INLEDNING ENTRÉ LEVERANTÖRSRESKONTRA...

Transkript

1 Entré Innehåll INLEDNING ENTRÉ LEVERANTÖRSRESKONTRA Entré Leverantör & Leverantörsreskntra Leverantörsregistret Skapa/ändra leverantörer Kntakter Kategrier Leverantör/ Leverantörskntakter Reskntra Villkr Attestering Girnummer ch kntering Inställningar Sök i leverantörsregistret Sök i leverantörskntaktregistret Sidregister ch leverantörsinställningar Skapa/ändra leverantörsgrupper Skapa/ändra leverantörskategrier Skapa/ändra leverantörsfakturr Leverantörsfakturaregistrering Leverantör Leverantörsfaktura Betalningsuppgifter Knteringsuppgifter Kntering Leverantörsfakturaregistrering från EDI Urval Underlag enligt urval Ändra EDI-underlag Bearbeta EDI-underlag Övriga knappar i bilden för EDI-underlag Skapa leverantörsfakturr från EDI-underlag Leverantörsfakturajurnal Sök i leverantörsfakturaregistret Urval Leverantörsfakturr ATTESTERING Urval Leverantörsfakturr att attestera Knteringar LEVERANTÖRSBETALNINGAR Registreras leverantörsbetalningar Överföring av betalningsfil Betalningslgg Bevakning av leverantörsfakturr Vidaredebitering Regler för vidaredebitering Prissättning av vidaredebiteringsregel Genmföra vidaredebitering Utskrifter

2 Saldlistan Reskntrarapprter Val av rapprt Exempel på leverantörsreskntra per perid Exempel på betalda fakturr per leverantör: Exempel på betalningsprgns per dag Exempel på ej förattesterade fakturr Kntutdrag Exempel på kntutdrag- utskrift Exempel på kntutdrag granska: Grundinställningar APPENDIX Regelbaserad leverantörsfakturaattestering i Entré Grundinställningar Regler Utlöses av Regler Attesteras av Tvinga till efter attest Grupper Rller Registrera/ändra medlemmar Attestering Sök i Leverantörsfakturaregistret Exempel Attestgrupper Registrering av leverantörsfaktura Sök i leverantörsfakturaregistret Attestering APPENDIX UTLANDSBETALNINGAR VIA BANKGIROT Betalningssätt Bankreferenser Leverantörens kntnummer Valutainställningar

3 Inledning Entré Leverantörsreskntra Entré Leverantör & Leverantörsreskntra Hantverksdata Entré erbjuder dig full kntrll över ditt flöde av leverantörsfakturr, från registrering till bevakning ch betalning. Systemet är fullt integrerat med övriga delsystem i Entré. Bkföringsrder kan uppdatera redvisningen helt autmatiskt. Leverantörsfakturr ch prjektknteringar visas direkt i Entré Prjektstyrning. Leverantörsfakturan kan kpplas samman med Lager & Beställningar för avprickning av inlevererade beställningsrader för krrekt lagerhantering. Innehåll i Entré Leverantör & Leverantörsreskntra: Strömlinjefrmad ankmstregistrering med kntrll av krrekt mmsbelpp ch girnummer, att samma fakturanummer av misstag ej registreras 2 ggr, kreditfaktura, fri leveransmånad, antalskntering mm. Regler för kntering ch autmat knteringar aktiveras direkt i fakturaregistreringen. Hantering av valuta. Kntrll av kredituppgifter på leverantörer via Business Check (Avgifter tillkmmer för frågr mt Business Check). Attestrutin med lika attesteringsnivåer; kntering, balansering samt för- ch slutattest. Möjlighet till m kntering av faktura vid attestering. Spärr mt att ej attesterade fakturr kan betalas. (Kräver tilläggslicens) Betalning av fakturr kan ske manuellt eller till Pst- ch Bankgirt via lista, utskrift på avier eller filbetalning. Överföring (ch hämtning) av betalningsfil via Internet med avancerad säkerhetshantering ch kryptering av skickade filer. (Kräver tilläggslicens- kstnadsfritt) Bevakning av fakturr skickade till Pst- ch Bankgirt. Återläsning av inbetalningar från Pst- ch Bankgirt. Obs! Kräver tillkmmande licens. Imprt av leverantörsfakturr via EDI/XML. (Kräver tilläggslicens ch anpassning till leverantörens filfrmat). Kppling av bild/inskannat dkument till leverantörsfakturan. Utskrift av knteringsetiketter. Full Integrering med Orderregistret för att underlätta vidare debitering av fakturr sm inkmmit via skanning eller EDI. Avprickningsfunktin med direkt kppling till inlevererade beställningar. Utskrift av reskntrarapprter, saldlistr, kntutdrag, betalningsförslag, statistik mm på skrivare eller bildskärm. Kntaktregister med begränsat antal kntakter per leverantör

4 Leverantörsregistret För hantering av leverantörer i Entrés leverantörsregister används de nder sm visas i bilden nedan. Dessa rutiner kan användas till att lägga upp ch bearbeta leverantörsuppgifter ch kntakter. I Entré finns även möjlighet att skapa leverantörer, kntakter.s.v. från andra delar av Entré i samband med andra registreringar, t.ex. kan en leverantör s skapas i samband med att en leverantörsfaktura registreras, därför är det inte alltid nödvändigt att gå via nedanstående rutiner för att hantera leverantörer. Skapa/ändra leverantörer I denna bild har man möjlighet att ändra samtliga uppgifter på leverantören. I Entré finns möjligheten att jbba via registreringsmallar ch den markerade knappen nedan Levinf är en genväg till registreringsmallen för leverantörer där en sammanställning av de viktigaste uppgifterna sm bör finnas på en leverantör kan redigeras. Inställning 2316 ch 2317 styr vilken mall sm ska visas

5 Etikett. Vid utskrift av etiketter i leverantörslistr kan man välja att bara skriva ut de sm är etikettmärkta. Ströleverantör. En leverantör kan markeras sm ströleverantör. Den filtreras då brt i de generella sökrutrna. Extra infrmatin. Möjlighet till ytterligare infrmatin m leverantören. Byt levnummer. Om användaren lggar in sm administratör finns det möjlighet att byta leverantörsnummer. Numret byts då i alla register i hela Entré vilket innebär att även histriken blir krrekt. Skapa ny. Vid skapandet av en ny leverantör får man frågan m man vill använda söktjänsten för att skapa ny leverantör. Tjänsten är ett samarbete med företaget Business Check för att kntrllera ch söka leverantörer. Första gången sm tjänsten utnyttjas måste ett avtal gdkännas. Där finns även priser angivna för respektive tjänst. Svara man Nej visas den vanliga dialgen för att skapa ny leverantör via en leverantörsmall. Kntakter Varje leverantör kan i Entré ha ett begränsat antal kntaktpersner kpplade med egna grunduppgifter. När en ny kntaktpersn skapas finns det möjlighet att kryssa i en ruta för att ta med adressen. Detta innebär att leverantörens grunduppgifter kpieras till kntaktpersnen, se markerat mråde i bilden, sen är det fritt att anpassa kntaktpersnens grunduppgifter. Leveransadress, Denna knapp används för att uppdatera kntaktens grunduppgifter med leverantörens uppgifter. Ej aktiv, Genm att markera en kntakt sm Ej aktiv kan denne filtreras brt i sökrutr. Kategrier, Se separat avsnitt längre fram

6 Kategrier Leverantör/ Leverantörskntakter Kategrier är en funktin i Entré för att strukturera kunder ch leverantörer med tillhörande kntaktpersner så att urval lätt kan göras i listr. I leverantörskntaktregistret kan även kategrier bearbetas in på kntakter. Berende på varifrån kategrifönstret startar så markeras vald typ av kategri. Reskntra Via Reskntra kan viss statistik utläsas sm t.ex. msättning, betalda fakturr mm. Genm att klicka på förstringsglasen kan underlaget till siffrrna visas

7 Villkr Via detta fönster styrs alla regler vad gäller betalningar, knteringar ch inställningar för EDI. Fönstret är indelat i 4 sektiner 2. Attestering Titta igenm inställningarna under Attestering i grundinställningarna innan uppsättning av att attestering eftersm dessa styr vissa grundvärden samt fakturaflödet. Typer av attestering Ingen attestering. Med denna inställning på leverantören blir fakturr slutattesterade direkt efter jurnal. Kntera före slutattest. Fakturan knteras direkt i registreringen. Kntering utförs med slutgiltiga kntn så långt sm det är möjligt. Efter registreringen körs en fakturajurnal varvid knteringen bkförs. Efter fakturajurnalen är fakturan åtkmlig i attestrutinen. Vid avslutad slutattest körs en attestjurnal ch bkföringen uppdateras med eventuell mkntering. Efter slutattest blir fakturan tillgänglig för betalning. Balansera skuld före slutattest ch kntering. Fakturan knteras autmatiskt på ett balansknt i registreringen. Efter registreringen körs en fakturajurnal varvid den preliminära knteringen bkförs. Efter fakturajurnalen är fakturan åtkmlig i attestrutinen ch I samband med slutattest ska fakturan knteras slutgiltigt. Vid avslutad slutattest körs en attestjurnal. Därmed krediteras balanskntt ch den slutgiltiga knteringen bkförs. Efter slutattest blir faktura tillgänglig för betalning

8 Attesteras innan jurnal Fakturan knteras direkt i registreringen. Kntering kan utföras preliminärt eller sm tänkt slutgiltig, eftersm ingen jurnal kan köras innan fakturan har förattesterats. Efter registreringen är fakturan åtkmlig i attestrutinen för förattest. I förattesten ska fakturans kntering verifieras eller kmpletteras. Vid avslutad förattest är fakturan red för slutattest. I slutattesten kan fakturan knteras m eller direkt gdkännas. Vid avslutad slutattest går fakturan i jurnal ch blir tillgänglig för betalning. Förattesteras efter jurnal Fakturan knteras direkt i registreringen. Kntering utförs med slutgiltiga kntn så långt sm det är möjligt. Efter registreringen körs en fakturajurnal varvid knteringen bkförs. Efter fakturajurnalen är fakturan åtkmlig i attestrutinen för förattest. I samband med förattest kan fakturan knteras m. Vid avslutad förattest är fakturan red för slutattest. I slutattesten kan fakturan knteras m eller direkt gdkännas. Vid avslutad slutattest går fakturan i jurnal ch blir tillgänglig för betalning. Regelstyrd attesthantering Utöver de sätt sm beskrivits van kan man via grundinställning 3176 slå på en typ av attestering sm styrs av egna uppsatta regler. Se Appendix 1 i slutet av handbken för en mer genmgående beskrivning av funktinen. Förattesteras av. Här kan anges en fast användare sm föreslås sm förattest till leverantören. Via inställning 1931 påslagen kan systemet med autmatik hämta rätt attestant. Slutattesteras av. Här kan anges en fast användare sm föreslås sm slutattest till leverantören. Se även inställning 1931 ch 1862 för ytterligare möjligheter. 3. Girnummer ch kntering Bankgirnummer. Detta knt används för betalning till leverantörens bankgir. Observera att betalning via Plusgirt även hanterar bankgirbetalningar. Plusgirnummer. Detta knt används för betalning till leverantörens bankgir. Observera att betalning via Bankgirt även hanterar plusgirbetalningar. Kntnummer 3 samt 4. Dessa två extra kntnummerfält används framför allt i samband med utlandsbetalning där betalningssättet för utlandsbetalning kpplas mt någt av dessa fält. Kstnadsknt. Här kan anges det mest vanliga kstnadskntt sm leverantören nrmalt knteras på. Då en faktura skapas hämtas detta knt med autmatik in till fakturaregistreringen. Skuldknt, Prjekt, Resultatenhet ch Objekt. Om det är så att en leverantör alltid ska knteras på ett visst sätt kan man i de här fälten ange de knteringsbegrepp sm autmatiskt ska föreslås när en leverantörsfaktura skapas till leverantören. Omvänd skattskyldighet. Typ av mvänd skattskyldighet kan anges unikt på varje leverantörsfaktura. Skulle det vara så att en leverantör alltid ska ha samma inställning kan den anges här. Manuell kntering av leverantörsfakturr. När denna inställning är påslagen på leverantören så kmmer underlag från EDI i samband med inläsning av en faktura till leverantören att stanna ch upplysa m att kntering av fakturan skall ske manuellt. Tillåt imprt av samma fakturanummer igen. Det är vanligt att t.ex. försäkringsblag använder försäkringsnummer sm fakturanummer. Via denna inställning är det möjligt att läsa in samma fakturanummer igen

9 4. Inställningar Vårt kundnummer. Detta nummer används då en beställning skickas elektrniskt till en leverantör för att identifiera beställaren. Numret används ckså då leverantörsfakturr imprteras för att kppla fakturan mt rätt leverantör i leverantörsregistret. Betalningsvillkr. Ange här det mest vanliga betalningsvillkret för leverantören. Är det så att fakturan läses in via EDI så hämtas ftast fakturadatum ch förfalldatum direkt från den elektrniska fakturan. Inköpsprislista. Då en beställning skapas kan man via denna inställning på leverantören välja att avvika ch använda en annan prislista till beställningen. Anger man ingenting här är det inställning 162 sm bestämmer pris på beställningen. Mmsavrundning. Då en leverantör skickar en faktura där slutsumman öresavrundats kan man med denna inställning även ställa in så att mmsbelppet samtidigt avrundas enligt de vanliga öresavrundningsreglerna. Mms. Anger vilken mms sm nrmalt gäller för leverantören Fri lev. Månad. När man har valt detta beräknas förfalldatum inte på fakturadatum utan på den 1:a i nästkmmande månad. Valuta. Anger här vilken valuta sm gäller för leverantören. Se även funktinsbeskrivningen för utlandsbetalningar för upplägg av betalningssätt. Språk. Då en beställning skapas till leverantören kan man via denna inställning bestämma på vilket språk sm ledtexterna på utskriften skall få. Betalningssätt. Det mest använda betalningssättet på leverantören. Detta kan även ändras per leverantörsfaktura. Bank/ IBAN kd. Då en faktura ska betalas till utlandet via Bankgirt/Plusgirt krävs ett antal inställningar för att kunna skicka betalningar via en specifik bank. Factring. Då en del företag säljer sina fakturr så ska betalningen gå till köparen av fakturrna. I Entré kan man då på den ursprungliga leverantören ange en annan leverantör till vilket betalningen ska ske. I samband med betalning av leverantörsfakturan så ställs Bankgirnumret/Plusgirnumret m till factringblagets mtsvarande kntn. Leveranssätt. Det leveranssätt sm anges här hämtas in då man gör en beställning till leverantören. Det går även att ange på beställningen vilket leveranssätt sm gäller. Exprtschema. Denna inställning används när beställningar skall skickas elektrniskt till leverantören. Organisatinsnummer. Leverantörens rganisatinsnummer använd i samband med att elektrniska fakturr läses in i Entré ch matchas mt rätt leverantör. VAT nummer. Leverantörens VAT nummer (mmsregistreringsnummer) anges i frmen SEXXXXXXXXXX01. Externt nummer. Vid integratin till andra system kan man här ange leverantörens mtsvarande nummer i det externa systemet. Status. Ange här leverantörens aktuella status. Ströleverantör. Detta kan användas för att märka upp en leverantör sm man handlar ifrån sällan. Detta kan sen användas för att filtrera listr ch utskrifter

