Gallringsframställan för information/handlingar i Platina (I Utbildningsnämndens diarium). Dnr: UN

Transkript

1 1 29 Bilaga Gallringsframställan för infrmatin/handlingar i Platina (I Utbildningsnämndens diarium). Dnr: UN Allmän infrmatin Vid avveckling av ett system behövs ett gallringsbeslut för infrmatinen i systemet. Infrmatinen i systemet kan antingen levereras till Stadsarkivet genm utskrift på papper, överföras till ny databärare, migreras till ett nytt system eller gallras. Att gallra innebär att man förstör infrmatin. Det innebär att infrmatinen inte kan återskapas. Det är inte enbart förlusten av infrmatin sm utgör gallring. Även förlusten av möjliga infrmatinssammanställningar, förlusten av sökmöjligheter samt förlusten av möjligheten att fastställa infrmatinens äkthet räknas sm gallring. Vid gallring krävs ett gallringsbeslut. Ett sådant beslut förutsätter att en gallringsutredning har gjrts så att ingen förlust av viktig infrmatin sker med hänsyn taget till: Verksamhetens behv Rätten att ta del av allmänna handlingar Behvet av infrmatin för rättskipning ch förvaltning Frskningens behv Skäl för gallring Barn- ch utbildningskntret har behv av att gallra infrmatin/ handlingar ur befintligt dkument- ch ärendehanteringssystem (Platina). Detta har sitt ursprung i att Nrrtälje kmmun kmmer att ta fram ett central E-arkiv där alla har möjlighet att avställa infrmatin. Med anledning av detta bedömer Barn- ch utbildningskntret att det är lämpligt att genmföra gallring innan leverans till E-arkivet. Piltleverans av diarieförda handlingar från Utbildningsnämnden till Nrrtälje kmmuns centrala E-arkiv ska göras från system Platina. En viss del av infrmatinen bedöms kunna gallras innan leverans till E-arkivet ch det är den sm behandlas i framställan. En gallringsutredning för infrmatinen i systemet är genmförd utifrån Nrrtälje stadsarkivs checklista. Utredningen har visat att den infrmatin sm ska gallras kan gallras utan risk för förlust av, eller påverkan på, den infrmatin sm ska bevaras. Gallringsframställan avser handlingar sm inte tidigare finns upptagna i utbildningsnämndens dkumenthanteringsplan. Eftersm utbildningsnämnden inte har någn aktuell dkumenthanteringsplan stöder vi denna gallringsframställan på kmmunstyrelsens generella gallringsbeslut (KS daterat ) för infrmatin/handlingar av tillfällig eller ringa betydelse samt gallringsfrister i barn- ch sklnämndens gällande

2 2 dkumenthanteringsplan.. För ett fåtal handlingar stöder sig gallring på Utbildningsnämnden gällande dkumenthanteringsplan (Utbildningsnämnden gällande dkumenthanteringsplan antagen (UN ) reviderad 2006 (UN , ). Handlingar sm föreslås gallras med stöd av van redvisas utförligt i förteckningen nedan. Innehåll ch infrmatin Krt systembeskrivning Platina är Nrrtälje kmmuns nya dkument- ch ärendehanteringssystem sm ersätter Cicern (Cicern Ärende/Cicern Handläggarstöd). I Platina finns funktinalitet för att administrera sammanträden samt tillhörande handlingar. Platina ger stöd för diarieföring såväl sm för ärende- ch dkumenthantering. Platina har funktinalitet för gallring ch på sikt även e-arkivering genm en exprtmdul. Platina ger även möjlighet till lagring för arbetsdkument för barn- ch utbildningskntrets centrala förvaltning. Från dessa arbetsytr (generella bjekt) finns i dagsläget ingen arkiveringsfunktinalitet. Migrering av ärenden (från Cicern till Platina) samt handlingar från periden avseende Utbildningsnämndens diarium skedde Fullständig systembeskrivning för Platina framgår i anbudet bilaga 3 i upphandlingsärendet för centralt diarieföringssystem. System ch histrik Platina används av barn- ch utbildningskntret från ch med ch pågår. Från började man med digital diarieföring i Diabas, Tiet Enatr (senare Cicern Classic diarium ch handläggarstöd från leverantören Visma). I samband med övergång till Diabas började man i barn- ch sklnämndens diarium skanna handlingar till diariet. Det har inte funnits funktinalitet för gallring av infrmatin i Cicern. Cicern har använts under periden Diarier har migrerats från tidigare system till Cicern. Följande diarier finns i Cicern: Barn- ch sklnämndens fr..m Utbildningsnämnden fr..m Barn- ch sklkntret fr..m (inaktiv) Fr..m började man i liten skala skanna ch kppla filer till handlingarna/handlingskrtet. I slutet av 2005 skannade man in i strt sett alla handlingar. Före 2005 registrerade man endast handlingskrt ch ärendekrt i Cicern.

