Granskning av klassificering av utgifter som drift eller investering

Transkript

1 Granskning av klassificering av utgifter sm drift eller investering Regin Uppsala Antal sidr 6 Antal bilagr 2 Regin Uppsala Granskn rapp klassificering drift ch investering slutlig dcx with KPMG Internatinal Cperative ( KPMG Internatinal ), a Swiss entity. All rights reserved

2 Regin Uppsala Granskning av klassificering av utgifter sm drift eller investering Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning/bakgrund Syfte ch revisinsfråga Avgränsning Metd Ansvarig nämnd Prjektrganisatin/granskningsansvariga 3 3 Resultat av granskningen Belppsgräns, livslängd ch karaktär Aktivering av eget arbete ch ränta Kmpnentredvisning ch avgränsning mellan reparatin, underhåll ch utbyte av kmpnent 5 4 Slutsatser ch rekmmendatiner Slutsatser efter genmförd granskning Rekmmendatiner 6 Regin Uppsala Granskn rapp klassificering drift ch investering slutlig.dcx i with KPMG Internatinal Cperative ( KPMG Internatinal ), a Swiss entity. All rights reserved

3 Regin Uppsala Granskning av klassificering av utgifter sm drift eller investering 1 Sammanfattning Utifrån Regin Uppsalas förtrendevalda revisrers risk- ch väsentlighetsanalys har vi fått i uppdrag att granska klassificering av utgifter sm drift eller investering. Uppdraget ingår i revisinsplanen för år Syftet med granskningen har varit att belysa ch bedöma avgränsningen av utgifter mellan drift ch investering. Efter utförd granskning bedömer vi att den interna kntrllen vad gäller klassificeringen är gd men vi har nterat några utvecklingsmöjligheter. Vi lämnar följande rekmmendatiner: En rutin bör införas där man uppdaterar det nya prisbasbelppet i Agress för varje nytt år. För tillfället kan en del fakturr sm ska bkföras sm en driftkstnad istället aktiveras, då man inte har krrekt prisbasbelpp sm belppsgräns i Agress. Öka kunskapen i förvaltningarna vad gäller avgränsning mellan reparatin, underhåll ch utbyte av kmpnent i anslutning till fastigheter. Interna kntrllerna vad gäller avgränsning mellan reparatin, underhåll ch utbyte av kmpnent behöver förstärkas. Vi har nterat att kntrllen brister när det gäller fastigheter där vi rekmmenderar en ny rutin sm säkerställer att ersatta fastighetskmpnenter utrangeras vid fastighetsinvesteringar. Däremt fungerar kntrllerna effektivt i samband med exempelvis datrer, där man utrangerar alla tidigare datrer när nya köps in. I de stickprv vi tagit har vi nterat följande fel: Aktivering har skett av ttalt belpp m ca 44 tkr sm vi bedömer inte brde ha aktiverats. Kstnaderna avser två bldtrycksmätare. Ttalt har man aktiverat för ca 366 mkr. 2 Inledning/bakgrund Regin Uppsala är sekundärkmmunen för Uppsala län med ansvar främst för länets häls- ch sjukvård. Reginen ansvarar även för kllektivtrafiken i Uppsala län, för reginal utveckling ch kulturell verksamhet. Regin Uppsala har stra utgifter för investeringar. Budget för investeringar i fastigheter uppgår till 1,6 miljarder kr för 2017 ch i utrustning ch immateriellt till 0,5 miljarder kr. Större investeringar sker fta i prjektfrm. Gränsdragningsfrågr kan då uppstå mellan vilka utgifter sm ska aktiveras sm anläggningstillgång ch vilka sm ska tas sm driftskstnad. Regin Uppsala Granskn rapp klassificering drift ch investering slutlig.dcx 1 with KPMG Internatinal Cperative ( KPMG Internatinal ), a Swiss entity. All rights reserved

4 Regin Uppsala Granskning av klassificering av utgifter sm drift eller investering Även i löpande drift uppstår gränsdragningsfrågr mellan drift ch investering. I utfallet för 2016 redvisade dåvarande LUL bland annat: Utgifter för reparatin ch underhåll av lkaler med 52 mnkr Fastighetskstnader i prjekt 15 mnkr Förbrukningsinventarier IT 33 mnkr Övriga förbrukningsinventarier 32 mnkr Reparatin ch underhåll av medicinteknisk apparatur 66 mnkr Enligt kmpnentmetden ska utbyte av enstaka kmpnenter, t ex hissar, inte bkföras sm reparatin/underhåll utan sm reinvestering. Vi har av Regin Uppsalas förtrendevalda revisrer fått i uppdrag att granska reginens klassificering av utgifter sm driftskstnad eller sm investering. 2.1 Syfte ch revisinsfråga Syftet med granskningen har varit att belysa ch bedöma avgränsning av utgifter mellan drift ch investering. Inm ramen för det övergripande syftet ska följande frågr besvaras eller belysas: Vilka principer har fastställts för klassificering av en utgift sm anläggningstillgång med avseende på Belppsgräns Livslängd Karaktär Vilka principer har fastställts för aktivering av Eget arbete Ränta Hur sker avgränsning mellan reparatin, underhåll ch utbyte av kmpnent Efterlevs principerna Övriga frågeställningar sm är relevanta för att uppnå granskningens syfte 2.2 Avgränsning Granskningen har avsett förhållanden ch utgifter under Regin Uppsala Granskn rapp klassificering drift ch investering slutlig.dcx 2 with KPMG Internatinal Cperative ( KPMG Internatinal ), a Swiss entity. All rights reserved

