Arkivbeskrivning Kommunstyrelsen

Transkript

1 (6) Arkivbeskrivning Kmmunstyrelsen Innehållsförteckning 1 Inledningen Myndighetens namn Myndighetens tillkmst Kmmunens ch myndighetens histrik Myndighetens rganisatin, verksamhet ch ansvarsmråden Bestämmelser för myndighetens verksamhet Planering ch styrning av arkivbildningen Bevarande ch gallring Sökingångar till arkivet ch myndighetens handlingsbestånd Inskränkningar i tillgängligheten genm sekretess Myndighetens rätt till försäljning av persnuppgifter Arkivverksamhetens rganisatin ch ansvar Vem hs myndigheten sm kan lämna närmare upplysningar m myndighetens allmänna handlingar, deras användning ch sökmöjligheter... 6

2 (6) 1 Inledningen Enligt arkivlagen bildas en myndighets arkiv av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet ch sådana handlingar sm avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförrdningen ch sm myndigheten beslutar ska tas m hand för arkivering. Varje myndighet ska svara för vården av sitt arkiv ch ta hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. I arkivvården ingår att myndigheten ska rganisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Myndigheten ska ckså bland annat upprätta en arkivbeskrivning sm ger infrmatin m vilka slag av handlingar sm kan finnas i myndighetens arkiv ch rganisatinen kring arkivverksamheten. Medan arkivbeskrivningen syftar till att ge en första inblick i myndighetens arkiv, ska arkivförteckning ch dkumenthanteringsplan mer i detalj redvisa vilken infrmatin myndigheten hanterar. Se respektive myndighets arkivbeskrivning för uppgifter m verksamhet ch ansvarsmråden. 2 Myndighetens namn Kmmunstyrelsen 3 Myndighetens tillkmst Kmmunstyrelsen tillkm när Askersunds kmmun bildades genm kmmunrefrmen Kmmunens ch myndighetens histrik 4 Myndighetens rganisatin, verksamhet ch ansvarsmråden Kmmunstyrelsen har sm styrelse det övergripande ansvaret för hela kmmunens utveckling ch ställning. Kmmunstyrelsen leder ch samrdnar arbetet inm kmmunen ch ansvarar för hela kmmunens utveckling ch eknmiska ställning. Kmmunstyrelsen yttrar sig i alla ärenden sm kmmunfullmäktige tar beslut m ch har även till uppgift att förbereda ärenden till kmmunfullmäktige. Den ansvarar ckså för att de beslut sm fattas i kmmunfullmäktige verkställs ch följs upp. Askersunds kmmunstyrelse består av 11 ledamöter ch 11 ersättare. Kmmunstyrelsen har även ett arbetsutsktt med 5 ledamöter.

3 (6) Kmmunstyrelsen är indelad i fem lika avdelningar. Administrativa kntret, Eknmikntret, Persnalkntret (inklusive arbetsmarknadsenheten), Utvecklingsavdelningen ch Avdelningen för scenknst. Lönefrågr hanteras av Sydnärkes lönenämnd, där Askersunds kmmun ingår. Kumla kmmun är värdkmmun vilket innebär att lönenämnden ingår i Kumla kmmuns rganisatin. Avdelning Administrativa kntret Eknmikntret Persnalkntret Uppgifter Nämndadministratin inklusive ärendeberedning, sekreterarskap ch administrativ service åt nämnder ch utsktt. Ansvar för frågr m risk- ch säkerhetsarbete samt vissa kmmunövergripande verksamheter/prjekt ch för genmförandet av allmänna val. Upprättande av kmmunens budget, uppföljning, bkslut samt löpande redvisningar. Arbetsmiljöfrågr, friskvård, bemanning, lönehantering- ch lönesättning, persnalutveckling- ch

