ingått representanter från (två persner), Linköpings universitet (tre persner), Ljungbergfnden (två persner), Vimmerby sparbanksstiftelse (en persn) samt Reginförbundet (en persn) 3.2 Följefrskning Effekterna av prjektet utvärderas aven följefrskare. I prjekt m reginal utveckling kräver Tillväxtverket att prjekten ska utvärderas genm så kallad följefrskning. Kstnaderna för följefrskningen belastar prjektet. Tillväxtverket beskriver följefrskning enlig nedan: Följefrskning är en flexibel utvärderingsfrm sm löper under prjektets gång ch ersätter den traditinella halvtidsutvärderingen. Följefrskningens uppgift är främst att se till att det innvativa ch nyskapande i prjekten återförs till det reginala tillväxtarbetet ch sysselsättningsskapandet. Nvember månad år 2011 ' 2 av6

6 Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhuspedaggik i Vimmerby Erfarenheterna ch kunskaperna från strukturfnderna kmmer därigenm att bli betydelsefulla för att öka lärandet ch nytänkandet i det reginala utvecldingsarbetet. 3.3 Prjektbudget I nedanstående uppställningar redvisas prjektbudgeten. Kstnader År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 Ttalt Persnal Köp av tjänst Lkalkstnader Investeringar Övrigt Summa Prjektintäkter Faktislm lwstnader Prjektets finansieras av följande intressenter: Intressenter Krnr Prcentuell fördelning ,99 Linköpings universitet J8 Reginförbundet ,26 Tillväxtverket ,96 Summa ,0 Kmmunens eknmiska tillsktt enligt prjektbudgeten består av bidrag med persnal till ett belpp av lanr samt lkaler till ett belpp av lanr. Prjekteknmen söker medel från Tillväxtverket löpande. Vid ansökningstillfällena bifgas kpir på samtliga underlag för att styrka alla kstnader. Efter en granskning hs Tillväxtverket tas beslut m ersättningens strlek. Det förekmmer att inte samtliga kstnader gdkänns, vilket innebär att kmmunen får ta kstnaden. Till ch med 31 december 2010 har TillväxtYerket betalat ut krnr. Nvember månad år av 6

7 Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhuspedaggik i Vimmerby 3.4Ana1ys av eknmiskt utfall Eknmiskt utfall till ch med 30 september 2011 i förhållande till den ttala prjektbudgeten. I<stnader Budget Utfall t..m. 30 sept Persnal Köp av tjänster Lkalkstnader Investeringar Övrigt Summa Av hittills nedlagda kstnader utgör köp av tjänster ch persnalkstnader 74 prcent av kstnaderna, medan dessa kstnader enligt budget mtsvarar 56 prcent. Bland övriga kstnader i budgeten ingår bilkstnader/leasing av bil med Prjektet har leasat en Mercedes-Benz ch de faktiska kstnaderna enligt prjektredvisningen uppgår till krnr. Efter upphandling har prjektet slutit ettårsavtal under till med knsultfirman Er Man AB med en tidsinsats på i genmsnitt 80 timmar per månad. Ersättning utgår med anr per månad exldusive mms. Ersättningen inlduderar ej kstnader sm är direkt relaterade till uppdraget till exempel resr, arbetsplats, övernattning eller representatin. Resr med bil debiteras med 42 krnr milen. Arbetet har handlat m att ta fram ett förslag till knceptutveclding ch förslag till strategi för att främja affårsutveclding med utmhuspedaggik. Den 15 februari beslutade styrgruppen m ett tilläggsavtal med Er Man AB. Avtalet gällde från den 1 mars 2010 ch ger rätt till 160 timmar per månad i stället för de tidigare avtalade 80 timmarna. Avtalet har inneburit en månadsersättning på krnr exldusive mms ch resr. Ttalt har prjektet ersatt Er Man AB med krnr exldusive mms. Enligt avtalen skulle prjektets ersättning till Er Man AB ha uppgått till lanr exldusive mms ch tilläggen enligt van. Mtivet till att teckna tilläggsavtal med Er Man AB var att m annan knsult kmmit in hade prjektet försenats ch påverkats negativt. Avtalen är från kmmunens sida undertecknade av prjektchefen ch den tidigare utvecldingschefen i kmmunen. För följefrskningen har hittills utbetalats krnr till FBA Hlding AB. Kstnaderna för följefrskningen är budgeterade till krnr. Ordföranden i styi:gruppen tillika prjektledaren ch frskningschefen i prjektet har efter överenskmmelser med prjektchefen ch den tidigare utvecldingschefen i kmmunen erhållit arvden ch ersättningar med minst Därutöver har prjektet svarat för resr ch övernattningar. Prjekten har handlat kntrsmöbler från IKEA för knappt krnr med vilket kmmunen inte har någt avtal. Nvember månad år av 6

8 Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhuspedaggik i Vimmerby Prjektet har vid flera tillfällen handlat kntrsmaterial med mera för drygt krnr från ett lkalt företag med vilket kmmunen inte har någt avtal. Avtal finns med ett företag i VetIanda. Sm mtiv uppges att kmmunens inköpsrutiner inte var så tydliga tidigare ch att Tillväxtverket uppmanat till att lägsta pris ska gälla. Ett par av prjektets medarbetare har företagit resr till Japan ch till Blgna. Flygkstnaderna har uppgått till krnr. Sm mtiv för detta anges att det i prjektbeskrivningen ingick att besöka aktörer inm internatinellt näringsliv. Från ett lkalt företag inm sprt- ch fritidssektrn, med vilket kmmunen inte har någt avtal, har prjektet handlat kläder ch fritidsutrustning för krnr. Dessa kläder ch utrustning har köpts in för att användas vid aktiviteter, seminarier ch knferenser utmhus. Nvember månad år av 6

9 Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhus pedaggik i Vimmerby 4 Revis Qnell bedömning Vår bedömning är att prjektet m utmhuspedaggik vid flera inköpstillfållen inte följt de ramavtal sm kmmunen har ingått. Vi bedömer ckså att tilläggsavtalet med Er Man AB, där blaget erhåller en fördubbling av dess knsulttimmar inte är förenligt med lagen m ffentligt upphandling. I stället för ett nytt avtal med Er Man AB brde enligt vår bedömning en ny upphandling ha genmförts. I avtalsskrivningen knstaterar vi ckså att blaget har erhållit en förmånlig uppgörelse m bilersättning. Nvember månad år av 6