Policy för personuppgiftshantering 2018 Antagen av styrelsen för PRO i Tullinge vid styrelsemötet Version 1.

Transkript

1 Plicy för persnuppgiftshantering 2018 Antagen av styrelsen för PRO i Tullinge vid styrelsemötet Versin 1. Inledning ch syfte t med denna plicy är att säkerställa att PRO Tullinge hanterar persnuppgifter i enlighet med Dataskyddsförrdningen (General Data Prtectin Regulatin GDPR). Plicyn mfattar all behandling av persnuppgifter ch mfattar såväl strukturerad sm strukturerad data. Denna plicy är förankrad hs föreningens funktinärer, samt är kmmunicerad till föreningens medlemmar. Organisatin ch ansvar Styrelsen ansvarar för att behandlingen av persnuppgifter i föreningen följer denna plicy. Siv Perssn Trgen är utsedd av styrelsen till föreningens persnuppgiftsansvarige i PRO Tullinge. Hn har därmed det övergripande ansvaret för innehållet i denna plicy, samt att den implementeras ch efterlevs av verksamheten. Revidering ska ske årligen. Alla funktinärer inm föreningen ansvarar för att de agerar i enlighet med denna plicy ch det den vill säkerställa. Tillämpning ch revidering Denna plicy är tillämplig för föreningens styrelseledamöter ch övriga persner med förtrendeuppdrag eller anställning inm föreningen, samt uppdragstagare sm berörs av vår verksamhet. Plicyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år ch uppdateras vid behv. Persnuppgiftsansvarig är ansvarig för att hålla i prcessen kring årlig uppdatering av plicyn till följd av nya ch förändrade regelverk. Begrepp Begrepp Persnuppgift Registrerad Betydelse En persnuppgift är all slags infrmatin sm direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk persn sm är i livet. Den sm en persnuppgift avser, det vill säga den fysiska persn sm direkt eller indirekt kan identifieras genm persnuppgifterna i ett register. Persnuppgiftsbehandling En åtgärd eller kmbinatin av åtgärder beträffande persnuppgifter berende av m de utförs autmatiserat eller ej såsm insamling, registrering, rganisering ch strukturering.

2 Persnuppgiftsbehandling Varje persnuppgiftsbehandling sker enligt följande principer: Laglighet Ändamålsbegränsning Uppgiftsminimering Krrekthet Lagringsminimering Integritet ch knfidentialitet All hantering av persnuppgifter sker enligt rättslig grund: samtycke, avtal eller intresseavvägning. Persnuppgifter lagras i ett medlemsregister tills dess att registrerad avslutar sitt medlemskap. Uppgifter av värde ur ett histriskt perspektiv lagras ch arkiveras för framtiden, t ex föreningens verksamhetsberättelse ch styrelseprtkll. Då den registrerade begär att raderas ur föreningens medlemsregister ska detta ske utan nödigt dröjsmål. Krav på att persnuppgifter hanteras enligt Dataskyddsförrdningen ska alltid säkerställas vid upphandling ch utveckling av IT-lösningar ch tjänster, ch ska vara en del i kravspecifikatinen ch eventuella avtal. Uppföljning ch utvärdering av hantering av persnuppgifter ska ske minst årligen. Eventuella incidenter rörande persnuppgifter sm föreningen behandlar ska utan dröjsmål rapprteras till persnuppgiftsansvarig i föreningen, sm i sin tur ansvarar för att anmälan kmmer in skyndsamt till Datainspektinen. Samt att i övrigt nödvändiga åtgärder ska vidtas med anledning av incidenten. Rättigheter för den enskilde Sm registrerad har du följande rättigheter: Rätt till tillgång. Du kan begära ut vilka persnuppgifter sm finns lagrade m dig. Rätt till rättelse. Du kan begära att dina persnuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga eller fullständiga. Rätt till begränsning ch rätt att göra invändningar. Du har rätt att begära en begränsning av användandet av persnuppgifter samt att göra invändningar, till exempel att slippa direktmarknadsföring av föreningens verksamhet. Rätt till radering. Du kan begära att alla persnuppgifter m dig raderas. Persnuppgiftsbiträden I de fall det är nödvändigt för föreningen att kunna erbjuda vissa tjänster delas persnuppgifter med tredje part sm är så kallade persnuppgiftsbiträden. Ett persnuppgiftsbiträde är ett företag eller rganisatin sm behandlar infrmatinen för föreningens räkning ch enligt föreningens instruktiner. När persnuppgifter delas med

