Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2013:6 Riksarkivets föreskrifter om bevarande och gallring hos Centrala studiestödsnämnden; beslutade den 16 januari Riksarkivet föreskriver med stöd av 16 studiestödsdataförordningen (2009:321) om bevarande och med stöd av 12 första stycket arkivförordningen (1991:446) om gallring hos Centrala studiestödsnämnden (dnr RA /3144). Tillämpning och omfattning 1 Föreskrifterna gäller för Myndighet: Centrala studiestödsnämnden (CSN) Arkivbildare: Centrala studiestödsnämnden, studiemedelsnämnder och vuxenutbildningsnämnder : Pappershandlingar, mikrofilm och elektroniska handlingar Tidsomfattning: Från och med år 1964 Bevarande och gallring 2 I 16 första stycket studiestödsdatalagen (2009:287) regleras gallringen av personuppgifter i ett ärende om studiestöd. 3 Handlingar upptagna i bilagan ska undantas från gallring och för historiska, statistiska och vetenskapliga ändamål samt för redovisningsändamål. 4 Gallring och bevarande av personuppgifter enligt 2-3 ska även omfatta uppgifter om avlidna personer. 1. Denna författning träder i kraft den 1 februari Genom denna författning upphävs följande författningar: Serie A Gallringsbeslut 1988:26 Centrala studiestödsnämnden (CSN), Serie A Gallringsbeslut 1988:27 Centrala studiestödsnämnden (CSN) och studiemedelsnämnderna (SMN), Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1998:42) om gallring hos Centrala studiestödsnämnden, Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2000:17) om gallring hos Centrala studiestödsnämnden och Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 2(2) Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2011:38) om bevarande hos Centrala studiestödsnämnden. 3. De upphävda föreskrifterna får tillämpas på pappershandlingar tillkomna t.o.m Björn Jordell Britt-Marie Östholm

3 Bilaga: Handlingar som ska angående studiestöd RA-MS 2013:6 1(4) Strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier Pappershandlingar som omfattas av studiestödsdatalagen i studiemedelsnämndernas, vuxenutbildningsnämndernas och delarkiv inom Centrala studiestödsnämndens arkivbildning t.o.m Mikrofilmer för personer som är födda dag 1 eller dag 15 Bokföringsuppgifter Verifikationer Sökregister Sökregister för mikrofilmer för personer födda dag 1 eller dag 15 Sökregister för diarieförda handlingar för diariet FIND IT ( ) Samtliga uppgifter Undantag: Handlingar som får gallras enligt Riksarkivets föreskrifter Serie A Gallringsbeslut 1988:26, Serie A Gallringsbeslut 1988:27, RA-MS 1998:42 och RA-MS 2000:17 Samtliga mikrofilmer som avser in- och utbetalningar samt lånetransaktioner som ökar eller minskar lån eller bidrag, får i tio år efter det räkenskapsår de avser Samtliga register Samtliga register Pappershandlingar Mikrofilm Uppgifter om beviljning av studiehjälp i form av inackorderingstillägg och extra tillägg fr.o.m. höstterminen 2007 Uppgifter om elev och - adress

4 2(4) Beslutsuppgifter - Personnummer för elev, - adress, - period, - stödform, - ärendeklass, - beloppstyp (bidrag), - beslutstyp (beviljat eller avslag), - beslutsgrunder, - tidsperiod för beslutet, - studietakt, - nivå (t.ex. gymnasial), - ev. skolform (t.ex. kommunal vuxenutbildning eller fristående), - beviljat belopp bidrag, - återkrävt belopp, - skolkod, - namn på skola, - utbildningskod, och - namn på utbildning Uppgifter om beviljning av studiemedel Uppgifter om den studerande Beslutsuppgifter och - adress - adress, - period, - stödform, - ärendeklass, - beloppstyp (t.ex. bidrag eller lån), - beslutstyp (beviljat eller avslag), - beslutsgrunder, - tidsperiod för beslutet, - studietakt, - nivå (t.ex. gymnasial), - beviljat belopp bidrag, - beviljat belopp lån, - återkrävt belopp, - skolkod, - namn på skola, - utbildningskod, och - namn på utbildning

5 3(4) Uppgifter om återbetalning eller återkrav Uppgifter om skuldstorlek Uppgifter i betalningsplaner för studiemedel respektive återkrav Aviseringshistorik Övriga låneuppgifter Uppgifter i enskilt nedsättningsbeslut - ingående skuld för året, - typ av lån, - uppgifter om ökad eller minskad skuld pga. inbetalningar (enligt betalningsplan), - extra inbetalningar, - räntor, - avgifter, - avskrivningar, - återkravsskulder, - uppgifter om skulden är konverterad till annan typ av lån pga. överföring, sammanläggning eller ändrade lånevillkor, och - utgående skuld för året - Typ av lån, - ursprunglig årsavgift, - aktuell årsavgift, - beräkningssätt, - händelser som ger ny årsavgift, och - datum för skäl till sådana händelser - Aviseringsår, - aviseringshändelser rörande förfallna belopp, - aviseringsdatum, och - halvår det förfallna beloppet avser - När återbetalningsskyldighet inträffar, - antal återbetalningsår, - slutregleringsdatum, och - slutregleringsorsak - skäl, och - motiv

6 4(4) Uppgifter i enskilt avskrivningsbeslut - skäl, - motiv, och - beslutande skäl Uppgifter från gemensam hantering Generella personuppgifter Tidigare adressuppgifter Uppgifter om utlandsinkomster - adresser, - tid för adresser, och - källa till adresser - Tidigare adresser, - adresser som inte hämtats från Skatteverket, - tid för tidigare adresser, och - källa till tidigare adresser - Uppgivna utlandsinkomster, och - år för utlandsinkomster