Ekonomiska rutiner inom Göta studentkår

Transkript

1 Sida 1/13 Eknmiska rutiner inm Göta studentkår Fastställd: Reviderad: Götebrg

2 Sida 2/13 Innehåll Grundläggande infrmatin... 3 Handbkens syfte... 3 Styrdkument... 4 Begrepp... 4 Budget... 4 Uppdrag/prjekt... 5 Kstnadsställe... 5 Kntplan... 5 Mttagning... 5 Utlägg... 6 Äskningar... 6 Redvisning ch ersättning av stöd, äskningar ch utlägg... 7 Handkassr... 7 Kntkrt för Göta studentkår... 8 Verksamhetsbidrag kårföreningar... 8 Fakturering leverantör... 9 Fakturering kund... 9 Arvderingar... 9 Försäljning av biljetter ch anmälningar Riktlinjer för mat- ch resekstnader Fakultetsbidrag för studiescial verksamhet Medlemsavgifter Flkuniversitetet Sammanställning av hänvisning till dkument exp@gta.gu.se Götebrg

3 Sida 3/13 Grundläggande infrmatin Organisatinsnummer: Räkenskapsår: 1 juli till 30 juni Besöksadress: Studenternas hus Götebrg Handbkens syfte Denna handbk syftar till att infrmera berörda inm Göta studentkår m rutiner ch regler gällande hantering av rganisatinens eknmi. Detta är ett levande dkument vars första versin utvecklades under 2011/2012. De blanketter sm handbken refererar till är vid fastställande under utveckling ch kan kmma att revideras åter. Det högst beslutande rganet i rganisatinen är fullmäktige. Inm rganisatinen finns långtgående delegatin till kårstyrelse, sektinsstyrelse, kansli ch prjektansvariga. Det är kårstyrelsens ansvar att eknmiska rutiner ch rganisatin uppfyller de krav sm ställs både i lagstiftning, allmän praxis ch interna rutiner. De sm är eknmiskt ansvariga på någn nivå i rganisatinen har ckså ansvar för att själva hålla sig uppdaterade på de regler sm gäller för dem ch vilka rättigheter ch skyldigheter sm finns. Vid frågr eller klarheter ligger det på den ansvarige att se till att få tillräcklig hjälp. Göta studentkår är en idéburen rganisatin ch en gd eknmihantering är nödvändig för att på bästa sätt kunna uppfylla syftet. Organisatinen syftar inte till att göra vinst eller maximera försäljning eller någt liknande. Målet är verksamheten, av ch för studenter! Pengarna är ett medel, inte ett mål. I en gd eknmisk hantering ingår att kntanthanteringen minimeras ch att alla transaktiner bkförs snarast. En riktigt skött eknmisk hantering gör det enklare, mer effektivt ch tydligare för alla sm bedriver ch granskar Göta studentkårs verksamhet. Men km ihåg att viktigast av allt är att alla pengar sm rör sig in, ut ch inm Göta studentkår ska användas för att uppfylla Göta studentkårs syfte, vilket fastslås i 1:2 i stadgan: Göta studentkårs syfte är att tillvarata, främja ch bevaka sina representerade studenters intressen i utbildningsfrågr. Göta studentkår ska ckså tillvarata, främja ch bevaka sina medlemmars intressen i sciala frågr sm rör medlemmarnas studiesituatin. Fastställd: Reviderad: Senaste versinen av eknmihandbken finns alltid på exp@gta.gu.se Götebrg