10 Sök i leverantörsregistret I denna rutin kan flera leverantörer bearbetas så att t.ex. pstnummer kan bytas på flera leverantörer. Funktinen för urval i den övre delen av bilden är generell. För instruktiner m hur den fungerar se separat beskrivning. Den markerade knappen Levinf nedan är en genväg till registreringsmallen för leverantörer där en sammanställning av de viktigaste uppgifterna sm bör finnas på en leverantör kan redigeras. Inställning 2316 styr vilken mall sm ska visas. Till höger finns ett antal genvägar till övriga funktiner i Entré sm vi går igenm nedan. Skapa ny. Vid skapande av en ny leverantör så får man frågan m man vill använda söktjänsten för att skapa ny leverantör. Tjänsten är ett samarbete med företaget Business Check för att kntrllera ch söka leverantörer. Första gången sm tjänsten utnyttjas så måste ett avtal gdkännas. Där finns även priser angivna för respektive tjänst. Svara man Nej så visa en vanlig dialg där för att skapa ny leverantör via en leverantörsmall. Kntakter. Via denna knapp kmmer man åt alla kntakter sm finns upplagda på respektive leverantören. Se tidigare avsnitt m kntakter på leverantörer. Kategrier. Precis sm beskrivits tidigare gällande kntakter kan även leverantörer delas in i lika kategrier. Fördelen med detta är att en leverantör kan tillhöra flera lika typer av kategrier. Dkument. I Entré finns en dkumenthanterare där dkument i en filstruktur kan kpplas mt en viss leverantör. Detta kan t.ex. var både generella dkument samt ch avtal kpplade till leverantören. Eftersm dkumenthanteringen finns på fleras ställen i Entré ch fungerar likartat så hänvisas här till den generella funktinsbeskrivningen för vidare infrmatin. Exprtera. I samband med integrering av wrkflw-system likt Baltzar ch Ascend kan man via den här knappen exprtera leverantörsuppgifter till en XML-fil

11 Imprtera. Vid integratin med andra system eller i samband med driftsättning kan en XML-fil med leverantörsuppgifter här imprteras. Det finns ingen färdig imprtmall utan berende på vilka uppgifter sm är intressanta så får en mall anpassas. Kreditupplysning. I Entré kan man med hjälp av en tjänst från företaget Business Check kntrllera ch söka leverantörer. Första gången sm tjänsten utnyttjas så måste ett avtal gdkännas. Där finns även priser angivna för respektive tjänst. Bearbeta. Via denna rutin kan en uppgift ändras på flera leverantörer ändras samtidigt. Ett exempel skulle kunna vara att pstnumret skall bytts ut. Funktin har tre varianter. Markera med urval används för att i listan med leverantörer markera enligt vissa urval. De markerade psterna kan sen ändras via knappen Bearbeta då man istället väljer att ändra vald uppgift för alla markerade. Sök i leverantörskntaktregistret I denna rutin kan en eller flera kntakter till leverantörer uppdateras

12 Bearbeta. Via denna funktin kan en rad uppgifter ändras på kntakterna. Kategrier kan bearbetas in på valda kntaktpersner. Via redigering av leverantörsnummer kan flera kntakter flyttas till annan leverantör. Uppgifter på kntaktkrtet så sm adress ch telefnnummer kan bearbetas. Dk.utskrifter. Se tidigare beskrivning på i avsnittet Sök i leverantörsuppgifter för ytterligare infrmatin. Uppdatera. Läser m infrmatinen från databasen Sidregister ch leverantörsinställningar Skapa/ändra leverantörsgrupper På varje leverantör i Entré kan en leverantörsgrupp kpplas. Denna kan sen användas sm urval i listr. Ett annat sätt att dela in sina leverantörer är via kategrier ( se tidigare avsnitt) fördelen med det är att en leverantör då kan kpplas till lika kategrier sm även det kan användas i urval till listr

13 Skapa/ändra leverantörskategrier I denna rutin kan kategrier för leverantörer ch leverantörskntakter administreras. Kategrier kan även skapas i samband med att man på en leverantör eller en kntakt klickar på knappen Kategrier

14 Skapa/ändra leverantörsfakturr Via denna rutin så sker all ankmstregistrering av leverantörsfakturr såväl manuellt registrerade sm elektrniska fakturr. För att få ut så mycket sm möjligt av denna rutin så är det viktigt att först studera de arbetsflöden sm finns i rganisatinen. Med detta avses både elektrniska flöden samt manuella rutiner. Ju bättre dessa är analyserade dest mer får man ut av denna rutin. Den enskilt största anledningen till att flödet vid registrering av leverantörsfakturr brmsas är bristen på märkning, detta gäller både manuell registrering samt registrering av fakturr sm inkmmit via EDI. Eftersm fler ch fler går över till elektrniska fakturr så kräver det ckså att sättet sm en beställning görs på anpassas till detta. Prblemet är fta att det finns för många lika referensfält att använda. I Entré är möjligt att använda arbetsrdernummer vid registrering av leverantörsfakturr. Om beställaren vid beställning angett ett arbetsrdernummer sm märkning kan detta nummer senare anges vid ankmstregistrering av fakturan. Är det ckså så att arbetsrdern är märkt med prjekt ch enhet så hämtas dessa med autmatik in till faktura. Innan driftsättning av rutinen så ska grundinställningarna nga gås igenm så att bästa flödet uppnås. Det finns t.ex. 5 lika attestmdeller i Entré sm var ch en leder till lika arbetsflöden. Se slutet av detta dkument för en genmgång av grundinställningarna. Några punkter att tänka: Fakturr via EDI. Attestmdell. Hantering av arbetsrdermärkning. Betalningssätt. Vidaredebitering till rder På de följande sidrna så kmmer respektive rutin i leverantörsreskntran att gås igenm. När så behövs så kmmer hänvisning ske till de inställningsnummer sm rutinen eller funktinen beskriver

15 Leverantörsfakturaregistrering Nedan följer en redgörelse för de lika fälten i bilden för att skapa/ändra leverantörsfakturr. 1. Leverantör Sättet att välja rätt leverantör till sin faktura kan göras på flera sätt. Är det en ny leverantör kan leverantören läggas upp samtidigt sm fakturan ska registreras. Rutinen behöver då inte lämnas för att göra det. Vet man vilket leverantörsnummer sm leverantören har i Entré kan detta anges i första rutan. Även de övriga fälten kan användas för att hämta rätt leverantör. Går man t.ex. till plusgir-fältet ch anger leverantörens plusgirnummer så hämtas leverantören in till fakturan. När man sen sparar fakturan så stannar markören åter i plusgir-fältet så att nästa leverantör kan hämtas till nästa faktura. 2. Leverantörsfaktura Löpnummer ch serie. Entré kan i samband med årsskiften jbba med lika år samtidigt. Har man fakturr sm ligger på lika år kan de registreras samtidigt eftersm Entré med autmatik byter serie ch löpnummer berende på fakturadatum. Se inställning 197 för vilken grundserie sm ska gälla för debetfakturr ch inställning 213 för kreditfakturr. Valuta. Detta hämtas nrmalt direkt från leverantören ch räknar m fakturan till angiven valuta. Är det ckså så att betalning av fakturan ska ske via Bankgir/Plusgir så måste betalningssätt för detta ckså skapas, se appendix 2 för en beskrivning av utlandsbetalningar

16 Kredit. Anger m fakturan är debet eller kredit. Observera att även m fakturan är en kredit så ska fakturabelppet alltid anges sm psitivt. Sök faktura att kreditera. Denna funktin gör det möjligt att skapa en exakt kredit av en befintlig debet. Detta kan sedan visas i rutinen sök i leverantörsregistret m man lägger till klumnerna Kredit av, Kredit av fakturanummer eller Kredit av serie. Fakturadatum. Anger fakturans fakturadatum. Via inställning 60 kan man ange hur många dagar sm får skilja mellan fakturadatum ch registreringsdatum. Fri leveransmånad. Detta avtalas nrmalt med leverantören ch hämtas ckså från leverantören i samband med registrering. Se avsnittet m leverantörer för en redgörelse för hur det fungerar. Förfalldatum. Förfalldatum räkans ut från fakturadatum + eventuell fri leveransmånad + antal dagar enligt betalningsvillkr på leverantören. Med inställning 59 kan man bestämma hur förfalldatum skall hanteras m förfalldatum infaller på en helgdag. Det går att välja mellan att: Visa kalendern Gå till fösta helgfria veckdag Ingen åtgärd Fakturanummer. Ange här det fakturanummer sm angivits på fakturan. Vid inmatning sker en kntrll ifall samma fakturanummer på leverantören angivits tidigare. Nrmalt sätt så är detta inte tillåtet i Entré. Hs framför allt försäkringsblag så är fta försäkringsnumret samma sm fakturanumret ch återkmmer vid varje fakturatillfälle. Det finns då en möjlighet att i Entré på leverantören under villkr ange att detta ska tillåtas. Via inställning 2970 kan detta även tillåtas generellt på alla leverantörer. Belpp. Fakturan belpp. Detta anges alltid sm psitivt även m det avser en kredit. Mms. Mms räknas ut ifrån belppet ch den mmssats sm angivits på leverantören. På leverantören under villkr så finns även en inställning för m mmsen ska avrundas enligt gängse avrundningsregler. Detta får endast göras m slutsummans på fakturan i sin tur har avrundats. Efter registrering av mms kan man via grundinställning 1464 styra till vilket fält sm markören sen ska flyttas till: Betalningssätt, Girnummer, Factring till, Referensnummer, Valuta, Perid, Knt, Resultatenhet, Prjekt, Objekt, Attesteras av, Ordernummer, Omvänd skattskyldighet samt Förattesteras av. 4. Betalningsuppgifter Betalningssätt. Betalningssätt hämtas från aktuell leverantör men kan även ändras på en enskild faktura. Girnummer. Hämtas från aktuell leverantör. Referensnummer. Anges sm extra infrmatin på fakturan. Vill man att referensnumret skall skickas vid betalning så ska detta användas sm fakturanummer. Vårt kundnummer. Hämtas sm infrmatin från aktuell leverantör. Omvänd skattskyldighet. På leverantören kan hanteringen av mvänd skattskyldighet anges men kan även ändras unikt för varje faktura. Tänk på att Entré i samband med jurnal utför de autmatknteringar sm krävs för mmsredvisningen. Detta ska alltså inte göras i samband med att fakturan knteras i radregistreringen

17 5. Knteringsuppgifter Perid. Detta fält anger i vilken bkföringsperid sm fakturan kmmer att hamna i. Är det så att man i systemet valt att jbba med peridstängning så läggs fakturan på första möjliga öppna perid m man anger ett fakturadatum sm faller inm en stängd perid. Knt. Detta knt hämtas från leverantören. Om leverantören saknar knt hämtas knt från grundinställning 24. Ordernummer. Sm tidigare beskrivits i inledningen till Skapa/ändra leverantörsfaktura kan arbetsflödet underlättas m arbetsrdernummer används sm märkning. Anger man ett arbetsrdernummer så hämtas från arbetsrdern autmatiskt resultatenhet, prjekt ch bjekt till de efterföljande rutrna. Resultatenhet. Anger leverantörsfakturans huvudsakliga resultatenhet sm föreslås på nya rader. Detta fält följer även de regler sm är uppsatta i kntplanen för det knt sm fakturan avser. Om resultatenhet är tvingande på kntt så måste det även anges i detta fält. Se dkumentatin m kntplanen för ytterligare infrmatin. Prjekt. Anger leverantörsfakturans huvudsakliga prjekt sm föreslås på nya rader. Detta fält följer även de regler sm är uppsatta i kntplanen för det knt sm fakturan avser. Om prjektnummer är tvingande på kntt så måste det även anges i detta fält. Se dkumentatin m kntplanen för ytterligare infrmatin. Objekt. Anger leverantörsfakturans huvudsakliga bjekt sm föreslås på nya rader. Detta fält följer även de regler sm är uppsatta i kntplanen för det knt sm fakturan avser. Om bjekt är tvingande på kntt så måste det även anges i detta fält. Se dkumentatin m kntplanen för ytterligare infrmatin. Förattesteras av. Då man valt att jbba med attestmdellerna där fakturan ska antingen Attesteras innan jurnal eller Förattesteras efter jurnal så ska detta fyllas i. Grundvärde för detta kan ställas in antingen på leverantören eller via grundinställning Slutattesteras av. Då man valt att jbba med attestmdellerna där fakturan ska antingen Attesteras innan jurnal eller Förattesteras efter jurnal så ska detta fyllas i. Grundvärde för detta kan ställas in antingen på leverantören eller via grundinställning 1931 samt inställning