3 3 Beskriv krtfattat vilken infrmatin sm ska gallras samt vilka friståendedkument/sammanställningar/bearbetningar sm avses? Framställan avser diarieförda ärenden ch fristående handlingar sm har migrerats från tidigare ärendehanteringssystem (Cicern). Migrering har skett från till Utförlig redgörelse av vilka handlingar sm avses gallras finns i tabell nedan. Vilka verksamhetsmråden mfattar gallringsframställan? Handlingar/ infrmatin inm Utbildningsnämndens samtliga verksamhetsmråden; gymnasieskleverksamhet, gymnasiesärskleverksamhet, vuxenutbildning samt den centrala administrativa förvaltningens ärenden. Styrs användning av särskilda lagar eller andra författningar? Kmmunens arkivhantering finns reglerad i TF tryckfrihetsförrdningen 2 kap ffentlighetsprincipen, OSL Offentlighets- ch sekretesslagen, FL förvaltningslagen, dataskyddsförrdningen samt arkivlagen ch arkivförrdningen. Utbildningsnämndens verksamhet finns reglerad i skllagen samt i barnknventinen. Har infrmatinen gallrats av misstag? Ingen infrmatin har hittills gallrats ur Platina, ej heller ur Cicern då det ej finns någn gallringsmdul i Cicern. Anteckningar (sm inte är tjänsteanteckningar) från Cicern har frivilligt gallrats vid migrering till Platina. En utredning har genmförts ch påvisat att det finns 1 anteckning sm har lkaliserats av de 15 stycken öppna ärendena sm har migrerats (mellan ). Barn- ch utbildningskntret har åtgärdat detta genm att anteckningarna har registreras i efterhand i Platinas ärenden. Vi säkerställer därmed ett bevarande i ärendets pappersakt genm ärendeutskrift i samband med att ärendet avslutas. Beskriv krtfattat rsaken till att myndigheten vill gallra? Gallring har aldrig skett i det föregående dkument- ch ärendehanteringssystemet. All infrmatin har migrerats. Inför leverans till E-arkivet behöver gallring av sådant sm tidigare brde ha gallrats ske. Ska beslutet gälla retraktivt? Från när? Beslutet ska gälla retraktivt från

4 4 Värdering Infrmatinen sm värderas i denna gallringsframställan mfattas inte av gallring enligt lagstadgat krav eller infrmatin sm mfattas av tidigare generellt gallringsbeslut. Barn- ch Utbildningskntret bedömer att: Infrmatinens behv för verksamheten, dvs. för den eller de verksamhetsmråden de förekmmer i inte påverkas negativt av gallringen. Gallring inte innebär att medbrgarnas insyn begränsas avsevärt. Behvet av infrmatin för rättskipning ch förvaltning inte påverkas negativt. Infrmatinen inte påverkar betydelsen för frskning? (Avseende tillgång till källmaterial) Framställan avser gallring av viss infrmatin/ handlingar i systemet Platina. Handlingsslag/handlingstyper framgår av förteckning nedan.

5 5 Gallringsfrist är den tid sm handlingen ska sparas. I gallringsframställan framgår hur lång tid föreslås ska förflyta innan gallringen kan genmförs, det vill säga hur lång gallringsfristen är. HANDLINGSSLAG/TYP Tidsperid/ år Fristående handlingar utan kppling till ärende FÖRESLAGNA GALLRINGS- FRISTER MOTIVERING TILL INFORMATIONSVÄRDERING Kallelse, Utbildningsnämnden samt Utbildningsnämndens arbetsutsktt år Kallelser registreras i mötesmdulen i Platina samt publiceras på Nrrtälje Kmmuns hemsida. Makulerade filer år Handlingarna har krrigerats eller registrerats m på ett krrekt sätt. Gallras med stöd av generellt gallringsbeslut, KS , Bekräftelse år Inaktuella handlingar av ringa Meddelande år Inaktuella handlingar av ringa Minnesanteckning år Gallras med stöd av generellt gallringsbeslut, KS , då de är av ringa betydelse. Brschyr år Inaktuella handlingar av ringa Cirkulär år Inaktuella handlingar av ringa Enkät frågr (ej enkätsvar) år Inaktuella handlingar av ringa E-pst år Handlingstypen inaktuell efter Bedöms vara av ringa

6 6 Enkel fråga år Inaktuella handlingar av ringa Förfrågan år Inaktuella handlingar av ringa Förteckning år Inaktuella handlingar av ringa Inbjudan år Inaktuell handling av ringa Infrmatin år Inaktuella handlingar av ringa Kursinbjudan år Inaktuella handlingar av ringa Redvisning år Inaktuella handlingar av ringa Rapprt år Inaktuella handlingar av ringa Statistik år Inaktuella handlingar av ringa Svar år Inaktuella handlingar av ringa