4 Sida 4/13 Styrdkument Det finns ett antal styrdkument sm rör eknmiska förhållanden inm rganisatinen. Om någt skiljer sig åt i denna handbk ch fastställt styrdkument är styrdkumentet att betrakta sm gällande. Handbken syftar till att vara en sammanställning av befintliga beslut. Styrdkumenten finns tillgängliga på gta.gu.se/karen/dkument/styrdkument/ Begrepp Beslutsrätt: I fullmäktiges delegatinsrdning, kårstyrelsens delegatinsrdning ch i beslut fattade av kår- ch sektinsstyreler regleras vilka rgan ch persner sm har rätt att fatta beslut i eknmiska frågr. Ofta innebär det att den sm är ansvarig för en rganisatrisk del har rätt att fatta beslut inm budget. Det kan exempelvis innebära att sektinsstyrelsen har beslutsrätt inm budgetpsten sektinen upp till en viss nivå. Beslutsrätt kan även delegeras vidare, exempelvis till valnämnd, kmmitté eller prjektledare. Attesträtt: Att attestera innebär att kntrllera ch bekräfta att behörig persn har agerat ch att prestatiner/aktiviteter ch transaktiner stämmer med beslut ch att villkr är riktiga. En persn får aldrig attestera utgifter eller kstnader sm rör persnen själv. Den sm attesterar signerar vanligtvis med sitt namn att kntrllen har gjrts. Att attestera ett utlägg eller en faktura får bara den göra sm fått en attesträtt delegerad. Attesten har sm syfte att dkumentera att kstnaden/utgiften får belasta den verksamhet, budgetpst eller rganisatriska del sm attestanten har attesträtt för. Attesten är ckså en upplysning till den sm har rätt att utanrdna medel att sakunderlaget är krrekt. Alla eknmiska transaktiner ska attesteras i enlighet med denna instruktin. Detta innebär såväl utbetalningar av alla slag sm inbetalningar ch interna transaktiner. Utanrdningsrätt: Det innebär rätten att flytta pengar ur Göta studentkårs kassa eller bankknt. Utanrdningsrätt tillkmmer vanligvis anställda ch kårpresidie upp till vissa nivåer, samt de individer sm får kntrkrt till Göta studentkårs bankkntn. Läs mer på gta.gu.se/karen/dkument/styrdkument: Kårstyrelsens delegatinsrdning Fullmäktiges delegatinsrdning Budget Fullmäktige fastställer rganisatinens rambudget på knstituerande fullmäktigemöte. I budgeten anges Göta studentkårs ttala budgeterade intäkter ch kstnader ch bifgat finns specificerade budgetar för alla sektiner samt övriga av fullmäktige fastställda enheter. Budget bör upprättas för alla större prjekt, rgan ch uppdrag utifrån de ramar sm fastställs av fullmäktige. Krav på upprättande av budget ställs av den rganisatriska enhet inm vilken prjektet eller rganet verkar ch fastställs av samma rganisatriska enhet. Exempel på detta är hur budgetpsten Kårval faller under kårstyrelsens dispsitin, men kan delegeras till valnämnd sm då initialt har att upprätta en budget sm kårstyrelsen har att fastställa. Läs mer på gta.gu.se/karen/dkument/styrdkument: Budget 2012/2013 exp@gta.gu.se Götebrg

5 Sida 5/13 Uppdrag/prjekt Beslut kan fattas m att utse ansvariga för lika prjekt, ch tilldela behörighet att dispnera medel för detta prjekt. Det kan exempelvis vara att valnämnden utses för att arrangera kårvalet eller att en mttagningskmmitté utses för att samrdna mttagningen. Om individer ska få behörighet att dispnera medel i budgeten utan att fråga behörig styrelse inför varje utlägg ska beslut fattas. Exempelvis kan beslutet vara likt nedanstående att valnämnden får behörighet att dispnera budgetkntt Kårval upp till att valnämndens rdförande får rätt att attestera kstnader sm härrör till kårvalet upp till 5000 kr att kstnader sm överstiger 5000 kr ska attesteras av valnämndens rdförande ch kårpresidial att samtliga kstnader sm härrör till kårvalet ska redvisas senast 15 maj Observera att fullständig eknmisk redvisning ska ske. Kstnadsställe Kstnadsställen är centralt för all redvisning. Även m alla Göta studentkårs pengar är i en ch samma ptt är det viktigt för ledning ch möjligheten att återrapprtera att kunna följa upp vilken rganisatrisk del lika kstnader rör. Kstnadsställe ska alltid anges, exempelvis på utlägg, kundfakturr ch leverantörsfakturr. Ange med fördel endast siffran för kstnadsstället. Följande kstnadsställen finns i dagsläget: 1 Kansli ch kårstyrelse 2 Naturvetarsektinen 3 Samhällsvetarsektinen 4 It-sektinen 5 Humanistsektinen 6 Dktrandsektinen 7 Utbildningsvetenskapliga sektinen 99 Pub- & eventkmmittén Kntplan Göta studentkårens kntplan används för att kunna följa upp vad lika kstnader faktiskt handlar m. Exempelvis kan ett kvitt på mat vara en kstnad kpplad till fullmäktige, till valnämnd eller till resr. Det är inte alltid självklart vilket knt sm passar bäst, när det inte finns någt sm är helt rätt. Välj då det sm är närmast ch se till att underlaget är så utförligt att det är lätt att se vad det är för någt. Läs mer på gta.gu.se/karen/dkument/styrdkument: Kntplan Göta studentkår Mttagning Arbetet med mttagning av nya studenter behöver dels kunna redvisas internt inm Göta studentkår, dels gentemt universitetets fakulteter sm ger bidrag för att Göta studentkår ska utföra universitetes uppdrag att välkmna nya studenter. Kstnader ch intäkter för mttagningen redvisas därför dels på kstnadsställe ch knt, likt alla andra kstnader ch intäkter, dels sm prjekt. Prjektnumren är följande: exp@gta.gu.se Götebrg

