Intern kontrollplan 2013 för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen

Transkript

1 HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSNÄMNDEN p 03 1 (3) Häls- ch sjukvårdsförvaltningen TJÄNSTEUTLÅTANDE HSN Handläggare: Ingela Gundmark Göthe Intern kntrllplan 2013 för Häls- ch sjukvårdsförvaltningen Ärendebeskrivning Ärendet gäller förslag till Intern kntrllplan för Häls- ch sjukvårdsförvaltningen Bakgrunden till mdellen för intern kntrll är Landstingsfullmäktiges beslut 2005 m Intern kntrll plicy ch reglemente för Stckhlms läns landsting. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteutlåtande, Förslag till Intern kntrllplan 2013 Förslag till beslut Häls- ch sjukvårdsnämnden beslutar att gdkänna Intern kntrllplan Förvaltningens mtivering till förslaget Enligt beslutet m Intern kntrll, LS , i Landstingsstyrelsen 2005 ska den interna kntrllen inm nämnder ch styrelser bygga på helhetssyn avseende landstingets verksamhet ch mål. Inbyggda kntrllsystem ska finnas sm säkerställer mål, strategier, styrning ch uppföljning. En effektiv förvaltning sm förebygger allvarliga fel ch förluster samt skyddar tillgångar. Nämnder ch styrelser ansvarar för att system för intern kntrll upprättas inm sitt verksamhetsmråde i enlighet med, för Stckhlms läns landsting, upprättat reglemente. Syftet med landstingets plicy för intern kntrll är att ha ett generellt synsätt inm Stckhlms läns landsting. Grundprinciperna för den interna kntrllen är att: -säkerställa styrbarhet -säkerställa säkerhet -säkerställa effektivitet

2 2 (3) TJÄNSTEUTLÅTANDE HSN ge underlag för kntinuerliga förbättringar Intern kntrll är en prcess sm syftar till att följande mål uppnås: -Ändamålsenlig, kstnadseffektiv ch säker verksamhet, vilket bland annat innebär att rätt ersättning ska utgå till vårdgivarna -Tillförlitlig, eknmisk ch finansiell rapprtering ch infrmatin -Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, med mera Landstingets arbete med intern kntrll följer den så kallade COSOmdellen Cmmittee f Spnsring Organizatins f the Treadway Cmmissin, vilket är ett internatinellt tillämpat ramverk för att beskriva den interna kntrllen. COSO-mdellen utgår från att definiera eventuella risker i verksamheten. Vid genmförandet av intern kntrll används ett riskvärderingsinstrument sm mäter sannlikheten för att en händelse inträffar ch knsekvensen m händelsen inträffar. Instrumentet ger ett riskvärde sm används vid bedömning för eventuella åtgärder, handlingsplaner, förändrat arbetssätt etcetera. Resultat från uppföljning enligt Intern kntrllplan 2013 redvisas i Hälsch sjukvårdsnämndens delårs- ch årsbkslut. Vidare sammanställs en rapprt ch handlingsplan upprättas sm säkerställer att eventuella brister åtgärdas. Eknmiska knsekvenser Intern kntrll syftar bland annat till att säkerställa gd eknmisk hushållning. Knsekvenser för patientsäkerhet Intern kntrll syftar bland annat till att stärka det förvaltningsinterna arbetet med att utveckla en patientsäker häls- ch sjukvård. Knsekvenser för jämställd ch jämlik vård Intern kntrll syftar bland annat till att stärka det förvaltningsinterna arbetet med jämställd ch jämlik häls- ch sjukvård.

3 3 (3) TJÄNSTEUTLÅTANDE HSN Miljöknsekvenser Intern kntrll syftar bland annat till att stärka det förvaltningsinterna arbetet med aktivt miljöarbete inm häls- ch sjukvården. Catarina Anderssn Frsman Häls- ch sjukvårdsdirektör Henrik Gaunitz Avdelningschef

4 BESLUT HSN DEN 19 NOVEMBER 2012 Häls- ch sjukvårdsförvaltningen INTERN KONTROLLPLAN 2013 HSN (12) Mål Plitiska mål för häls- ch sjukvården Övergripande mål för Stckhlms läns landsting, sett ur ett medbrgarperspektiv, är att medbrgarna är nöjda med verksamheten. För häls- ch sjukvården innebär det att beflkningens förtrendet för häls- ch sjukvården ska öka. Ur ett patientperspektiv är det övergripande målet att tillgängligheten ska vara sådan att vårdgarantin uppfylls till alla delar. Häls- ch sjukvårdsförvaltningens visin, mål ch mått: Arbete med att ta fram Häls- ch sjukvårdsförvaltningens visin 2013 pågår. Beslut m visin kmmer att tas i början av december Vid Häls- ch sjukvårdsnämnden sammanträde den 6 december infrmerar häls- ch sjukvårdsdirektören m den nya visinen. Därefter vidtar arbetet med mål ch mått för hälsch sjukvårdsförvaltningen. Syfte med intern kntrll: Att skapa mervärde genm att identifiera ch åtgärda risker Riskbedömning Bedömning av sannlikheten för att en önskad händelse ska inträffa ch knsekvenserna av att detta sker Riskvärdering Värdering dels av knsekvenserna av att en önskad händelse inträffar ch dels av lika åtgärder för att förhindra att så sker Vad är det sm ska följas upp/frågeställning När sker uppföljning Hur genmförs uppföljning