18 3. Kntering Genm att dubbelklicka på det gråa fältet kan registreringsrdningen ändras. Denna ruta visar eventuell differens mellan debet ch kredit under registreringen. Genm att markera denna ruta kan en bild av EDI-underlaget presenteras. Knteringsraderna Sm visas i bilden van kan man lätt justera den registreringsbild sm visas van. Dels kan inställning göras för vilka klumner sm markören ska stanna i ch dels kan klumner flyttas åt antingen höger eller vänster. Om en faktura ska delas upp på flera kntn kan man via grundinställning 2546 tillåta att Entré autmatiskt jämnar ut fakturan. Sm exempel kan anges att m första raden innehåller knt 4010 ch ett belpp på ch man då lägger till en ny rad med 4111 ch så kmmer Entré autmatiskt att dra av från den första kstnadsraden (4010). Knappar Autmatkntering. När man befinner sig på en knteringsrad kan man via denna knapp välja att autmatkntera raden. Detta kan användas i samband med att en faktura ska peridiseras. Om det är en återkmmande peridisering sm ska ske kan även en fast autmatkntering läggas upp sm med autmatik utför peridiseringen. För närmare infrmatin m hur det går till så hänvisas här till handbken m redvisning. Enhetstext. När denna ruta markeras så visas vanför den första knteringsraden den beskrivande texten sm hör ihp med Enhet, Prjekt ch Objekt. EDI bild. Om man markerar denna ruta så visas den elektrniska fakturan samtidigt sm man knterar raderna. Fakturrna sm kan visas är antingen skannade från pappersfakturr eller inlästa via XML/EDIFACT. Den senare varianten presenteras sm en generell faktura. Bild. Via denna knapp kan en bild kpplas till en manuellt registrerad faktura. Detta så att bilden senare i attestflödet kan visas. Inställningarna 2973 samt 3330 styr hur fakturrna sedan sparas. EDI. Via denna knapp så kmmer man åt de elektrniska underlag sm finns inlästa för bearbetning, se separat avsnitt för genmgång av leverantörsfakturaregistrering baserat på elektrniska fakturr. Spara. Sparar aktuell faktura. Knteringsetikett. Via grundinställning 1998 kan man bestämma m knteringsetiketter autmatiskt ska skrivas ut. Via den här knappen kan man även manuellt bestämma vilka fakturr sm an vill han etiketter på. Knteringsetiketter kan även skrivas ut från Sök i leverantörsfakturaregistret via knappen utskrift

19 Ändra befintlig. Denna funktin används för att ta fram en redan registrerad faktura. (Gäller endast fakturr sm inte jurnalförts). Annullera. Annullering kan bara göras av den sist registrerade fakturan sm inte jurnalförts. För att ta brt en faktura sm tidigare registrerats kan funktinen makulering användas i Sök i leverantörsfakturaregistret. Töm. Funktin för att tömma en påbörjad faktura. Fakturainf. Fält för att göra kmmentarer till fakturan. Kan sedan plckas fram ch visas i ett senare skede vi t.ex. attestering eller betalning. Jurnal. Via den här funktinen så bkförs de fakturr sm registrerats. Det går att välja serie samt t..m. vilket löpnummer sm jurnalen ska köras. Avbryt. Stänger registreringsbilden

20 Leverantörsfakturaregistrering från EDI. I Entré så finns det stöd för att skapa leverantörsfakturr baserade på EDI underlag. Det finns tre typer av EDI underlag sm stöds: 1. Elektrniska underlag med rader. Denna typ av elektrnisk faktura är mest vanlig från de stra grssisterna inm El, Vvs, Måleri samt Glas. Från dessa underlag kan även vidaredebitering till rder ske med materialraderna samt prissättning från den prislista sm rdern har. 2. Skannade fakturr. Om man har en extern tjänst sm skannar fakturr t.ex. Itella kan dessa läsas in via denna rutin. Även detta underlag kan vidaredebiteras till rder antingen sm bkförd kstnad direkt eller sm bkförd kstnad med prcentuellt påslag. 3. Entré kan integreras med wrkflw system likt Baltzar, Symbri samt Ascend. Vid denna typ av integratin kan fakturr från dessa system imprteras i Entré. Imprten består endast av de knteringar sm skapats i det externa wrkflw systemet. Detta innebär ckså att attestflödet lagts utanför Entré. Då maskinell hantering av fakturr kräver nggrann märkning för att nå bästa prestanda så bör avsnittet i början m Skapa/ändra leverantörsfakturr läsas igenm nga. För att kmma åt de EDI underlag sm kan läsas in man i bilden för leverantörsfakturaregistreringen klicka på knappen EDI. Då visas följande bild. Genm att markera denna ruta kan en bild av EDI-underlaget presenteras Fönstret för EDI-underlag är indelad i två delar. Till vänster visas den infrmatin sm lästs in från de EDI-filer sm bearbetats. Till höger så presenteras den infrmatinen i en generell bild. När fakturan bygger på skannat material så visas den skannade bilden till höger. När bilden till höger baseras på skannat material så visas ytterligare knappar i bildens underkant för att bläddra till nästa samt skriva ut fakturan. För att skriva ut en bild av den typ sm visas van kan man högerklicka på bilden ch välja skriv ut

21 För att underlätta genmgången av denna rutin så har vi valt att i styckena framöver kryssa ur fältet EDI-bild. I denna bild visas alla de EDI-fakturr sm kan läsas in till Entré. Det är från denna rutin sm underlaget kan bearbetas ch redigeras så att det på ett smidigt sätt kan läsas in ch skapa leverantörsfakturr. Ju bättre detta underlag är förberett dest smidigare går inläsningen. Se inledande stycke i Skapa/ändra leverantörsfakturr för en genmgång av hur krrekt märkning kan underlätta arbetsflödet. 1. Urval Filtrering av underlaget kan göras med avseende på: Datum Leverantör Resultatenhet Prjekt Objekt Löpnummer alternativt serie. Utöver dessa urval kan även ytterligare 3 speciella urval göras. Se inlästa. Detta ger möjlighet att plcka fram tidigare inlästa EDI-underlag så att dessa kan granskas. Vid stra vlymer så rekmmenderas att först krrigera urvalet med t.ex. datumintervall eller leverantör innan bcken för Se inlästa markeras. Se felaktiga. Fakturr märks sm felaktiga m det i samband med inläsningen av EDI-underlaget från grssisten saknas en inköpsrder att match fakturan mt (s.k. hämtrder sm gjrts i butik). Detta gäller endast m man på inläsningsschemat för aktuell grssist specifikt angett att s.k. hämtrder inte ska tillåtas. I de grundscheman sm Hantverksdata tillhandahåller så tillåts den typen av fakturr. Se makulerade. För att ta brt underlag sm inte ska läsas in (t.ex. bluffakturr) kan man använda funktinen Makulering. När denna kryssruta markeras så visas även de makulerade underlagen i listan

22 2. Underlag enligt urval Innan fakturan läses in kan ett antal uppgifter på fakturan kmpletteras för att snabba upp själva inläsningen detta sker via knapparna Ändra ch Bearbeta sm markerats i bilden nedan. Ändra EDI-underlag

23 Leverantör. Då man använder en skanningstjänst likt den sm finns till Itella kan det kmma in EDI-underlag där en leverantör inte med autmatik kpplats till rätt leverantör i Entré. Detta berr på att Entré kpplar EDI-underlaget mt fältet rganisatinsnummer i leverantörsregistret. När en leverantör lags upp med krrekt rganisatinsnummer så kmmer Entré frtsättningsvis att kppla rätt leverantör till framtida underlag från leverantören. Det är ckså så att det inte får finnas flera leverantörer i leverantörsregistret med samma rganisatinsnummer, då sker ingen autmatisk kppling. Detta fält kan även bearbetas in på flera markerade underlag. Fakturadatum/Förfalldatum. Om datum av någn anledning behöver justeras åt någt håll kan det göras via dessa två fält. Detta fält kan även bearbetas in på flera markerade underlag. Inläst. Denna ruta visar m underlaget tidigare läst in ch skapat en leverantörsfaktura. Detta fält kan även bearbetas in på flera markerade underlag. Felaktig. För att ta brt underlag sm ej ska läsas in kan dessa markeras sm felaktiga. Ett annat sätt att ta brt felaktiga underlag är genm att använda funktinen Makulera i listan med EDI-underlag. Valuta. Ange här vilken valuta sm fakturan ska ha vid inläsning. Detta kpplas nrmalt direkt från fakturaunderlaget. Ordernummer. Då man anger ett rdernummer i denna ruta så hämtas med autmatik rderns prjekt, enhet ch bjekt. Om underlaget från grssisten är märkt med rdernummer så kmmer Entré med autmatik kppla fakturan till rätt knteringar. Fältet kan även ändras via bearbetningsfunktinen. Prjekt. Anger här vilket prjekt sm fakturan ska knteras mt. Detta kan även hämtas från ett angivet rdernummer. Resultatenhet. Anger här vilken resultatenhet sm fakturan ska knteras mt. Detta kan även hämtas från ett angivet rdernummer. Objekt. Anger här vilket bjekt sm fakturan ska knteras mt. Detta kan även hämtas från ett angivet rdernummer. Attestansvarig. Här kan man i förväg ange vem sm ska attestera fakturan. Via inställning 1931 kan man styra så att prjektledaren från angivet prjekt hämtas in sm attestant till fakturan. Fältet kan även ändras via bearbetningsfunktinen i bilden för EDIunderlag

24 Bearbeta EDI-underlag Via bearbetning kan flera av de punkter sm nämns i stycket van bearbetas in på flera underlag. Markera de underlag sm ska bearbetas samt klicka på knappen bearbeta. Ange t.ex. ett rdernummer sm skall vara samma på de markerade underlagen följt av knappen OK

25 Övriga knappar i bilden för EDI-underlag Makulera. Underlag sm kmmit in sm ej ska läsas in av någn anledning, t.ex. bluffakturr sm skannats in, kan via knappen Makulera tas brt från listan med EDIunderlag. Andra anledningar kan vara att fakturan skickats flera gånger ch dubblerats i listan. Inköpsrder. När ett EDI-underlag med rader läses in i Entré så skapas fta med autmatik en beställning i beställningsregistret (Detta är en inställning på imprtschemat för fakturr ch är sm grund påslaget). Om en beställning först lagts i Entré ch exprterats till grssisten kan inköpsrder sm hör till EDI-fakturan lätt granskas. I beställningslistan kan då beställningen redigeras, inlevereras eller vidaredebiteras. Se handbken för Beställningar/Lager för en nggrannare genmgång av hur detta fungerar

26 Ny leverantör. Denna knapp kan användas då fakturans leverantör inte hittats i leverantörsfakturaregistret ch måste skapas. Detta brukar ftast gälla EDI-underlag sm skannats ch där en leverantör läses in för första gången. När ett EDI-underlag först läses in ch tlkas sm fil så försöker Entré att hitta krrekt leverantör i leverantörsregistret. Inläsningen kan matcha mt antingen fältet Vårt kundnummer eller fältet Organisatinsnr i leverantörsregistret. Detta innebär ckså att m det finns flera leverantörer i registret med samma Vårt kundnummer eller Organisatinsnr kan ingen leverantör kpplas till EDI-underlaget. Sm regel brukar det vara så att skannat material kpplas mt fältet Organisatinsnr i leverantörsregistret ch Vårt kundnummer används när EDI-underlag innehåller artikelrader. Utskrift. Skriver ut ett underlag eller alla markerade underlag. Visa bild. Om EDI-underlaget är inläst från en skanningstjänst likt Itella kan den skannade bilden/bilderna visas via den här knappen. Bilden/ bilderna kan även visas genm att bcka i fältet EDI bild i den övre urvalsdelen, då visas alltid en bild för aktuell faktura

27 Markera. Knapp för att markera flera underlag innan inläsning eller bearbetning. Kundrder. Via den här knappen kan alla eller markerade artiklar i EDI-underlaget vidaredebiteras till en kundrder. OBS. Tänk på att endast fakturr med inköpsrder kan vidaredebiteras då vidaredebiteringen använder beställningsrader sm underlag. Se speciellt avsnitt m vidaredebitering för en mer ingående beskrivning av den funktinen. Ändra (Rader). Via den här knappen kan rader till ett EDI underlag fördelas mellan lika kntn, prjekt, resultatenheter eller bjekt innan det att fakturan läses in. Om man jbbar med vidaredebitering utifrån EDI-underlag kan antal ch pris justeras innan artiklarna skickas till rder via knappen Kundrder

28 Skapa leverantörsfakturr från EDI-underlag. Från bilden EDI-underlag så markeras de fakturr sm skall läsas in. Tänk på att ju bättre underlaget är förberett dest snabbare går inläsningen. Klicka därefter på knappen Läs in. Följande fönster visas då: Det finns två sätt att hantera fakturrna i samband med inläsning. Om man markerar kryssrutan Läs direkt utan att titta på varje faktura så kmmer alla fakturr att läsas in ch skapa leverantörsfakturr med autmatik. Denna inläsning stannar endast m attest eller knteringsregler kräver det. T.ex. så kmmer inläsningen att stanna m ett knt har tvingade prjekt ch det på fakturan saknas ett prjekt. Är rutan inte ikryssad så stannar inläsningen efter varje faktura så att man får spara fakturan manuellt via knappen Spara (F9). Om man på leverantören markerat att EDI-fakturr knteras manuellt (under knappen villkr) så stannar även den för varje faktura

29 Leverantörsfakturajurnal Efter det att fakturr läst in så ska dessa bkföras via funktinen Leverantörsfakturajurnal. Denna kan antingen köras från fönstret Skapa/ ändra leverantörsfakturr via knappen jurnal eller från en egen nd i meny-trädet. I båda fallen så kmmer följande fönster att visas Serie. Här väljer man vilken serie sm man vill köra jurnalen på. Eftersm Entré i samband med årsskiften kan jbba med flera serier samtidigt kan det i det sammanhanget vara bra att välja serie. Löpnummer. Välj här t..m. vilket löpnummer sm jurnalen ska mfatta. För att köra allt sm ej jurnalförts så ska inget urval göras på varken serie eller löpnummer. Via inställning 201 kan man välja att skapa ett verifikat. Efter avslutad jurnal så visas fönstret för transaktiner där jurnalen kan skrivas ut

30 Sid 1 Sid 2 Om inställning 557 är påslagen så skapar Entré med autmatik ett verifikat av jurnalen

31 Sök i leverantörsfakturaregistret För att få en överblick i Entré över de leverantörsfakturr sm lästs in via EDI eller manuellt registrerats kan man använda rutinen Sök i leverantörsfakturaregistret. Genm att göra lika urval kan fakturr granskas ch i viss utsträckning bearbetas. För fakturr sm baseras på EDIunderlag kan bilden visas till höger. 1 Urval. Funktinen för urval bygger på att man först gör sitt urval ch därefter klickar på knappen Uppdatera alternativt tangenten F5. Då rutinen öppnar för första gången är urvalet satt till fakturr från den senaste månaden. De urval sm görs på rdernummer, prjekt, resultatenhet samt bjekt tar alltid hänsyn till knteringsraderna på fakturan. På det viset hittas alltid alla fakturr sm faller inm urvalet. När man stänger fönstret så kmmer alltid en fråga m det urvalet sm gjrts ska sparas till nästa gång