6 Sida 6/13 10 Mttagning, gemensamma aktiviteter 20 Mttagning naturvetarsektinen 30 Mttagning samhällsvetarsektinen 40 Mttagning IT-sektinen 50 Mttagning Humanistsektinen 60 Mttagning Dktrandsektinen 70 Mttagning Utbildningsvetenskapliga sektinen Utlägg Utlägg för Göta studentkår gör den sm köper någt ch sm sedan får ersättning i efterhand. Utlägg ska ske inm budget ch vara beslutade av behörig persn. Det kan alltid vara bra att frmalisera större utlägg i tydliga beslut, men inte nödvändigt i mindre frågr. Även att kårrdförande säger Kan du gå ch köpa fika till styrelsemötet? Vi kmmer vara sju persner ch köp för max 150 krnr. innebär att det är ett behörigt beslut, att utlägget är gdkänt i förväg ch att det ska ersättas. Utlägg redvisas med kvittn för att de ska kunna ersättas. Attesteringsrutinen fastställs årligen av kårstyrelsen. Standardrutinen är att när utlägg gjrts tas kvittn med till den eknmiskt ansvariga för den rganisatriska del utlägget rör (km gärna överens m lämplig tid för säkerhets skull). Fyll i en utläggsredvisningsblankett ch lämna den till den eknmiskt ansvariga för att den ska skriva på att det stämmer. För att läsa m hur du får ut pengar för utlägg, se rubrik Redvisning ch ersättning av stöd, äskningar ch utlägg på sida 6. Se blankett på gta.gu.se/karen/eknmi/blanketter: Utläggsredvisning Äskningar En äskan är en förfrågan m att tilldelas eknmiska medel utöver de budgeterade medlen. Regler för äskningar fastställs i styrdkument. Det finns äskningsptter både till kårstyrelsens förfgande ch till sektinsstyrelsernas förfgande. Det finns dessutm massa andra sätt för grupper ch föreningar att få pengar. Exempel på detta är Flkuniversitetet, stipendier, dnatinsnämnden vid Götebrgs universitet ch Studentfrums prjektptt. För att en äskan till kår- eller sektinsstyrelser från en rganisatrisk enhet inm Göta studentkår, exempelvis en kmmitté, ska vara giltig måste den finnas prtkllförd vid ett möte med den äskade gruppen. Detta för att garantera förankring. Äskningar sker med äskningsblanketten ch bedöms i enlighet med Regler för äskningar. Äskningar bör inkmma till beslutande styrelse minst fem dagar innan nästkmmande. Kårstyrelsens möten är listade i kalendariet på hemsidan, gta.gu.se/aktuellt/kalendarium/kalendarium/ ch sektinsstyrelsernas i respektive sektins kalendarium, exempelvis gta.gu.se/sektiner/samhallsvetarsektinen/kalendarium/ I styrelsens beslut m att bevilja äskan eller del av äskan ska datum för redvisning framgå. Praxis är att slutredvisning ska ske inm två månader ch att beviljade äskningar sm ej nyttjats vid verksamhetsårets slut ej kan sparas m ej specifika beslut fattats gällande detta. En årlig sammanställning av beviljade äskningar upprättas av beslutande styrelse. Äskningar ersätts i efterhand mt fakturr ch kvittn, se Redvisning ch ersättning av stöd, äskningar ch utlägg på sida 6. exp@gta.gu.se Götebrg

