Allmänna bestämmelser för Certifiering

Transkript

1 [2012] Allmänna bestämmelser för Certifiering AB ÅKERIKONSULT AB Åkeriknsult

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING: Inledning... 4 Sveriges Åkeriföretag - Revisinsråd... 4 Kvalitets-/miljö-/arbetsmiljö-ch trafiksäkerhetscertifikat Terminlgi Krav inför revisin Revisin Krav på certifikatsinnehavaren Prcedur vid revisiner SÅ:s åtaganden Indragning av certifikat Överklagande Register över innehavare av certifikat Ersättning för utförd tjänst Bilageförteckning Allmbest dc Utgåva (14) Sida 3 av 19

3 Revideringen sker mt standarderna SS-EN ISO 9001:2008, SS-EN ISO 14001:2004, ISO 39001:2012 ch AFS 2001:1. Inledning Dessa bestämmelser avser SÅ:s verksamhet för revidering av kvalitets-/miljö- /arbetsmiljöledningssystem samt ledningssystem för trafiksäkerhet ch utfärdande av kvalitets-/miljö-/ arbetsmiljö- ch trafiksäkerhetscertifikat. Med SÅ:s verksamhet menas i detta dkument Sveriges Åkeriföretags rörelsedrivande blag AB Åkeriknsult. Sveriges Åkeriföretag - Revisinsråd Sveriges Åkeriföretag:s revisinsråd består av SÅ tjänstemän (Ansvarig Certifiering) samt revisrsgruppen. Samtliga medlemmar i revisrsgruppen utför revisiner i företagens verksamhetssystem mt krav ch anvisningar enligt kvalitet ISO 9001:2008, miljö ISO 14001:2004, trafiksäkerhet ISO 39001:2012 samt för arbetsmiljö enligt AFS 2001:1. Allmbest dc Utgåva (14) Sida 4 av 19

4 Kvalitets-/miljö-/arbetsmiljö- ch trafiksäkerhetscertifikat Terminlgi I samband med revidering ch dkumentatin används begrepp inm kvalitetsmrådet vilket följer nmenklaturen i svensk standard ISO 9000 Ledningssystem för kvalitet- Principer ch terminlgi. Inm miljömrådet är det svensk standard ISO Före revisin Kraven enligt standarden skall uppfyllas för erhållande av certifikat. Detta innefattar även: 2.1 Delägare i ett kllektivt ägt företag betraktas sm underleverantörer enligt standarden (ISO 9001:2008 i 4.1 f) ch ISO 14001:2004 i 4.1). Anknytning till stadgarna eller till transprtöravtal ska ske enligt speciell skrivning. Se bilaga Krav m att ledningens genmgång eller en internrevisin är genmförd innan revisin kan ske. 2.3 Krav m att systemet är implementerat innan revisin kan ske. 2.4 Sökande ska till revisrn överlämna dkumentatin senast 14 dagar före revisinstidpunkten. Revisin 3.1 Revisinsrapprt upprättas vid varje revisin. I rapprtern framgår mfattningen av den certifierade verksamheten samt de bservatiner sm gjrts vid revisinstillfället. 3.2 Den årliga uppföljningsrevisinen är upplagd enligt samma mönster sm systemrevisinen men mfattar delar av systemet. 3.3 I gd tid före giltighetstidens utgång ska SÅ kntakta innehavaren för ny systemrevisin. 3.4 Revisrn skall agera förtrendefullt ch partiskt 3.5 Revisrn får inte mtta betalning eller annan gttgörelse från klient 3.6 Revisrn måste medelbart meddela revisinsrådet eventuella relatiner, nuvarande, planerade eller tidigare, med aktuell klient. 3.7 Revisrn får inte röja infrmatin m företaget utan särskilt tillstånd. 3.8 Revisrn får inte agera på ett sätt sm kan vara skadligt för uppdragsgivaren. Allmbest dc Utgåva (14) Sida 5 av 19