32 2 Leverantörsfakturr. Ändra. Via denna knapp kan vissa uppgifter på fakturan ändras. T.ex. kan förfalldatum ch betalningssätt ändras. Tänk på att kntrllera m fakturan ligger sm bevakad eftersm betalningsdatum frtfarande ligger på det gamla förfalldatumet. Fakturan måste då annulleras från bevakning i både Entré ch hs Bankgirt/Plusgirt. Makulera. Om en faktura på någt sätt blivit felregistrerad kan man via knappen Makulera vända fakturan. Makuleringen sker i samband med nästkmmande fakturajurnal. Endast betalda fakturr kan makuleras. Betalningar. Här visas samtliga betalningar sm gjrts på aktuell faktura. Fakturainf. När särskild infrmatin behöver anges sm rör faktura kan detta anges sm fakturainfrmatin. Detta kan anges del i samband med registrering av fakturan samt vid attestering. Klumnen fakturainfrmatin finns även att ta fram under leverantörsbetalningar på flik 3 ch 4. Utskrift. Ger en lista på de fakturr sm visas enligt det urval sm gjrts. I samband med utskriften finns även möjlighet att välja utskrift i frm av knteringsetiketter. Visa alla. Denna knapp tömmer alla urval ch hämtar alla fakturr. Tänk på att detta tar lång tid vid stra vlymer. EDI/Bild. När en faktura baseras på EDI-underlag kan man via denna knapp kmma till underlaget för EDI där raderna till fakturan kan granskas. Det är ckså möjligt att via denna knapp kppla en egen bild till fakturan (används ftast när man skälv skannat fakturan). Se även avsnittet Skapa/ändra leverantörsfakturr. Bearbeta. För att ändra en uppgift på flera fakturr samtidigt använder man funktinen bearbeta. De uppgifter sm finns tillgängliga att ändra via knappen Ändra kan även bearbetas. T.ex. kan attestant på fakturr bytas via funktinen bearbeta. I Entré finns en möjlighet att vidaredebitera leverantörsfakturr. Via bearbeta kan man skapa vidaredebiteringsunderlag sm sen kan skickas vidare till rder. Dessa bygger på vidaredebiteringsregler ch hanteras i ett separat avsnitt. Attestflöde. Underlaget till denna knapp finns endast tillgängligt m man använder sig av regelbaserat attestflöde, se appendix 1 för ytterligare infrmatin

33 Attestering I samband med att du registrerar en leverantörsfaktura i Entré kan man samtidigt märka fakturan med den persn sm ska gdkänna fakturan. Attest av fakturan måste sedan ske innan den kan betalas. I Entré finns det ett antal mdeller för Attesthantering. Från den enkla där endast en persn ska gdkänna fakturan till mer kmplexa (regelbaserade) flöden där lika regler styr flödet för fakturan. I avsnittet för upplägg av leverantörer samt Appendix 1 beskrivs de lika mdellerna. Läs nga igenm dessa avsnitt så att rätt attestflöde väljs. Attestera Denna bild visar de fakturr sm ännu inte slutattesterats i Entré. I exemplen sm vi går igenm nedan har vi på leverantören ställt in att fakturrna skall förattesteras efter jurnal vilket innebär ett attestflöde med 2 nivåer. För att underlätta arbetet i denna bild kan man via ett antal grundinställningar anpassa bilden så att urvalet blir bättre. De grundinställningar sm är aktuella är: 1858 sm talar m att endast egna fakturr sm ska förattesteras skall visas samt 1857 gäller mtsvarande fast för slutattesterade fakturr. 1 Urval. För att filtrera listan med fakturr sm ska attesteras kan urval göras sm underlättar arbetet, t.ex. leverantör, perid eller prjekt. Tänk på att alla urval kmbineras t.ex. prjekt ch resultatenhet visar bara dem fakturr sm har båda urvalen. För att ytterligare begränsa listan kan ett par grundinställningar sättas. Inställning 1858 talar m att endast egna fakturr sm ska förattesteras skall visas samt 1857 gäller mtsvarande fast för slutattesterade fakturr

34 Genm att klicka på knappen uppdatera alternativt tangenten F5 hämtas de fakturr sm matchar urvalet. Från EDI. Genm att kryssa in denna ruta kan man välja att bara visa fakturr sm inkmmit via EDI. Se bkfört. Om man har attestinställningen på leverantören satt till Förattesteras efter jurnal. Om man då är slutattestant för fakturan kan man via denna ruta se hur ändringen sm förattestanten gjrt kmmer att bkföras m man bara genmför slutattesten. EDI-bild. Om leverantörsfakturan är av typen EDI med artikelrader eller skannad faktura kan man via denna ruta välja m bilden ska visas till höger. Förattest. Markera denna ruta för att bara visa fakturr sm ska förattesteras. 2 Leverantörsfakturr att attestera. Denna del visa de fakturr sm faller inm det urval sm gjrts under urvalet van. Genm att bcka i klumnen Mark kan man attestera fakturan direkt utan ändring. Vill man först göra en justering i knteringen så behöver denna klumn inte markeras då detta sker i samband med att man sparar ändringen. Utskrift. Ger en lista på fakturr enligt valt urval. I samband med utskriften kan srtering väljas. Ändra. Genm att klicka på denna knapp kan ett antal uppgifter justeras på fakturan t.ex. Förfalldatum ch betalningssätt. Fakturainf. Visar eventuell infrmatin sm matats in ch sm berör fakturan. Det kan t.ex. vara meddelande sm förattestanten vill meddela slutattestanten. EDI. Om fakturan är av typen EDI kan man via denna knapp kmma till underlag för EDI för aktuell faktura. Bild. Genm att klicka på denna knapp kan eventuell kpplad bild visas. OBS! Genm att markera rutan EDI-bild i urvalet kan EDI-underlaget ch eventuell bild ckså visas. Avdrag. Genm denna knapp kan ett avdrag läggas på fakturan redan i samband med attesteringen ch bkförs då fakturan bkas sm betald i bevakningen. Genm

35 grundinställning 3354 kan man välja vilket knt sm ska föreslås. Lämnas inställningen tm används det knt sm finns i fakturahuvudet. Granska. I samband med attestering av fakturr kan man i Entré välja att skicka en faktura för granskning. Detta innebär att annan användare en den sm ska attestera kan titta på fakturan innan den går vidare i attestflödet. Via denna knapp kan man då se de fakturr sm man själv ska granska. Under Attesthantering i meny-trädet kan även fakturr för granskning visas. För en persn sm har fakturr att granska visas även ett meddelande vi inlggning. Visa. Genm denna knapp kan man visa Fakturr, Order, Prjekt, Knteringar samt Uttaget material sm stämmer med fakturans uppgifter (rder, prjekt, bjekt, resultatenhet). Genmför. Genmför attesteringen för de fakturr sm markerats. 3 Knteringar I denna del så sker eventuella mknteringar sm berör fakturan, t.ex. byte av prjekt. Vid mkntering sker autmatisk utjämning för att underlätta då en faktura t.ex. ska fördelas på flera prjekt. Autmatkntering. Genm att stå på en ch klicka på knappen Autmatknt kan kstnader fördelas över flera perider t.ex. hyrr. Ange det knt sm skall bära kstnaden. Fördelningen sker från den perid sm anges i de antal månader sm anges. Attestera. Denna knapp är bara giltig m man kör regelbaserad attesthantering vilket går ut på att varje rad på en faktura kan attesteras separat. Se appendix 1 för en genmgång av detta. Via denna knapp kan en faktura även skickas till annan användare för granskning. Spara. När eventuell mkntering är gjrd sparas den genm att klicka på knappen Spara alternativt tangenterna alt+r. Då markeras även fakturan i den övre listan. Genmför. När alla fakturr är bearbetade klickar man på genmför för att få ut attestjurnalen sm innehåller de mknteringar sm gjrts. Via inställning 2677 kan man sätta vilken rättighetsnivå sm krävs för att få se fönstret transaktiner efter genmför attestering

36 Leverantörsbetalningar Via leverantörsbetalningar i Entré kan betalningsuppdrag skapas på tre lika sätt. 1. Manuell betalning (till lista) t.ex. då betalningar ska registreras via en internetbank. 2. Filöverföring till bankgir/plusgir för både inrikes ch utrikes betalningar. 3. Utbetalningsavi. Innan betalning kan ske så måste inställningar för betalningssätt göras. Detta sker under menyalternativet System/ Allmänna sidregister/ Sidregister/ Skapa ändra betalningssätt. För instruktin m hur upplägg av utlandsbetalningar går till se appendix 2. Markera det betalningssätt du vill ändra på ch gå igenm inställningarna på respektive flik. Gå igenm alla betalningssätt sm ska vara aktuella i Entré installatinen. Kntrllera även nga de grundinställningar sm finns beträffande leverantörsbetalningar. Betalningssätt Inställningar Ange det knt sm betalningssättet ska bka mt

37 Betalningsrutiner. Ange här det knt sm pengarna ska dra från. Detta skickas med i filen vid betalning. Här anger du m du vill betala dina leverantörsfakturr via fil, avier eller lista. Du måste ckså gå igenm inställningarna för betalningar i grundinställningarna. Betalar du via Filbetalning, ska du ange filnamn ch ditt kundnummer hs BG/PG här

38 Registreras leverantörsbetalningar Flik 1. Förfalldatum. Anger till ch med vilket fakturadatum sm betalningen ska mfatta. Betalningssätt. Anger vilket betalningssätt sm ska användas. Via grundinställning 57 kan man styra vilket betalningssätt sm skall vara standard. Om en leverantör bara har t.ex. plusgir kan även den betalningen skickas via bankgirt för betalning till plusgirknt. För att utnyttja det måste inställning 698 aktiveras. Visa alla fakturr sm kan betalas med valt betalningssätt. Om inställning 698 är avslagen gäller följande: Om rutan lämnas tm kmmer endast fakturr med sm registrerats på valt betalningssätt. Om rutan kryssas i kmmer även fakturr med sm registrerats med ett annat betalningssätt, men där leverantören har ett kntnummer ifyllt för angivet betalningssätt. Om inställning 698 är påslagen gäller följande: Om rutan lämnas tm kmmer betalning att ske endast av fakturr med angivet betalningssätt. Om rutan kryssas i kmmer även fakturr med sm registrerats med ett annat betalningssätt t.ex. plusgir. Tag även med följande betalningssätt. Markera de ytterligare betalningssätt sm ska hanteras. Genm att slå på inställning 699 kan alla betalningssätt markeras sm grund

39 Flik 2. Genm att klicka i klumnen Betala så markeras alla fakturr på den leverantören. Leverantören villkr. Visar inställningar för aktuell leverantör. Marker. Markerar en eller flera leverantörer. Ändra. Genm att klicka på knappen Ändra kan en del uppgifter på faktura ändras. För att göra en delbetalning av en faktura så anger man summan sm ska betalas i fältet för Betala belpp. Tänk på att en framflyttning av förfalldatum i denna bild inte per autmatik flyttar fram betalningsdatumet. Det får istället göras via knappen Byt datum under flik. Avdrag. Denna knapp används för att göra ett avdrag på fakturan. Eventuellt avdrag sm gjrts redan i samband med attesteringen visas även här. Betalningsinf. I betalningsinf kan du ange varför du exempelvis gjrt ett avdrag. Denna inf kmmer med vid avi-betalning. Fakturainf. Här kan du ange en intern infrmatin kring fakturan. Fakturainf kan även visas sm en klumn i denna rutin. Annullera. För att tömma hela lista på markerade betalningar använd knappen Annullera. Om flera markeringar är gjrda ch man väljer att avsluta så ställer systemet en fråga m underlaget skall tömmas. Svarar man nej på den frågan ligger markeringarna kvar tills nästa gång man öppnar rutinen för leverantörsbetalningar

40 Flik 3 Förslagslista. Denna bild visar alla fakturr sm markerats för betalning. Via knappen utskrift kan underlaget skrivas ut för genmgång. De fakturr sm man av någn anledning inte vill betala kan avmarkeras under flik 2. Utskrift. Utskrift av förslagslista. Visa alla/visa markerade. Denna knapp används för att växla mellan att visa alla förfallna fakturr eller endast betalningsmarkerade. Genm att gå direkt från flik 1 till flik 4 ch klicka på visa alla, kan du snabbt skriva ut en förslagslista på alla förfallna fakturr. Välj Alla. Markerar alla fakturr i listan Avmarkera alla. Avmarkerar alla fakturr i listan. Byt datum. Genm att kryssa i klumnen Byt datum ch därefter klicka på knappen Byt datum kan man byta betalningsdatum på en eller flera fakturr. Detta datum går sen vidare till i filen till Bankgirt/Plusgirt. Betala. Då man är nöjd med det markerade underlaget ska man klicka på Betala för att utföra betalningen. När du utför betalningen visas nedanstående lista. Berende på vilket betalningssätt (fil, lista eller avi) du valt, visas lika knappar. I detta fall Skapa fil. Klicka här för att skapa betalningsfil. Avstämning. Efter det att filen skapats kan man ta ut en avstämning

41 Inställningar. Första datum sm betalning kan utföras hs BG/PG Sista bev.dag avser bevakning av kreditfakturr. Finns inga debetfakturr att dra emt, skickar BG/PG tillbaka uppdraget till dig för manuell hantering efter detta datum. Inftext sm kmmer på avierna BG/PG skickar. Sista datum för inf. Namn på betalningsfilen. Se till att samma är angivet i ditt överföringsprgram Ditt kundnummer hs BG/PG. Sparas i filen. Överföring av betalningsfil Om du använder Entré egna inbyggda funktiner för överföring av betalningsfil till Pst- eller Bankgirt visas dialgen för överföring, se grundinställning Överföringen sker skyddat med mycket hög säkerhet ch kryptering. Vi rekmmenderar att du använder dig av Entrés inbyggda överföringsprgram, men du kan även använda externt överföringsprgram. Anslut/ Lgga in. Entrés överföringsprgram för Bankgir/Plusgir använder Nexus säkerhetsprgram för inlggning med dsa. När man klickar på Anslut/ Lgga in visas nedanstående bild med namnet på den persn vars certifikat finns installerat på datrn

42 När man sen klickar på OK så ansluter Entré till Bankgirt/Plusgirt ch följande bild visas där lösenrdet för tjänsten skall anges. Visa innehåll. Denna knapp visar innehållet i filen sm skall skickas. Observera att bankgirt erbjuder ett flertal lika typer av filer sm kan hämtas från bankgirt. Hantverksdata Gir har endast stöd för filer av typen Avstämningsrapprt/betalningsbevakning

43 Hämta/ Skicka Efter inlggningen används denna knapp för att skicka filen. Ytterligare en bekräftelse visas sm kvitteras med OK Betalningslgg. De leverantörsbetalningar sm gör i Entré sparas i en lgg sm senare kan granskas. Genm urvalet i huvudet kan listan begränsas på både datum ch betalningssätt. Avstämning. Via denna knapp kan avstämning från aktuell betalning skrivas ut igen. Skapa fil. Skapar m betalningsfilen. Skicka fil. Om prblem uppstått i samband med betalningen så att betalningsfilen inte kunnat skickas kan man via denna knapp skicka m filen. Visa fil. Visar innehållet i filen Utskrift. Denna utskrift ger en lista på aktuell betalning med innehållande fakturr. Skriv Lgg. Ger en lista på betalningar enligt det urval sm gjrts