7 Sida 7/13 Läs mer på gta.gu.se/karen/dkument/styrdkument: Äskningsplicy Se blankett på gta.gu.se/karen/eknmi/blanketter: Äskningsblankett Redvisning ch ersättning av stöd, äskningar ch utlägg För att få ersättning för utlägg krävs ett riginalkvitt sm bifgas med blanketten utläggsredvisning eller tillsammans med redvisning av äskning. Huvudregeln är att m kvittt saknas kan ersättning ej ges. Kvittn ch fakturr ska bkföras inm en månad för att följa bkföringslagens krav. Det är viktigt att kvittt redvisas med tydlig specifikatin m ändamålet med utlägget ch attestering av behörig beslutsfattare. Ersättning i eftersktt Beslutande styrelse beslutar att gdkänna att ersättning sker upp till en viss summa, sm sedan utbetalas i eftersktt mt kvittn eller faktura. Det kan exempelvis gälla att en äskan beviljas m att ersätta en examenssittning med 20 krnr per gäst sm är kårmedlem, vilket ersätts i efterhand mt en lista över alla deltagares namn ch persnnummer. Redvisning ska ske snarast möjligt för att ersättning ska kunna ske. Ersättningen kan ske kntant eller till bankknt. Om ttalsumman är under 1000 krnr kan ersättas utbetalas kntant direkt från expeditinen på Studenternas hus,. Detta förutsätter att redvisningen är färdigifylld ch attesterad. Om du hellre vill ha ersättningen på knt, eller m det rör över 1000 krnr, kan redvisningen skickas med internpst eller lämnas in på expeditinen på Studenternas hus så överförs pengarna inm två veckr. Förskttsersättning Vid extrardinära mständigheter kan beslut m att utanrdna medel i försktt fattas. Beslutande rgan beslutar att utanrdna en viss summa i frm av en handkassa i försktt. Då summan överförs eller utbetalas kntant till en individ blir den en handkassa, se rubrik handkassa på sida 7. Redvisning ska ske inm krtast möjliga tid ch beslutas vid utanrdningstillfället. Senast tillåtna redvisningstid är inm två månader. Redvisningen ska ske i frm av kvittn på inköp ch eventuell differens betalas åter. Handkassr Pengar sm lämnar Göta studentkår innan redvisning skett är att betrakta sm handkassr, undantaget icke redvisningspliktiga verksamhetsbidrag till kårföreningar. Handkassr kan därmed vara både fysiska ch finnas på någns bankknt. Alla typer av försktt innebär handkassr. Handkassr bör undvikas. Det finns str risk att kvittn tappas brt, att persnligt ansvar för kassan är svårt att utkräva ch att det skapas knflikter. I största möjliga mån bör behvet av handkassa avhjälpas genm fakturering, persnliga utlägg eller inköp av persn sm innehar kntkrt för Göta studentkår. Om beslut m handkassa ändå fattas krävs en individ på persnligt ansvar. Den persnen ska underteckna att den persnligen ersätter eventuella förlrade medel eller kvittn. Handkassan kan vara tillfällig, exempelvis i samband med ett arrangemang, eller mer beständig. Tillfälliga handkassr ska redvisas senast efter två månader med kvittn ch återbetalning av eventuell differens, eller i exp@gta.gu.se Götebrg