5 2 (12) Uppföljningsmråden Kntrllmment Frekvens Metd 1 Budgetprcess 2 Verksamhetsplan 3 Ärendeprcess 4 Avtalsprcess 5 Eknmisk redvisning 6 Leverantörsuppföljning, analys ch ut värdering av häls- ch sjukvården 7 Intern styrning 8 HR-funktin

6 3 (12) Uppföljningsmråde Kntrllmment Frekvens Metd 1 Budgetprcess Extern budget fastställd per beställaravdelning utifrån budgetdirektiv Intern budget per avdelning fastställd utifrån budgetdirektiv Strategiska utmaningar beskrivna i budgetunderlag Häls- ch sjukvårdsförvaltningen säkerställer att samtliga avtal ch nya uppdrag sm är beskrivna i budgeten ckså är kstnadssatta ch ryms inm den externa budgeten. Årsredvisning Fyra verksamhetsmråden, där vårdval införts 2013, granskas utifrån genmförd kstnadsberäkning i förhållande till utfall. Budgetunderlag beslutat av Häls- ch sjukvårdsnämnden Uppdrag i budget beslutade av Landstingsfullmäktige Extern budget fastställd per avtal, aggregerade per verksamhetsmråde Budgeterade verksamhetstal fastställda per verksamhetsmråde Intern budget fastställd per bjekt, aggregerade per avdelning Inrapprtering på kncernnivå genmförd ch säkerställd Häls- ch sjukvårdsförvaltningen säkerställer att samtliga bjekt ch nya uppdrag sm är beskrivna i budgeten ckså är kstnadssatta ch ryms inm den interna budgeten. Häls- ch sjukvårdsförvaltningen säkerställer att samtliga fullmäktigeuppdrag är uppfångade ch finns beskrivna i budgettexten. Årsredvisning Årsredvisning Uppföljning av kmmunikatins- ch IT-satsningar under budgetåret. Granskning av alla uppdrag i Landstingsfullmäktiges budget ch arbetsprcessen sm säkerställer att de fångas upp i Hälsch sjukvårdsnämndens budget. Uppdrag i Landstingsfullmäktiges budget beslutade av Hälsch sjukvårdsnämnden

7 4 (12) Uppföljningsmråde Kntrllmment Frekvens Metd 2 Verksamhetsplan Visin Plitiska mål Häls- ch sjukvårdsförvaltningens mål Plitiska beslut i budget (LSF,HSN) Plitiska tilläggsbeslut/uppdrag Interna uppdrag (direktörens uppdrag) Styrning utifrån verksamhetsplan (extern budget, intern budget, beslut i Häls- ch sjukvårdsnämnden, beslut i Landstingsfullmäktige, miljöarbete, landstingsrevisrernas rekmmendatiner, Framtidsplan för häls- ch sjukvården, kmpetensförsörjning, IT-stöd. Häls- ch sjukvårdsförvaltningen har fastställda mål sm styr mt de plitiska målen. Häls- ch sjukvårdsförvaltningen har definierat vad sm ska ingå i verksamhetsplanen, hur lägesrapprt ch status ska beskrivas samt hur verksamhetsplanen ska följas upp med kppling till resurser, kstnader ch tidtid. Delårs- ch årsredvisning Kvartalsvis Granskning ch analys av mål i verksamhetsplanen utifrån SMART, sm innebär att målet är specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt, ch tidsatt. Granskning utifrån frågeställningen m det är definierat vad sm ska ingå i verksamhetsplanen, hur lägesrapprt ch status beskrivs samt hur uppföljning sker med kppling till resurser, kstnader ch tid. Uppföljning utifrån verksamhetsplan genm Häls- ch sjukvårdsförvaltningens övriga övergripande prcesser (budgetprcessen, ärendeprcessen, avtalsprcessen, avtalsuppföljningsprcessen samt prcessen för intern kntrll)