44 Bevakning av leverantörsfakturr Alla fakturr sm betalats via fil (även avibetalningar kan bevakas, se grundinställning 625) ch sm ännu inte förfallit, hamnar under bevakning. Anledningen till detta är att du ska få en så rättvis bild av dina pst- ch bankkntn sm möjligt. Det är ju inte förrän BG/PG flyttar pengar från ditt knt till leverantörens knt sm betalningen verkligen ska bkföras. Bkning av betalda fakturr kan ske på flera lika sätt. Med autmatisk markering av alla fakturr sm passerat ett visst betalningsdatum eller bara de fakturr sm betalats ett visst datum eller med manuell markering. Ansvarar du för leverantörsreskntran bör du ta för vana att gå in i bevakningen varje dag. I Entrés bevakning av leverantörsfakturr kan avbkning ske på fyra lika sätt. Manuell bkning. Genm att klicka i klumnen vald för de fakturr sm man vill bka sm betalda. Hela dagen. Med knappen Hela dagen markeras alla fakturr sm betalas på dag enligt listan under avsnittet 2. Betalningar Aut. Avbkning. När du klickar på knappen för autmatiskt avbkning visas dialgen där du får välja sista betalningsdatum för fakturr sm skall markeras för avbkning. När du sedan klickar på Ok markeras alla de fakturr sm betalas tm detta datum

45 Återrapprtering. Med återrapprtering kan du läsa in utförda betalningsuppdrag från Bankgirt eller Plusgirt. Fördelen med denna hantering är att kreditfakturr kan delutnyttjas med autmatik. Detta blir annars en manuell rutin. Övriga funktiner Bka betald. När du har gjrt dina markeringar skall dessa bkas sm betalda. Genm att trycka på Bka betald skapas en jurnal med bkföringsunderlag på de fakturr du markerat. Via grundinställning 766 kan man styra m man vill ha ett verifikat per betalningsdag. Visa återrapprteringsfil. Efter genmförd återrapprtering kan den fil sm hanterats visas via denna knapp. Ändra. Genm knappen ändra kan betalt belpp samt betalningsdatum ändras för en faktura. För att byta betalningsdatum på flera fakturr kan knappen Bearbeta användas. Eget urval. För att begränsa listan med fakturr kan urval göras på t.ex. en viss leverantörs fakturr, perid, prjekt, attesterare mm. Annullera. Om en faktura felaktigt skickats till Bankgirt eller Plusgirt kan man via knappen annullera återställa fakturan sm betald. I samband med annulleringen kan en lista skrivas ut sm innehåller de annullerade fakturrna. Annullering från bevakning lggas även i systemlggen. Tänk även på att du själv måste meddela Bankgirt/Plusgirt för att annullera betalningen även hs dem. Bearbeta. Genm att markera flera fakturr ch därefter klicka på Bearbeta kan betalningsdatum ändras. Bevakningslista. Denna knapp ger en lista på alla fakturr sm ligger för bevakning. I samband med utskriften kan gruppering göras för Betalningsdatum, Leverantör, Prjekt eller Valuta. Fakturainf. Visar eventuell infrmatin m fakturan sm lagts till under ankmstregistreringen eller i samband med attesteringen

46 Vidaredebitering Vidaredebitering används för att autmatisera fakturering av kstnader från leverantörsfakturr. Det finns fyra metder berende på hur leverantörsfakturan inkmmer till Entré. 1. Från manuell kntering. En pappersfaktura sm matas manuellt eller skannas in har nrmalt ingen specifikatin av artiklar i Entré, det innebär fta för mycket arbete att registrera. Om leverantörsfakturan förgåtts av en beställning i Entré kan ändå metd 2 användas. Vidaredebitering för fakturr utan artiklar sker via knteringen. 2. EDI, på artikelnivå. EDI fakturr skapar autmatiskt specifikatiner av artiklar i Entré. Därmed kan vidaredebitering genmföras på artikelnivå. Metden är bra då kunden ska ha leverans av specificerat material. 3. EDI från inskanning. Fakturrna är skannade från t.ex. Itella ch inlästa i Entré via EDI. 4. EDI från attestering. Fakturan har kmmit in i Entré från ett externt attestsystem t.ex. Synk-IT. Dessa fyra metder innehåller hjälpmedel för att delvis autmatisera vidaredebitering. Med manuell hantering kan dessutm inköpsrder ch EDI underlag manuellt markeras ch kpieras till kundrder. För att krrekt hantera detta så skapas regler. För att helt autmatisera vidaredebiteringen kan man slå på inställning Då kmmer vidaredebiteringsunderlag direkt att skickas till rdern m alla artiklar är OK. Innan man sätter igång med vidaredebitering så bör man gå igenm nga de grundinställningar sm berör detta. Bland annat så måste man bestämma när underlaget för vidaredebitering skall skapas. Regler för vidaredebitering Dessa styrs av regler sm till en början måste sättas upp för en krrekt hantering. Detta görs i nedanstående rutin. I denna bild visas alla de regler sm lagts upp för hantering av vidaredebitering. Via urval i den övre delen kan filtrering göras för att lättare skapa en överskådlighet av de regler sm finns. I fönstrets nedre del så visas en lgg på de genmförda vidaredebiteringarna per regel

47 Via denna knapp kmmer man till de debiteringsunderlag sm regeln skapat. Denna knapp ger möjlighet att filtrera underlaget för genmförda vidaredebitering på datum innan de visas. Via knappen Skapa alternativt Ändra så kmmer man till följande bild för att redigera en vidaredebiteringsregel. Ange rubrik ch typ av vidaredebitering sm regeln avser. Det är även viktigt att slå på m regeln ska vara aktiv eller inte. Giltighetsdatumet anger sista dag för en aktiv regel. Ange här m även kreditfakturr ska behandlas. Ange här m regeln även ska hantera s.k. hämtrder. Ange vilket kntintervall sm regeln ska gälla för. - Leverantör - Prjekt - Enhet - Objekt - Attest Genm att ange kan regeln specificeras till att bara gälla t.ex. ett visst prjekt. Vanligaste sättet är att bara använda kntintervall så att antalet regler inte blir så många. Ange här m en viss kund eller rder ska kpplas till regeln. Lämnas fälten tmma så måste detta kpplas senare i underlaget för vidaredebitering. Gäller endast regler av typen knteringar. I samband med registrering av en leverantörsfaktura kan denna kpplas till en kundrder På så vis knyts fakturan till rätt rdernummer ch vidaredebiteringen blir smidigare. Här kan man ange en beskrivande text sm skrivs på rdern innan raderna för vidaredebitering

48 Prissättning av vidaredebiteringsregel Prissättning av vidaredebitering kan göras på lika sätt berende på underlaget. Är det så artiklar kpplade till leverantörsfakturr sm ska vidaredebiteras så bör man bestämma hur dessa skall prissättas. Om det rör fakturr sm skannats så är en lämplig mdell kanske att vidaredebitera med ett påslag. Detta bör man ta ställning till innan man lägger upp en massa regler. Ange m en vidaredebiterad artikel ska prissätts enligt rderns prislista. Ange ett fast pris sm ska debiteras. Används vid vidaredebitering av knteringar. Ange eventuellt annat försäljningsknt för den vidaredebiterade raden i rder. Vid vidaredebitering av typen kntering kan man här välja m ett fast artikelnummer istället ska användas. Faktr på kstnaden från underlaget sm vidaredebiteringen sker från. Ange m inköpspris i rder ska hämtas från inköpspris på EDI-artikeln. Ange här hur artiklar sm vidaredebiteras till rder ska behandlas då materialknteringen körs efter fakturering. Vidaredebitering från EDI-faktura med rader. I samband med att fakturr registreras antingen manuellt från pappersfaktura eller läses in från ett elektrniskt underlag finns det möjlighet att direkt kppla fakturan till en arbetsrder i Entré. Berende sen på m inställning 3082 är satt till av eller på kan man nu få lika flöden. Är inställningen satt till på kmmer underlaget sm kan vidaredebiteras att skapas först efter det att fakturan slutattesterats. När väl underlaget är skapat kan det vidaredebiteras från rutinen vidaredebiteringsunderlag i trädet. Denna bild är ckså en lgg på de vidaredebiteringar sm skett ch kan filtreras via fältet Status i urvalsdelen

49 Genmför. När man klickar på denna knapp kmmer de underlag sm markerats att utföras ch uppdatera de rder sm berörs. Underlaget får därefter statusen utförd. Ändra. Om man innan genmförandet vill krrigera t.ex. prissättningen kan detta göras via knappen Ändra. Bearbeta. Om man i samband med registrering av leverantörsfakturan inte angett ett rdernummer kan detta bearbetas in på de underlag sm markerats. Se rder. Detta är en genväg till rderlistan för den rder sm angetts på underlaget. Underlag. Efter genmförd vidaredebitering kan man via denna knapp se underlaget sm skickats till rder. Utskrift. Denna knapp ger en lista enligt urvalet sm gjrts. 3 Specifikatin. Ändra. Då underlagt för vidaredebiteringen baseras på artiklar sm inkmmit via EDI har man via denna knapp möjlighet att krrigera bl.a. antal ch inköpspris. Det finns även möjlighet att helt ta brt en artikel så att denna inte vidaredebiteras till rdern. Gå till. Via denna genväg kan den leverantörsfaktura visas sm skapat underlaget för vidaredebitering. Ändra artikel. Genväg till artikelbilden. Redigera rder. Om underlaget för vidaredebitering skapats utifrån en leverantörsfaktura utan artikelrader kan man via denna knapp öppna den kpplade rdern för att lägga till artiklar. Material sm registreras via denna rutin kmmer inte att kstnadsföras utan kmmer att betraktas sm redan kstnadsförd

50 Speciella regler för vidaredebitering av EDI-artiklar. 1. Det går inte att dela upp underlaget i vidaredebiteringen så att lika artiklar faktureras i lika rder. 2. Artiklar sm man ej vill ska vidaredebiteras kan via en artikelmall i artikelregistret sättas till Vidaredebiteras inte. På så sätt kan man undanta speciella artiklar sm finns på EDI-fakturrna t.ex. avräknad rderbnus sm skickats sm artikelrad. 3. Det går inte att sätta fasta priser per artiklar. 4. Nya artiklar sm inte finns i Entré läggs autmatiskt upp i artikellistan, men får status Ej aktiv. I vidaredebiteringen så markeras dessa artiklar med en bck i fel-klumnen. Via knappen Ändra artikel kan status på artikeln ändras m det är så att den ska vidaredebiteras. Genmföra vidaredebitering Markera det underlag sm du vill skicka till rder ch klicka på Genmför för att utföra debiteringen. I rdern ser det nu ut så här efter debitering

51 Utskrifter En kmplett leverantörsreskntra ska vara utrustad med kraftfulla ch överskådliga rapprter så att du alltid har full kntrll på dina skulder ch kan planera dina utbetalningar på bästa sätt. I Entré finner du 5 lika rapprtval. Det sm karaktäriserar varje rapprttyp är: Saldlistan ger dig en kmplett översyn över alla dina leverantörsfakturr. Denna lista har en inbyggd intelligens sm gör att du kan gå bakåt i tiden för att se hur reskntran såg ut i en tidigare perid. Mycket användbar vid t ex bkslut. Reskntrarapprten ger dig en periduppdelad lista där du antingen kan få den åldersfördelad i 30-dagarsperider eller per betalningsdag. Kntutdrag visar en viss leverantörs fakturr. Du kan välja att visa alla, endast betalda eller endast betalda. Lista leverantörsfakturr kan du lista dina leverantörsfakturr med en mängd lika urvalsmöjligheter. Har du önskemål m speciella rapprter, kan du tm lägga till egna urval ch rapprter. Lista leverantörsfakturaknteringar visar fakturans knteringsrader. Även de urval du gör i rapprterna utgår från knteringsraderna ch ej fakturahuvudet. Saldlistan Saldlistan är en lista med tre lika urvalsmöjligheter sm du kan srtera ch selektera på flera lika sätt. Saldlistan är den kanske viktigaste rapprten i leverantörsreskntran eftersm du kan få en bild av hur reskntran såg ut i en tidigare perid

52 Det första urvalet ger dig alla fakturr i vald perid samt alla betalda före periden. Vill du slippa alla fakturr före vald perid, utan endast se de fakturr med fakturadatum i vald perid, skall du välja detta alternativ. Detta alternativ listar endast betalda fakturr i periden. Du kan begränsa listan till att t ex mfatta ett visst prjekt. Obs! Väljer du ett tidigare peridintervall så kmmer även de fakturr med sm var betalda då men betalda idag! Vid ett bkslut är det nödvändigt att kunna lista sina leverantörsskulder per den sista i föregående bkföringsår. Srtering av listan kan ske antingen i nummer eller namnrdning. Välj Endast ttal m du inte vill ha alla fakturr utan endast ett ttalsald i listan. Vid utskrift av saldlistan kan man välja hur listan skall gruppsrteras. Följnade val är då möjliga

53 Reskntrarapprter Du kan välja på att skriva ut flera lika reskntrarapprter. Det sm karakteriserar dessa rapprter är främst att de visar dina leverantörsskulder i ett tidsperspektiv. Väljer du listan Obetalda fakturr per leverantör, kan du ckså välja en leverantör här. Kryssa i denna ruta m även bevakade fakturr skall ingå i rapprten. Alla fakturr sm förfaller inm valt datum ingår i rapprten. Välj srtering. Val av rapprt Leverantörsreskntra/Rapprt. Visar alla betalda leverantörsfakturr grupperade i åldersrdning. Första gruppen innehåller fakturr sm ej förfallit, den andra gruppen alla förfallna 1-30 dagar, den tredje dagar ch den sista mer än 61 dagar. Se nästa sida för rapprtexempel. Obetalda fakturr per leverantör. Visar alla betalda fakturr srterat per leverantör. Betalningsprgns. Visar, ch summerar, alla fakturr med srtering på förfalldag. På så vis får du veta hur mycket pengar sm ska betalas per dag. Ej förattesterade. Visar alla ej förattesterade fakturr för urvalet