8 Sida 8/13 enlighet med ett beslut m att redvisning ska ske tidigare. Därför rekmmenderas starkt att föra kassabk över utgifterna. Beständiga handkassr ska redvisas kntinuerligt. Vid bkslut, 30 juni, redvisas in- ch utgående sald ch signeras av sektinsrdförande. Se blankett på gta.gu.se/eknmi/blanketter: Beslut m handkassa Redvisning handkassa Kntkrt för Göta studentkår Kntkrt till Göta studentkårs kntn kan delas ut till persner sm är anställda ch heltidsarvderade, samt till andra av kårstyrelsen beslutade individer. Med tilldelning av kntkrt följer en autmatisk utanrdningsrätt, då köp med kntkrt kpplat till Göta studentkårs kntn innebär att medel utanrdnas. Observera att beslutsrätt ch attesträtt inte med autmatik följer med kntkrtet. Vid tilldelning av kntkrt ska blanketten Kntkrt användas, vilken bland annat anger persnligt återbetalningsansvar vid förlust av kvittn. Köp på kntkrt kpplade till Göta studentkårs kntn ska redvisas senast den 10:e efterföljande månad på blanketten Kntkrtsredvisning. Se blankett på gta.gu.se/karen/eknmi/blanketter: Utkvittering kntkrt Kntkrtsredvisning Verksamhetsbidrag kårföreningar Kårföreningar är fristående rganisatriska enheter ch därmed är de endast redvisningsskyldiga gentemt sig själva, m inte bidragsgivare eller dylik begär redvisning. Verksamhetsbidrag för kårföreningar regleras i regler för kårföreningar. Det är ett stöd för att främja föreningarnas verksamhet. Verksamhetsbidrag hanteras företrädelsevis i samband med frågan m kårföreningsstatus, då exempelvis samma medlemsregister kan användas. Arbetsgång: Kårstyrelsen fastställer nivåer för verksamhetsbidrag, Senaste beslut gav kårföreningar rätt att ansöka m verksamhetsbidrag m 100 kr per kårmedlem engagerad i föreningen, med maxtak m 2000 kr Ansökan m verksamhetsbidrag görs i samband med ansökan m kårföreningsstatus. Sammanställning av berättigade verksamhetsbidrag görs av administratör Kårstyrelsen fastställer verksamhetsbidrag Utbetalning till knt sker före nvember månads utgång Utbetalningen kstnadsförs på den sektinsöverskridande äskningsptten Läs mer på gta.gu.se/karen/dkument/styrdkument: Regler för kårföreningar exp@gta.gu.se Götebrg

9 Sida 9/13 Fakturering leverantör Beställningar av varr ch tjänster i Göta studentkårs namn får endast göras i enlighet med beslut fattade av persn/rgan med beslutsrätt. Det är nästan alltid möjligt att få varr ch tjänster på faktura istället för att betala kntant ch därmed undvika behvet av utlägg ch risken sm all kntanthantering innebär. Följande inf till den sm ska fakturera Göta studentkår: Organisatinsnummer: Fakturaadress (OBS, ej leveransadress!) Göta studentkår c/ BGC BGC-id LIN Stckhlm Observera att sm referens ska berört kstnadsställe anges, företrädelsevis med siffran för kstnadsstället. Begär minst 30 dagars betaltid Maila även eknmiskt ansvarig för kstnadsstället, exempelvis sektinsrdförande, ch meddela att fakturan är på väg för att minska risken för klarheter när den dyker upp i systemet. Fakturering kund Då Göta studentkår erbjuder varr ch tjänster ska våra kunder faktureras. Det kan exempelvis vara utställare i samband med arbetsmarknadsdagar. Alla fakturr skickas från kansliet. Följande inf ska mailas till eknmiskt ansvarig kårpresidial, eller m du inte vet vem det är till rdfrande@gta.gu.se, företrädelsevis i ett excel: Kundens fakturaadress Kundens referens Vår referens Kstnadsställe Summa att fakturera Artikel Arvderingar Alla beslut m arvderingar beslutas enligt stadgan av kårstyrelsen. Arvderingsbelppet fastställs av fullmäktige i budgeten fastställdes arvdet till , årlig uppskrivning enligt knsumentprisindex 30 juni. Arvde utbetalas den 25:e varje månad, för alla arvden där underlag finns färdiga senast den 10:e. Då en sektinsstyrelse vill arvdera ska sektinen bedöma m utrymme finns i budgeten ch fatta beslut m att föreslå kårstyrelsen att besluta att arvdera. Förslaget ska sedan vidarebefrdras till kårstyrelsen för beslut. Exempelvis kan beslutet vara likt nedanstående exp@gta.gu.se Götebrg

