131 sidor. Den nya integritetslagen trädde i kraft i kraft den 25.5.

Transkript

1 131 sidr Den nya integritetslagen trädde i kraft i kraft den Medlemmar I Finlands Jägarförbund Svenska Österbttens distrikt, till kännedm Några större förändringar i vårt medlemsregister kmmer den inte att medföra m medlemsföreningarna eller persnmedlemmarna inte ber m restriktiner i uppgifterna. Däremt kmmer transparensen ch medlemmarnas möjlighet att kntinuerligt kunna be m att få uppgifter m vilka uppgifter vi har av medlemmarna. - Hur vi lagrar dem - Hur vi använder dem - ch med vem ch vi delar registret med med 2- DATASKYDDSBESKRIVNING Behandling av Finlands Jägarförbund Svenska Österbttens distrikt medlemmars persnuppgifter.

2 2 (9) 3- BEHANDLINGEN AV UPPGIFTERNA I ETT NÖTSKAL Distriktet behandlar medlemskårens persnuppgifter i syfte att upprätthålla föreningsverksamheten, rdna evenemang ch föra en medlemsförteckning. Persnuppgifterna samlas in i första hand av medlemsföreningen eller direkt av medlemmen. Distriktet behandlar endast de uppgifter sm behövs för ändamål sm har fastställts av Distriktet. Persnuppgifterna lämnas ut regelbundet till Finlands Jägarförbund, sm behöver infrmatinen för att verifiera medlemsföreningarnas ch Distriktets medlemskap samt erbjuda Distriktets medlemmar medlemsförmåner ch - tjänster. Finlands Jägarförbund kan behandla medlemmens persnuppgifter ckså för direkt marknadsföring på de sätt sm tillåts i lagstiftningen. Endast representanter för Distriktet sm behöver behandla persnuppgifterna för att fullgöra sina ansvarsuppgifter har tillgång till persnuppgifterna. Medlemmen, det vill säga den registrerade, kan själv påverka hur Distriktet behandlar hans eller hennes persnuppgifter. I denna beskrivning redgörs för de registrerades rättigheter ch för hur dessa rättigheter kan användas. 4- A-DEN REGISTERANSVARIGE: 5- FINLANDS JÄGARFÖRBUND SVENSKA ÖSTERBOTTENS DISTRIKT ADRESS: TALLBACKVÄGEN SOLF 1 B-KONTAKTINFORMATION I DATASKYDDSFRÅGOR Kntakt med anknytning till dataskyddet: Andreas Rönnqvist, Mats Tumela 2 PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS Obligatriska uppgifter för medlemsförteckningen m Distriktets ch medlemsföreningarnas persnmedlemmar: Namn, är upptagna i registret Hemrt, finns i registret Det är nödvändigt att lämna van nämnda grundläggande uppgifter till Distriktet för att det ska kunna föra en lagstadgad medlemsförteckning. Uppgifter med anknytning till Distriktets verksamhet ch Distriktets medlemsföreningars verksamhet: Uppgifter sm identifierar medlemmen: pstadress (till arbetsplatsen eller hem enligt medlemmens val) hemland

3 3 (9) telefn- ch/eller mbiltelefnnummer e-pstadress kön födelsetid medlemsnummer datum då medlemskapet inleddes ch avslutades Uppgifter m vilka förmåner medlemmen får, såsm tidskriften Jakt ch Digi-Jakt, försäkringar i försäkringsblaget IF. htellrabatter, ch rabatt på båtresr mellan Finland ch Sverige, Viking Line, Hliday Clubb, Finlandia Htels Arthur, på Rabatt vid besiktningar på K-1 besiktningsstatiner. Rabatt på bensin vid ST.-1 bensinstatiner, Varuhuset Hn Kng. Svar på eventuella enkäter sm rdnats bland medlemmarna Medlemmens särskilda uppdrag ch rller samt erhållna utmärkelser inm Distriktet ch i medlemsföreningen Uppgifter m när medlemmen deltagit i Finlands Jägarförbunds tävlingar, evenemang ch kurser, Uppgifter med anknytning till medlemsavgifterna Förbud mt eller samtycke till direkt marknadsföring sm medlemmen gett Förbud mt eller samtycke till utlämnande av uppgifter sm medlemmen gett Uppgifter m representanterna för medlemsföreningarna ch persnmedlemmar (Finns i distriktets register) Med namn Kntaktinfrmatin Medlemsförening Medlemmens särskilda uppdrag ch rller i medlemsföreningen ch inm Distriktets (Styrelsens sammansättning finns på distriktets hemsida! 3 ÄNDAMÅL MED BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTERNA Ändamålen med behandlingen av medlemmarnas persnuppgifter är: Att föra en medlemsförteckning Att rdna evenemang

