GALLRINGSPM FÖR PARAPLYSYSTEMET

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR /07 SID 1 (7) PM 2008:16 Stadsledningskontoret Kopia Arkivansvariga på Stadsdelsförvaltningarna, Socialtjänstförvaltningen Äldreförvaltningen GALLRINGSPM FÖR PARAPLYSYSTEMET ÄRENDET Paraplysystemet är Stockholms stads IT-baserade, samlade register för registrering av enskilda ärenden inom socialtjänstens verksamhetsgrenar individ- och familjeomsorgen, äldreomsorgen samt omsorgen om funktionshindrade. I Paraplysystemet finns uppgifter om personer som är eller har varit aktuella inom socialtjänsten. Uppgifterna lagras dels i pappersakter med underskrivna beslutsdokument, dels i själva systemet. Visionen är att Paraplysystemet på sikt helt ska ersätta den manuella hanteringen. Stadsledningskontoret har med Stadsarkivets hjälp värderat information i Paraplysystemet och skickat en gallringsframställan. 1. ATT GENOMFÖRA GALLRING OCH TA FRAM EN ARKIVLEVERANS 1.1 Bevarande av information men gallring av sök- och sammanställningsmöjligheter Hur arkivleveranser ska utformas Den information i Paraplysystemet som ska bevaras kommer att levereras till Stadsarkivet genom särskilda arkivleveranser. En arkivleverans tas fram genom att de uppgifter i ärendena som ska bevaras tas ut ur systemet i två olika former parallellt. Dels i form av textfiler strukturerade med xml, s.k. xml-biografier, dels som teckenseparerade textfiler, s.k. flata filer. En xml-biografi innebär en sammanhållen personakt som går att läsa som ett vanligt elektronisk dokument. De flata filerna innehåller rådata som kan bearbetas digitalt, t.ex. vid forskning. Genom att uppgifterna tas ut i båda dessa format får Stadsarkivet optimala möjligheter att bevara informationen samtidigt som det blir enkelt att tillhandahålla den.

2 SID 2 (7) Gallring av sök- och sammanställningsmöjligheter Eftersom informationen lyfts ur Paraplysystemet i samband med arkivleveransen, kommer man efter att leveransen har skett inte längre att ha samma möjligheter att göra t.ex. sammanställningar på skärmen (fönster), ta fram rapporter, utnyttja särskilda sökfunktioner etc. som när informationen låg i systemet. Av systemdokumentationen framgår dock den ursprungliga tabellstrukturen, fönstersammanställningar, rapportmöjligheter, behörighetssystem etc. Därmed är det praktiskt möjligt att med hjälp av informationen i arkivleveransen återskapa fönsterbilder, rapporter, statistik och sökningar med större eller mindre programmeringsinsatser. Förslag: Genom att informationen lyfts ur systemet i samband med leverans, kommer den att skiljas från de sök- och sammanställningsmöjligheter som finns tillgängliga när informationen ligger i systemet. Sök- och sammanställningsmöjligheterna kommer därmed att gallras i samband med leverans. Systemdokumentationen gallras däremot inte utan finns tillgänglig men den levereras först vid systemets nedläggning. 1.2 Gallring av digitala dokument Till ärenden i Paraplysystemet är digitala dokument av olika slag knutna. Dokumenten bevaras som pappersutskrifter i den fysiska personakten på t.ex. en stadsdelsnämnd. Dessa pappersversioner, inklusive underskrivna beslut, är att betrakta som original. De digitala dokumenten är endast tänkta för återsökning. Gallring av de digitala dokumenten innebär alltså ingen informationsförlust eller förlust av möjlighet att fastställa autenticitet, men däremot en viss förlust av sökmöjlighet. Förslag: Digitala dokument kan därför gallras under förutsättning att de bevaras i form av pappersutskrifter. 1.3 Urval Stadsarkivet bedömer att den information som främst är relevant för framtida forskning och allmänhetens behov är den klientanknutna informationen. Det är uppgifter som berättar om hur socialtjänsten har bedömt och hanterat insatser för enskilda individer. Paraplysystemet innehåller uppgifter om hur staden valt att ge eller inte ge ekonomiskt bistånd, hjälp till äldre och handikappade, hur barn, missbrukare, resurslösa hanterats etc Gallring av främst tekniska skäl I tabeller som ska bevaras finns emellertid fält som inte bör bevaras. Ett stort antal fält innehåller koder som hänvisar till tabeller som inte kommer att ingå i arkivleveransen och är därmed gallringsbara av samma anledning som själva tabellen som ska gallras. Dessutom förekommer det fält av ringa och tillfällig