10 Sida 10/13 att föreslå kårstyrelsen att arvdera Ntetur Nmen m 50% av heltid från ch med till ch med ch att detta ska belasta budgetpst utökade arvderingar i naturvetenskapliga sektinens budget För verkställande av arvdering krävs att följande infrmatin finns sammanställd senast 10:e den månad sm arvdet ska utbetalas. Behörigt fattat beslut Arvderingsgrad Arvderingens längd Arvderingens kstnadsställe Namn Persnnummer Hemadress Mailadress (m lönespecifikatin ej önskas på papper) Eventuella önskemål m skatt Bank Bankkntnummer Läs mer på gta.gu.se/karen/dkument/styrdkument: Regler för arvderingar Försäljning av biljetter ch anmälningar Expeditinerna kan vara behjälpliga vid försäljning av biljetter ch anmälningar till arrangemang för verksamhet inm Göta studentkår. Rent praktiskt är det sm en slags förvaring av pengarna. Detta är ett bra sätt att undvika allt för str kntanthantering ch underlätta för att alla studenter, även de sm inte känner en av arrangörerna, ska ha möjlighet att ta del av verksamheten. Observera att m priset är inklusive någn frm av alkhl måste även lämpligt alkhlfritt alternativ erbjudas ch att pris exklusive alkhl måste anges. Observera att differentiering mellan kårmedlem ch icke kårmedlem är bligatriskt vid försäljning via expeditinen. Det kan exempelvis handla m två lika priser eller att medlemmar även får en sångbk. Då expeditinerna ska vara behjälpliga sker gången enligt följande: Besluta att försäljning via expeditinerna ska ske Besluta m försäljningen ska ske genm anmälan på anmälningslista eller genm försäljning av biljetter Besluta vem sm ansvarar för försäljningen. Ansvarig besöker expeditinen för att diskutera lämplig hantering då det kan skilja sig åt m arrangemanget exempelvis kmmer att generera en faktura från en restaurang eller m det ska köpas in många små saker på den lkala matvaruaffären. Ansvarig upprättar anmälningslista/tar fram biljetter En anmälningslista ska innehålla tid, plats, pris för kårmedlem respektive icke kårmedlem, sista anmälningsdag/förköpsdag samt övrig relevant infrmatin. Efter detta kmmer alla studenter ch anmäler sig ch betalar i enlighet med anmälningslistrna alternativt köper biljetter i enlighet med biljettinfrmatinen. exp@gta.gu.se Götebrg

11 Sida 11/13 Efter sista anmälningsdag När sista anmälningsdag har passerats finns två alternativ för hantering av de eknmiska medlen. Leverantörsfakturering: I så str utsträckning sm möjligt bör leverantörer fakturera. Då ska kntanta medel ej uthämtas från expeditinen, utan istället ska kanslisterna infrmeras m väntande fakturr. Dessa ska matcha summan sm försäljningen uppgår till. Kntant hantering: Om medlen måste användas till kntanta köp kan behörig persn hämta ut medlen efter överenskmmelse med kanslisterna. I dessa fall fungerar kvittt på utlämnade pengar sm verifikat till bkföringen. Riktlinjer för mat- ch resekstnader Grundprincipen är att det inte ska ksta någt att vara utföra sitt förtrendeuppdrag. På uppdrag av kåren betalar kåren. Den sm utför verksamhet inm Göta studentkår ska inte behöva gå hungrig, vägras gd sömn eller må dåligt. Det gäller dck att principen m sunt förnuft regerat. Det är dck svårt att sätta en exakt gräns för vad sm är rimligt. Om det finns en budgetpst för sektinsstyrelsens samvar ch sektinsstyrelsen vill äta julbrd för 195 kr per persn sm julavslutning efter en hel dag med uppföljning av verksamhetsplan kan det vara rimligt. Det innebär inte att det är rimligt att äta middag för 195 kr per persn under varje möte. Gällande middag eller lunch är det rimligt att äta på kårens bekstnad när längre arbete utförs ch att i så str utsträckning sm möjligt laga maten själv. När det gäller resr för Göta studentkår bör de ske till låg kstnad ch miljöpåverkan. Samtidigt är det viktigt att resa på ett sådant sätt att uppdraget kan utföras. Det kan innebära att det är rimligt att flyga m alternativet är en resa sm gör att resenären är helt slut när den ankmmer destinatinen ch därmed inte kan utföra någt arbete. Att resa på ett sådant sätt att uppdraget kan utföras betyder dessutm lika saker för lika persner, exempelvis på grund av funktinsnedsättningar. Fakultetsbidrag för studiescial verksamhet I samband med de utredningar ch prpsitiner sm föregick kårbligatriets avskaffande fastslås lärsätets ansvar för str del av den studiesciala verksamhet sm vanligtvis bedrivs av studentkårer, gällande exempelvis studenthälsvård, mttagning av nya studenter ch aktiviteter för scial samhörighet. Lärsätet har att rganisera detta på valfritt sätt ch Götebrgs universitet väljer i str utsträckning att finansiera att studentkårerna utför detta arbete. Detta gör vi gärna eftersm vi trr att vi gör det så mycket bättre än universitetet, men vi ska ha behörig eknmisk ersättning! Göta studentkår äskar medel för studiescial verksamhet ch sciala aktiviteter från alla fakulteter sm vi verkar vid. En gemensam mall för äskan upprättas av vice kårrdförande med studiescialt ansvar i samråd med studiesciala rådet. Äskningen bör skickas till dekanerna i under senhöst ch beröra periden 1 januari 31 december. Göta studentkår föredrar att beviljade medel överförs i försktt efter fakturering för att underlätta vår bkföring, men anpassar efter fakulteternas krav. Faktura eller överföringar bör märkas med diarienummer för beslutet sm referens. Göta studentkår ser helst att medlen återredvisas senast 31 mars efterföljande år. Medlemsavgifter För att Göta studentkår ska kunna vara en stark, medlemsburen rganisatin krävs att relatinen med studenterna vårdas. I princip alla tillfällen, förutm under påverkan av alkhl, är bra tillfällen att marknadsföra möjligheten att bli medlem ch det är ett gemensamt ansvar. Vid arrangemang sm når många eller sm kräver medlemskap ska möjligheten att enkelt bli medlem finnas! Det finns tre huvudsakliga sätt för studenterna att bli medlemmar: exp@gta.gu.se Götebrg