4 4 (9) Att hantera medlemsavgifterna Att bevilja utmärkelser Eventuella påminnelser med anknytning till medlemskapet ch bemärkelsedagar Kntakt ch kmmunikatin Marknadsföring Allmän utveckling av Distriktets verksamhet.( Årsmötesbeslutet) 4 BEHANDLINGENS RÄTTSLIGA GRUNDER 4.1 Lagstadgad skyldighet Distriktet behandlar medlemmens persnuppgifter för att fullgöra sin lagstadgade skyldighet, bland annat när Distriktet för en medlemsförteckning över sina medlemmar i enlighet med föreningslagen. 4.2 Berättigat intresse Distriktets rätt att behandla den registrerades, det vill säga medlemmens, persnuppgifter grundar sig delvis på det berättigade intresse sm persnmedlemskapet i Distriktet eller föreningsmedlemskapet medför. För den sm representerar en medlemsförening grundar sig rätten på det berättigade intresse sm medlemsföreningens medlemskap medför. Medlemmen kan rimligtvis anses känna till att Distriktet behandlar hans eller hennes persnuppgifter i samband med föreningsverksamheten. Distriktet har gjrt en intresseavvägning ch knstaterat att medlemmarnas grundläggande rättigheter ch friheter inte fråntar Distriktet dess berättigade intresse att behandla persnuppgifterna på basis av medlemskapet. Medlemmen har rätt att när sm helst, av skäl sm hänför sig till hans eller hennes specifika situatin, göra invändningar mt behandlingen av persnuppgifterna sm grundar sig på Distriktets berättigade intresse. I det fallet avväger Distriktet m det finns ett mycket viktigt ch berättigande skäl till att frtsätta med behandlingen av persnuppgifterna ch m detta skäl väger tyngre än medlemmens rättigheter ch intressen. Mer infrmatin m medlemmarnas rättigheter hittar du här.

5 5 (9) 4.3 Avtal 4.4 Samtycke Distriktet behandlar persnuppgifter ckså i syfte att bereda ch ingå avtal, exempelvis när en medlem anmäler sig till ett evenemang ch ingår ett avtal med Distriktet genm att gdkänna evenemangets villkr. Persnuppgifter kan behandlas ckså på basis av samtycke i den utsträckning sm lagstiftningen kräver, exempelvis m medlemmen mbes ge sitt samtycke till direkt marknadsföring eller m ett ft på medlemmen eller andra uppgifter publiceras på Distriktets webbplats. 5 PERSONUPPGIFTERNAS MOTTAGARE ELLER MOTTAGARGRUPPER Persnuppgifter lämnas ut i den utsträckning sm gällande lagstiftning tillåter ch förpliktar. Uppgifter lämnas ut regelbundet till Finlands Jägarförbund, sm behöver infrmatinen för att verifiera medlemsföreningarnas medlemskap samt erbjuda medlemsförmåner ch -tjänster med anknytning till medlemskapet i förbundet samt för kmmunikatin ch marknadsföring. Finlands Jägarförbund lämnar tidvis ut en medlems persnuppgifter till samarbetspartner sm erbjuder förmåner ch tjänster baserade på medlemskapet i Finlands Jägarförbund, såsm till försäkringsblag ch bensinstatinskedjr sm beviljar bränslerabatt samt till andra nuvarande ch framtida samarbetspartner. Finlands Jägarförbund kan tidvis lämna ut persnuppgifter för en medlem sm gett sitt samtycke till marknadsföring till tredje part för marknadsföringsändamål med anknytning till jakt ch Distriktets övriga verksamhet. Behandlingen av persnuppgifterna har utkntrakterats till följande serviceleverantörer, direktfakturering från Jägarförbundets beställ leverantör. sm behandlar persnuppgifterna för den registeransvariges räkning: Finlands Jägarförbund för förande av medlemsregister Leverantörer av IT-tjänster Andreas Rönnqvist, reserv Leif Lawast. Verksamhetsgranskare NE Sahlström 6 ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJE LAND Persnuppgifter överförs inte till länder utanför EU ch EES.