5 Krav på certifikatsinnehavaren 4.1 Innehavaren ska utse en kntaktpersn, sm representant för företaget. 4.2 Innehavaren förpliktar sig att medverka vid revisin. 4.3 Innehavaren ska underlätta arbetet för revisrerna genm att bereda tillträde till lkaler ch andra anläggningar, lämpliga rganisatriska åtgärder ch genm att infrmera m alla företagsinterna angelägenheter sm påverkar eller kan påverka det reviderade systemet. 4.4 Samtliga avvikelser (A, a) sm uppkmmit vid revisinen skall vara åtgärdade senast inm två månader efter revisinsrapprtens utfärdande. Innan dess kan certifikat inte utfärdas. 4.5 Innehavaren ska underhålla ch förbättra ledningssystemen under giltighetsperiden. 4.6 Innehavaren ska följa standardens krav under giltighetsperiden. 4.7 Certifikatet kan inte överlåtas. 4.8 Vid eventuell indragning av certifikat, ska innehavaren upphöra att använda certifikat i marknadsföringssyfte, avlägsna lgs, certifikat från hemsidr, fakturr, brevpapper etc. 4.9 Certifikatet är endast giltigt på den reviderade verksamheten, enligt revisinsrapprt. Vad sm mfattas av certifikatet framgår av scpe-texten Företaget har rätt att utnyttja certifikatet i sin verksamhet, varvid SÅ särskilda lg kan användas. Bil Innehavaren är skyldig att mgående meddela SÅ m ändringar i ledningssystemen eller vid förändring av kntaktpersn Anmälan ska alltid ske m företaget övertas av ett annat företag, får en ny ägarstruktur eller m verksamheten försatts i knkurs. Efter anmälan behandlas ärendet i SÅ revisinsråd utifrån de nya förutsättningarna. Allmbest dc Utgåva (14) Sida 6 av 19

6 Prcedur vid revisiner SÅ:s revisrer utför följande aktiviteter på den sökandes bekstnad: Förrevisin (frivillig) Planeringsdialg (ingår i systemrevisin) Systemrevisin, dkumentgranskning ch (bligatrisk) genmgång av rutinbeskrivningar Efterrevisin (vid behv) Årlig uppföljningsrevisin (bligatrisk) 5.1 Ansökan m certifiering görs på avsedd blankett. Bilaga 3.1. Sökanden accepterar vid varje tidpunkt gällande Sveriges Åkeriföretag Allmänna bestämmelser för certifiering ch aktuell prislista genm sin underskrift. Ansökan betraktas sm bindande då den kmmit till Sveriges Åkeriföretag. Vid eventuell annullering står sökande för uppkmna kstnader. Kpia av aktuellt registreringsbevis ska bifgas ansökan. 5.2 SÅ utser revisr för varje systemrevisin av ledningssystem. I företag där mer än ett ledningssystem skall certifieras vid samma tidpunkt utses en revisr för alla ledningssystemen. Vid företag med str rganisatin ch gegrafiskt spridd verksamhet kan en eller flera biträdande revisrer utses. Persner sm medverkat vid utvecklingen av ledningssystemet i det företag sm revideras kan inte utses till extern revisr i samma företag. En revisr kan inte avvisas under revisinens gång. 5.3 Sökande ska till revisrn överlämna dkumentatin senast 14 dagar före revisinstidpunkten, så att revisrn kan förbereda revisinen. 5.4 Planeringsdialg. Denna aktivitet innebär att skapa ett prgram för systemrevisinen. Aktiviteten påbörjas sm första åtgärd vid systemrevisinen. 5.5 Förrevisin (frivillig) Vid förrevisin bedöms ledningssystemet mt angivna krav i ISO standarden. Där brister finns anges detta. Prtkll från revisinen rekmmenderas. Vid behv anrdnas en eller flera efterdiskussiner. 5.6 Systemrevisin Systemrevisinen genmförs i enlighet med den revisinsplan sm upprättats tillsammans med den sökande. Arbetet inkluderar en ingående granskning av företagets prcesser ch dkumentatin med avseende på överensstämmelse med tillämpliga delar av respektive standard. Företaget måste kunna verifiera den praktiska tillämpningen av sina dkumenterade prcesser. Intervju med persnal ch andra intressenter, sm i väsentlig grad är invlverade i kvalitets-, miljö-, trafiksäkerhets- ch arbetsmiljöarbetet ska göras. Allmbest dc Utgåva (14) Sida 7 av 19

