Anmälan av stipendier med systemet Personec F ESS

Transkript

1 Aditr Oy 1 Anmälan av stipendier med systemet Persnec F ESS Lgga in i ESS via länken ESS-Emplyee Self Service sm finns under menyn Verktyg på Hankens persnalprtal. Internet Explrer rekmmenderas för användning av ESS. Kppla stipendiat till rätt chef Välj funktin / Anslut medarbetare. Skriv persnbeteckningen i frmen DDMMÅÅ-XXXX. Frtsätt. Därefter kan det vara frågan m 1. En ny persn (sm inte finns i databasen). 2. En persn (sm finns i databasen, men inte är kpplad till din chef). Lägg till en ny persn (sm inte finns i databasen) Databasen meddelar följande: Ingen persn hittas med den persnbeteckning sm gavs. Vill du övergå till att göra upp en ny persn. Tryck på Frtsätt. Därefter förflyttas du autmatiskt till stället Uppgift m persn- ch anställningsförhållanden. Fyll i persnens uppgifter: Namnet skrivs i frmen Efternamn, Förnamn ett tryck på Enter fyller i namnet på alla övriga punkter (Tilltalsnamn, Srteringsnamn, Srteringsnamn2) Obs! Vid inmatning av namnet är det viktigt att det finns endast ett mellanslag efter kmmatecknet. Obs! Om persnen vill använda ett annat namn än sitt första förnamn sm tilltalsnamn, ska persnen meddela detta på persnuppgiftsblanketten ch uppgiften krrigeras på raden tilltalsnamn. På de övriga raderna lämnas alla förnamn kvar. Persnuppgiftsblanketten ska ändå fyllas i. I fältet Språk anges språk R (svenska). Välj 001 i menyn Beräkningsenhet Välj bkstaven S i menyn Anställningsförhållande m stipendiaten är källskattepliktig dvs. saknar finländsk persnbeteckning uppgörs avtalet i Pave. Blanketter ch mera infrmatin hittar du på persnalprtalen. Kntrllera att uppgifterna är rätt ifyllda Spara. Frtsätt.

2 Aditr Oy 2 Därefter kmmer du tillbaka till sidan Anslut underlydande. Tryck på Frtsätt. Fyll i start- ch vid behv slutdatum samt tryck på Frtsätt. Observera att persnen syns inte mera sm persnal under din chef efter slutdatumet Välj anställningsförhållande S (från värdelistan) ch ansvarsmrådet (från värdelistan) ch Spara. Därefter kmmer texten Den underlydande anslöts. Databasen frågar m du vill ansluta en ny underlydande. Välj Avbryt. Lägg till en persn (sm finns i databasen, men inte är kpplad till din chef) Fyll i startdatum samt tryck på Frtsätt. Därefter kan det vara frågan m: 1. Persn med S-anställningsförhållande Välj anställningsförhållande S (från värdelistan) ch ansvarsmrådet (från värdelistan) ch Spara. Därefter kmmer texten Den underlydande anslöts, vill du ansluta en ny underlydande? Tryck på rutan. Välj Avbryt. Persnen syns inte genast sm persnal under din chef, ifall han inte anslutits från dagens datum. Du kan söka fram hans uppgifter i databasen genm att fylla i hans startdatum i rutan (sök anställda per). Tryck därefter på sök, så överförs persnens uppgifter till persnallistan. 2. Persn utan S-anställningsförhållande Välj A eller P-anställningsförhållande (från värdelistan) ch ansvarsmrådet (från värdelistan) Spara. Därefter kmmer texten Den underlydande anslöts, vill du ansluta en ny underlydande?. Tryck på rutan. Välj Avbryt. Markera persnen. Välj funktin Uppgift m persn ch anställningsförhållande. Välj 001 i menyn Beräkningsenhet ch bkstaven S i menyn Anställningsförhållande. Spara. Därefter kmmer texten Uppgifterna lagrades. Välj Frtsätt. Välj funktin / Anslut medarbetare. Skriv persnbeteckningen i frmen DDMMÅÅ-XXXX. Frtsätt. Fyll i startdatum samt tryck på Frtsätt. Välj därefter S (från värdelista) ch ansvarsmrådet (från värdelista) Spara. Därefter kmmer texten Den underlydande anslöts, vill du ansluta en ny underlydande?. Tryck på rutan. Välj Avbryt.