7 7 Synpunkt år Inaktuella handlingar av ringa Skrivelse år Inaktuell handling av ringa Verksamhetsberättelse år Inaktuella handlingar av ringa betydelse. Kpir gallras med stöd av generellt gallringsbeslut, KS Synpunkt från Stadsarkivet; säkerställa att det verkligen är en kpia. Skickat E-pst (sm registrerats I Cicern handläggarstöd sm en händelse) Handlingar sm tillhör ärenden Mttagningsbekräftelse på inkmmen handling Prtkll minnesanteckningar från persnalmöten Prtkll från lkalt samverkansmöte (Ensam samt APT) Sekretessförsäkran/Sekr etessförbindelse för persnal samt förtrendevalda år Inaktuella handlingar av ringa år Inaktuella handlingar av ringa år Gallras efter 2 år enligt Kmmunstyrelsens hanteringsanvisningar, KS år. Gallras efter 2 år enligt Kmmunstyrelsens hanteringsanvisningar KS Bevaras m innehållet bedöms viktigt år Kpia gallras vid inaktualitet när persnal avslutar sin tjänst. Gallras med stöd av generellt gallringsbeslut, KS , Original förvaras i persnakt på HR. Läkarintyg för persnal år Enligt Kmmunstyrelsens hanteringsanvisningar KS Undantag från gallring vid rehabilitering, arbetsskada. MBL-prtkll med varning misskötsamhet år Original bevaras HR enligt Kmmunstyrelsens

8 8 eller plisanmälan sm följd avseende persnal Kpia av plisanmälan mt persnal Varsel m uppsägning inklusive förhandlingsprtkll hanteringsanvisningar KS Kpia gallras enligt BSNdkumenthanteringsplan BSN , samt enligt generellt gallringsbeslut, KS , Synpunkt från stadsarkivet; Säkerställ att det är en kpia. MBL kan ske lkalt ch då hamnar fta prtkllet i verksamheten år Kpia gallras efter 2 år med stöd av generellt gallringsbeslut, KS Original bevaras HR år Kpia gallras 2 år med stöd av Original bevaras på HR-avdelningen enligt Kmmunstyrelsens hanteringsanvisningar KS , Besiktningsprtkll år Kpia centralt gallras efter 2 år enligt BSNdkumenthanteringsplan BSN , samt med stöd av generellt gallringsbeslut KS , Original bevaras på enheten. Avtal/kvittens gällande läsplatta (Ipad) för plitiker/förtrendevald Dkument av ringa betydelse (fristående handlingar/ handlingar kpplade till ärenden) år Gallras vid inaktualitet 2 år efter avslutat uppdrag enligt Gallras enligt KS generella gallringsbeslut KS , år Inbjudan, erbjudande, reklam, felsänd pst, infrmatin, brschyr, cirkulär, enkätfråga, enkel fråga, förfrågan, intyg, kursinbjudan, påminnelse, tidskrift. Gallras med stöd av KS , Statistik år Inaktuella handlingar av ringa betydelse. Gallras enligt KS generella gallringsbeslut KS Anmälan m bisyssla för persnal år Anmälan ingen bisyssla gallras 2 år efter avslutat ärende enligt KS Anmälan m bisyssla bevaras.

9 9 Enkätsvar brukarenkät avseende fristående verksamhet (Våga visa) Ansökan m inackrderingsbidrag för gymnasieelever Beslut m inackrderingsbidrag för gymnasieelever. Ansökan m elevresa (sklskjuts) Beslut m elevresa (sklskjuts) Prtkll från Miljöch hälsa samt Livsmedelsprtkll från SRMH år Gallras då sammanställning finns. Enkätsvaren bevaras i den fristående verksamheten. Enligt BSN-dkumenthanteringsplan BSN , år Enligt UNs gällande dkumenthanteringsplan antagen (UN ) reviderad 2006 (UN , ). Synpunkt från Stadsakrivet; gallras under förutsättning att kntrll ch redvisning skett år Enligt UNs gällande dkumenthanteringsplan antagen (UN ) reviderad 2006 (UN , ). Synpunkt från Stadsakrivet; gallras under förutsättning att kntrll ch redvisning skett år Enligt UNs gällande dkumenthanteringsplan antagen (UN ) reviderad 2006 (UN , ). Synpunkt från Stadsarkivet: bevarass m ansökan gäller växelvisbende eller m ärendet överklagats år Enligt UNs gällande dkumenthanteringsplan antagen (UN ) reviderad 2006 (UN , ). Synpunkt från Stadsarkivet: bevarass m ansökan gäller växelvisbende eller m ärendet överklagats år Original bevaras i berörd verksamhet. Kpia gallras. Enligt BSN dkumenthanteringsplan BSN , Under förutsättning att Stadsarkivet tillstyrker gallringsframställan kan beslut fattas i respektive nämnd (ange arkivansvarig nämnd).

10 10