Metod Momentet ska kontrolleras med hjälp av korstabell i Styret/ekonomisystemet.

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Metod Momentet ska kontrolleras med hjälp av korstabell i Styret/ekonomisystemet."

Ulla Danielsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Klas Lindblm Chefscntrller, Fastighetskntret Internkntrll Rapprt Dnr TN14/ Innehåll 1. LOU. Upphandling Leveranskntrll Hög arbetsbelastning. Oklar rganisatin Besiktningar ch kntrller Handhavande inkmna handlingar LOU. Upphandling Metd Mmentet ska kntrlleras med hjälp av krstabell i Styret/eknmisystemet. Urval: Tidsperid januari-december Samtliga blag sammantaget. D.v.s. Fast, Tex, VA ch Renhållning sammantaget. Drift, underhåll ch investeringar sammantaget. Samtliga varr ch tjänster sm handlas upp. Det betyder att följande kstnader exkluderas: Persnalkstnader, egen persnal. Inhyrda bstäder ch lkaler. Ej paviljnger. 1 (9)

2 Inköp av vatten Driftersättningar till idrttsföreningar Skatter ch medlemskap i branschrganisatiner Avskrivningar ch kapitalkstnader Kntrllmment Avtalstrhet på övergripande nivå ch ett antal betydande underliggande kstnadskategrier. Jämförelse mt kritisk nivå använd av upphandlingsfunktinen. Knt Inköp 2014 Mkr Avtalstrhet % 2014 Avtalstrhet % 2013 Avtalstrhet % 2012 Helhet ** Material Entreprenader * Huvudverksamhet * Stödverksamhet* ** Knsulter ** El, värme ** Rep inventarier Uppmätt avtalstrhet har förbättrats för varje år ch är sammantaget på en bra nivå, 92 %. Det är både en effekt av reellt högre avtalstrhet ch en effekt av bättre registervård. Upphandlingsfunktinen brukar ange nivån 70 % sm en kritisk nivå att uppnå. Tekniska nämnden bör dck ha en högre avtalstrhet berende på främst den stra andelen entreprenader. Avtalstrheten per undernivå ch ttalt har krrigerats för att eliminera ett antal större felkällr. Några av dessa är: - Avtalsleverantör är ej registrerad i e-avrp. - Avtalsleverantörens rganisatinsnummer är ej registrerad i eknmisystemet. - Avtalsleverantör byter rganisatinsnummer. - Eftersläpande fakturr efter avtalsperiden. - Direktupphandlingar registereras ej. Den krrigerade avtalstrheten var 70 % vilket är marginellt bättre jämfört med mätningen (9)

3 För att åstadkmma högre redvisad ch reell avtalstrhet på helhetsnivå krävs frtsatta förbättringar av registervården, ökad infrmatin kring avtalen samt tydlig styrning inm varje verksamhetsmråde. Fkus bör främst ligga på de stra inköpskategrierna. Stra inköpskategrier har högre avtalstrhet än små inköpskategrier. Små kategrier påverkas strt av kntering ch avtal/registervård för enstaka leverantörer. De mråden där vi uppvisar låg avtalstrhet måste även m summrna är små analyseras för att få syn på rsakerna. * Begreppet stödverksamhet har utgått Leveranskntrll Metd Mmentet ska kntrlleras genm stickprv. Urval: Samtliga externa fakturr under ktber 2014 Urval per blag TN ch Renhållning 2 % prcent av fakturrna har kntrllerats Fakturrna ska avse lika leverantörer inm respektive blag Fakturrna ska ha ett sald över 1000 kr Antal fakturr per blag Antal kntrllerade fakturr Fast+TEx Renhållning 38 1 Kntrllmment: 3 (9)

4 Finns underliggande dkument så sm arbetsrder, dagbk, mätaravläsning eller dylikt sm styrker debitering. Har leverantören räknat rätt. Stämmer främst antalet arbetstimmar. Dubbelräkning. Är prissättningen i överenstämmelse med avtal m sådant finns. Finns referens hs ss. Vem har beställt arbetet. Har beställaren granskningsattesterat fakturan. et av granskningen har klassificerats i tre grupper. Fakturr sm är krrekta, fakturr sm har mindre brister ch fakturr sm har större brister Krrekta 12 Mindre brister 4 Större brister 0 Till mindre brister har hänförts: Att arbetsrder på mindre belpp inte är bifgade. Fakturan är svårtlkad. Fakturan saknar uppgift på vår beställare. Tjänstekategrier sm ej är reglerade i avtal Beställaren har ej granskningsattesterat fakturan. Till större brister har hänförts: Ej kmpletta dagbksblad/arbetsrder på större belpp. Dubbelfakturerade timmar. Dubbelräkning av timmar ej kan uteslutas. Till exempel prjektledning vs arbetsledning Arbetet med granskning av fakturr har kraftigt förbättrats under senare år. Vissa svårigheter kvarstår alltjämt ch påverkas bland annat av svårigheten att kntrllera samtliga delar av fta stra ch kmplexa fakturr samtidigt sm mängden fakturr sm varje granskare ska syna är många ch att tidsbristen är str inm kntren. 4 (9)