54 Exempel på leverantörsreskntra per perid Exempel på betalda fakturr per leverantör:

55 Exempel på betalningsprgns per dag Exempel på ej förattesterade fakturr

56 Kntutdrag Kntutdraget ger dig en ttal överblick över leverantörens alla fakturr. Det visar ckså ttalt köpt, betalt ch kvarvarande sald på leverantören. Alla fakturr inm valt datumintervall visas. Granska ger dig en ttal överblick över leverantörens fakturr. Se nästa sida. Exempel på kntutdrag- utskrift

57 Exempel på kntutdrag granska: Flik 1 listar alla fakturr med eventuellt betalt belpp ch status. Flik 2 visar aktuell fakturas alla knteringar

58 Flik 3 visar de betalningar sm gjrts på aktuell faktura. Flik 4 visar Övrig infrmatin m fakturan

59 Grundinställningar I grundinställningarna anger du de grundvärden sm skall gälla för leverantör ch leverantörreskntran. Inställningarna är från början ifyllda med grundvärden för de mest förekmmande alternativen. Nedan går vi igenm alla inställningar i detalj. Alla grundinställningar samlas under menyvalet System, Allmänna sidregister ch inställningar. Varje inställning har ett nummer sm du kan söka efter i grundinställningarna i de fall handbken refererar till detta. Imprt / Exprt 2727, Exprtmall för exprt av leverantörer. I Entré så är det möjligt att från Sök i leverantörsregistret markera ch exprtera leverantörsuppgifter till en XML-fil (kräver upplägg av unik exprtmall). Detta används i första hand vid integratin med system likt Baltzar ch Ascend. 2728, Imprtmall för imprt av leverantörer. Genm att kppla ett imprtschema till denna inställning så är det möjligt att från ett externt system imprtera leverantörsuppgifter. Filerna skall vara av typen XML (kräver upplägg av unik imprtmall). Mallinställningar 2316 samt I bilden Skapa/Ändra Leverantörer samt i bilden för Sök i Leverantörsregistret så finns det möjlighet att lägga till två knappar för att kmma åt leverantörsinfrmatinen på ett smidigt sätt. 580, Denna inställning styr vilken mall sm ska användas då en ny kntakt lägg upp på leverantören

60 285, Vid upplägg av en ny leverantör så bestämmer denna inställning vilken registreringsmall sm ska användas. Attestering 1931, Attestansvarig/Prjektledare attesterar fakturr med prjekt. Vid skapandet av leverantörsfakturr med attestering kan man få Entré att autmatiskt hämta rätt attestant enligt en förutbestämt priritering. Denna priritering är enligt följande: Prjektledare (angiven på prjektet), Attestansvarig (angiven på prjektet). Är det så att båda dessa är tmma ch det finns en resultatenhet på prjektet så hämtas Attestansvarig sm eventuellt angetts på resultatenheten. 1712, Bkför m kntering i aktuell perid. Med denna inställning på så tvingar man systemet att alltid lägga m kntering av en leverantörsfaktura till den perid sm mtsvarar inlggningsdatumet för användaren så länge sm den periden är öppen, annars flyttas knteringen fram till nästa möjliga perid. 1858, Endast för attest av "egna" fakturr. Om denna inställning slås på så kmmer användaren endast att se de fakturr sm han eller henne ska för attestera. 1857, Endast slutattest av "egna" fakturr. Om denna inställning slås på så kmmer användaren endast att se de fakturr sm han eller henne ska slutattestera. 3443, Färg för rder sm inte finns kvar i rderlistan. Här anges bakgrundsfärg för rdernummer i knteringsraden sm inte finns kvar i rderlistan. Det kan vara brttagna eller fakturerade rder. Om inget anges visas bjektet med lila bakgrund. 2677, Rättighetsnivå för att se transaktiner efter genmförd attest. Efter genmförd attest så skapas nrmalt en attestjurnal sm kan granskas ch skrivas ut från transaktinsregistret. Med denna inställning kan fönstret med transaktiner stppas från att visas. Genm att ange den rättighetsnivå sm krävs av en användare för att se transaktiner så visas den endast för de sm har behörighet. Alternativt kan rättighetsnivån sättas till 6, en högre nivå än vad en användare kan ha, så visas aldrig transaktiner. 1856, Rättighetsnivå för att slutattestera. Denna inställning gör det möjligt att styra vilken rättighetsnivå sm krävs för att få slutattestera fakturr. 1859, Typ av attestering för nya leverantörer. Här kan man sätta vilken typ av attestering sm skall föreslås på nya leverantörer. Observera att detta är ett grundförslag sm även kan styras via registreringsmallar 1862, Vem sm slut attesterar fakturr. Med denna inställning kan du styra vem sm med autmatik ska föreslås sm slutattestant då ingen attestant autmatiskt hämtats från Prjekt, Resultatenhet (inställning 1931) eller Leverantören. 3063, Visa fakturr sm ska för attesteras för slutattestant. När denna inställning är på så har slutattestanten möjlighet att i attestbilden klicka i en ruta för att visa fakturr sm ej för attesterats. 3002, Visa inte varning för ej jurnalförda fakturr. Med denna inställning på så visas ingen varning när Attestrutinen startar för att det finns fakturr sm ej jurnalförts. 3002, Visa inte varning för ej jurnalförda fakturr. Med denna inställning på så visas ingen varning när Attestrutinen startar för att det finns fakturr sm ej jurnalförts. 2694, Visa lista på inköpsrder från EDI parallellt. När en EDI-faktura läses in så kpplar den antingen till en befintlig inköpsrder eller lägger upp en ny m det är en så kallad hämtrder. När inställningen aktiveras så visas beställningen parallellt med leverantörsfakturan vid attestering. 3176, Använd regler för att attestera knteringsrader. I Entré finns fyra fasta attestregler att välja mellan. När denna inställning slå på så aktiveras ytterligare ett attestflöde. Detta flöde är mer öppet ch kan efter behv styras på lika sätt. Se appendix 1 för hur detta kan sättas upp

61 Betalningar , 3228, 3254, Färger. Då man slagit på hanteringen för regelbaserad attesthantering kan man via dessa inställningar styra hur lika rader ch fält på raden ska färg-kdas. 2814, Antal månader för bevakning av kreditfakturr. Standardvärde för antal månader sm betalningar via fil ska bevakas. Om ingen debetfaktura skickas på betalning till samma leverantör inm angiven perid sm kmmer betalningen av krediten att skickas tillbaka. Om inget anges sätts antal månader till , Bankreferens för utlandsbetalning. Här kan du ange vilken bankreferens sm ska användas då du skickar utlandsbetalningar till en leverantör utan egen bankreferens angiven. Se appendix 2 för en beskrivning av utlandsbetalningar. 583, Bevakning av fakturr skickade till betalning. Då fakturr skickats till bevakning är det möjligt att via den här inställningen styra m eventuella respitdagar skall läggas på förfalldatumet. 766, En bkföringsrder per betalningsdag. Med denna inställning på så separeras varje betalningsdag när fakturr bkas brt från bevakningen. 456, Respitdagar. Respitdagar används för att direkt bka fakturr sm förfaller de närmaste dagarna sm betalade i reskntran. Respitdagar = 0 Alla betalningar hanteras i reskntran sm bevakade. Respitdagar = 3 Alla betalningar sm förfallit (idag är förfallen) ch de sm förfaller inm tre dagar bkas i reskntran sm betalade. Resterande bkas sm bevakade. Respitdagar = 100 Alla fakturr bkas direkt sm betalade. Reskntran ser ut sm m sista förfalldatum i betalningen redan uppnåtts. 2699, Skicka kreditbetalningar till Bankgirt för bevakning till Plusgirt. Vid betalning via Plusgirt så tillåter denna inställning att även kreditfakturr till bankgirnummer skickas till Plusgirt för bevakning. 698, Vid betalning lås inte girnummer till kppling på betalningssättet. I Sverige har vi lika girnummer för pst respektive bankgir. I t.ex. Finland kan samma nummer användas vid betalning på flera lika betalningssätt. Du har här möjligheten att ange att systemet inte skall låsa ett girnummer till ett specifikt betalningssätt när du utför leverantörsbetalningar 699, Visa alla leverantörsbetalningssätt i betalningsrutinen. Med denna inställning påslagen så markeras alla betalningssätt där inställningen för betalningsrutin är antingen Bankgir eller Plusgir. 582, Visa alltid inställningarna vid filbetalning. Vid filbetalning till Bankgir eller Plusgir kan man med denna inställning välja m dialgrutan för inställningar av filbetalning alltid ska visas. Detta kan vara bra vid en driftsättning, men brde efter det stängas av. 625, Bevakning av avibetalningar. Denna inställning styr ifall fakturabetalningar där betalningssättet är av typen Avier även ska behandlas enligt inställning , Standard betalningssätt. Ange här vilket betalningssätt sm alltid ska föreslås då rutinen Registrera leverantörsbetalningar öppnas. 2741, Exprtmall för exprt av betalningar. Vid integratin med system av typen Baltzar samt Ascend (för hantering av attestflöden) kan Entré i samband med att betalningsjurnalen körs exprtera en XML-fil sm då innehåller fakturanummer samt betalningsdatum. Detta så att fakturr i dessa system även ska uppdateras beträffande betalningar

62 1892, Kmmunikatinsprgram för överföringar. Denna inställning styr vilken prgramvara sm ska användas då betalningsfiler ska skickas. Vid betalning till fil så kmmer detta prgram att autmatiskt starta i slutet av betalningsrutinen. Observera att bankgirt erbjuder ett flertal lika typer av filer sm kan hämtas från bankgirt. Hantverksdata Gir har endast stöd för filer av typen Avstämningsrapprt/betalningsbevakning 2806, Prgram för att visa fil från återrapprtering. Ange namn på ett externt prgram sm visar filer från återrapprtering. Om inget anges så används "GirCm Reader.exe". 3300, Text för att verifiera betalning. Text sm skickas med vid överföring av betalning till Bankgir. Om inget anges används texten: Betalningar till knt {lcknt}. Ttal summa {lcbelpp}. 1893, Unik katalg i registret. Om den datr sm utför betalningar har flera installatiner av Entré ch inte samma avtal med Bankgirt eller Pstgirt, måste inställningarna för betalningsöverföringen separeras i lika katalger för de lika företagen. För att få unika inställningar för detta företag ska du ange ett unikt namn här. Samma namn får inte förekmma i andra företag sm utför betalningar på samma datr. Namnet bör vara utan mellanslag ch endast innehålla nrmala tecken. 3257, Prefix för leverantörsbetalningar. Då Gircm hämtar filer skickas ett prefix med sm urval för vilka filer sm ska hämtas. I leverantörsbetalningar är det nrmalt "LB". Om man har egna avtal m andra typer av filer sm kan hämtas kan man ändra på det prefixet här. Anger man ingenting används "LB" sm standard. Vill man hämta allt utan prefix kan man ange "*". 3258, Prefix för OCR betalningar. Då Gircm hämtar filer skickas ett prefix med sm urval för vilka filer sm ska hämtas. I OCR inläsning är det nrmalt "BI". Om man har egna avtal m andra typer av filer sm kan hämtas kan man ändra på det prefixet här. Anger man ingenting används "BI" sm standard. Vill man hämta allt utan prefix kan man ange "*". 1286, Katalg för filer med återläsning av leverantörsbetalningar. När man i rutinen för bevakning av leverantörsfakturr klickar på knappen återrapprtering så är det i denna sökväg sm prgrammet först letar efter återrapprteringsfiler att läsa in. 3142, Katalg för inlästa återrapprteringar. Efter det återrapprteringsfiler lästs in kan man via denna inställning ange var man vill att de inlästa filerna skall flyttas efter inläsning. Inskanning 1888, Förvald sökväg för inskanning av fakturr. I samband med leverantörsfakturaregistrering så finns det möjlighet att kppla en bild till fakturan. Denna inställning styr vilken mapp sm med autmatik ska föreslås då man klickar på knappen Bild i registreringsbilden för leverantörsfakturr. 2517, Kppla kundnummer till girnummer. Denna inställning används för att identifiera rätt leverantör då Entré integreras med Wrkflwsystemet E-Fakt. 2973, Spara endast sökvägen till bilden i Entrés register. Då skannade fakturabilder kpplas till en leverantörsfaktura kan man via denna inställning bestämma ifall den fysiska filen skall flyttas in i ch sparas i en Entré-databas eller m filen ska lämnas kvar på disken ch endast sökvägen sparas för senare granskning. Då det idag finns en begränsning på hur str en databas kan bli (2GB) så rekmmenderas denna inställning att vara på. 3330, Sökväg för att spara inskannade bilder. Denna inställning gäller endast från versin 4.7 ch framåt. När en bild kpplas till en leverantörsfaktura ch den inte ska sparas i Entrés register så flyttas den till denna katalg. Använd måsvingar m lika bilden ska lagras i lika katalger. Exempel:

63 Fakturabilder\Leverantör{trim(Leverant.Namn)} Ger egen katalg för varje leverantör. 1890, Typ av filer att hämta. Ange här vilka filtyper sm ska kan visas då systemet letar efter filer med bild av fakturr. Exempel: *.jpg; *.gif , Dessa inställningar används då Entré integreras med Wrkflwsystemet Baltzar ,2516,2518. Dessa inställningar används då Entré integreras med Wrkflwsystemet E-fakt. Knteringsetiketter 2597, Antal rader på knteringsetikett. Denna inställning gör att underlaget sm används för utskriften, via Crystal Reprt, även innehåller ett sidnummer sm kan användas för att sidbryta en etikettutskrift. 1998, Autmatisk utskrift av knteringsetikett. Utskrift av knteringsetiketter kan ske med autmatik. Det finns två alternativ när etiketter kan skrivas; Direkt då en ny eller mknterad faktura sparas eller alternativt skrivs alla knterade fakturr ut då registreringen av fakturr avslutas. Nej Varje gång en knterad faktura sparas Alla registrerade sedan sista utskrift vid avslut Rapprten för knteringsetiketter kan ckså skrivas sm en vanlig rapprt under utskrift av leverantörsfakturr. 2000, Knteringsstatus för leverantörsfaktura. Denna bör endast ändras då annat språk än svenska används. 1999, Rapprt för knteringsetiketter. Denna inställning skall bara fyllas i m man har en egen rapprt sm skall ersätta standardrapprten. I mappen Rapprter\ Leverantörsreskntra\ finns även ett antal rapprtfiler sm gjrts i rdning för speciella skrivare t.ex. Brther QL serien. Rapprter Kppling till alla rapprter finns sm standard ch dessa inställningar skall bara fyllas i m man har en egen rapprt sm skall ersätta standardrapprten. Registrering 60, Antal dagar fakturadatum får skilja sig. Vid registrering av en leverantörsfaktura kan systemet varna då det inmatade fakturadatumet skiljer sig mer än de antal dagar sm angetts här. 1385, Avpricka autmatiskt inköpsrder. Med denna inställning aktiv så har man en möjlighet att pricka av leverantörsfakturan mt befintliga beställningar för den leverantören. 1464, Fält att hamna på efter inmatad mms. När mmsfältet fyllts i på en leverantörsfaktura kan man via denna inställning styra till vilket fält sm markören sen ska landa på. 427, Minus (-) byter tecken ch går framåt. Ange m minustangenten ute till höger bland de numeriska tangenterna byter tecken +/- på registrerat radbelpp samt går vidare till nästa inmatningsfält. (Plustangenten betyder endast enter) 696, Placera på fakturadatum efter val av leverantör. Anger m markören autmatiskt ska stanna på fakturadatum efter det att leverantör valts till en faktura. Med denna inställning avslagen så stannar markören på fältet Kredit. 3314, Registreringsmall för knapp. Då det på en leverantörsfaktura kan finnas fält sm ska fyllas i ch där fältet i den vanliga bilden inte finns tillgängligt kan man via denna inställning kppla en registreringsmall för hantering av det fältet