12 Sida 12/13 Genm betalning med prtabel krtmaskin. Låna en av de prtabla krtmaskinerna från expeditinen på Studenternas hus. Det är ett superbra sätt att underlätta för studenterna! Kanslisterna utbildar i hur krtmaskinen fungerar. Studenter sm betalar medlemskap fyller i blanketten Ny medlem ch den lämnas till expeditinen snarast. Medlemskapet gäller först när blanketten registrerats in. Hjälp dem att själva bli medlemmar på Beställ inbetalningskrt i medlemssystemet Membit sm skickas till studenten. Det kräver att du har fått inlggningsuppgifter för att kunna beställa detta, vilket du kan få av expeditinen. Flkuniversitetet Göta studentkår har ett samarbetsavtal med Flkuniversitetet. Förutm att kårmedlemmar får 20% rabatt på kurser ch att förtrendevalda inm Göta studentkår har möjlighet till kstnadsfria utbildningar har vi även möjlighet att få bidrag till lika typer av arrangemang ch utbildningar. Detta gäller såväl för sektinsöverskridande arrangemang sm arrangemang inm studentgrupp ch kårföreningar. Genm flkuniversitetet kan exempelvis studiecirklar ch kulturarrangemang genmföras. Göta studentkår kan även få ersättning för funktinärsutbildningar. Vid funktinärsutbildningar ges ersättning sm kan täcka fika eller dylikt. För ersättning krävs att utbildningen har ett schema, en ledare ch utbildande inslag. Det kan exempelvis handla m att en sektinsstyrelseledamt har fyra timmars utbildning ch diskussiner med representanter för alla studentgrupper m rganisatinens styrdkument ch påverkansarbete. Ersättningen är 25 kr per deltagande persn vid halvdag ch 50 kr per deltagande persn vid heldag. Blanketter skickas in terminsvis via expeditinen på Studenternas hus. Se blankett på gta.gu.se/karen/eknmi/blanketter: Exempel närvarlista Flkuniversitetet Exempelschema Flkuniversitetet exp@gta.gu.se Götebrg

13 Sida 13/13 Sammanställning av hänvisning till dkument Fullmäktiges delegatinsrdning Kårstyrelsens delegatinsrdning Regler för kårföreningar Regler för äskningar Regler för arvderingar Budget 2012/2013 Kntplan Göta studentkår Utkvittering kntkrt Kntkrtsredvisning Utläggsredvisning Äskningsblankett Beslut m handkassa Redvisning av handkassa Exempel närvarlista Flkuniversitetet Exempelschema Flkuniversitetet exp@gta.gu.se Götebrg