7 Då avvikelser från kraven eller den dkumenterade prcessen knstateras, skrivs en bservatinsrapprt. Observatinen skall gdkännas av kntaktpersnen senast när revisinen avslutas. Omedelbart efter revisinen skall revisrn muntligen infrmera sökanden m resultatet av revisinen ch revisrns rekmmendatin beträffande frågan m utfärdande av certifikat. 5.7 Klassificering av bservatiner Syftet med en bservatin är att göra klart för det reviderade företaget att läget kräver förbättring ch att krrigerande åtgärder behöver beslutas ch genmföras. Den krrigerande åtgärd sm genmförs ska ta brt risken för återupprepning. Om revisrn vid revisinstillfället upptäcker många stra avvikelser kan revisrn välja att avbryta revisinen. Str avvikelse (A) avsaknad av system del av ledningssystemet fungerar inte företeelser med str eknmisk påverkan syfte uppnås inte många mindre avvikelser inm samma delsystem direkt påverkan på miljö/arbetsmiljö/kvalitet/trafiksäkerhet liten avvikelse från tidigare revisin sm inte blivit tillfredsställande åtgärdad lagbrtt Liten avvikelse (a) mindre avvikelse sm har en negativ effekt men inte är str avvikelse. Förbättringsmöjlighet (F) bservatiner där det inte är avvikelse, men där ett ändrat arbetssätt skulle ge psitiv effekt på verksamheten Identifiering av mråden sm mtiverar klargöranden eller undersökning. Styrka (S) bservatinen identifierar mråden sm väl uppfyller kraven ch ger företaget styrka i verksamheten 5.8 Revisinsrapprt Samtliga (A) ch (a) ska vara åtgärdade ch rapprterade till reviderande SÅ-representant inm 2 månader efter rapprtens utfärdande. Slutkmmentar med revisrns sammanfattning ska alltid avsluta revisinsrapprten. 5.9 Efterrevisin I de fall ledningssystemet i väsentliga delar inte blir gdkänt vid systemrevisinen, krävs en ny genmgång av den sökandes ledningssystem. Allmbest dc Utgåva (14) Sida 8 av 19

8 5.10 Årlig uppföljningsrevisin Varje företag sm erhållit certifikat ska genmgå en årlig uppföljningsrevisin. Områden för revisin bestäms av revisrn ch företagets kntaktpersn tillsammans. Prtkll skrivs. SÅ:s åtaganden 6.1 Certifikatet är giltigt under 3 år under förutsättning att kvalitets/miljö-/trafiksäkerhets- ch arbetsmiljösystemet årligen följs upp genm s.k. uppföljningsrevisiner. Efter gdkänd systemrevisin utfärdas ett nytt certifikat. Giltighetstiden för det nya certifikatet blir tre år. 6.2 Varje år sker en uppföljningsrevisin. Ytterligare revisiner ska ske på den sökandes bekstnad m SÅ anser det vara befgat eller på begäran av sökanden. 6.3 Sekretess SÅ förbinder sig att behandla all infrmatin m företaget knfidentiellt. Samtliga revisrer undertecknar särskild sekretessförsäkring 6.4 SÅ ska publicera alla innehavare samt eventuella återkallelser av certifikat på Certifikatets utseende framgår av bilaga 2.2.1, 2.2.2, ch Indragning av certifikat 7.1 SÅ kan återkalla utfärdade certifikat efter skriftligt påpekande m det knstaterats att företaget brustit mt de bestämmelser sm ligger till grund för erhållande av certifikatet. Återkallelse sker m företaget inte gör acceptabla åtgärder sm gdkänns av SÅ Revisinsråd inm 30 dagar. Sm anledning till återkallande räknas speciellt: knkurs eller upphörande av verksamheten m certifikatet utnyttjas för andra verksamhetsmråden, dtterblag etc sm inte reviderats fullständiga eller sanna uppgifter vid systemrevisiner, efterrevisiner eller uppföljande revisiner. underlåtenhet att meddela väsentliga, senare tillkmna ändringar i kvalitets- /arbetsmiljö/miljölednings- eller trafiksäkerhetsledningssystemet. Allmbest dc Utgåva (14) Sida 9 av 19

9 Överklagande 8.1 Om sökanden kan visa välgrundade invändningar mt revisinens kvalitet ch bjektivitet ch invändningen gdkänns av SÅ Revisinsråd, genmför SÅ på egen bekstnad en efterrevisin. 8.2 Om företaget vill överklaga någt enskilt beslut sm fattats av revisr eller SÅ tjänsteman ska företaget efter erhållet besked m beslutet, skriftligt till SÅ revisinsråd meddela sitt överklagande av beslutet. Vid behandlingen skall båda parter höras. Beslut av SÅ revisinsråd är slutgiltigt. 8.3 Innehavaren av ett certifikat kan inte överklaga beslut m indragning. Register över innehavare av certifikat En förteckning över innehavare, mfattning ch ev återkallelser av certifikat ska föras av SÅ ch vara tillgängligt för allmänheten på Ersättning för utförd tjänst Kstnaderna för revisinsprcessen framgår av vid varje tidpunkt aktuell prislista. Kstnad för inställd revisin (< 1 vecka) debiteras kund enligt vid varje tidpunkt aktuell prislista. Allmbest dc Utgåva (14) Sida 10 av 19

10 Bilageförteckning: Underleverantörsavtal, regler ch anvisningar (kllektivt ägda företag) 2.1 Lgtyper Kvalitetscertifikat Miljöcertifikat Trafiksäkerhetscertifikat Arbetsmiljöcertifikat Allmbest dc Utgåva (14) Sida 11 av 19