64 2721, Registreringsmall för spara. Då det på en leverantörsfaktura kan finnas fält sm ska fyllas i ch där fältet i den vanliga bilden inte finns tillgängligt kan man via denna inställning kppla en registreringsmall sm visas när fakturan sparas. 2546, Stäng av utjämning av autmatisk kntering. Vid kntering av en ny faktura skapas nrmalt tre kntn autmatiskt av Entré. Förutm skuld- ch mmsknt så hämtas kstnadsknt från leverantören eller grundinställningar. Kstnadskntt får hela skulden sm belpp. Om man lägger till ett knt till ch ger det ett belpp så kmmer Entré, m denna inställning inte är aktiv, att dra brt detta belpp från det första kstnadskntt. På så vis kan m kntering utföras utan att belppet på första kstnadsknt måste ändras. Avdrag på första kstnadsknt sker endast m det avdragna belppet är mindre än belppet på första kstnadsknt. 1347, Visa lista på inköpsrder till vald leverantör. När denna inställning är påslagen så visas en lista med beställningar till aktuell leverantör när fakturan sparas. 59, Åtgärd för förfalldatum på en helg. Då förfalldatum infaller på en helg/helgdag kan man via denna inställning bestämma vilket datum sm då ska väljas. 3061, Exprtmall för visa EDI underlag. Det exprtschema sm anges här används för att förhandsgranska leverantörsfakturr sm inkmmit via EDI. 3084, Färg för underlag utan mms. I rutinen för Underlag till EDI kan man via denna inställning bestämma hur fakturr utan mms skall färgkdas i listan med underlag. 1894, Kntera EDI fakturr enligt knt på artikelgrupp. När EDI-fakturr med artiklar läses in kan man med denna inställning aktiverad bestämma kstnadsknt utifrån artikelns artikelgrupp. 3075, Stppa EDI underlag utan kundrder. Med denna inställning kan man styra hur EDI underlag ska hanteras m de saknar kundrder. Nej Ja, inga underlag imprteras utan kundrder Ja, fast underlag med enbart resultatenhet imprteras 2928, Stppa EDI underlag utan prjekt. Med denna inställning kan man styra hur EDI underlag ska hanteras m de saknar prjekt. Nej Ja, inga underlag imprteras utan prjekt Ja, fast underlag med enbart resultatenhet imprteras Undantag: Det finns artikel- eller knteringsrader med prjekt. Underlaget har en leverantör sm har ett standardprjekt. Underlaget ska till en kundrder sm har prjekt 2331, Visa lista på inköpsrder från EDI parallellt. När denna inställning är påslagen så visas en lista med beställningar i samband med fakturaregistreringen. Listan är synkrniserad med aktuella EDI fakturr i leverantörsfakturaregistreringen. 682, Kntrllera inte checksiffra på kntnummer. Med denna inställning påslagen så kntrlleras inte checksiffran när man matar in ett plusgir/bankgir. 697, Kntrllera referensnummer. Här anges m systemet ska kntrllera checksiffran på angivet referensnummer på leverantörsfakturan. Ange vilken kntrll sm ska utföras via inställning Om inget anges används "Bankföreningen i Finland" sm standard. 2970, Tillåt inte att man skapar flera leverantörsfakturr med samma fakturanummer. Nrmalt får man en varning m man försöker att använda samma fakturanummer 2 gånger till samma leverantör. Med denna inställning aktiv så

65 tvingas man välja unika fakturanummer. Denna inställning kan även överridas per leverantör. 2715, Typ av referensnummer vid kntrll. OCR nummer används för att unikt identifiera en faktura. Med betalningstjänster till OCR sm erbjuder återrapprtering kan registrering av kundinbetalningar skötas autmatiskt. För att kntrllera att ett OCR nummer är krrekt inmatat i en betalning adderas en kntrllsiffra sist i numret. Denna kntrllsiffra beräknas lite lika berende på var betalningstjänsten hanteras. Här anger du typ av OCR tjänst sm används. Äldre OCR Bankföreningen i Finland Plusgirt OCR inklusive längdsiffra Plusgirt ch BGC OCR Serie Lev.faktura. 213, Serie Leverantörsfakturr kredit. Ange den grundserie sm skak användas för leverantörsfakturakredit. 197, Serie Leverantörsfakturr. Ange den grundserie sm ska användas för leverantörsfakturr Textinställningar. Du behöver nrmalt sett inte ändra dessa utan de bör endast ändras m språk är annat än svenska. Vidare debitering. 2575, Ordertyp för nya rder. Då vidaredebitering sker på underlag sm ej tidigare kpplats till en rder så används denna rdertyp för att skapa nya rder. Har kunden en inställd rdertyp så används den. 3140, Stäng av "varning" i vidaredebitering. På vidaredebitering av typen Kntering kan man i samband med vidaredebiteringen välj ha att Redigera rder. Om denna inställning är på så varnar inte systemet för hur material sm läggs på rdern skall hanteras. Detta styrs av vidaredebiteringsregeln ch kan vara Kstnadsförs via lager, Redan kstnadsförd samt Ej från lager. 3082, Vidaredebitera efter attestering. Med denna inställning påslagen så skapas underlaget för att vidaredebitera först efter det att fakturan slutattesterats. 2567, Vidaredebiteringsstatus. Denna inställning skall bara ändras då annat språk än svenska skall användas i systemet. 3127, Varna m det finns vidaredebiteringar då man öppnar en rder. När man i rderregistret öppnar en rder kan man med denna inställning få en varning m det finns icke genmförda vidaredebiteringar kpplade mt rdern. 2578, Vid avslut av attestering. För att underlätta vidaredebiteringen kan man välja att Entré autmatiskt visar listan med vidaredebiteringsunderlag efter avslutad attestering då en regel uppfyllts. 2580, Vid avslut av förattestering. För att underlätta vidaredebiteringen kan man välja att Entré autmatiskt visar listan med vidaredebiteringsunderlag efter avslutad attestering då en regel uppfyllts. Observera att inställning 3082 även spelar rll här. 2576, Vid avslut av leverantörsfakturaregistrering. Med denna inställning aktiv startas funktinen "Vidaredebitering" då registrering av leverantörsfakturr avslutas m det adderats nya vidaredebiteringar under registreringen. Följande alternativ finns: Nej Ja, för alla underlag Ja, endast underlag från slutattesterade leverantörsfakturr

66 3452, Utför vidaredebitering direkt. Då denna inställning är på kmmer vidaredebiteringsunderlag direkt att skickas till rdern m alla artiklar i underlaget är OK. 2579, Vid start av rderlista för attestansvarig. Med denna inställning aktiv startas funktinen "Vidaredebitering" då "Orderlistan" startas m det finns vidaredebiteringar att utföra där aktiv användare är angiven sm attestant. Följande alternativ finns: Nej Ja, för alla underlag Ja, endast underlag från slutattesterade leverantörsfakturr

67 Appendix 1 Regelbaserad leverantörsfakturaattestering i Entré Från ch med versin har Entré stöd för regelbaserad leverantörsfakturaattestering, så kallat. wrkflw. Hanteringen utmärks av att attesteringsnivåerna är begränsade, att det går att dela upp leverantörsfakturans rader för attestering av lika attestanter samt att det går att skapa grupper för attesteringen vilket medger bland annat att man kan ha ersättare till attestanter under förbestämda tidsperider. Detta är även de huvudsakliga skillnaderna jämfört med tidigare hantering av leverantörsfakturaattestering i Entré. För att få flödet att fungera måste grundinställningar ändras, regler för hanteringen skapas samt grupper för attestanter knfigureras. Regelhanteringen ch grupphanteringen i flödet är begränsat vilket innebär att hanteringen kan göras väldigt enkel men även väldigt avancerad med tillhörande prblematik i uppföljning av flödet av fakturan. Därför rekmmenderas att hålla flödet så enkelt sm det går. Observera att m det tidigare (enklare) attestflödet har använts i Entré kan regelhanteringen samexistera men det är inte att rekmmendera över någn längre tid. Principen är den att m leverantörsfakturans knteringsrader mtsvarar någn del i regeluppsättningen så kmmer attesteringen att ske enligt regler, annars kmmer det enklare flödet att följas. Grundinställningar För att börja använda det regel- ch gruppbaserade flödet så krävs det att man slår på inställning nummer 3176, Använd regler för att attestera knteringsrader. Observer a att regler ch grupper kan skapas ch knfigureras innan hanteringen slås på men de börjar gälla först när inställningen slagits på. Inställningarna 3204, 3205, 3228, 3254, 3202 ch 3203 styr vilka färger sm ska visas i attesteringen berende på lika statusar på fält ch rader. Dessa är inte nödvändiga att fylla i. Om de lämnas tmma använder Entré standardfärger för respektive status. Regler Vid registrering av leverantörsfakturr med knteringsrader avgör infrmatinen på knteringsraden hur den ska attesteras. När fakturan sparas kntrllerar systemet m det finns en regel sm mtsvarar uppgifterna på knteringsraden. Om så är fallet så kmmer knteringsraden att behandlas enligt det regelflöde sm den kmmit in på. Regler sätts upp i en slags trädstruktur där varje regeluppsättning är en gren. Se bild nedan. T.ex. kan en regel starta med att det finns ett rdernummer angivet på knteringsraden vilket gör att raden kmmer att följa den gren i reglerna sm avser den hanteringen. En annan gren kan kmma att avse knteringsrader sm endast har kstnadsställe på sig. Varje gren i regelträdet kan förgrenas ytterligare baserat på vilka villkr sm ska gälla ch vilka attestanter sm ska attestera fakturan

68 Delarna i regeluppsättningen gås igenm i rubrikerna nedan. Att tänka på är ckså att vissa kmbinatiner mtverkar varandra. Det är därför ytterst viktigt att analys av flödet görs så detaljerat sm möjligt innan man börjar bygga regelverket. Det kan annars vara extremt svårt att felsöka. Tänk ckså på att gå igenm reglerna för hur kntering får ske på kntnivå det vill säga hur ska prjekt, enhet ch bjekt hanteras på kntnivå (kntplanen) samt hur inställningar är på prjekt ch enheter beträffande attestansvar. Utlöses av Generellt gäller att m ett värde inte är ifyllt så tar regeln inte hänsyn till vad sm står på aktuell knteringsrad för den typ av värde sm avses. Aktiv. Måste vara ifylld för att den aktuella regeln ska påverka attestflödet. Om man vill stänga av regeln ska man ta brt bcken. Knt. För vilka kntn ska regeln gälla. Prjekt. Objekt. Resultatenhet. Filial. Ordernummer. Leverantör. Attestgrupp

69 Abslut Belppsintervall. Om belppet på knteringsraden ligger mellan de två belppen så gäller regeln. Om efterföljande regel är inställd på att endast gälla högre belpp än det sm gäller för knteringsraden så blir knteringsraden slutattesterad i detta steg, annars går den vidare till nästa steg i attesteringen. Abslut fakturasumma int. Detta belppsfält avser hela fakturans belpp exklusive mms. Även m fakturan är uppdelad på t.ex. lika prjekt avses alltid hela fakturabelppet exkl. mms. Från nivå. Det går att kppla regeln till vad sm ska hända i detta steg berende på vilket det föregående steget var. Regler Vad får/måste attestanten göra i detta steg. Ingen begränsning. Attestanten får göra vilken ändring sm helst sm den har rättighet till. Får inte ändra. Inga ändringar får göras av attestanten i detta fält. Eventuella ändringar sm måste göras får göras av handläggaren (administratören) av leverantörsfakturan genm återföring ch sedan får handläggaren spara fakturan ch därmed går den ut till attest igen. Måste ändra. Attestanten måste ändra aktuell uppgift. Lämpligt vid användning av temprära begrepp. Ändring återför attest till tidigare nivå. Vid ändring av aktuellt fält ska attesteringen återföras till en tidigare nivå i flödet. T.ex. m en attestant sent i flödet ändrar prjektnummer så att den prjektledare sm attesterade i ett tidigare steg inte längre är den sm ansvarar för prjektet. Ändring väljer ny regel. Om ändringen ska göra så att knteringsraden helt ska byta regelflöde. Regler går att sätta för: Knt Prjekt Objekt Resultatenhet Ordernummer Belpp. Observera att m man tillåter ändring av belpp kan attestanten dela upp fakturan i flera pster sm var ch en för sig går under attestantens attestnivå trts att den ursprungliga raden kanske inte gjrde det