4 (6) Utvecklingsavdelningen Avdelningen för scenknst rehabilitering samt arbetsmarknadsplitiska åtgärder genm arbetsmarknadsenheten. Näringslivsfrågr, turistbyrån, mark-, fastighets- ch explateringsfrågr, kmmunikatin ch infrmatin, sklskjuts- ch trafiksäkerhetsfrågr. Arrangemang på Sjöängen. 4.1 Bestämmelser för myndighetens verksamhet Utöver arkivlagen ch arkivreglementet finns ett flertal lagar (med tillhörande förrdningar) med bestämmelser sm rör hanteringen av allmänna handlingar ch arkiv. Exempelvis kan nämnas: Arbetsmiljölagen, arbetstidslagen, diskrimineringslagen, förvaltningslagen, kmmunallagen, lagen m kmmunal redvisning, lagen m ffentlig upphandling, ffentlighets- ch sekretesslagen, persnuppgiftslagen, taxeringslagen ch tryckfrihetsförrdningen. 5 Planering ch styrning av arkivbildningen Styrande dkument för arkivbildningen är kmmunstyrelsens dkumenthanteringsplan. 6 Bevarande ch gallring Gallring görs enligt dkumentplanen med utgångspunkt från Riksarkivets allmänna råd m bevarande ch gallring av handlingar men även Sveriges Kmmuner ch Landsting (SKL) allmänna råd för kmmuner ch landsting ch i övrigt enligt de regler sm myndigheten fastställt. Beslut m gallring styrs av följande lagar ch regler Tryckfrihetsförrdningen Arkivlagen Riksarkivets författningssamling, RA-FS Samrådsgruppen för arkivfrågr inm Sveriges kmmuner ch landsting (SKL) Gallring får endast ske under vissa förutsättningar. Man måste ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar behvet av infrmatin för rättskipningen ch förvaltningen, ch frskningens behv

5 (6) 7 Sökingångar till arkivet ch myndighetens handlingsbestånd Sök till handlingar är via dkument- ch ärendehanteringssystemet Platina där handlingar kan sökas på diarienummer, fritextsökning ch sökning på dkumentnamn. Om allmänheten önskar ta del av allmänna handlingar hänvisas till administrativa kntret. Platina har används sm dkument- ch ärendehanteringssystem sedan år Mellan år 2007 ch år 2015 diariefördes handlingar i Diabas. I Platina finns sökbara ärenden ch handlingar från 2007, samt kpplade dkument från Andra IT-system sm används för registrering av allmänna handlingar är; Trman för uppgifter m förtrendevalda, Visma Recruit för handlingar rörande utannnserade tjänster, Persnec P för persnalhandlingar, Agress för eknmiska handlingar, KIA för anmälningar m tillbud ch arbetsskadr samt Winlas för handlingar m medarbetares anställningstid. Vissa handlingar registreras inte i system utan hålls rdnade på annat sätt, t.ex. i akter. Handlingar av ringa betydelse för verksamheten får gallras vid inaktualitet. Mer detaljerade bestämmelser m förvaring ch gallring finns i dkumenthanteringsplanen. 8 Inskränkningar i tillgängligheten genm sekretess Handlingar sm kan misstänkas eller helt klart innehåller sekretessbelagda uppgifter kan få en sekretessmarkering i diariet. Oavsett sekretessmarkering görs alltid en sekretessprövning vid utlämnandet av allmänna handlingar, enligt Offentlighets- ch sekretesslagen (2009:400). 9 Myndighetens rätt till försäljning av persnuppgifter Kmmunstyrelsen har ingen rätt till försäljning av persnuppgifter. 10 Arkivverksamhetens rganisatin ch ansvar Ansvar Huvudansvarig Ansvarig för Centralarkiv Arkivredgörare Funktin Administrativ chef Arkivarie Kmmunsekreterare ch nämndsekreterare

6 11 Vem hs myndigheten sm kan lämna närmare upplysningar m myndighetens allmänna handlingar, deras användning ch sökmöjligheter Närmare upplysningar m kmmunstyrelsens allmänna handlingar lämnas av kmmunens administrativa kntr ch arkivarie (6)