6 6 (9) 7 FÖRVARINGSTID FÖR PERSONUPPGIFTER Persnuppgifter förvaras så länge detta är nödvändigt med tanke på ändamålen med behandlingen av persnuppgifterna eller fullgörandet av Distriktets lagstadgade skyldighet. Distriktet förvarar medlemmarnas persnuppgifter så länge medlemskapet frtgår. Tidigare medlemmars persnuppgifter förvaras i 6 månader efter att medlemskapet avslutats. Även härefter förvarar Distriktet persnuppgifter sm är nödvändiga för att fullgöra bkföringsskyldigheten i 6 år efter redvisningsperidens slut. Distriktet förvarar vissa grundläggande uppgifter m medlemmarna (namn, hemrt, år då medlemskapet inleddes ch avslutades samt utmärkelser) permanent i syfte att skriva Distriktets histrik. En tidigare medlem kan emellertid invända mt eller begränsa behandlingen av dessa uppgifter. 8 DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER: HUR KAN EN MEDLEM PÅVERKA BEHANDLINGEN AV UPPGIFTERNA? Den registrerade kan använda nedan beskrivna rättigheter genm att kntakta [e-pstadress]. Begäran kan ckså framföras persnligen till den kntaktpersn vid Distriktet sm anges i punkt 2, Distriktets rdförande eller Distriktets verksamhetsledare. Distriktet kan vid behv be den registrerade lämna ytterligare uppgifter sm behövs för att verifiera den registrerades identitet. 8.1 Rätt att få tillgång till uppgifterna Den registrerade har rätt att av Distriktet få bekräftelse på huruvida persnuppgifter sm rör hnm eller henne håller på att behandlas. Den registrerade har dessutm rätt att få tillgång till persnuppgifterna sm gäller den registrerade samt infrmatin m behandlingen av persnuppgifterna i enlighet med dataskyddsförrdningen. När den registrerade använder sin rätt att få tillgång till uppgifterna lämnar Distriktet ut en kpia av persnuppgifterna sm behandlas. Om den registrerade begär flera kpir kan Distriktet ta ut en rimlig avgift sm grundar sig på de administrativa kstnaderna för kpirna. 8.2 Rätt till rättelse av uppgifterna Den registrerade har rätt att be Distriktet rätta inexakta ch felaktiga uppgifter m den registrerade utan nödigt dröjsmål. Den registrerade har dessutm rätt att kmplettera fullständiga persnuppgifter genm