3 SID 3 (7) betydelse också i de tabeller som i övrigt innehåller bevarandevärd information. Vissa tabeller hänvisar t.ex. bara till vilken rad som skall läsas i en annan tabell Administrativa uppgifter av tillfällig eller ringa karaktär Stadsarkivet bedömer att vissa klientanknutna administrativ uppgifter inom verksamheten av tillfällig eller ringa karaktär ska gallras. Denna gallring sker i linje med Stadsarkivets beslut SSA 2007:12. Det kan exempelvis röra sig om: - Adressuppgifter, kontaktuppgifter, handläggare. - Text av administrativ karaktär, såsom vilket datum nästa månad utbetalning av ekonomiskt bistånd kommer att ske. - Personuppgifter på samtliga Stockholmare som hämtats ur IDA (intranätdatabas för adresser) eller efterföljaren KIR (kommuninnevånarregistret), eftersom dessa uppgifter endast återspeglar det tillfälle då informationen avställts, dvs. det datum då ärendet avslutades. Adressuppgiften uppdateras inte i Paraplysystemet. - Vilka kontonummer ett belopp rörande olika betalningsuppdrag hos stadsdelsförvaltningarnas olika arbetsenheter ska dras från eller överföras till. - Uppgifter om bevakningstyper för beslut. - Underlag för utbetalning av familjehemslöner. - Uppgifter rörande ifall en vårdgivare har ett diariefört avtal med staden eller inte. - Uppgifter rörande vad en insats inom individ- och familjeomsorg genererar för kostnad bedöms inte vara tillförlitliga och bör därför inte bevaras då dessa kostnader redovisas i ekonomisystemet Agresso. - Uppgifter om vårdgivare och utförare som inte har använts i form av någon beslutsregistrering Aggregerad data Uppgifter om socialtjänstens klienter har i många fall aggregerats och sammanställts i olika rapporter. Ofta är uppgifterna avidentifierade. Stadsarkivets bedömning är att det är mer ändamålsenligt att bevara den data som ligger till grund för rapporterna. Den som önskar aggregerad data bör utgå från grunddata och själv göra ett urval av uppgifter. Därför föreslår Stadsarkivet gallring av en stor mängd uppgifter som lagras i rapporttabeller av olika slag. Förslag: För att säkerställa att inga uppgifter kring en person finns kvar i Paraplysystemet, ska även uppgifter med en teknisk funktion, av tillfällig eller ringa karaktär eller aggregerad data, och som ingår i tabeller och innehåller klientanknuten information, gallras enligt de gallringsregler som gäller enligt Socialtjänstlagen: - Ett år efter barnets 18-årsdag, för handlingar rörande utredning om faderskap, adoption, placering av barn i hem för vård och boende, familjehem eller annat enskilt hem.