5 Tillräcklig tid måste avsättas för granskning av fakturr. Persn med granskningsattest bör ägna särskild vikt åt att kntrllera debiterad tidsåtgång hs leverantören ch att samtliga underliggande dkument redvisas av leverantören. Speciell uppmärksamhet bör ägnas frågr m dubbelräkning ch definitin av persnalkategrier, arbetstid ch maskintid. De fakturr sm granskats i år har samtliga varit krrekta från leverantör. Underlag till fakturrna finns. Avtalade priser är rätt. De mindre brister sm finns i årets granskning gäller interna rutiner vad gäller vem sm granskningsattesterar fakturrna. Rutin ch arbetssätt ses över när beställaren till exempel finns inm annat kntr, t ex stadsarkitektkntret men kstnaden tas inm tekniska nämnden. Detsamma gäller i prjektsituatiner där det kan råda en uppdelning mellan prjektledare ch en beställare sm kan ha ett funktinellt ansvar. 3. Hög arbetsbelastning. Oklar rganisatin. Metd Avstämning genm veckmöten, avstämningsmöten ch medarbetarsamtal. Kntrllmment Samtal Åtta arbetsplatsträffar har genmförts. Medarbetarsamtal ch avstämningsmöten, ttalt två möten, har genmförts. Antalet knferenser har varit fler än tidigare på grund av rganisatinsförändringen ch Fastighetskntrets samlkalisering med Ekerö Bstäder. Två knferenser har haft temat planering ch målstyrning. Två knferenser gemensamma med Ekerö Bstäder inför framtida samarbete samt en med Stadsarkitektkntret ch Miljö/hälsskyddskntret har ckså genmförts. Vid regelbundna avstämningar på veckmöten, avstämningssamtal samt medarbetarsamtal framkmmer att Fastighetskntrets ch Teknik/Explateringskntrets persnal generellt har en hög till mycket hög arbetsbelastning. 5 (9)

6 Ett annat mått för att mäta kntrllmmentet är persnalmsättningen. Under 2014 sade tre medarbetare upp sin anställning ch hittills under 2015 har tre persner sagt upp sin anställning. Persnalmsättningen kan självklart ha även andra rsaker än arbetsbelastning men är ändå ett mätetal. Kntrllmmentet är inte entydligt mätbart. Risk för att värdefulla medarbetare avslutar sin anställning till följd av hög arbetsbelastning kvarstår. 4. Besiktningar ch kntrller Metd Status för besiktningar ch kntrller Kntrllmment Är sammanställningar aktuella ch kmpletta Område Frmat Status Kmmentar OVK Redvisning på externa hemsidan OVK pågår för ca 5 av bjekten. Uppdateras kntinuerligt. Frm 2015 ch den förnyade upphandlingen kmmer OVK att redvisas per byggnad istf sm idag per bjekt. 6 (9)

7 Hissar Upphandlat Kne Service avtal för Bravida hissen i kmmunhuset inte klart. Kkgrytr Upphandlat Inspecta Uppdaterat Statuskntrll Excel samt bilder Alla bjekt kntrllerade. Gymnastiksals inspektiner Upphandlad besiktning Genmförd ch åtgärdad för Bravida hissen behöver byggas m. Renvering av ett antal hissar genmförs under året. Bedömning av underhållsbehvet pågår. Lekplatsbesiktningar El revisiner Paviljngavtal Redvisning på externa hemsidan Inspektiner upphandlat Excel- Gemensamma disken. Alla A-fel åtgärdade. B-fel pågår. Pågår, åtgärdas löpande. Uppdaterat Besiktningar ch kntrller genmförs ch är dkumenterade. Nytt systemstöd REQS Under 2015 har REQS implementering påbörjats. Status: Objektsdatabasen finns på plats OVK läggs in löpande i samband med de kntrller sm genmförs Lekplatsbesiktningar inläggning i systemet pågår Radn inläggning i systemet under uppstart. 7 (9)

8 5. Handhavande inkmna handlingar Metd Stickprv på eventuellt besvarade mail. Mäts vid avstämningsmöte. Kntrllmment Obesvarade mail ch svarstid på mail Mätning av mailsvar ch svarstider ger inte relevant infrmatin. Fastighetskntrets funktinsbrevlåda, mailbx, innehåller vid stickprv 8:e maj för periden maj ch april sex mail sm är behandlade sm är äldre än två dagar. 8 (9)

9 Ekerö Direkts ärendehanteringssystem Artwise används för mätning av svar på frågr inkmna från allmänheten. Statistik mäts ch rapprteras av Ekerö Direkt till Teknik ch Explateringskntret. Rapprt bifgas. Rapprten mäter återkppling till allmänheten men däremt inte när ärendet är slutfört. Kntrllmmentet för besvarade mail är svårmätbart. Ovan redvisade alternativa mätningar bedöms vara mer genmförbara ch tillförlitliga metder för mätning av kntrllmmentet. 9 (9)

Relevanta dokument

PM Interkontroll Rapport Innehåll PM Interkontroll Rapport...1 LOU. Upphandling...2 Leveranskontroll-fakturagranskning...

PM Interkontroll Rapport Innehåll PM Interkontroll Rapport...1 LOU. Upphandling...2 Leveranskontroll-fakturagranskning... 2018-02-15 Ann-Sofie Fahlgren Controller, Fastighetskontoret Ann-Sofie.Fahlgren@ekero.se Interkontroll 2017 - Rapport Dnr TN17/12-016 Innehåll Interkontroll 2017 - Rapport...1 Dnr TN17/12-016...1 1. LOU.