7 7 (9) att lämna ett kmpletterande utlåtande till Distriktet per pst eller e- pst. 8.3 Rätt till radering av uppgifterna Den registrerade har rätt att be Distriktet radera uppgifterna m den registrerade utan nödigt dröjsmål m: persnuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats, den registrerade återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig ch det finns inte någn annan rättslig grund för behandlingen, den registrerade gör invändningar mt behandlingen av persnuppgifterna av skäl sm hänför sig till hans eller hennes specifika situatin, ch det saknas berättigande skäl för behandlingen, Distriktet har behandlat persnuppgifterna på lagligt sätt eller persnuppgifterna måste raderas för att fullgöra en rättslig förpliktelse sm Distriktet mfattas av. 8.4 Rätt att begränsa behandlingen Den registrerade har rätt att be Distriktet begränsa behandlingen av persnuppgifterna så att persnuppgifterna utöver förvaring endast får behandlas med den registrerades samtycke eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda en annan persns rättigheter, m: den registrerade bestrider persnuppgifternas krrekthet, så att behandlingen begränsas under den tid man kntrllerar m persnuppgifterna är krrekta, Distriktet behandlar persnuppgifterna lagligt ch den registrerade mtsätter sig att persnuppgifterna raderas ch i stället begär en begränsning av deras användning, Distriktet inte längre behöver persnuppgifterna för ändamålen med behandlingen men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller den registrerade har invänt mt behandlingen av persnuppgifterna av skäl sm hänför sig till hans eller hennes specifika situatin i väntan på kntrll av huruvida Distriktets berättigade skäl väger tyngre än den registrerades skäl att invända mt behandlingen.

8 8 (9) 8.5 Rätt till dataprtabilitet Den registrerade ska ha rätt att få ut de persnuppgifter sm han eller hn har tillhandahållit Distriktet i ett strukturerat, allmänt använt ch maskinläsbart frmat samt ha rätt att överföra dessa uppgifter till en annan persnuppgiftsansvarig, m: behandlingen sker autmatiserat ch behandlingen grundar sig på den registrerades samtycke eller behandlingen av den registrerades persnuppgifter är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part, eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. Rätten till dataprtabilitet begränsas till förfaranden sm inte påverkar andras rättigheter ch friheter på ett gynnsamt sätt. 8.6 Rätt att göra invändningar mt behandlingen av persnuppgifterna Den registrerade har rätt att göra invändningar mt behandlingen av persnuppgifterna av skäl sm hänför sig till hans eller hennes specifika situatin, m det saknas berättigande skäl för behandlingen. Den registrerade har dessutm rätt att göra invändningar mt att persnuppgifterna behandlas för direkt marknadsföring. Om den registrerade gör invändningar mt behandlingen av persnuppgifterna för direkt marknadsföring eller mtsvarande ändamål ska persnuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål. 8.7 Rätt att återkalla samtycke Till den del behandlingen av persnuppgifterna grundar sig på den registrerades samtycke har den registrerade rätt att när sm helst återkalla sitt samtycke till behandlingen av persnuppgifterna. 9 RÄTT ATT LÄMNA IN KLAGOMÅL TILL EN TILLSYNSMYNDIGHET Den registrerade har rätt att lämna in klagmål till en tillsynsmyndighet, m den registrerade anser att behandlingen av persnuppgifterna har kränkt den registrerades rättigheter i enlighet med dataskyddsförrdningen. 10 VARIFRÅN KOMMER PERSONUPPGIFTERNA Distriktet samlar in persnuppgifterna i första hand direkt av den registrerade samt av Distriktets medlemsföreningar. Persnuppgifterna uppdateras dessutm på basis av infrmatin m adressändringar sm lämnats av Psten eller myndigheterna samt ändringar sm gjrts av Finlands Jägarförbund, när medlemmen har lämnat en begäran m uppdatering eller ändring till Finlands Jägarförbund.

9 9 (9) 11 SÄKERHET VID BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTERNA OBS! Persnuppgifterna förvaras i system sm är skyddade med brandväggar, lösenrd eller andra tekniska ch rganisatriska metder. Material sm underhålls manuellt förvaras i lkaler där behöriga inte äger tillträde. Endast de representanter för Distriktet sm behöver behandla persnuppgifterna för att fullgöra sina ansvarsuppgifter har tillgång till persnuppgifter sm behandlas av Distriktet. Det praktiska ansvaret för medlemsregistret i distriktet ansvarar Verksamhetsledaren Mats Tumela ch den webbansvarige Anderas Rönnqvist för. Styrelsen ansvarar slidariskt för alla beslut sm görs av de ansvariga för registret hur registret handhas. Styrelsen Lars Kärkinen Ordförande