4 SID 4 (7) - Fem år efter sista anteckning i akten, för akter som undantas från gallring för forskningsändamål d.v.s. akter som gäller personer födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad. 2. GALLRING SOM SKER UNDER DRIFT 2.1 Normberäkningar Inom verksamhetsgrenen ekonomiskt bistånd finns möjligheter att göra beräkningar av vad en person bör få i bistånd utifrån den beslutade normen. Varje beslut har en normberäkning kopplad till sig som sparas. Detta är ett viktigt beslutsunderlag som Stadsarkivet anser bör bevaras. Det förekommer dock ofta att handläggare gör flera normberäkningar som inte leder till något beslut. Det kan handla om att en person vill veta hur mycket bidrag som skulle betalas ut om de ekonomiska förutsättningarna var annorlunda. De uppgifter som registreras i dessa tabeller utan att leda till beslut föreslås gallras efter sex månader. Förslag: Normberäkning som inte leder till att socialtjänsten fattar beslut föreslås gallras efter sex månader efter registreringstillfället. 2.2 Frågor till Försäkringskassan Inom samtliga verksamhetsgrenar finns möjlighet att ställa frågor till Försäkringskassan för uppgifter om utbetalningar via Försäkringskassan i form av pensioner, bostadsbidrag och andra inkomster. De uppgifter som registreras i dessa tabeller föreslås gallras ett år efter det att uppgiften inkom då de inte längre är att betrakta som en relevant inkomstuppgift. Uppgifterna finns redan bevarade i samband med klientanknuten information. Förslag: Uppgifter från Försäkringskassan som lagrats i tabeller föreslås gallras ett år efter det tillfälle då uppgiften lagrades i systemet, eftersom uppgifterna redan finns bevarade i form av klientanknuten information. 2.3 Felskrivna samhörigheter När en handläggare av misstag registrerat att personer hör samman i en samhörighet lagras den samhörigheten i dag i systemet. Samhörigheterna är felaktiga, den innehåller inga ärenden eller annan information och har därför inget värde. Dessa samhörigheter ska gallras vid inaktualitet då de inte påverkar någon information som skall bevaras. Förslag: Felskrivna samhörigheter ska gallras vid inaktualitet eftersom de inte innehåller uppgifter eller information som skall bevaras. 2.4 Inkommande uppgifter om en person Stadsarkivet har tidigare fattat beslut om att uppgifter om en person som skrivs in i fönstret Inkommande information får gallras omedelbart när handläggaren i systemet gjort valet ingen åtgärd (SSA 2004:2). Stadsarkivet har av ITavdelningen informerats om att det förekommer att socialtjänsten registrerat

5 SID 5 (7) uppgifter i fönstret Inkommande information, men att ingen åtgärd därefter vidtagits i ärendet på flera år. Uppgifter om en person i Paraplysystemet bör då kunna gallras som om handläggaren hade valt ingen åtgärd. Uppgiften kommer dock att visas och markeras som gallrad i ParaInfo, funktionen i Paraplysystemet för att ta fram rapporter för bl.a. revisorer. Övriga uppgifter om en person som inkommer via Inkommande information bör däremot bevaras för att kunna användas i verksamhetsuppföljning och statistik. Förslag: Uppgifter om en person som skrivs in i fönstret Inkommande information gallras när fem år har förflutit sedan uppgifterna skrevs in och inga ytterligare registreringar har gjorts efter detta. 2.5 Tillfälliga informationsmeddelanden Tillfälliga informationsmeddelanden skapas i samband med att det elektroniskt skickas information mellan Paraplysystemet och ParaSoL. ParaSoL är funktionalitet som används av utförare inom Äldreomsorgen och Omsorgen om funktionshindrade för att dokumentera i enlighet med Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Det tillfälliga informationsmeddelandet är en tillfällig hjälpfil innan meddelandet är omhändertaget i Paraplysystemet eller i ParaSoL. Hjälpfilen innehåller ingen information som är verksamhetsknuten utan innehåller endast information för att tala om för funktionaliteten i vilket skede informationen befinner sig i t.ex. informationen är skickad till kundens personakt i Paraplysystemet. Detta innebär att informationen finns lagrad men att meddelandet kan gallras. Förslag: Tillfälliga informationsmeddelanden som används som en tillfällig kommunikation gallras efter tre månader eftersom uppgifterna sedan är inaktuella. 3. GALLRING OCH UNDANTAG FRÅN GALLRING ENLIGT SOCIALTJÄNSTLAGEN Gallring ur Paraplysystemet utförs i första hand enligt socialtjänstlagen, 12 kapitlet 1 som säger att: 1. Anteckningar och andra uppgifter i en personakt ska gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. Uppgifterna ska dock inte gallras så länge uppgifterna om samma person inte gallrats enligt 2 nedan. 2. Uppgifter i en sammanställning ska gallras fem år efter det att de förhållanden som uppgifterna avser har upphört. De akter som enligt 12 kapitlet 2 socialtjänstlagen är undantagna från gallring ska avlägsnas ur Paraplysystemet och levereras till Stadsarkivet. Det rör sig om följande ärendetyper: 1. utredning om faderskap 2. utredning om adoption 3. placering av barn i hem för vård och boende, familjehem eller annat enskilt hem