70 Överridning en regel. För varje regel kan en nivå sättas för att överrida aktuell regel. Skalan är från 0 till 5 ch mtsvarar nivå för rättigheter sm är satt i rutinen leverantöreskntra i användarregistret. Exempel: Om en regel är satt enligt nedan så gäller följande: Om en attestant har rättighetsnivå 3 eller högre i leverantörsreskntran så får attestanten ändra knt på raden. Observera att varje regel kan ha sin nivå. Attesteras av Avdelningen Attesteras av styr vilken användare sm ska attestera knteringsraden i detta steg. Attestanten kan antingen hämtas från en attestgrupp ch där vara den sm har rllen Attestant eller Ersättare. Även den sm har rllen Ägare kan attestera knteringsraden genm att ange attestantens id i attesteringsbilden. Grupphanteringen förklaras ytterligare under rubriken Grupper. Sedan finns det tre speciella varianter där det går att ange att attestanten ska hämtas från en egenskap på raden eller fakturan. Syftet med detta är att slippa bygga ett regelverk för alla lika användare. Egenskaperna är (i priritetsrdning): Prjekt/rderreferens. Vilken priritering ska göras mellan prjektledare ch rder referens då dessa blandas på samma knteringsrad. Ingen (Prjektledare ch rderreferens ignreras) Order/Prjekt Prjekt/Order Order Prjekt Ansvarig resultatenhet. Ska ansvarig för enhet attestera ch det finns en enhet med ansvarig. Attestgrupp. Finns det en attestgrupp angiven ch det finns aktiva användare i gruppen. För fakturr utan attest. Om en faktura inte blir märkt på ett krrekt sätt. T.ex. att attestant på faktura inte fylls i vid ankmstregistreringen så ska denna inställning fånga upp felaktiga fakturr. Om man t.ex. har en regel sm ska gå till Attestant från faktura ch detta missas att fyllas i vid ankmstregistreringen kan denna grupp sm anges här fånga upp den felaktiga fakturan för krrigering. Attestant från faktura. Om attestant frtfarande inte satts kntrlleras sist m angiven attestant på fakturan får användas ch m det finns en sådan. Observera att även i fallen 1, 2 ch 4 går att använda Ersättare ch Ägare. Allt sm krävs är att det finns en attesteringsgrupp sm innehåller prjektledaren/rderreferensen eller den resultatenhetsansvarige eller attestanten från faktura sm även innehåller ersättare ch ägare. OBS! Sm tidigare påpekats så är en detaljerad analys av flödet jätteviktigt vid uppsättning av regelverket

71 Tvinga till efter attest Det går att dirigera m flödet enligt de val sm görs här. Gäller tillsammans med Ändring återför attest till tidigare nivå ch Ändring väljer ny regel. Grupper Attestgrupperna styr vem sm ska kunna attestera fakturr samt övrig hantering kring vem sm ska kunna vara ersättare för den ursprungliga attestanten, vem sm administrerar fakturaflödet samt vem sm är den övergripande ägaren av leverantörsfakturafrågr i aktuell grupp. I regelhanteringen kan man antingen kppla ett attesteringssteg till prjektledare/resultatenhetsansvarig eller direkt till en attestgrupp. Om man kpplar till prjektets prjektledare eller resultatenhetens attestansvarige så är det inte nödvändigt att skapa attestgrupper för dessa steg. Dck är enda sättet att få hanteringen med ersättare ch ägare att knfigurera grupper. Om man har använt de speciella rllerna för prjektledare eller resultatenhetsansvarig så kmmer systemet att söka efter en grupp där prjektledaren eller den resultatenhetsansvarige ingår med rllen Attestant. Om det finns en sådan förekmst så kmmer den attestgruppens egenskaper att appliceras även i dessa fall. Se bilden nedan för exempel på en attestgrupp med tillhörande medlemmar. Om man vill skapa många grupper samtidigt för flera användare kan man använda funktinen Plcka användare. Om man använder den skapas en attestgrupp för varje användare sm väljs sm har just den användaren i rllen Attestant. Rller I en attestgrupp kan det finnas fyra lika rller. Attestant, den huvudsakliga attestanten sm nrmalt ska attestera knteringsraden

72 Ersättare. Inte nödvändig men m man definierar en ersättare i attestgruppen så är det den användaren sm ersätter den ursprunglige attestanten under en vald perid. Att användas exempelvis m den ursprunglige attestanten är på semester, sjukskriven el. dyl. Observera att systemet med ersättare inte går i flera steg. D.v.s. en eventuell ersättare till en ersättare blir inte ansvarig för den ursprunglige attestantens fakturr/knteringsrader. Om man i en attestgrupp har en attestant ch en ersättare kan attestanten via Ändra egna användaruppgifter tala m under vilken perid sm ersättaren ska vara aktiv. Handläggare. Den användare sm är angiven sm handläggare är den sm får tillbaka fakturan/knteringsraden m attestanten vill återföra raden på grund av t.ex. felaktigheter. Observera att det inte är nödvändigt att lägga upp en användare sm har rllen Handläggare. Om det inte finns någn sådan kmmer systemet att använda användaren sm registrerade leverantörsfakturan sm handläggare istället. Observera även att handläggaren får se fakturan ch raderna i attesteringsfunktinen i systemet, fakturan kmmer inte tillbaka till leverantörsfakturaregistreringen. Ägare. I attestgruppen kan man, m man vill, definiera en Ägare av attestgruppen. Ägaren kan attestera knteringsrader sm ligger för attestering av attestanten utan att attestanten behöver attestera. Registrera/ändra medlemmar När man registrerar eller ändrar medlemmar i en attestgrupp anges följande infrmatin: Medlem. Den användare sm ska vara medlem i attestgruppen. Beskrivning. Beskrivning av medlemmen i detta sammanhang. Priritet. Används m flera medlemmar av någn anledning ska användas samtidigt, dvs. m en knflikt uppstår. Om priritet 0 används på samtliga så används den medlem sm systemet hittar först i databasen. Att använda priritet 0 på samtliga medlemmar ger således inte någt fel. Rll. Vilken rll ska medlemmen ha i den aktuella attestgruppen. Aktiv. Är medlemmen aktiv i den aktuella attestgruppen, dvs. ska medlemmen vara med vid urval av attestanter enligt den grupp sm gäller. Aktiv fr..m., t..m. Mellan vilka datum ska medlemmen finnas tillgänglig för urval till attesteringen. Observera att fältet Aktiv ändå måste vara ifyllt för att medlemmen ska vara med i urvalet

73 Attestering I attesteringsbilden har det tillkmmit hantering av färger för att indikera vad sm gäller just nu för den aktuella knteringsraden. För att se vad den aktuella färgen innebär kan man dra pekaren vanför fältet varpå en infrmatinstext visas. Dessutm har det tillkmmit en ny knapp för attestering sm beskrivs nedan samt en ny atteststatus Ej attesterad enligt regler. Det är den atteststatusen sm gäller för alla leverantörsfakturr vars attestering hanteras med hjälp av regler till dess att fakturan är attesterad. Bredvid fältet Attesteras av så finns en ny knapp, Ersätta. Om användaren är ersättare för någn annan attestant under en perid kan man via den knappen hämta även den persnens fakturr så flödet kan vidare även för dem. Rader måste sparas innan man kan genmföra attesteringen på liknande sätt sm tidigare. I attesteringsbilden ser knappen Attestera annrlunda ut än vad den gjrt tidigare. Man kan antingen trycka på knappen direkt för att attestera den rad sm man står på (eller sista raden m man står på en tmrad) eller kan man trycka på den svarta fyrkanten på knappen för att få fram fler alternativ. Attestera. Se Attestera van. Återför till handel. Detta alternativ återför aktuell knteringsrad till den användare sm är definierad sm handläggare i attestgruppen (se tidigare avsnitt) eller m sådan saknas så återförs fakturan/knteringsraden till den användare sm ursprungligen registrerade den

74 Återför hela till handel. Detta alternativ återför hela fakturan till den användare sm är definierad sm handläggare i attestgruppen (se tidigare avsnitt) eller m sådan saknas så återförs fakturan/knteringsraden till den användare sm ursprungligen registrerade den. Skicka till granskare. Detta innebär att fakturan kan skickas till annan användare för granskning. När den användaren lggar in visas infrmatin m att leverantörsfakturr finns för granskning. Efter Granskning frtsätter fakturan i attestflödet. Attestflöde. Visar attestflödet hittills för den aktuella knteringsraden inklusive eventuella ändringar av knteringen. Observera att m ändringar har gjrts tidigare i attestflödet så visas den senaste ändringen även bland knteringsraderna direkt. Dck kan inte alla visas eftersm det kan vara ett begränsat antal ändringar. Lggningen av attesteringar ch ändringar finns även tillgänglig i funktinen Sök i leverantörsfakturaregistret. Observera att man även kan högerklicka på raden för att få fram samma alternativ sm knappen ger. Om användaren ska attestera samtliga sina rader på en faktura utan att ändra på dessa kan man även bcka för fakturan i klumnen Mark.. Om användaren ska ändra rader så måste ändringarna sparas innan attestering. Om man är Ägare av någn annan attestants fakturr kan man ange den attestanten i fältet Attesteras av varpå man kan attestera den persnens fakturr/knteringsrader. Sök i Leverantörsfakturaregistret I denna bild så har en ny funktinalitet tillkmmit klumner att lägga till samt en knapp för att se ett attestflöde på en viss knteringsrad se exemplet senare i detta dkument. Lägg därför till klumnerna Attest id, Attesteras av samt Attest för att öka överskådligheten

75 Exempel I nedanstående exempel så har vi byggt ett regelverk sm ska lösa följande flöde 1. Ankmstregistrering. I detta steg kmmer fakturan in ch registreras. Prjekt sm anges på knteringsraden styr fakturans vidare attestflöde. 2. Prjektledaren attesterar (tidigare hade vi begreppet förattest). Denna nivå är uppsatt så att prjektledare sm angivits på prjektet är den sm attesterar fakturan. Vid attestering på denna nivå så har prjektledaren (attestanten) i vårt exempel tre valmöjligheter: a) Attestera hela fakturan sm den är vilket leder till att fakturan går vidare till nästa nivå

76 b) Byta prjekt vilket då skickar fakturan över till den prjektledare sm är satt sm prjektledare för det prjekt sm man byter till. c) Åter till handläggare. 3. Berende på vilket belpp sm fakturan har så är det lika attestgrupper sm ska slutattestera fakturan. Under krnr Belpp mellan ch

77 Attestgrupper Samt Observera att i respektive grupp så finns en handläggare sm fakturan landar hs när man i attesteringen använder funktinen Återför till handläggare

78 Registrering av leverantörsfaktura Vi registrerar en leverantörsfaktura på prjekt 1010 där prjektledare AT1 är prjektledare. Observera här att inga uppgifter m hur fakturan ska attesteras samt vem sm ska attestera finns med i denna bild. Sparar fakturan samt kör på jurnal sm vanligt. Sök i leverantörsfakturaregistret I denna bild så ser vi att fakturan sak attesteras av prjektledare AT1 enligt regelflödet

79 Om man nu klicka på attestflöde på en rad med attest id så visas följande bild: Eventuella ändringar sm utförs på respektive nivå lggas i nedre delen av bilden i 3. Utförda mknteringar Attestering För att underlätta flödet ytterligare så bör man på användaren i Entré sätta att användaren ska infrmeras vid inlggningen att det finns fakturr att attestera

80 I attestbilden ser det ut enligt nedan I bild så har varje fält kdats med färg för att lättare kunna se status på respektive rad. Se inställningar enligt nedan för förklaring. För att se vad respektive färg på raden betyder kan man hålla muspekaren över fältet för att få ytterligare infrmatin. Genm att högerklicka på kntt på raden kan användaren välja den åtgärd sm ska genmföras. Attestera vilket skickar fakturan vidare i flödet. Återför attestering till handläggare. Om detta hade valts så hade fakturan kmmit den handläggare sm finns i samma attestgrupp sm prjektledaren i detta fall HD. I exemplet så väljer vi att inte attestera utan vi byter prjekt istället

81 Precis sm tidigare så måste man efter ändring i attesten spara ändringen ch genmföra. Vi går nu tillbaka till bilden Sök i leverantörsfakturaregistret för att se hur fakturan ser ut efter den första attesten. Två saker har nu hänt. 1. Fakturan fått en ny status Ej attesterad enligt regler. 2. Det har tillkmmit nya knteringsrader sm visar att det nu är AT3 sm är attestant eftersm AT3 är prjektledare för prjekt 3010 sm vi bytte till i attesten. För att lättare se detta kan man klicka på knappen Attestflöde Vi kan då även i denna bild se att AT1 ändrade knt ch resultatenhet. Om vi då lggar in med användare AT3 så har den användaren fått en attesteringsbild sm ser ut enligt nedan

82 Den gamla raden är nu överstruken. Genm att högerklickar på 4010 väljer vi att Attestera raden. Spara ch genmför sedan attesteringen. I bilden för Sök i leverantörsfakturaregistret ser fakturan nu ut så här Attestflödet ser ut så här

83 Enligt de regler sm tidigare visats så ska fakturr under krnr slutattesteras av gruppen Administratörer ch där är användare AD aktiv attestant. Om vi då lggar in sm AD så ser attestbilden ut så här: Här ser man även den ändring sm tidigare gjrdes i attestflödet. Genm att högerklicka på 4010 samt välja Attestera så blir kntt markerat med grön färg vilket betyder att raden är attesterad

84 Efter detta så klickar man på spar samt genmför. Eftersm detta nu var sista steget i attestflödet så har vi då ckså fått en attestjurnal med den mkntering sm gjrts

85 Appendix 2 Utlandsbetalningar via Bankgirt Utlandsbetalningar sm skickas till Bankgirt vidarebefrdras nrmalt till respektive företags bank. På banken utförs utlandsbetalning på lika sätt berende på vilken bank det är. Frmatet på filen med betalningar måste därför anpassas berende på mttagaren. Entré levereras med grundvärden för några av de vanligaste mttagarna, men kan ckså anpassas för andra bankers frmat genm att ändra i ett par grundinställningar. Banken kan utföra betalningen på lika sätt berende på vad mttagaren i utlandet har för möjligheter att ta emt pengar. Detta styrs genm att varje leverantör sm tar emt betalningar i utlandet får ett kntnummer kpplat till ett register med uppgifter sm behövs för att genmföra betalning. Betalningssätt För att betala utlandsfakturr måste det finnas ett betalningssätt sm har kpplingar till "Bankgirts utlandsbetalningar". Fakturr sm sen ska betalas till utlandet måste betalas separat i funktinen för leverantörsbetalningar. Varje bank måste ha ett eget betalningssätt med sitt unika kundnummer. Se till att välja Filbetalning ch ange kundnumret enligt ditt avtal med banken. Denna kppling ger ett eget frmat på filen sm skickas till bankgirt. Bankreferenser En ny bankreferens skapas genm att Skapa/Ändra Bankreferens i menyträdet i Entré

86 Listan på befintliga bankreferenser. Adressuppgifter ch kntn sm banker behöver för att utföra betalning. Kder sm hanteras lika i lika banker. Exempel finns med från några kända svenska banker. Det går att redigera dessa under grundinställningar

87 Leverantörens kntnummer Till sist så måste betalningssättet ch bankreferensen kpplas på leverantören. Leverantören kpplas till betalningssättet så att fakturr sm registreras från leverantören autmatiskt får rätt betalningssätt. Respektive kntnummer kpplar till var pengarna ska hämtas från vid betalning. Bankreferensen beskriver hur mttagande bank tar emt betalning. Valutainställningar