11 Bilaga 1.1 Förslag till ändring av stadgar ch förslag till styrelsens anvisningar i samband med införandet av kvalitets-, miljöledningssystem enligt ISO-9001:2008 ch ISO samt trafiksäkerhetssystem byggande på nämnda standarder ch system för arbetsmiljöledning enligt AFS 2001:1. Förslag till stadgeändring X att m styrelsen så beslutar i enlighet med villkr, sm fastställes från tid till annan, utföra uppdrag ch därmed sammanhängande åtagande i enlighet med företagets kvalitets-, miljölednings-, trafiksäkerhets- ch arbetsmiljöledningssystem. Allmbest dc Utgåva (14) Sida 12 av 19

12 Bilaga 1.2 BEKRÄFTELSE Enligt X i stadgarna är delägaren/uppdragstagaren skyldig, m styrelsen i... så fattar beslut, utföra uppdrag ch därmed sammanhängande åtagande i enlighet med styrelsens Regler ch anvisningar avseende företagets kvalitets-, miljö- ch trafiksäkerhetsledningssystem enl bilaga. Styrelsen ser det sm ett led i företagets affärsutveckling att på detta sätt ch genm antagen kvalitets-, miljö-, arbetsmiljö ch trafiksäkerhetsplicy, garantera nuvarande ch framtida kunders uppdragskrav ch önskemål. Angiven kvalitets-, miljö- arbetsmiljö- ch trafiksäkerhetsplicy är dkumenterad enligt regler ch anvisningar i ISO-9001:2008 ch ISO-14001:2004 samt arbetsmiljöplicy enligt AFS 2001:1. Samtliga, både ägare ch anställda inm företaget, kmmer på ett eller annat sätt att beröras av detta arbete. Undertecknad har tagit del av ch accepterar härmed bifgade regler ch anvisningar avseende företagets ledningssystem ch förbinder ss att tillhandahålla våra tjänster härmed.... den.../ Uppdragstagare/Delägare Allmbest dc Utgåva (14) Sida 13 av 19

13 Bilaga 1.3 BILAGA TILL AVTAL Regler ch anvisningar avseende företagets kvalitets-, miljö-, arbetsmiljö- ch trafiksäkerhetsledningssystem. Samtliga uppdragstagare skall följa ch medverka till utveckling av företagets kvalitets-, miljö-, arbetsmiljö- ch trafiksäkerhetsledningssystem, sm styrelsen för... har antagit. Avvikelser från kända kundkrav ch fastställda regler, skall snarast meddelas till närmast ansvarig arbetsledare, (nrmalt transprtledaren). Utbildning ch infrmatin m regler ch anvisningar kring företagets kvalitets-, miljö-, arbetsmiljöch trafiksäkerhetsledningssystem, kmmer kntinuerligt att lämnas. Den del sm berör uppdragstagarna skall fördröjligen delges respektive uppdragstagare. Respektive uppdragstagare skall vara införstådd med ch följa de anvisningar, sm finns i uppdragstagarens dkumentatin, förarhandbken. Förarhandbken skall alltid finnas tillgänglig i uppdragstagarens frdn. Uppdragstagaren ansvarar för att förarhandbken alltid är aktuell. Uppdragstagaren ansvarar för att dennes underleverantörer av tjänster ch prdukter, utföres i enlighet med...kvalitets-, miljö-, arbetsmiljö- ch trafiksäkerhetsledningssystem Företaget...äger rätt att göra erfrderliga kntrller hs uppdragstagaren ch dennes underleverantörer. Anmärkning Sm upplysning kan nämnas att Uppdragstagare sm bryter mt angivna Regler ch stadgar riskerar att uteslutas enligt Y. Allmbest dc Utgåva (14) Sida 14 av 19

14 Bilaga 2.1 Efter erhållande av certifikat kan i annns ch reklamsammanhang lgs enligt nedan användas. Lgn erhålls på datafil för aktuellt mråde. Lgn ska användas i riginalfärgerna eller svart/vit. Allmbest dc Utgåva (14) Sida 15 av 19

15 Bilaga Kvalitetscertifikat Allmbest dc Utgåva (14) Sida 16 av 19

16 Bilaga Miljöcertifikat Allmbest dc Utgåva (14) Sida 17 av 19

17 Bilaga Trafiksäkerhetscertifikat ISO har ett ledningssystem för trafiksäkerhet sm uppfyller kraven enligt ISO 39001:2012 has a Rad Traffic Safety (RTS) management system that fulfils the requirements f ISO 39001:2012 Huvudsaklig verksamhet: Pricipal activities: Allmbest dc Utgåva (14) Sida 18 av 19

18 Bilaga Arbetsmiljöscertifikat Allmbest dc Utgåva (14) Sida 19 av 19