5 2.3 Metd Regin Uppsala Granskning av klassificering av utgifter sm drift eller investering Granskningen har genmförts genm Intervjuer Analys av den nedbrutna budgeten för investeringar 2017 Stickprvsvis kntrll av efterlevnaden av fastställda redvisningsprinciper Avslutande sammanställning, analys ch rapprt 2.4 Ansvarig nämnd Granskningen har berört samtliga styrelser ch nämnder. 2.5 Prjektrganisatin/granskningsansvariga Granskningen har utförts av ett team med B Ädel sm ansvarig. B är auktriserad revisr ch certifierad kmmunal yrkesrevisr. I teamet har även ingått Madeleine Häll ch Nadia Nruzi. 3 Resultat av granskningen Regin Uppsala följer Lagen (1997:614) m kmmunal redvisning (KRL) ch de rekmmendatiner ch infrmatiner sm Rådet för kmmunal redvisning (RKR) har gett ut. Det finns riktlinjer upprättade för redvisning av materiella anläggningstillgångar i Regin Uppsala, se bilaga 1. Riktlinjerna är daterade ktber 2015 ch fastställda av dåvarande Landstingets Ledningskntr. Riktlinjerna bygger på vanstående regelverk (KRL, RKR). Riktlinjerna inkluderar även förtydliganden anpassade till Regin Uppsala. Under året bkförs investeringsutgifter löpande i investeringsredvisningen. I ett senare skede förs de över till anläggningsregistret ch redvisas därmed sm tillgång i balansräkningen. Detta benämns aktivering. Aktivering görs löpande efter att man slutfört ett prjekt av respektive förvaltnings eknm ch den centrala redvisningsenheten i samverkan. På Regin Uppsala sker större investeringar fta i prjektfrm. De investeringsutgifter sm uppkmmer under prjektets gång aktiveras inte förrän prjektet är slutfört. Under prjektets gång bkförs årets investeringar på ett eget balansknt i balansräkningen. Dessa bkas sedan m per autmatik till pågående prjekt vid bksluten där mtkntt är ett överföringsknt. Regin Uppsala har valt att bkföra på detta sätt för att se hur stra investeringar sm gjrts under periden. Investeringarna har ingen resultatpåverkan förrän de aktiveras. Aktiveringen sker när prjektet slutförts. Innan prjektet aktiveras görs en genmgång av prjektets samtliga kstnader där de bedömer vilka kstnader sm ska aktiveras respektive bkföras sm en driftkstnad. Pågående prjekt finns både för både immateriella anläggningstillgångar (10-kntn) samt mark ch byggnader (11- kntn). Samma princip används även för maskiner ch inventarier (12-kntn) med den skillnaden att här aktiveras investeringen direkt när den bkförs i balansräkningen. Regin Uppsala Granskn rapp klassificering drift ch investering slutlig.dcx 3 with KPMG Internatinal Cperative ( KPMG Internatinal ), a Swiss entity. All rights reserved