3 Aditr Oy 3 Persnuppgifter uppgifterna bildar en FESI-faktr 1 i persnaldatabasen för att persnen ska synas i chefsförteckningen ska en htark-körning 2 göras för persnen i persnaldatabasen (htarkkörning görs dagligen vid arbetsdagens slut, ch persnen syns sm underställd till chefen dagen därpå). I brådskande fall kan man be att persnalamanuenserna (eller kntakta persnalarenden@hanken.fi) gör en htark-körning för persnen. Markera persnen. Kntrllera att du har valt anställningsförhållande S. Välj Händelser. Kntrllera att det inte finns ett slutdatum för persnuppgifterna, ifall persnen varit anställd tidigare sm stipendiat. Välj Ny händelse Persnuppgifter ch ange startdatum. Prgrammet ger autmatiskt slutdatum ta brt datumet. Fyll i persnens persnuppgifter: Fyll i persnuppgifterna med hjälp av persnuppgiftsblanketten. Obligatriska uppgifter är hemadress ch grundutbildning. Fyll i pstnummer ch grundutbildning från värdelistan. Också mdersmål ch medbrgarskap bör anges. Bankuppgifter Välj Ny händelse IBAN bankkntnummer. Prgrammet ger autmatiskt slutdatum ta brt datumet. Fyll i persnens bankknt: Fyll i IBAN bankkntnummer (från värdelistan). Obs! IBAN fylls i utan mellanslag! Fyll i BIC (från värdelista). Välj e-lönespecifikatin eller lönespecifikatin i pappersfrm. Spara Examensuppgifter: Om prblem med bankkntt kntakta stipendiaten. Om bankntt meddelats på gammalt sätt kan man få uppgift m IBAN ch BIC via länken /iban_tarkistus. Kntakta persnalarenden@hanken.fi, m du har frågr m inmatningen av IBAN ch BIC. Välj Ny händelse Examen. Ange datumet, då persnen erhållit sin yrkes- eller högskleexamen. Samma datum anges sm både start- ch slutdatum. Om persnen endast uppgett årtal sm examensdatum, ange sm datum det aktuella året. Fyll i examenskd från värdelista samt de övriga uppgifterna sm angetts på persnuppgiftsblanketten 1 FESI-faktr är den uppgift i persnaldatabasen sm anger den chef sm gdkänner alla händelser i ESS. 2 Htark-körning är en körning sm görs för att alla ändringar sm gjrts skall föras in i persnaldatabasen Persnec F ch därmed ckså bli synliga i självbetjäningsmdulen ESS.

4 Aditr Oy Stipendiebeslut 4 Uppgörandet av en anmälan m stipendium inleds i vyn nedan Välj punkten Händelser ch Ny händelse. Välj Stipendie under punkten Händelseslag Ange stipendiets start- ch slutdatum => Fyll i uppgifter Uppgifter sm är utmärkta med en grön fyrkant är bligatriska, uppgifter med gul markering är valbara Stipendiets innehåll:

5 Aditr Oy Stipendiets ttalbelpp Stipendiets namn, förklaring Ansvarsmråde (bligatrisk) Knt (bligatrisk) Startdatum Slutdatum Stipendietyp Ansökningsvillkr Grund för beviljat stipendie Infrmatin m arbets-/frskningsgrupp Infrmatin m anställningsförhållande Stipendiets ändamål Avtalets datum Prjektkd Tilläggsinfrmatin (fritext) eurbelpp (används inte för resestipendium) tilläggsinfrmatin m stipendiet, textfält Välj persnens ansvarsmråde n datum (bligatrisk) datum (bligatrisk) textfält datum för beslut m stipendiet valfritt 5 Datum, i de fall stipendiet inte ska meddelas Mela dd.mm-åååå (t.ex. resestipendier) Ändringar i ett stipendium med status Gdkänd görs i Persnec F. Hur gdkänna ch skriva ut stipendiebeslutet Ett färdigt ifyllt stipendiebeslut kan gdkännas av chefen direkt i ESS. Ifall chefen gdkänner avtalet direkt i ESS, behöver beslutet inte skrivas ut ch undertecknas. Officiell arkiveringsplats är persnaldatabasen.

6 Aditr Oy 6 Stipendiaten ska ändå få infrmatin m avtalets innehåll, ch därför rekmmenderas att stipendiaten ändå får en utskrift av beslutet fastän prefekten/enhetschefen inte undertecknat det. Endast amanuensen behöver underteckna det utprintade avtalet. Även persner med assistentrll i ESS kan gdkänna stipendiebeslut. Ifall assistenten gdkänner beslutet, bör chefen ha underteckna det innan assistenten gdkänner beslutet i ESS. Det rekmmenderas att två kpir av beslutet skrivs ut från ESS sm chefen sedan undertecknar. Den ena kpian av beslutet ges åt stipendiaten medan enheten arkiverar den andra. Officiell arkiveringsplats är ärendehanteringen (W3D3) ch enhetens egna serie. Skriva ut avtalet Gå tillbaka till Persnalsidan Markera persnen Välj funktin Dkument Markera Stipendium ch tryck på knappen Markera Fyll i: Start- ch slutdatum Avtalets datum Filfrmat Persnbeteckning Prefekt/Enhetschef Handläggare Datum för underskrift/ Beslutsdatum Samma start- ch slutdatum sm angetts i avtalet Samma datum sm angetts i avtalet TSOXML (anges autmatiskt, behöver ej ändras) Anges autmatiskt av ESS Fritextfält, skriv in gdkännarens namn Fritextfält, skriv in handläggarens/assistentens namn Ange datum för gdkännande underskrift Starta Obs! Uppgifterna från det föregående beslutet (förutm persnbeteckningen) sparas alltid sm btten. Kntrllera att uppgifterna stämmer för det aktuella avtal du vill skriva ut.