6 SID 6 (7) 4. ärenden som undantas från gallring för forskningsändamål, d.v.s. ärenden som gäller personer födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad, enligt socialtjänstförordningen 7 kapitlet Leverans av akter till Stadsarkivet Akter inom stadens socialtjänst ska levereras till Stadsarkivet fem år efter det att sista anteckning gjorts i akten, för akter som ska bevaras för forskningsändamål (punkt 4 ovan), samt året efter ett barn fyllt 18 år, för akter som ska bevaras av rättssäkerhetsskäl (punkt 1-3). Pappersakter har levererats enligt dessa rutiner sedan En särskild rutin för digitala leveranser har utvecklats där arkivleveransen äger rum i dubbla format (se ovan 1.1.1). 3.2 Uppgifter i systemet som ska bevaras och levereras till stadsarkivet I de elektroniska personakterna som ska bevaras och levereras ingår uppgifter direkt kopplade till person. Dessa uppgifter handlar om vilka typer av ärenden en person har berörts av i form av namn på olika utredningstyper inom respektive verksamhetsgren. I akterna registreras beslut som handläggs inom myndigheten. Beslutsuppgifterna registreras med uppgifter om vad som ligger till grund för beslutet när det gäller utbetalningar och räkningar, gällande verksamhetskod för insatser till person samt vem som utfört insatsen. I varje personakt finns journalanteckningar registrerade och kopplade till aktuell utredning. Till varje personakt finns ett ärendediarium kopplat som anger vilka dokument som skapats i akten samt vilka uppgifter som inkommit och registrerats i Paraplysystemet. 3.3 Leverans av avidentifierade uppgifter om ekonomiskt bistånd Stadsarkivet har kommit överens med Stadsledningskontoret om att leveransen ska omfatta samtliga ärenden om ekonomiskt bistånd för personer vars ärenden har varit avslutade sedan 5 år tillbaka, och alltså inte bara det forskningsurval som bestämts i socialtjänstförordningen (se ovan). Utöver det reglerade forskningsurvalet kommer ärendena att vara helt avidentifierade, d.v.s. de kommer inte att kunna knytas till en enskild person. Journalanteckningar, beskrivningar, beslut och andra kopplingar till enskilda personer i dessa ärenden levereras dock inte till Stadsarkivet. De är därmed gallrade i socialtjänstlagens mening och är inte längre en del av myndighetens personakter. På detta sätt breddas underlaget för forskning utan att intentionen i socialtjänstlagen åsidosätts, dvs. att man gallrar information av hänsyn till den enskilda personens integritet. Stadsarkivet och Stadsledningskontoret har redan tillämpat denna lösning för uppgifter ur DORIS, se SSA:s gallringsbeslut 2003:9. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen och Revisionskontoret har beretts tillfälle att yttra sig över gallringsframställan. De har inte haft något att invända mot gallringsframställan.

7 SID 7 (7) STADSARKIVETS SYNPUNKTER Vägledande vid prövningen av Stadsledningskontorets gallringsframställan har varit riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy samt Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar rörande den kommunala socialtjänsten RA-FS 2002:3. Hänsyn har även tagits till tidigare gallringsbeslut som stadsarkivet fattat SSA 2003:9, SSA 2004:2 samt SSA 2007:12. Stadsarkivets tillsynsenhet företräder uppfattningen att gallring kan medges enligt förslaget utan att de ändamål som anges i arkivlagens 3 åsidosätts. FÖRSLAG TILL BESLUT Gallring medges för de handlingar och uppgifter som här ovan föreslås gallras. Mattias Hammarlund, Arkivarie