6 Regin Uppsala Granskning av klassificering av utgifter sm drift eller investering 3.1 Belppsgräns, livslängd ch karaktär Följande kriterier gäller för att en anskaffning ska bkföras sm en investering ch tas upp sm anläggningstillgång (framgår i riktlinjerna sm anpassats till Regin Uppsala): Att Regin Uppsala har kntrll över tillgången. Att det är sannlikt att tillgången medför framtida eknmiska fördelar eller medför framtida serviceptential. Att anskaffningsvärdet för tillgången kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Att tillgången tillförskaffats för stadigvarande bruk ch att den är av betydande belpp, vilket innebär att tillgången ska ha: Nyttjandeperid m minst 3 år Anskaffningsvärde m minst ett prisbasbelpp, exkl. mms Tillgångar sm har en krtare livslängd än 3 år, eller ett anskaffningsvärde under ett prisbasbelpp (exkl. mms) utgör krttidsinventarier eller inventarier av mindre värde ch ska i den periden sm tillgången erhålls bkföras sm en driftkstnad. Ansvarig för anläggningstillgångar gör avstämning av pågående prjekt var tredje månad. Då kntrlleras samtliga pågående prjekt sm finns i anläggningsregistret. Alla prjekt med negativa saldn ch saldn understigande 10 tkr kntrlleras av avdelningen för fastighet ch service (tidigare landstingsservice) ch bkas brt från pågående prjekt ch resultatförs mt ett kstnadsknt i resultaträkningen ifall det inte tillhör ett större prjekt. Alla pågående prjekt sm överstiger 10 tkr skickas till ansvarig på avdelningen för fastighet ch service för genmgång. Den ansvarige bedömer m någt prjekt är slutredvisat ch således ska aktiveras ch meddelar ansvarig på resurscentrum (RC) sm i enlighet med avdelningen för fastighet ch service instruktiner bkar m ch aktiverar de prjekt sm är slutförda. Vid avstämningen tittar man även på när respektive prjektets senaste rörelse har skett, d.v.s. när någn kstnad senast har bkförts på prjektet. Om ingen rörelse skett på 6 månader skickas en förfrågan till ansvarig på avdelningen för fastighet ch service m prjektet frtfarande är aktivt eller m det är slutfört ch ska aktiveras. Pågående prjekt ska aktiveras när de är slutförda. Det är persnal på avdelningen för fastighet ch service sm beslutar kring aktivering av byggprjekt. Vid aktivering skickar avdelningen för fastighet ch service över en Excelbilaga där belpp sm ska aktiveras framgår samt även vad det avser, avskrivningstid, datumet när avskrivningen ska börja, ifall det finns några mständigheter sm innebär att avskrivningstiden frångår den standardiserade samt ifall det är en slutaktivering eller delaktivering. Det finns bestämda anläggningsgrupper ch för respektive anläggningsgrupp finns infrmatin kring standardiserade avskrivningstider. Regin Uppsala Granskn rapp klassificering drift ch investering slutlig.dcx 4 with KPMG Internatinal Cperative ( KPMG Internatinal ), a Swiss entity. All rights reserved

7 Regin Uppsala Granskning av klassificering av utgifter sm drift eller investering 3.2 Aktivering av eget arbete ch ränta Internt upparbetad tid av prjektledare samt specialister hänförliga till prjektet aktiveras ch tas upp i balansräkningen. Internränta används för att visa m man har frdran eller skuld gentemt finansförvaltningen sm fungerar sm bank gentemt förvaltningarna. Internränta beräknas på eget kapital, finansiella anläggningstillgångar ch lager. Regin Uppsala använder den av SKL rekmmenderade räntan för 2017, vilken är 1,75 %. För fastigheter gäller avkastningskrav. Internräntan betalas på alla investeringar förutm fastighetsinvesteringar ch kstnadsförs direkt när investeringen når bkföringen. 3.3 Kmpnentredvisning ch avgränsning mellan reparatin, underhåll ch utbyte av kmpnent Gällande viktiga delar, kmpnenter, i anläggningstillgångar kan de behöva ersättas regelbundet men med lika tidsintervall. Ett exempel där viktiga kmpnenter kan behöva särskiljas är byggnader. Enligt riktlinjerna ska utbyte av en kmpnent redvisas sm anskaffning av en ny anläggningstillgång ch den ersatta kmpnenten ska samtidigt utrangeras. I förekmmande fall ska kvarvarande redvisat värde bkas sm en driftkstnad. Åtgärder på en kmpnent (utan utbyte) ska aktiveras till den del åtgärden medför en väsentlig tillkmmande kstnad ch förbättrar tillgången (i jämförelse med skicket vid anskaffningstillfället). Mindre delar av kmpnenter sm byts ut kstnadsförs därför nrmalt direkt sm löpande reparatin ch underhåll. Utgifter för reparatin ch underhåll sm syftar till att bevara tillgångens egenskaper (av en materiell anläggningstillgång) ska redvisas sm en kstnad den perid de uppkmmer. 4 Slutsatser ch rekmmendatiner 4.1 Slutsatser efter genmförd granskning De investeringsprjekt ch driftkstnadskntn sm granskats är: Alla aktiverade anläggningar under periden 1 januari 31 augusti Driftskstnadskntn under periden 1 januari 31 augusti 2017: Förbrukningsinventarier IT, knt 6411 Förbrukningsinventarier knt 6412 Utifrån den granskning ch verifiering sm skett av pster sm antingen aktiverats eller bkförts sm driftskstnad har vi gjrt följande nteringar: Aktivering har skett av ttalt belpp m ca 44 tkr sm vi bedömer inte brde ha aktiverats. Kstnaderna avser två bldtrycksmätare. Ttalt har man aktiverat för ca 366 mkr. Regin Uppsala Granskn rapp klassificering drift ch investering slutlig.dcx 5 with KPMG Internatinal Cperative ( KPMG Internatinal ), a Swiss entity. All rights reserved

8