8 5 (12) Uppföljningsmråde Kntrllmment Frekvens Metd 3 Ärendeprcess Beredning av ärenden till Hälsch sjukvårdsnämnden Beredning av ärenden till sjukvårdsutsktten Överföring av ärenden/uppdrag till verksamhetsplanen efter beslut i Häls- ch sjukvårdsnämnden Diarieföring av ärenden/uppdrag sm beslutats av häls- ch sjukvårdsnämnden Överföring av ärenden/uppdrag till verksamhetsplanen efter beslut av häls- ch sjukvårdsdirektören Diarieföring av ärenden/uppdrag sm beslutats av häls- ch sjukvårdsdirektören Beredning av beslutsärenden till Häls- ch sjukvårdsnämnden följer Häls- ch sjukvårdsförvaltningens administrativa ärendeprcess. Beredning av ärenden till sjukvårdsutsktten följer Häls- ch sjukvårdsförvaltningens administrativa ärendeprcess. Alla beslutsärenden i Häls- ch sjukvårdsnämnden delegeras via verksamhetsplanen. Ärenden/uppdrag sm beslutats av häls- ch sjukvårdsdirektören diarieförs ch tillförs verksamhetsplanen. Delårs- ch årsredvisning Delårs- ch årsredvisning Delårs- ch årsredvisning Delårs- ch årsredvisning Uppföljningen mfattar andel ärenden sm följer tidplan vid inlämning i den interna prcessen samt utskickade ärenden i tid till Häls- ch sjukvårdsnämnden. Uppföljningen mfattar andel ärenden sm följer tidplan vid inlämning i den interna prcessen samt utskickade ärenden i tid till sjukvårdsutsktten. Uppföljning av andelen beslutsärenden från Häls- ch sjukvårdsnämnden sm delegeras via verksamhetsplanen (Verksamhetsnavigatrn). Avser ej: remisser, frmaliaärenden, valärenden, beslut m sammanträdestider med mera. Uppföljning av andelen beslutsärenden från Häls- ch sjukvårdsdirektören sm delegeras via verksamhetsplanen (Verksamhetsnavigatrn).

9 6 (12) Uppföljningsmråde Kntrllmment Frekvens Metd 4 Avtalsprcess Upphandlingar enligt lagar ch regler samt landstingets upphandlingsplicy ch miljöprgram Kppling till beflkningsbehv Auktrisatin Direktavtal Upphandlingar enligt LOU Avauktrisatin Rutiner sm säkerställer tilllämpning av LOU Avtalsstyrning. Omvärldsbevakning. Ansvarsfördelning vid upphandling Affärsmässiga kntakter Fysisk tillgänglighet Miljökrav Jämlikhet Implementering av avtal Häls- ch sjukvårdsförvaltningen följer fastställda riktlinjer vid genmförande av upphandling enligt LOU ch auktrisatin genm: -behvsanalys -ändamålsenlig vård -kunskapsstyrd vård -evidensbaserade metder - kstnadskalkyler - val av upphandlingsmdell (utvärderingskriterier, bjektsindelning med mera) -prcess för anbudsutvärdering - prjektstyrning, prjektrganisatin -plitisk beredningsprcess -infrmatin till persnal- patient- ch handikapprganisatiner - intern kmmunikatin på förvaltningen Efter genmförd upphandling 2012 där avtal träder i kraft under 2013 Efter auktrisatin inm verksamhetsmråde där vårdval införs under 2013 Genmlysning av två upphandlingar enligt LOU, efter att tilldelningsbeslut fattats ch avtal tecknats. Genmlysning av ett verksamhetsmråde där vårdval införts. Registrering ADA ch EDIT. ITsystem har kpplats på

10 ch rapprtering fungerar. 7 (12)

11 8 (12) Uppföljningsmråde Kntrllmment Frekvens Metd 5 Eknmisk redvisning Upprätta system ch anvisningar för löpande eknmisk redvisning för Häls- ch sjukvårdsförvaltningen. Upprätta avtal med Landstingsstyrelsens förvaltning. Häls- ch sjukvårdsförvaltningen har anvisningar ch riktlinjer för kntering ch kntrll av fakturr. 30 april ch 31 ktber Granskning per enhetsnivå m följsamhet/kännedm till Häls- ch sjukvårdsförvaltningens anvisningar ch riktlinjer för kntering ch kntrll av fakturr ch att lkala rutiner finns dkumenterade per enhet. Uppföljning av lgglistr ch följsamhet i Cntempus till beslutad attestantförteckning. Avstämning av interna mellanhavanden ch mtparter. Säkerställa månadens resultat. Avstämningar i rapprter till SLL:s kncernredvisning. Underlag för utanrdning ch utbetalning. Häls- ch sjukvårdsförvaltningen följer riktlinjer för representatin, resr, kurser ch knferenser samt ledningsnära kstnader. Häls- ch sjukvårdsförvaltningen säkerställer att avtal finns upprättat med Landstingsstyrelsens förvaltning för redvisning ch följsamhet till detta. Mars ch september 31 ktber Uppföljning av berörda kntn 1 månad vardera vår ch höst. Att beslut finns av rätt beslutsfattare enligt delegatinsrdning, syfte, deltagarförteckning, rätt mms med avseende på representatin eller kurser/knferenser. Ledningsnära kstnader är särredvisade ch verifikatinerna uppfyller kraven. Granskning av följsamhet till avtal mellan Landstingsstyrelsens förvaltning ch Häls- ch sjukvårdsförvaltningen.