3 persnuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål sm är förenliga med de ändamål för vilka föreningen har samlat in infrmatinen, det vill säga att kunna uppfylla åtaganden enligt medlemskapet. Föreningen har skriftliga avtal med alla persnuppgiftsbiträden genm vilka de garanterar säkerheten ch sekretessen för persnuppgifter. Föreningen har persnuppgiftsbiträden inm följande mråden: PRO riksrganisatin ABF Reseföretag Beskrivning av föreningens register Medlemsregister Registret Medlemsregistret upprättas genm PRO riksrganisatin men är tillgängligt för PRO Tullinge via prtalen Gördis i PRO centralt. För att få tillgång till uppgifterna har medlemsansvarige tillika persnuppgiftsansvarige Siv Perssn Trgen tillgång till en speciell inlggningskd. Denna kd är endast tilldelad persnuppgiftsansvarige, men finns ckså uppskriven ch inlagd i förseglat ch signerat kuvert. Kuvertet förvaras i låst säkerhetsskåp ch får endast öppnas efter beslut av styrelsen. Inlggningskden ändras regelbundet via PRO Riksrganisatin ch delges föreningen via brev. Ha rdning ch kntrll på vilka medlemmar PRO Tullinge har, samt hur föreningen kan sprida infrmatin m verksamheten till medlemmarna. Innehåll Persnnummer, För- ch Efternamn, adress, telefnnummer (fast ch mbil), mailadress, erlagd medlemsavgift, ev. funktin inm PRO Tullinge Kunna hålla kntakt med- ch skicka ut verksamhetsinfrmatin till medlemmarna. Registret hanteras av den medlemsansvarige tillika persnuppgiftsansvarige ch styrelsen, sm vi behv kan hjälpa till med utskick via brev eller e-pst till medlemmarna. Uppgifterna får endast utlämnas internt m det finns ett behv ch att det ska användas i verksamheter med knytning till PRO Tullinge. Medlemsregister får inte lämnas ut i sin helhet till enskilda medlemmar.

4 Registrerad persn får endast registreras i medlemsregistret m avtal eller samtycke medgivits skriftligen. Registreringen gäller tills vidare, dck längst till att medlemskapet upphör. Den registrerade har rätt att; Ta del av uppgifter sm lagrats m denne Rätten få felaktigheter rättade Få uppgifter raderade, helt eller delvis Få del av incidenter i eller mt registret sm förekmmit Invända mt direktreklam, prfilering eller liknande händelser Klagmål lämnas i första hand till PRO Tullinge för rättning. Om detta inte sker kan klagmålet lämnas till Datainspektinen. Hemsida Hemsidan används för allmän infrmatin m PRO Tullinge. Där finns kntaktuppgifter till styrelsen ch andra funktinärer, samt m de lika verksamheter sm bedrivs. I dessa sammanhang förekmmer rapprter, nyhetsbrev ch berättelser där det förekmmer bilder, i vissa fall namn på medlemmar. Att sprida infrmatin till medlemmarna m lika aktiviteter, t.ex. cirkelverksamhet, samkväm ch resr, sm genmförts eller kmmer att rdnas. Hemsidan administreras av Erik ch Marit Biverstedt. Sidans innehåll förändras regelbundet för att kunna hålla medlemmarna uppdaterade på lika aktiviteter sm förevarit eller planeras inm PRO Tullinge. De registrerade på hemsidan har samma rättigheter sm beskrivs van under rubriken Medlemsregistret. PRO bladet PRO bladet används för allmän infrmatin m PRO Tullinge ch ges ut minst fyra gånger per år. Där anges ibland kntaktuppgifter till styrelsen ch andra funktinärer, samt för de lika verksamheter sm bedrivs. I dessa sammanhang förekmmer rapprter, artiklar ch berättelser där det förekmmer bilder, i vissa fall namn på medlemmar. Att sprida infrmatin till medlemmarna m lika aktiviteter, t.ex. cirkelverksamhet, samkväm ch resr, sm genmförts eller kmmer att rdnas.

5 PRO bladet upprättas av rdföranden Lennart Karlssn men gdkänns av en redaktinskmmitté innan publicering. PRO bladet kan ses sm ett nyhetsbrev vars innehåll är till för att hålla medlemmarna uppdaterade på lika aktiviteter sm förevarit eller planeras inm PRO Tullinge. De registrerade i PRO bladet har samma rättigheter sm beskrivs van under rubriken Medlemsregistret. Reseförteckning Används för infrmatin m vilka sm anmält sig till resa eller utflykt i föreningens regi ch i samarbete med ev. reseföretag. Används för att kunna upprätta en lista över de sm anmält sig skriftligt ch lämnat medgivande till att föras in i avprickningslista ch passagerarlista (säkerhetslista) för de sm ingår i resesällskap ch färdas med buss eller annat transprtmedel. Listrna upprättas i samband med anmälan samt i samband med resa med lika transprtmedel för att ha kntrll över vilka sm deltar i resan. För förteckningen ansvarar respektive reseledare från PRO Tullinge. Beslutad vid styrelsemötet i PRO Tullinge Versin 1.