12 9 (12) Uppföljningsmråde Kntrllmment Frekvens Metd 6 Avtalsuppföljning Riskanalyser Uppföljning Revisiner Vite/bnus Oegentligheter Åtgärdsplaner Vid avvikelser mt avtal upprättas alltid en åtgärdsplan. Dkumentatin från avtalsuppföljning med vårdgivare diarieförs alltid. Den 31 ktber 2013, uppföljningen avser 2012 Den 31 ktber 2013, uppföljningen avser 2012 Uppföljning av Husläkarverksamhet Intervjuer med enheten för Allmänmedicin. Uppföljning av Husläkarverksamhet, BVC Slumpvisa avtal i diarieföringssystemet EDIT. Uppföljning av åtgärdsplaner Analysrapprter Hälseffekter -kvalitet -patientsäkerhet Dkumentatin ch diarieföring

13 10 (12) Uppföljningsmråde Kntrllmment Frekvens Metd 7 Intern styrning Fastställd rganisatin Delegatinsrdning Attestinstruktin ch förteckning Häls- ch sjukvårdsförvaltningen har en fastställd delegatinsrdning. Delårs- ch årsredvisning Avstämning mt delegatinsrdning. Plicys ch styrdkument Infrmatinssäkerhet -e-tjänstekrt IT Häls- ch sjukvårdsförvaltningen anlitar de leverantörer där ramavtal tecknats. Första kavartalet samt december Granskning av följsamhet till ramavtal inm IT-mrådet, på 754-knt, 755-knt ch 756-knt. Internt administrativt stöd inm Häls- ch sjukvårdsförvaltningen. - Intranät - e-pst - wrd - Excel - Pwer Pint - EDIT - Verksamhetsnavigatr - Cntempus - LUD Häls- ch sjukvårdsförvaltningen har en fastställda, uppdaterade ch kända plicych styrdkument. Häls- ch sjukvårdsförvaltningen följer riktlinjer ch rutiner för bisyssla. Delårs- ch årsredvisning Den 30 april ch nvember 2013 Avstämning mt befintliga plicy- ch styrdkument för Häls- ch sjukvårdsförvaltningen. Uppföljning per avdelning. Uppföljning av landstingstingsrevisrernas rekmmendatiner i delårs- ch årsbkslut Häls- ch sjukvårdsförvaltningens miljöplicy Häls- ch sjukvårdsförvaltningen följer riktlinjer ch rutiner för jäv ch säkrande av berendeställning. Den 30 april ch nvember 2013 Uppföljning per avdelning.

14 11 (12) Häls- ch sjukvårdsförvaltningen har rutiner sm säkerställer tilldelningsprcessen i EDIT. Häls- ch sjukvårdsförvaltningens miljöplicy följs. Den 30 juni ch den 31 december ktber Systematisk uppföljning av samtliga ärenden i tilldelningsprcessen under april juni samt ktber - december Granskning av följsamhet till Häls- ch sjukvårdsförvaltningens miljöplicy ch riktlinjer för miljöarbete via miljösamrdnare samt andel anställda sm genmfört miljöutbildning steg ett ch steg två.

15 12 (12) Uppföljningsmråde Kntrllmment Frekvens Metd 8 HR-funktin Kmpetensförsörjning Samverkan Jämlikhet Ledar- ch medarbetarskap Häls- ch sjukvårdsförvaltningen har en fastställd jämställdhets- ch mångfaldsplan sm är känd i rganisatinen. En gång per år 30 september 2013 Enkät till samtliga anställda på Häls- ch sjukvårdsförvaltningen. Lönesättning Arbetsmiljö ch hälsa Häls- ch sjukvårdsförvaltningen har fastställda medarbetar- ch lönekriterier sm är kända i rganisatinen. En gång per år 30 september 2013 Enkät till samtliga anställda på Häls- ch sjukvårdsförvaltningen. Arbetsmiljöarbetet är delegerat på rätt chefsnivå. Delårs- ch årsbkslut Uppföljning med avdelnings- ch enhetschefer.